Uma planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta prática que serve para auxiliar toda a gestão financeira de uma empresa.
Seja para quem quer sair do vermelho ou para quem deseja ampliar uma pequena rede, ter um planejamento futuro baseado no acompanhamento da movimentação financeira tornou- se uma tarefa crucial.
No varejo, o fluxo de caixa é fundamental para acompanhar os resultados do volume de vendas e a prosperidade de um negócio, principalmente em relação à capacidade de fazer pagamentos.
Se você está procurando uma planilha de fluxo de caixa, neste artigo, vamos trazer alguns exemplos para você usar como base na hora de montar a sua, além de mostrar como é importante integrar todos os seus dados de vendas.
Boa leitura!
O que é uma planilha de fluxo de caixa? Para que ela serve?
Uma planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta digital para controle financeiro de todo o dinheiro que entra e sai de uma empresa.
Ela serve para que todo o setor financeiro possa acompanhar os movimentos de entrada e saída de recursos da empresa.
Diferentemente de um controle bancário, essa planilha também envolve a projeção dos próximos meses, ou seja, ela também serve para a estruturação financeira da empresa de acordo com as demandas.
Para os negócios, quanto mais se acompanha os números, mais fácil é se chegar aos resultados. E, com uma planilha, então, é muito mais palpável perceber o que não está indo bem na administração da empresa e o que pode melhorar.
Qual a importância da planilha de fluxo de caixa para as empresas?
Uma planilha de fluxo de caixa é fundamental para uma empresa, pois é o que permite que ela visualize a sua saúde financeira como um todo, considerando o presente e o futuro.
Para o setor varejista, isso ainda é mais importante, uma vez que é preciso apurar o saldo disponível para poder projetar o futuro. Sem isso, não é possível organizar o capital de giro, essencial para o custeio da operação da empresa.
Qualquer valor em aberto ou ausente em uma planilha, principalmente em relação aos fornecedores – o que é parte básica da logística varejista -, vai incidir na falta de dinheiro para pagar e, dessa forma, comprometer a empresa.
Além disso, sua planilha pode influenciar na estratégia do seu negócio quando ele é um varejo digital, a exemplo de novos formatos de pagamento ou garantia de pagamento, que devem ser considerados nela.
Assim, uma planilha de fluxo de caixa, por mais simples que possa parecer, se torna um instrumento gerencial crucial na antecipação de problemas financeiros da empresa.
Para que tipo de negócio a planilha de fluxo de caixa é indicada?
A planilha de fluxo de caixa é indicada para todos os negócios de varejo. Qualquer loja, seja ela física ou digital, pode se beneficiar do acompanhamento de todas as entradas e saídas de caixa.
O setor varejista é um dos principais beneficiados justamente porque essa ferramenta permite acompanhar o resultado das vendas em relação ao custo do negócio, além de ajudar na preparação para datas sazonais.
Embora algumas empresas apenas utilizem o controle de caixa, ter uma planilha e saber como fazer um fluxo de caixa vai fazer toda a diferença para se ter um panorama geral da saúde da empresa, afinal, ela permite projeções.
Planilha de fluxo de caixa: quais modelos podem ser usados?
Os modelos de planilha são vários. O que eles precisam ter em comum, basicamente, é contar com uma visualização do fluxo de entrada e saída de dinheiro.
No geral, essa costuma ser feita em Excel ou em planilhas do Google, que podem ser baixadas. Há também sites que disponibilizam ferramentas online.
Pensando na importância dessa planilha para o seu negócio, reunimos alguns dos tipos de planilhas que podem ser usadas. Acompanhe!
Planilha de fluxo de caixa diário
A planilha de fluxo de caixa diário é um dos tipos mais comuns. Em uma busca rápida, você vai encontrar alguns modelos para download gratuito em diferentes sites.
Uma característica importante que toda planilha de fluxo de caixa simples ou complexa precisa ter é a comparação do que foi previsto com o que foi realizado.
Isso é fundamental para que sua loja consiga saber se ela está se aproximando ou se distanciando das previsões.
A planilha também conta com detalhes como saldo acumulado ou a necessidade de empréstimos para fazer pagamentos de acordo com os dias, em situações mais específicas.
Planilha de fluxo de caixa mensal
Outro tipo comum é a planilha de fluxo de caixa mensal. Diferentemente da primeira, ela oferece uma visualização do mês.
Esse formato acaba sendo bastante livre para você incluir entradas ou saídas que não estão no template original, como forma de adaptá-la à realidade da sua loja.
Como se baseia em meses e no fechamento de cada um, sempre ter o saldo inicial em caixa no mês será fundamental para compreender os gatos neste período.
Você também pode unir informações próprias da planilha diária para consolidar a sua planilha de fluxo mensal, para ter uma visão mais macro de como foi o mês.
Planilha de fluxo de caixa descontado
Um outro tipo de planilha que podemos trazer aqui é para o FDC, que é o fluxo descontado.
Essa é uma metodologia mais específica para avaliar o valor de uma empresa, principalmente em situações em que ela vai receber investidores ou será vendida.
Nessa planilha editável, é possível preencher dados como lucro operacional, depreciação e capital de giro, para obter informações como crescimento e estabilidade e, assim, chegar ao valor da empresa.
Planilha de fluxo de caixa projetado
Por fim, a planilha projetada é aquela planilha em que se coloca tudo o que se pretende ter como entrada e saída pela empresa nos próximos meses.
Dessa forma, você pode usar uma planilha mensal para colocar os valores que você projeta para o futuro. Com isso, é possível identificar possíveis distorções entre os prazos das contas a pagar e receber.
Ao montar uma planilha de fluxo de caixa projetado, é importante considerar aspectos como o saldo atual, as entradas e despesas esperadas, o intervalo de tempo entre os recebimentos e, ainda, o planejamento de contas.
Qual a melhor planilha de fluxo de caixa grátis?
Uma planilha em excel gratuita que pode ajudar na construção do seu fluxo de caixa é a do Sebrae.
Um ponto interessante é que, além de ter um espaço para o valor da previsão e o que realmente houve, você pode decidir qual será o intervalo de tempo: pode ser diária, semanal, quinzenal ou mensal.
A planilha também mostra opções como o saldo acumulado e a necessidade de empréstimos.
Como fazer uma planilha de controle de fluxo de caixa?
Além dos modelos prontos, você mesmo pode montar uma planilha de fluxo de caixa seguindo a mesma logística no Google Sheets ou no Excel.
Para isso, você vai precisar entender alguns conceitos básicos de montagem de fluxo de caixa que iremos abordar a seguir.
Defina qual será o período para atualizar seu fluxo de caixa
Aqui a liberdade é toda sua, então você quem vai decidir se prefere uma atualização dia a dia, toda semana ou uma vez por mês, por exemplo. Sempre coloque o que estava previsto ao lado do que aconteceu.
O ideal é que não passe de um mês, pois todo o propósito dessa planilha é acompanhar de perto as movimentações. Abaixo, está um exemplo de uma planilha com base em semanas.
Escolha como identificar receitas e despesas
Na montagem da sua planilha, é importante que você utilize cores para sinalizar os blocos de receitas e despesas, além do saldo inicial. Isso é importante para ter uma visualização fácil.
A melhor opção é escolher cores associadas, como vermelho para saída e verde para entradas. Mas isso fica a seu critério. O mais indicado é colocar primeiro os ganhos e depois os gastos.
Mapeie todas as movimentações financeiras
Apesar de toda planilha em Excel ser ajustável e editável, você já pode começar definindo todas as receitas e despesas que você já saiba que terá de forma frequente.
No caso das entradas, você pode colocar as formas de recebimento (à vista e a prazo). Já no caso das saídas, os custos de manutenção e, principalmente, o pagamento de fornecedores são bons exemplos.
No lugar do X, você vai colocar as categorias de gastos de acordo com a sua loja.
Organize e separe todas as suas contas a receber
Outro ponto importante para uma planilha de varejo, caso você trabalhe com pagamento a prazo, é que ela esteja sempre organizada, com todas as parcelas que você vai receber nos próximos meses.
Por que a planilha de fluxo de caixa deve ser feita de forma digital?
A planilha deve ser digital, em primeiro lugar, pela facilidade que essa ferramenta tem ao poder ser editável em tempo real. O processo de inserção de dados, que pode ser diário, será muito mais rápido dessa maneira.
A digitalização de processos torna as etapas de gestão financeira da sua loja muito mais ágeis.
Além disso, ao optar pelo uma planilha online, você consegue integrar os dados de faturamento a outros sistemas de varejo, facilitando o gerenciamento financeiro até mesmo com softwares que fazem isso de forma automática.
Sinais de que sua empresa precisa de uma gestão mais eficiente
Uma gestão de empresa, sem dúvidas, precisa de uma planilha de fluxo de caixa. No entanto, é possível aliar outras ferramentas para torná-la mais eficiente.
Mas primeiro é preciso identificar o que tem acontecido para então entender como você pode tornar suas operações de maior qualidade. A seguir, vamos trazer alguns pontos de atenção para sua loja.
Erros no controle do fluxo de caixa
O primeiro ponto de atenção para uma gestão eficiente diz respeito ao seu próprio fluxo de caixa. É preciso que haja um cuidado minucioso na hora de levar toda e qualquer informação para essa planilha.
Erros nesse controle vão oferecer uma visão distorcida do faturamento da sua empresa, o que também pode prejudicar a tomada de decisões do seu negócio.
Poucas formas de pagamentos
Outro ponto que pode ser percebido, até mesmo pelo seu próprio fluxo de caixa, é os meios de pagamentos que você aceita.
Não basta ter uma planilha digital e não ter um negócio nativo também. Dessa forma, é preciso investir em outros meios de pagamentos.
Isso é importante até para aumentar as vendas da sua loja, afinal, quanto mais vastas forem as opções, menos objeções você terá na hora da compra. Como consequência, suas entradas na planilha serão maiores.
Baixa integração de dados
Os dados da sua empresa precisam sempre ser integrados. Por isso, quanto maior for o esforço para conseguir reuni-los, maior é a necessidade de tornar a sua gestão mais eficiente.
Informações de entradas e saídas, assim como dados sobre seus consumidores e a entrega dos seus produtos, são igualmente importantes para o seu negócio.
A ausência de integração e digitalização pode comprometer suas operações e, principalmente, a qualidade do atendimento ao cliente.
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Conclusão
Ter uma planilha de fluxo de caixa é o primeiro passo para tornar a gestão financeira da sua loja mais eficiente.
Com ela, você consegue ter uma melhor compreensão do faturamento da sua loja e planejar melhor o seu capital de giro para que sua operação tenha longevidade.
E, para tornar o seu negócio ainda mais próspero diante da necessidade de integração de dados para sua gestão de vendas, conte com as tecnologias TOTVS para o varejo.
E, se você gostou desse assunto, aproveite para ler também sobre o que é e como funciona o inventário de estoque!
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