Software contábil: entenda os tipos, benefícios e como escolher

Se manter em dia com o fisco e acompanhar as mudanças na legislação pode ser um grande desafio sem a ajuda de um software contábil. 

A empresa precisa estar alinhada com sua solução fiscal para evitar erros e falhas de processo, que podem resultar em penalizações e multas.

Para isso, é importante saber escolher um sistema de gerenciamento que seja capaz de otimizar as tarefas e que esteja constantemente atualizado de acordo com a legislação. 

Desse modo, a empresa poderá atender às exigências municipais, estaduais e federais de maneira eficiente.

Neste artigo, vamos explicar como funciona um sistema contábil, quais os benefícios da solução para a empresa e quais funcionalidades não podem faltar em uma boa ferramenta.

Continue a leitura com a gente para saber mais sobre o assunto e conferir dicas exclusivas para melhorar a contabilidade do seu negócio.

O que é um software contábil?

Um software contábil é um programa voltado para a automação de processos relacionados a essa área dentro de uma empresa, funcionando como um ERP especializado em contabilidade.

O objetivo da ferramenta é reduzir a carga operacional do contador, otimizando o tempo dedicado às atividades do setor para que a equipe possa focar em tarefas mais estratégicas. 

Além disso, a solução também busca a redução de erros comuns em processos manuais, assim como a diminuição de custos. 

Como funciona um sistema contábil?

O software de contabilidade é uma ferramenta que facilita a escrituração fiscal para empresas de todos os portes. 

Essa solução possibilita o cálculo de tributos e recolhimentos, assim como fazer a apuração e retenção para cumprimento das obrigações acessórias do governo. 

Além disso, o sistema auxilia em toda a gestão fiscal de empresas dos mais variados segmentos. 

Pode ser integrado a outros módulos do software de gestão da empresa, como estoque, faturamento ou jurídico, por exemplo.

Deste modo, é possível integrar diversas áreas da empresa em um único lugar, facilitando o gerenciamento e otimizando a rotina de trabalho.

Quais são os tipos de software contábil?

É possível encontrar diversos sistemas contábeis, desde os básicos até os mais completos, com funcionalidades mais complexas. 

De modo geral, podemos classificá-los em três tipos de software: o low-end, o mid-end e o high-end.

Conheça as características de cada um e as principais diferenças entre eles a seguir. 

Low-End

Os softwares Low-End são programas mais básicos, com funcionalidades voltadas para tarefas mais simples na gestão contábil, como:

• gestão da folha de pagamento;
• geração de guias;
• cálculos.

Em geral, é uma boa ferramenta para quem está estruturando os processos contábeis ou tem uma demanda menor e deseja otimizar as atividades manuais do contador, reduzindo o tempo dessas tarefas. 

Mid-End

Os sistemas Mid-End atendem a demandas mais avançadas, oferecendo tecnologia mais completa, principalmente para empresas de pequeno e médio porte.

Conhecido também como Mid-Market, esse tipo de solução contábil consegue fazer a integração com outros sistemas de gestão do negócio, assim como com bancos de dados.

Aqui, além de otimizar atividades operacionais básicas, também é possível agilizar e trazer mais praticidade para o fluxo de trabalho como um todo. 

Essa plataforma permite, inclusive, a integração direta com o sistema financeiro do cliente, garantindo eficiência não apenas para o contador, como também para o próprio cliente final. 

Com isso, fica mais fácil controlar e cumprir todas as obrigações fiscais, além de focar no crescimento da empresa.

High-End

Por último, temos a categoria de softwares High-End, que são os programas de nível mais alto, com funcionalidades mais completas.

Normalmente, essas ferramentas são utilizadas por grandes empresas, que têm um volume maior de demandas e por isso se beneficiam da automação de diversas tarefas.

Além das tarefas básicas, como automatização de cálculos, as soluções High-End também trazem funcionalidades extras, como a gestão de crédito, por exemplo. 

Quais são os principais benefícios de um software contábil?

Poder focar no core business do negócio é essencial para que a empresa se desenvolva e gere mais lucro e esse é um dos grandes benefícios de contar com um sistema contábil. 

Com um software para contabilidade, o setor fiscal não toma tanto a atenção do gestor, facilitando a rotina de trabalho da empresa. 

Saiba quais são os principais benefícios que essa tecnologia proporciona para seu empreendimento a seguir.

Segurança

O setor contábil trabalha com informações sigilosas da empresa, por isso, é essencial que haja segurança de dados. 

Softwares contábeis contam com armazenamento seguro, garantido por meio de sistemas desenvolvidos para evitar o vazamento de dados que podem comprometer a organização.

Organização

Bloco K, ISS, ICMS… São muitas as obrigações fiscais que algumas empresas precisam cumprir. 

Por isso, ter uma tecnologia que organiza todo o setor faz muita diferença no cenário geral da companhia.

Com um bom software, os colaboradores podem armazenar as informações em nuvem, o que evita a utilização de processadores caros e o risco de perda de dados importantes.

Atualização

Uma boa solução contábil conta com consultores que fazem parte dos Grupos de Trabalho junto aos órgãos do governo para garantir que o software esteja sempre atualizado.

Além disso, o sistema também assegura o compliance fiscal, considerando obrigações principais e acessórias.

Trata-se de uma solução em constante atualização, tudo para tornar a gestão fiscal mais simples para você.

Agilidade

Com o software contábil, a empresa ganha mais agilidade sem deixar de lado a segurança.

Isso porque o sistema permite o cálculo e a apuração de tributos rapidamente para manter as obrigações em dia.  Assim, evitam-se multas e prejuízos fiscais.

Além disso, é possível reduzir as chances de erros nos processos, o que nos leva ao próximo benefício dessa lista. 

Menos retrabalho

Quando a contabilidade de uma empresa é feita manualmente por meio de planilhas, é comum haver erros de digitação que afetam o resultado final do trabalho. 

Usando um sistema de contabilidade isso não acontece, pois o processo é todo automatizado.

Dessa forma, evita-se o retrabalho, o desperdício de tempo e os custos extras que essa  refação gera para a empresa.

Qualidade

Com um índice menor de erros humanos por causa da automação do setor, a qualidade do serviço aumenta e a produtividade também. 

Também é possível reduzir o desperdício de recursos, como tempo, dinheiro e material de escritório. 

Com isso, todo o setor se torna mais eficiente, o que contribui para o desenvolvimento do negócio de maneira geral. 

Economia de custos

Uma vez que grande parte das tarefas serão automatizadas, é possível reduzir os custos operacionais da empresa.

Isso porque a automação elimina alguns gastos como aqueles com materiais e ferramentas utilizadas para a realização dos processos de forma manual.

Além disso, as despesas com pessoal e armazenamento de dados também são reduzidas, visto que os processos ficam mais ágeis, demandam menos profissionais e as informações podem ser arquivadas em nuvem.

Maior produtividade das equipes

Com parte das tarefas realizadas de maneira automática pelo software, os contadores naturalmente ampliam a sua produtividade e a do setor, o que impacta na empresa de forma geral.

Dessa forma, a equipe consegue focar em funções mais estratégicas, essenciais para o crescimento do negócio. 

Permite a integração entre outros sistemas

Os softwares contábeis trazem a possibilidade de integração com outros sistemas de gestão da empresa, o que garante a centralização de diversos processos em um só lugar.

Dessa forma, é possível interligar diferentes setores e garantir um gerenciamento muito mais eficiente do negócio.

Essa conectividade simplifica as atividades do dia a dia, permitindo a captação e análise de dados com agilidade, assim como o armazenamento seguro de informações.

Contadores têm mais tempo livre

A automação de tarefas deixa mais tempo livre para o contador, que pode gerenciar com mais atenção outros pontos de interesse do setor.

Com a parte burocrática resolvida pelo software, o profissional consegue reavaliar as ações da empresa, identificar problemas e buscar soluções para aumentar a qualidade dos processos internos.

Além de possibilitar a identificação de oportunidades, essa análise contribui para manter a saúde financeira dos negócios e ainda permite redirecionar investimentos para estimular o crescimento da empresa.

Quais funcionalidades um software contábil precisa ter?

Ao escolher um software contábil para a sua empresa, existem algumas funcionalidades indispensáveis para identificar a qualidade e eficiência da plataforma.

Em geral, uma boa solução de contabilidade deve ser capaz de automatizar as tarefas, oferecer um armazenamento eficiente e seguro, além de processar e integrar os dados corretamente.

Listamos os fatores essenciais que um sistema contábil precisa ter, são eles:

• importação da legislação e de dados da Receita Federal;
• automatização dos cálculos tributários;
• atualização das normas tributárias;
• integração com outros sistemas;
• controle financeiro e fiscal.

Essas são aquelas características básicas, portanto não deixe de verificar a presença delas na plataforma. 

Os sinais de que sua empresa precisa de um software contábil

Os softwares são grandes aliados de empresas de todos os portes e dos mais diferentes segmentos, mas é comum haver dúvidas sobre o melhor momento para implementação da solução no negócio.

A verdade é que existem alguns sinais internos que mostram a necessidade de otimizar os processos contábeis para conseguir melhores resultados. Veja os mais comuns:

• dificuldade para encontrar informações sobre o seu negócio;
• falta de organização no planejamento tributário;
• desejo de focar no crescimento da empresa;
• muito tempo gasto em tarefas recorrentes;
• processos contábeis muito demorados;
• dificuldade na tomada de decisão;
• dificuldade na gestão contábil.

Se você identificou um ou mais itens dessa lista na sua empresa, é hora de buscar uma boa plataforma de contabilidade. 

Como fazer a migração de um software contábil para outro?

Como vimos, existem diferentes tipos de software e cada um deles atende a diferentes necessidades. 

Apesar de todos serem muito eficientes, é importante ficar atento às mudanças do seu negócio para identificar a melhor opção em diferentes momentos. 

Conforme uma empresa se desenvolve, novas demandas surgem, inclusive nos processos contábeis. 

Neste contexto, uma solução que atendia muito bem a organização antes, pode não atender mais no cenário atual.

Se você já tem um sistema contábil, mas percebe que ele não supre as necessidades atuais do seu negócio, pode ser o momento de fazer uma migração.

Para que a alteração seja realizada com fluidez e sem atrapalhar os processos, siga esses passos:

• Passo 1: avalie os impactos que a mudança pode trazer para a rotina da empresa;
• Passo 2: tire suas dúvidas sobre a migração com o fornecedor do novo sistema;
• Passo 3: confira o tempo de instalação e defina o melhor momento para realizar a migração;
• Passo 4: faça uma cópia de segurança de todos os dados antes de iniciar o processo.

Ao finalizar a migração, lembre-se de contar com o suporte da nova ferramenta durante o período de adaptação. Pode até ser interessante oferecer treinamentos para a equipe. 

Software contábil: dúvidas frequentes

Até este momento, conseguimos compreender os benefícios e a importância do sistema contábil para as empresas, certo?

Diante disso, outras dúvidas mais práticas sobre as aplicações em diferentes cenários e tipos de negócios podem surgir.

Nós listamos os questionamentos mais frequentes sobre o assunto para que você tenha acesso a todas as informações necessárias ao implementar o software na sua empresa.

Confira as respostas para essas dúvidas a seguir.

O software contábil pode ser útil para pequenas empresas?

O software de contabilidade é muito importante em empresas de todos os portes, incluindo os pequenos negócios, que estão cada vez mais fortes no mercado. 

Segundo dados do Sebrae, mais de 3,9 milhões de empreendedores formalizaram o registro de micro e pequenas empresas no Brasil em 2021.

Isso representa quase 20% a mais do que o ano anterior, destacando o crescimento do setor no país. 

A tendência é que essas empresas continuem se desenvolvendo no mercado, por isso elas precisam de uma boa estruturação para uma gestão eficiente, especialmente na parte contábil.

Na prática, as soluções contábeis trazem os mesmos benefícios para pequenas, médias e grandes empresas. 

Para negócios menores, contar com essa automação é um passo ainda mais importante para manter as atividades organizadas e promover o desenvolvimento da marca.

Quais são as funções de um software para contabilidade rural?

A contabilidade rural é uma área essencial no momento atual, principalmente se considerarmos a expansão do setor de agronegócio no Brasil. 

Hoje, já existem softwares com funcionalidades específicas voltadas para a atividade rural, criados com o objetivo de simplificar as tarefas e etapas burocráticas desse mercado.

Confira as principais funções de uma plataforma como essa:

• cálculos automáticos de alíquotas sobre as mercadorias vendidas;
• geração do LCDPR, o livro caixa do produtor rural;
• emissão de nota fiscal eletrônica;
• gestão tributária.

Qual o valor de um software para contabilidade?

Quando pensamos em soluções para o setor financeiro, um dos principais questionamentos é em relação ao investimento necessário para implementar as tecnologias na empresa.

Se você também está se perguntando quanto custa um software de contabilidade, é preciso antes entender as necessidades da sua empresa.

Isso porque os custos variam de acordo com o tipo de plataforma escolhida: quanto mais completa, maior tende a ser o valor do software.

Contudo, vale destacar que hoje os sistemas estão muito mais acessíveis e o retorno compensa rapidamente o valor investimento. 

Além de aumentar a produtividade e os lucros da empresa, a automação de processos também reduz os gastos em diversos processos, equilibrando o preço de investimento.

Existe no mercado algum software contábil gratuito?

É possível encontrar softwares contábeis gratuitos, mas eles terão funcionalidades limitadas, principalmente se compararmos com ferramentas pagas.

As versões gratuitas podem apresentar recursos interessantes, mas é muito provável que você precise complementar com outros softwares, o que torna o gerenciamento mais complexo.

Na prática, esse tipo de software é uma forma de testar ferramentas e entender melhor as necessidades da sua empresa dentro do setor de contabilidade. 

Inclusive, muitas plataformas pagas de alta qualidade oferecem um período de teste grátis.

Qual é o melhor software de contabilidade?

O melhor software contábil é aquele que atende às necessidades da sua empresa e oferece funcionalidades capazes de potencializar os resultados, trazendo produtividade e praticidade nas tarefas.

A escolha da melhor plataforma varia de acordo com cada negócio, mas os sistemas Mid-End são uma boa indicação geral.

Essas soluções já não são mais tão básicas, mas também não oferecem aqueles recursos mais complexos, que nem sempre se encaixam em negócios menores.

Isso impede que você invista em uma ferramenta limitada e incapaz de atender às suas demandas.

Além de evitar também a situação oposta: o investimento em uma plataforma mais cara, com funcionalidades que nem serão utilizadas no dia a dia da empresa.

Como escolher um sistema de contabilidade?

O software de contabilidade para pequenas empresas funciona da mesma forma em grandes e médios negócios. 

Entretanto, para escolher o mais adequado em cada tipo de negócio, é preciso analisar alguns fatores essenciais.

Veja as dicas que separamos para encontrar o sistema ideal para a sua organização:

• analise se a solução atende às necessidades da sua empresa;
• opte por um sistema seguro, que garantirá a privacidade dos dados do seu negócio;
• escolha uma solução fiscal que tenha manutenção dos movimentos fiscais para que sua empresa evite multas por erros operacionais,
• o sistema deve ser adequado à realidade brasileira, já que nossa legislação é muito complexa e dinâmica, por isso a solução deve ser feita exclusivamente para este cenário.

Diferencial da solução fiscal da TOTVS

A solução fiscal da TOTVS ajuda a melhorar o grau de acerto, corrigindo problemas de escrituração dos documentos fiscais no seu negócio. 

A plataforma também possui uma interface amigável para atender suas demandas fiscais de forma simples. 

Contamos ainda com profissionais atualizados que acompanham de perto as mudanças na legislação brasileira, garantindo assim que o sistema siga as diretrizes legislativas atuais. 

Qualquer que seja o segmento do seu negócio, a solução fiscal da TOTVS garante que você esteja sempre em dia com as obrigações fiscais. 

Por todas essas razões, você pode contar conosco para atender tanto às demandas operacionais de rotina, quanto àquelas operações mais complexas. 

Esteja em dia com as obrigações fiscais e simplifique a rotina tributária com o sistema fiscal da TOTVS!

Conclusão

Neste artigo, entendemos a função e a importância de um software contábil para empresas dos mais variados tamanhos e segmentos.

Como vimos, essas soluções tecnológicas permitem automatizar tarefas recorrentes, reduzindo custos operacionais, aumentando a produtividade da equipe e evitando erros durante processos fiscais e tributários.

Para usufruir desses benefícios, é importante escolher uma plataforma adequada para a sua empresa. Por isso, destacamos as funcionalidades essenciais de um software de qualidade.

Além disso, compartilhamos algumas dicas que vão ajudar na hora de encontrar o sistema de contabilidade ideal, como a solução fiscal da TOTVS.