Passo a passo para assinar documento com certificado digital

Assinar um documento com certificado digital já é uma realidade para muitas pessoas físicas e jurídicas.

Quem adota essa nova maneira de formalizar contratos, declarações e outros documentos aproveita muitas vantagens, como segurança, praticidade, além de economia de tempo e de recursos.

É por isso que a assinatura eletrônica ganha cada vez mais força e já se tornou um recurso essencial para os gestores de empresas.

Descubra o que é, afinal, o certificado digital, como emiti-lo, as vantagens para empresas e como assinar documentos de forma eletrônica. Vamos lá?

Como assinar documento com certificado digital?

Assinar documentos com certificado digital é tão importante para empresas que o mercado global de assinatura digital irá saltar de US$4 bilhões, em 2021, para US$16,8 bilhões, até 2026, segundo a Markets and Markets.

Isso mostra que, cada vez mais, a tecnologia será utilizada na hora assinar e autenticar documentos importantes, como contratos e declarações. 

Inclusive, o Governo Federal desenvolveu uma iniciativa para fomentar essa prática.

Portanto, hoje em dia, assinar documentos eletronicamente é muito mais simples e prático do que você imagina. 

Há diferentes maneiras de fazer isso, e nós vamos destacar as principais ao longo deste conteúdo.

Assinar documento no Word com certificado digital

Embora seja menos comum receber documentos importantes em formato Word, já que o conteúdo pode ser alterado, também é possível assinar eletronicamente por meio desse programa.

Qualquer alteração no texto irá eliminar imediatamente a assinatura eletrônica, portanto, essa não pode ser considerada uma solução segura. 

Ressalvas feitas, o passo a passo é o seguinte:

• Abra o Word e clique em “Informações” no menu “Arquivo”;
• Clique em “Proteger Documento”;
• Em seguida, vá em “Adicionar uma Assinatura Digital”, conforme destacado na imagem acima;
• Escolha o tipo de compromisso conforme o contexto: “Criou e aprovou este documento”, “Aprovou este documento” ou “Criou este documento”. O preenchimento do campo objetivo é opcional;
• Clique em “Assinar” e digite seu código pessoal de uso do certificado digital (PIN).

Outro caminho é:

• Abra o Word e clique em “Inserir” no menu superior;
• Encontre a opção “Adicionar uma linha de Assinatura” no campo “Caixa de Texto” do menu suspenso, conforme indicado na imagem acima;
• Configure a assinatura descrevendo as informações solicitadas na caixa de diálogo aberta;
• Posicione a linha no documento e clique sobre ela com o botão direito do mouse para abrir a caixa de opções;
• Clique em “Assinar” para selecionar o seu certificado digital e depois em “Assinar” novamente para incluir a assinatura no arquivo, conforme a imagem abaixo.

Vale deixar claro que só é possível assinar documento com certificado digital no Microsoft Word. 

Até o momento, só é possível fazer assinatura eletrônica no Google Docs pelo serviço pago Workspaces.

Também é importante destacar que essa opção se torna limitada, em muitos casos, já que a maioria de documentos empresariais e contratos são compartilhados no formato PDF.

Assinar um documento em PDF com certificado digital

Assinar um documento PDF com certificado digital garante a autenticidade e a integridade do documento, além de prevenir falsificações. 

O processo é relativamente simples e pode ser realizado utilizando diversos softwares, como o Adobe Acrobat Reader ou o LibreOffice Draw.

Veja o passo a passo a seguir:

• Tenha um certificado digital válido;
• Abra o documento PDF em um software leitor de PDF;
• Acesse a opção “Usar um certificado” no menu “Todas as Ferramentas”, como indicado na imagem acima;
• Selecione a opção “Assinar digitalmente”, como mostra a imagem ao final desse passo a passo;
• Defina o local para a assinatura no documento e configure a sua ID digital, caso ainda não tenha criado uma;
• Se já tem uma ID cadastrada, basta escolher o seu certificado digital em uma lista de certificados digitais disponíveis em seu computador;
• Defina a aparência da assinatura;
• Digite sua senha para confirmar a assinatura;
• Salve o documento com a assinatura digital incorporada.

Assinar documento com certificado digital Gov

Como mencionamos, o Governo Federal criou uma ferramenta acessível para a assinatura digital de documentos. 

O acesso é feito por meio da conta gov.br, que precisa ser nível prata ou ouro para utilizar o serviço de assinatura. 

Caso tenha um cadastro nível bronze, clique em “Selos de confiabilidade” e escolha uma das opções para aumentar o nível.

Feito isso, basta seguir esses passos para assinar o documento com certificado digital:

• Acesse o portal Assinador ITI e faça o login com a sua conta gov.br;
• Clique em “Escolher arquivo” e faça o upload do documento a ser assinado, respeitando as orientações de tamanho e formato descritas;
• Defina o posicionamento da assinatura com um clique no documento, conforme indicado na imagem acima;
• Clique em “Assinar” para receber um código de autorização via aplicativo ou SMS;
• Depois de informar esse código, você será redirecionado para uma página com o arquivo já assinado. Faça o download do documento para finalizar o processo.

Você também pode validar a assinatura pelo Assinador ITI. Para isso, basta acessar a opção “Validar” no aplicativo ou acessar a página do validador no portal.

Assinar documento com certificado digital utilizando a tecnologia da TOTVS

Se você deseja ter mais segurança, agilidade e praticidade ao assinar documentos, pode utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica. Todo o processo é simplificado e bastante intuitivo. 

Confira as etapas:

• Acesse o site ou baixe o aplicativo e informe login e senha;
• No dashboard, abra o documento que está pendente de assinatura e clique em “Assinar”;
• Leia o conteúdo até o final e clique em “Próxima Etapa”;
• Vá em “Tipo de assinatura” e selecione “Assinar com Certificado Digital (A1/A3)”;
• Selecione o certificado desejado e clique em “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos”.
• Por fim, vá em “Assinar”;
• Caso seu certificado tenha senha, será exibida uma janela para digitá-la.

Se preferir, você também pode acompanhar todo esse passo a passo no vídeo abaixo: 

Posso assinar qualquer documento com certificado digital?

O certificado digital pode ser utilizado para assinar qualquer documento, desde que seja emitido pela ICP-Brasil, cadeia hierárquica responsável por regulamentar o recurso no país.

Documentos fiscais, contratos empresariais, escrituras e documentos públicos, por exemplo, são amplamente aceitos e reconhecidos legalmente ao serem assinados com um certificado digital. 

Vale destacar que certificados emitidos por autoridades certificadoras ICP-Brasil são compatíveis com qualquer sistema de assinatura, o que garante acessibilidade e flexibilidade no uso dessa tecnologia.

As vantagens de assinar documento com certificado digital

Já imaginou não precisar mais se deslocar até um cartório para reconhecer firma de uma assinatura?

Ou, então, não se preocupar com perdas ou danos que podem comprometer a integridade física do conteúdo e a validade do documento?

Essas duas situações são exemplos de como você pode se beneficiar ao aprender como assinar documento com certificado digital ICP-Brasil e ainda há muitas outras vantagens. 

Confira quais são elas:

• Velocidade: a assinatura digital agiliza processos empresariais, como a contratação de profissionais por meio de contrato digital, tornando-os mais rápidos e práticos;
• Diminuição dos custos empresariais: o uso da ferramenta reduz o uso de papel e tinta, economiza espaço físico e diminui gastos com deslocamentos e tempo perdido em filas;
• Sustentabilidade: ao contribuir para a redução do uso de papel e da emissão de gases poluentes, pois evita o transporte físico de documentos, a ferramenta promove ações mais sustentáveis na empresa;
• Acessibilidade e comodidade: o processo todo pode ser realizado online, de qualquer lugar, por meio de dispositivos variados, como o Minha Assinatura Eletrônica, da TOTVS, o que traz mais comodidade e flexibilidade;
• Economia de tempo: utilizar a assinatura eletrônica, que tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, permite realizar trâmites burocráticos rapidamente, sem sair de casa ou do escritório, economizando tempo;
• Maior segurança: a tecnologia criptográfica do certificado digital protege a troca de informações online, garantindo a autenticidade e segurança das assinaturas e prevenindo perdas, danos, vazamentos de dados, ciberataques e fraudes.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Agora que você já sabe como assinar documento com certificado digital, é hora de conhecer a melhor solução de assinatura eletrônica do mercado.

A ferramenta da TOTVS Assinatura Eletrônica possibilita que você assine documentos de forma ágil, totalmente segura e com validade jurídica.

E vai muito além do que as demais ferramentas do mercado oferecem. Na plataforma, você também pode fazer a gestão de assinaturas ao acompanhar o andamento dos contratos e consultar pendências em um só lugar.

Ainda é possível enviar documentos a um grupo de destinatários e usar filtros para encontrar seus contratos rapidamente.

Teste gratuitamente a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica por 30 dias e comprove a eficiência!

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, vimos as diferentes formas de assinar um documento com certificado digital e descobrimos as vantagens de utilizar a tecnologia ao seu favor neste momento.

Lembre-se de que, ao digitalizar processos, a sua empresa só tem a ganhar em praticidade, agilidade, segurança e economia de tempo e recursos. 

O certificado digital garante esses benefícios, mantendo a validade jurídica das assinaturas enquanto reduz a burocracia e simplifica o fluxo de tarefas na empresa. 

Agora continue acompanhando o nosso blog para não perder nenhuma novidade. Aproveite para conferir o nosso conteúdo sobre certificado A3 para entender como funciona e quando utilizar esse modelo de certificado digital.