Fazer o controle de pedidos é fundamental para quem lida com clientes. Dessa forma, é possível organizar e garantir a disponibilidade de um produto ou de um profissional que prestará serviços, bem como os materiais que serão utilizados.
Em uma empresa, controlar pedidos é fundamental para seu funcionamento e desenvolvimento saudável e rentável. Mais quais são as dificuldades, os benefícios, e como fazer esse controle? Confira no artigo que preparamos para você!
Controle de pedidos: o que é?
O software de controle de pedidos fornece uma visão sobre quais produtos estão faltando ou se encontram em excesso, impedindo problemas como registro duplicado. O sistema também dá suporte para o equilíbrio financeiro da empresa em relação às ofertas e demandas recebidas.
Uma concepção e aplicação errada sobre o controle de pedidos dentro do seu negócio pode levar a impactos negativos, como baixas e perdas de vendas, falhas de programação, atrasos no cumprimento de prazos e entregas etc.
Investir tempo e energia nesse processo e realizá-lo de forma eficiente evita desperdícios e perdas, além de facilitar as vendas e trazer mais lucro para o negócio. Mas de que forma colocar esse projeto em prática?
Como fazer o controle de pedidos?
Faça a preparação de pedidos e troca de informações
Preparar os pedidos implica em fazer um levantamento de informações relevantes sobre os produtos. Preencher formulários, verificar a disponibilidade de estoque e determinar o encaminhamento de um pedido ao seu responsável, por exemplo, faz parte dessa rotina.
Transmitir informações pode até parecer algo simples, mas é de extrema importância. É crucial passar todas as informações que foram levantadas no processo de pedidos para os devidos encarregados, de forma clara e precisa, para que não haja nenhum erro de comunicação ou de apontamentos.
Tenha um controle de estoque impecável
Com um controle de estoque bem feito, o gestor é informado sobre a quantidade exata de cada produto à pronta disposição. Também é oferecido um panorama sobre o que vendeu mais em determinado período, o que teve baixa rotatividade e quais devem se antecipar às próximas demandas.
Com uma gestão do estoque feita de maneira incorreta, a falta de um produto na hora da compra pode derrubar o nível de satisfação do cliente, e, consequentemente, desgastar a relação com ele, trazendo prejuízos financeiros para você e sua empresa.
Para que isso não aconteça, dê atenção aos seguintes pontos no controle de estoque:
- Checar sempre os registros;
- Discriminar tudo o que chega e sai;
- Contar com um manual de prevenção de perdas;
- Dar prioridade aos produtos perecíveis;
- Organizar o espaço físico do negócio,
- Adotar um sistema de gestão que se encaixe às necessidades da empresa.
Acompanhe suas atividades através de um checklist
Elaborar uma lista de verificações é muito importante para qualquer negócio. É por meio do checklist que é possível saber ao certo quais tarefas devem ser executadas ao longo do dia ou durante a semana, bem como quais insumos devem ser adquiridos e quais fornecedores precisam ser acionados, por exemplo.
Na sua lista, é indicado relacionar tudo que está em falta no estoque ou quais pendências ainda não foram eliminadas em trabalhos específicos. É mais inteligente, do ponto de vista estratégico, listar as fases de um plano de execução periódico, para que no futuro essas informações não sejam deixadas de lado e esquecidas, provocando falhas e erros de processo.
Como a tecnologia ajuda no controle de pedidos?
Fazer o controle de pedidos e vendas é um desafio que pode se tornar muito mais simples ao contar com uma ferramenta tecnológica. Com um ERP, por exemplo, sua empresa pode estabelecer o controle sobre o ciclo de vida dos produtos e dos serviços prestados.
Também há a especificação das propriedades desses tópicos, como dimensão, cor, preço, custo, data de entrada, data de saída, prazo de entrega e muito mais! Isso permite que sua empresa atenda o cliente de forma ágil e eficiente, correspondendo às suas expectativas.
Alguns dos pontos principais otimizados pelo sistema de controle de pedidos são:
- Controle financeiro: registro de entradas, saídas, vendas, despesas de manutenção, contas a pagar e receber, conferência e validação de informações;
- Emissão de nota fiscal: agilidade e praticidade para emitir notas fiscais de consumidor, de produtos e notas de serviços;
- Emissão de boletos: disponibilização de alternativas na forma de pagamento, trazendo um maior volume de vendas e com menos taxa de intermediação;
- Controle de compras: organização de processos relacionados à aquisição e registro de produtos no estoque;
- Ordens de serviços: apontamento dos trabalhos prestados a clientes, com informações específicas, como dados do contratante, serviço realizado, ficha técnica, valores cobrados, etc,
- Backup: automático de dados diariamente, armazenando todas as informações que poderiam se perder em arquivos físicos.
A TOTVS pode te ajudar no controle de pedidos
A TOTVS é uma empresa 100% brasileira, referência em tecnologia e inovação. Para que sua empresa alcance os melhores resultados, um software para controle de pedidos é a solução perfeita para vencer esse desafio.
Ao contrário do que você pode imaginar, nossos sistemas não são voltados apenas para empresas de grande porte, já que você pode escolher as funcionalidades exatas para as necessidades da sua organização.
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