Documentos fiscais: os principais e como gerenciá-los

Os documentos fiscais fazem parte da rotina de qualquer empresa e sua correta gestão é essencial para atingir o compliance fiscal.

Um grande problema, porém, é que muitos empreendedores e gestores não conhecem o tema de forma mais aprofundada. 

Desse modo, correm o risco de entrar em problemas com a Receita Federal, que possui diretrizes rígidas relacionadas a esses documentos.

Neste conteúdo, vamos apresentar um guia completo sobre a documentação fiscal, sua função e seus principais tipos! No fim, você ainda confere uma dica bônus para melhorar a gestão desses documentos.

E então, que tal aprender tudo sobre o assunto? É só seguir a leitura!

O que são documentos fiscais?

Documentos fiscais são declarações emitidas diante de qualquer operação realizada entre empresas, órgãos públicos ou pessoas físicas.

Eles caracterizam diversos tipos de operações, como transações (a venda de bens ou de prestação de serviços), bem como comprovam que a tributação foi devidamente realizada.

Se a sua empresa efetua qualquer tipo de operação tributável, mesmo que seja isenta de impostos, é obrigada a emitir a devida documentação fiscal.

Portanto, são documentos obrigatórios para as empresas, que devem realizar sua escrituração e armazená-los por um prazo de 5 anos.

Hoje em dia, boa parte dos documentos são emitidos eletronicamente – alguns deles, inclusive, devem contar com certificado digital para garantir a proteção dos dados.

Para que servem os documentos fiscais?

A principal função de um documento fiscal é comprovar uma negociação, que pode envolver tanto dinheiro (como uma compra com um fornecedor), como outros bens e serviços (como a liberação de uma carga do seu centro de distribuição para transporte).

Eles são utilizados para ajudar a contabilidade a preparar os livros fiscais, bem como toda prestação de contas com o Fisco.

Assim, servem de guia para compreender se os impostos devidos (como ICMS ou ISS) foram pagos corretamente.

Esses documentos fiscais também podem ser valiosos em casos de processos, por isso, é obrigatório que contenham uma assinatura digital do seu emissor (no caso dos documentos emitidos eletronicamente).

Assim, é possível garantir validade jurídica ao documento, comprovando que seu conteúdo é autêntico.

Qual a importância dos documentos fiscais nas empresas?

Os documentos fiscais são instrumentos importantíssimos para que a empresa cumpra com o compliance fiscal, não se comprometendo com o Fisco.

Na verdade, a correta emissão dos documentos é uma obrigação prevista em lei. Se um negócio for pego não emitindo-os (seja de forma deliberada ou não), pode ser enquadrado como sonegação de impostos.

De acordo com a Lei 4.729/65, o responsável pode cumprir pena de detenção de seis meses a dois anos, além de ser penalizado com uma multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido.

Por isso, entre as missões diárias das empresas, a gestão dos documentos fiscais se destaca.

Afinal, conforme um negócio cresce, o número de movimentações e operações também cresce.

O que é muito bom para a empresa, mas também significa uma carga muito maior de documentos a serem emitidos, transmitidos, armazenados e protegidos.

Portanto, uma boa e moderna gestão fiscal é necessária para que, entre outras coisas, facilite-se a busca por documentos específicos sempre que for necessário.

Quais são os principais tipos de documentos fiscais?

Agora que você entendeu o conceito, é hora de mergulhar fundo em outra parte teórica que gera confusões em muitos gestores e empreendedores: os tipos de documentos fiscais.

Acima, mencionamos um deles e provavelmente o principal, a nota fiscal. No entanto, o sistema tributário brasileiro é extremamente complexo – e isso não é novidade.

A questão é que essa complexidade contribui para o baixo nível de entendimento sobre o assunto.

Um dos problemas, por exemplo, é a falta de padronização de muitos documentos. No caso das notas fiscais, elas são diferenciadas por tipo de operação: venda de mercadoria ou prestação de serviços.

Porém, há muitos outros documentos fiscais que rondam o dia a dia de uma empresa. A seguir explicamos, um por um, os diferentes tipos, confira:

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal emitido para comprovar diversas operações comerciais de circulação de mercadorias.

Assim, é possível tributar cada operação de forma correta.

Seu modelo eletrônico foi criado com intuito de substituir a nota fiscal impressa – reduzindo assim o uso de papel e flexibilizando a gestão dos documentos e a fiscalização por parte do Fisco.

No entanto, além de ser eletrônica, sua emissão deve acompanhar uma assinatura digital realizada por certificado digital. O formato oficial da NF-e é o XML.

2. Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

Já a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é a versão própria para registrar a prestação de serviços entre duas empresas ou uma empresa e uma pessoa física.

No caso de prestadores de serviços, o principal imposto atrelado a sua atividade-fim é o Imposto Sobre Serviços (ISS), um dos mais importantes tributos de um município.

A NFS-e serve para criar essa ponte entre o prestador de serviços e a prefeitura, garantindo a correta tributação, conforme legislação municipal vigente, do serviço prestado.

Em questões técnicas, segue o mesmo modelo da NF-e: formato oficial é o XML, devendo conter o certificado digital.

Há algumas exceções sobre a necessidade deste último elemento, sendo que algumas prefeituras ainda não exigem a assinatura digital.

A recomendação, no entanto, é que todos os prestadores de serviço busquem agregar esse elemento ao seu negócio, garantindo maior segurança na emissão deste importante documento.

No caso de MEIs que prestam serviços, a emissão pode ser feita sem o certificado digital – porém, a recomendação ainda existe.

3. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

Mais alinhado às diretrizes do SPED Fiscal, há a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), um documento específico para o consumidor final.

Ela substitui a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (modelo 2), bem como pode ser uma alternativa ao Cupom Fiscal.

Seu objetivo principal é documentar vendas presenciais ou que usam da entrega em domicílio.

Seu compartilhamento com o consumidor é mais flexível, podendo ser feito por e-mail. É possível também conferi-la através de QR Code.

Seu DANFE, por exemplo, pode ser impresso de qualquer maneira viável, sem permissões prévias ou equipamentos credenciados e específicos.

Ela ainda é considerada uma novidade, visto que não foi totalmente implementada em todos os estados brasileiros.

Nossa recomendação é conferir a situação da NFC-e no site oficial da Sefaz do seu estado.

4. Nota fiscal de entrada

A nota fiscal de entrada, como o nome sugere, é emitida para registrar a entrada de mercadorias ou produtos no estabelecimento. 

Ela pode ser utilizada em situações como devoluções de clientes, compras de fornecedores e recebimento de mercadorias importadas, por exemplo. 

Na prática, é um documento essencial para manter a conformidade tributária, pois informa ao Fisco os itens que entram no estoque e, consequentemente, impactam a gestão fiscal e contábil da empresa. 

5. Nota fiscal de saída

A nota fiscal de saída registra as transações em que o estabelecimento comercializa mercadorias ou presta serviços para outras empresas ou para o consumidor final.

O documento deve conter informações como descrição dos produtos ou serviços, valores envolvidos, tributos aplicados e dados do comprador. 

6. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O CT-e é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento que serve como a “nota fiscal dos serviços de transporte”, independente do modal contratado.

Pode não parecer, mas sua criação flexibilizou muito o compliance fiscal na área de transportes. Para você ter ideia, ao ser criado, o CT-e substituiu os seguintes documentos:

• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, em caso de utilização para transporte de cargas.

Semelhante aos outros modelos de NF-es, é emitido de forma eletrônica, em formato XML e com certificado digital.

Para que uma empresa possa emitir o CT-e, é necessário estar credenciada na Secretaria da Fazendo de seu estado.

Se você tem uma empresa que vai prestar serviços de transporte em mais estados (ou seja, com mais de um estado como origem), é preciso se cadastrar no Sefaz de todos eles.

7. Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDF-e) substituiu o Manifesto de Carga (modelo 25), utilizado por empresas que prestam serviços de transporte com mais de um CT-e ou NF-e.

Nesses casos, não importa o porte, nem o tipo da frota utilizada (veículos próprios, alugados ou com motoristas autônomos).

O principal objetivo do MDF-e é simplificar o registro em lote de documentos fiscais que estão em trânsito.

Assim, implementa um modelo nacional de documento fiscal que simplifica a ação do Fisco de monitoramento das operações comerciais, bem como também a gestão fiscal por parte da empresa.

Na prática, através do MDF-e, a fiscalização presente nos postos interestaduais e fronteiras pode identificar várias informações, como a unidade de carga e outras características do transporte.

Esse processo é feito através da leitura de um sistema RFID.

8. Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)    

O CIOT é uma regulamentação promovida pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), que visa disciplinar o transporte de cargas no Brasil.

O Código Identificador da Operação de Transporte ainda é uma novidade no Brasil, instituída apenas em 2019.

Basicamente, trata-se do seguinte: um código que identifica cada operação de transporte rodoviário de carga no Brasil, independente se for dentro de uma cidade, intermunicipal ou interestadual.

É uma medida que visa tornar mais transparente a relação de quem contrata e de quem presta o serviço de transporte.

Com o código, toda operação de serviço de transporte que seja realizado por uma TAC (autônomo) ou TAC Equiparado (empresas com até 3 veículos com RNTRC), terá os pagamentos padronizados.

É uma espécie de selo garantia de que o responsável pelo frete receberá o pagamento acertado – sempre por meios eletrônicos, o que é um avanço muito bem-vindo!

Existem 2 tipos de CIOT estipuladas pela ANTT:

• CIOT Padrão: viagens isoladas, com no máximo 90 dias, com ponto de origem e destino.
• CIOT Agregado: funciona como um contrato de prestação de serviços, que obriga a TAC a trabalhar para um único ETC (Empresa de Transporte de Cargas) por determinado período, de no máximo 30 dias.

Ainda dentro do assunto, vale mencionar o CIOT Para Todos, uma extensão da medida que a torna aplicável para todas as operações de transporte no Brasil.

Por conta da pandemia, porém, sua implementação entrou em stand-by e, até o momento da publicação deste conteúdo, ainda não há consenso sobre uma data para sua validade.

9. Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que funciona como um resumo para acompanhar o transporte de mercadorias.

Ele não substitui a NF-e, mas contém informações essenciais como a chave de acesso, que permite consultar a nota fiscal no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz). 

Isso facilita a fiscalização e o controle das mercadorias em trânsito. Além disso, o documento é indispensável para o comprador, pois serve como comprovação inicial da operação, bem como para a entrada no estoque.

10. Duplicata

A duplicata é um documento fiscal que comprova uma obrigação financeira entre as partes envolvidas em uma transação comercial. Geralmente, é emitida em operações de venda a prazo, detalhando os valores devidos e as condições de pagamento acordadas.

O documento serve como um comprovante dos termos estabelecidos e assegura o pagamento da dívida. 

11. Cupom fiscal

O Cupom Fiscal é um comprovante de compra que deve ser entregue ao consumidor final por uma empresa que realiza vendas diretamente ao público e consumidores finais. Ele comprova legalmente uma operação de compra.

É emitido por uma impressora homologada e credenciada pela Receita Federal, logo após a concretização da venda. Essa ação é através do SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).

É utilizado pela empresa tanto para o controle de contas (como demonstrativos contábeis e financeiros), como para o compliance fiscal.

Afinal, o cupom fiscal serve de análise para o pagamento de impostos e demais tributos sobre as transações realizadas.

Hoje em dia, o cupom fiscal deve discriminar exatamente quais impostos (ICMS, PIS e Cofins) e quais os valores desses tributos em cima do total pago.

As informações do cupom fiscal variam, mas normalmente são as seguintes:

• Quantidade de itens;
• Informações da empresa;
• Discriminação dos tributos;
• Valor dos produtos ou serviços;
• Dados do equipamento de emissão do cupom (ECF).

No entanto, não é toda empresa que deve emitir o cupom fiscal.

A regra depende de cada estado, mas normalmente se aplica a negócios com receita bruta anual superior a R$120 mil.

12. Carta de correção eletrônica (CC-e)

A Carta de Correção Eletrônica, ou simplesmente CC-e, é um documento com função de serviço: serve para que empresas corrijam erros em campos específicos das notas fiscais eletrônicas já emitidas.

No entanto, essas correções não podem estar relacionadas com os seguintes campos:

• A data de emissão da NF-e;
• Data de saída da mercadoria;
• A correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
• Variáveis que determinam o valor do imposto (alíquota, valor total, etc).

É uma modernização da carta de correção que já existe, mas em papel. Por isso mesmo, é uma novidade, portanto é necessário consultar com a Sefaz de seu estado se já foi implementada na sua localidade.

Como deve ser o armazenamento deste tipo de documento?

Os documentos fiscais devem ser armazenados no formato que foram emitidos. 

Grande parte deles, como esses que apresentamos acima, possui emissão eletrônica e deve ter certificado digital.

Logo, seu armazenamento deve ser feito em formato digital, em um banco de dados ou armazenamento virtual de melhor acesso para a empresa.

Os documentos fiscais devem ser armazenados por quanto tempo?

O prazo para guardar documentos fiscais é, em sua maioria, de 5 anos. Este é o prazo para auditoria do Fisco, que pode exigi-los para realizar um levantamento completo das movimentações da empresa durante os últimos anos.

De acordo com o Código Tributário Nacional, incluem-se na lista de documentos que devem ser armazenados por 5 anos os seguintes:

• Simples Nacional;
• CSLL/PIS/COFINS;
• Imposto de Renda;
• Livros Fiscais e Contábeis;
• SPED Contábil e/ou Fiscal;
• Notas Fiscais, Recibos e demais comprovantes.

Erros para evitar na emissão destes registros fiscais

Os registros fiscais da empresa precisam ser feitos com atenção para evitar problemas com órgãos fiscalizadores, bem como prejuízos financeiros para a empresa. 

Em meio a rotina corporativa, especialmente com processos manuais, falhas podem acontecer e prejudicar toda a operação. 

Confira os principais erros e como preveni-los:

• Inobservância de prazos legais: atrasos na emissão de documentos como a nota fiscal de saída, por exemplo, podem gerar penalidades e prejudicar a imagem da empresa junto aos clientes e fornecedores. Ter um bom controle sobre os prazos é fundamental;
• Informações incompletas ou incorretas: dados como CNPJ, endereço, descrição do produto ou serviço e valores devem ser preenchidos corretamente, uma vez que qualquer erro pode invalidar o documento e causar retrabalho;
• Uso de softwares desatualizados: ferramentas de gestão fiscal desatualizadas podem emitir documentos fora das normas vigentes, por isso é importante garantir que o sistema esteja sempre atualizado conforme a legislação;
• Classificação fiscal inadequada: usar o código de tributação incorreto pode gerar inconsistências fiscais e multas, por isso é essencial verificar se a classificação é compatível com o produto ou serviço descrito;
• Ausência de validação de documentos: não validar as notas fiscais emitidas pode levar ao uso de registros rejeitados ou inconsistentes pela Sefaz.

Por que investir em um software para a gestão de documentos fiscais?

O compliance fiscal não é algo simples e, cada vez mais, a Receita Federal e o governo exigem maiores níveis de segurança e organização.

São elementos que dependem inteiramente da tecnologia.

Ao investir em um sistema de gestão dos documentos fiscais, você facilita um importante conjunto de processos tributários.

Entre as principais vantagens de contar com um sistema de gestão fiscal integrado em seu negócio, podemos citar:

• Maior controle do pagamento de tributos e impostos;
• Maior nível de produtividade da equipe, já que você diminui o trabalho manual e a taxa de erros, automatizando tarefas como emissão, compartilhamento e armazenamento.
• Melhor gestão de documentos, otimizando o processo de busca por arquivos específicos, bem como sua organização dentro do sistema empresarial.

TOTVS Transmite

O TOTVS Transmite é a solução feita pela maior empresa de tecnologia do Brasil para ajudar sua empresa a gerenciar os documentos fiscais.

O sistema online e 100% na nuvem, integrável com o módulo de TSS do TOTVS Backoffice, possibilita o compliance fiscal do seu negócio.

Ele ajuda você a monitorar a emissão e transmissão de documentos fiscais, como as notas fiscais, realizadas pelo TOTVS Backoffice.

Além disso, o TOTVS Transmite também oferece uma interface que facilita a organização e gestão da armazenagem dos documentos fiscais da sua empresa – tanto emitidos como recebidos.

Desse modo, todo processo de consulta, compartilhamento, armazenamento dos XMLs e PDFs, se torna simples e prático.

Com o TOTVS Transmite, você gerencia seus documentos fiscais e não perde prazos e nem obrigações com o Fisco.

O sistema se encaixa perfeitamente na rotina de empresas que já utilizam o TOTVS Backoffice e pode ser adquirido por assinatura.

Confira tudo sobre o TOTVS Transmite e otimize a gestão de documentos na sua empresa!

Conclusão 

Durante este conteúdo, você conseguiu ter uma visão mais aprofundada da complexidade que envolve os documentos fiscais, bem como seus tipos e todas as obrigações ao redor.

No entanto, apesar de tudo, é possível entender as aplicações de cada um dos documentos e sua importância para o compliance fiscal do negócio.

Agora, gerenciar tudo manualmente é a receita para o prejuízo, concorda?

Por isso, contar com a tecnologia, como o TOTVS Transmite, é a melhor opção para regularizar sua gestão dos documentos fiscais.

E para finalizar, que tal complementar a leitura com o nosso conteúdo sobre armazenamento digital de documentos?