Saber o que é signatário é entender o aceite das partes envolvidas em uma transação formalizada em um documento.
No ambiente empresarial, os profissionais lidam diariamente com negócios diversos, como compra e venda, acordos financeiros, locação de bens e prestação de serviços.
Esses negócios são fechados, prioritariamente, por meio de contratos e outros documentos, que garantem que todos estejam de acordo com as cláusulas escritas.
Nos dias atuais, com o desenvolvimento das tecnologias, o aceite é dado inclusive em ambiente digital. Isso possibilita às partes fechar contratos a distância e com agilidade.
Neste contexto, explicamos o que significa signatário, inclusive quando uma das partes é um país.
Confira!
O que é signatário?
Um signatário é uma pessoa ou organização que inicia ou assina um documento para mostrar o seu acordo ou aceitação com os termos contidos nele.
Em geral, o indivíduo ou a pessoa jurídica tem a intenção de ser legalmente vinculada pelo conteúdo do documento.
Por exemplo, os termos e condições de um contrato empresarial são assinados pelas partes envolvidas antes que o contrato entre em vigor. Isso demonstra que elas concordam com o teor do acordo. Isso explica o que é signatário de contrato, certo?
Mas o que é um país signatário?
O que é um país signatário?
Um país signatário é um Estado ou outra entidade política que adere a um tratado ou acordo internacional, assumindo as obrigações nele previstas.
A adesão a um tratado ou acordo internacional pode ser expresso por meio da assinatura ou da ratificação do documento. Em ambos os casos, há demonstração de compromisso da parte de cumprir as obrigações nele previstas.
O que é um país signatário na prática? O Brasil é signatário do Acordo de Paris, por exemplo.
Este é um compromisso mundial que prevê ações para reduzir a emissão de gases do efeito estufa. O projeto brasileiro prevê a neutralização de 100% das emissões até o ano de 2050.
Entendeu o que é signatário? Com o conceito em mente, é interessante pensar no ciclo de vida de um documento para saber em que momento o aceite é dado.
Qual é o ciclo de vida de um documento?
O ciclo de vida de um documento é o processo pelo qual o documento é criado, modificado, aprovado, publicado e descartado.
Sua compreensão é fundamental para estruturar uma gestão documental adequada e otimizar os processos de uma empresa. É também importante para que se entenda o que é signatário da empresa e o momento em que ele atua.
E como é este ciclo? Não existe uma ordem pré-estabelecida, e as etapas podem acontecer simultaneamente. Vale destacar ainda que cada documento tem seu próprio ciclo de vida, sua sequência de etapas e a forma como elas ocorrem.
Por isso, para saber sobre o ciclo de vida de um documento, ele deve ser estudado no contexto empresarial.
De toda maneira, apontamos a seguir algumas etapas deste ciclo:
- Criação ou recebimento: o documento é criado pela empresa ou ela o recebe de terceiros.
- Cadastro: as informações do documento são identificadas e classificadas para facilitar sua localização posteriormente.
- Tramitação: identificação de quais pessoas devem ter ciência do conteúdo ou são responsáveis por ações, como modificação ou assinatura.
- Modificação: o documento é modificado pelo signatário e destinatário para refletir seus desejos e o acordo.
- Aprovação: o documento é aprovado pelas partes para garantir que esteja de acordo com as suas necessidades.
- Destinação: o documento já cumpriu seu papel dentro da empresa, como no caso de distrato de contrato, e deve ser guardado ou descartado.
- Recuperação: em caso de necessidade, o responsável deve saber onde encontrar o documento e quem terá acesso a ele.
- Reuso: é o momento de estabelecer como o documento será utilizado novamente (revisão, cancelamento ou início de um novo ciclo).
Como você já sabe o que é signatário de contrato, por exemplo, percebe que ele atua na etapa de modificação ou aprovação, certo?
E as empresas vêm buscando maneiras de otimizar essa troca de documentos e agilizar eventuais alterações e assinaturas.
Como otimizar a assinatura de documentos?
A melhor forma de otimizar a assinatura de documentos é adotar a assinatura eletrônica na empresa, uma prática que veio junto com a transformação digital.
Esse recurso é uma representação digital de uma pessoa física ou jurídica em ambiente digital e pode ser utilizado para autenticar ou assinar documentos ou transações online.
É um dos passos para automatizar uma empresa, e seus benefícios são inúmeros, conforme dados da LunarPen:
- Há melhoria melhoria de 85% da produtividade;
- Há redução média de 80% no tempo de retorno e de erros usando e-signature;
- Bastam 37 minutos para obter documentos assinados, ao invés de 5 dias necessários para o procedimento tradicional;
- É possível economizar de 55% a 78,62% no ambiente empresarial ao adotar sistemas de assinatura eletrônica, levando em conta os custos de material, administração, envio e assinatura.
Para usufruir desses benefícios, é importante contar com um bom sistema de gestão de assinatura eletrônica, pois ele contribui também para um melhor gerenciamento do ciclo de vida dos documentos.
E será que esta ferramenta comporta os diversos tipos de e-signature, como a assinatura digital e eletrônica? O que significa signatário nestes dois recursos?
A diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que a Lei nº 14.603/2020 define como assinatura eletrônica qualificada.
Ela depende do uso de um certificado digital, validado pela ICP-Brasil para comprovar a identidade do usuário na internet.
E o que é assinatura eletrônica? São formas de validar documentos por meios eletrônicos. De acordo com o artigo 4º da Lei de Assinatura Digital, temos três tipos:
- Assinatura eletrônica qualificada: é a assinatura digital.
- Assinatura eletrônica simples: permite a identificação do signatário ou a associação de dados a outras informações em formato eletrônico do signatário. É o caso do e-mail e da identificação corporativa.
- Assinatura eletrônica avançada: vincula a identidade da pessoa à assinatura feita por meio de recursos diversos, como certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outras formas aceitas pelas partes de comprovação de autoria e integridade de documentos eletrônicos, como a biometria.
E o que é signatário na assinatura eletrônica ou digital? Aquele que confirma sua identidade no ambiente eletrônico por meio desses recursos, como o certificado digital, a senha ou a biometria.
Veja a seguir alguns documentos que podem ser assinados eletronicamente!
Exemplos de documentos que podem ser assinados online
As assinaturas digitais e eletrônicas podem ser utilizadas em diversos documentos, desde que não haja exigência legal dizendo o contrário. Veja a seguir alguns exemplos!
Procurações
As procurações são documentos pelos quais uma pessoa física ou jurídica autoriza um terceiro a representá-la em determinadas atividades, como receber uma notificação judicial ou assinar um contrato de locação.
Então, o que é signatário da procuração? É a pessoa que assina o documento que delega poderes ao procurador para que ele realize ações ou transações em seu nome. E essa assinatura pode se dar eletronicamente.
Contratos financeiros
Contratos financeiros, como empréstimos, financiamentos e abertura de conta bancária, são documentos que podem ser assinados online.
Os bancos e as instituições financeiras já vêm adotando esse recurso para melhorar a experiência do cliente e proporcionar comodidade e agilidade no fechamento de contratos.
Para garantir a segurança dos dados, as empresas podem combinar a assinatura eletrônica com a verificação remota de identidade.
Contrato de NDA
Os contratos de confidencialidade (NDA) definem a forma de compartilhamento de informações ou ideais sigilosas entre as partes.
Eles são comuns nas relações empresariais com fornecedores, escritórios de advocacia e agências de marketing.
E, neste caso, o que é signatário da empresa? É o profissional que representa os interesses da pessoa jurídica neste acordo e dá sua concordância em forma de assinatura sobre os termos discutidos.
Seu foco é preservar a confidencialidade de informações sensíveis, como os segredos de negócio.
Com um sistema de assinatura eletrônica, é mais fácil enviar e receber documentos, bem como assiná-los com facilidade, mesmo que existam muitas partes envolvidas e elas estejam em diferentes locais.
Contrato de trabalho
O contrato de trabalho é um dos documentos mais comuns no ambiente corporativo. No contexto atual, em que há muitas empresas em trabalho remoto, a assinatura eletrônica se tornou ainda mais útil.
Hoje, é possível assinar o contrato online, com todos os termos necessários deste documento, como jornada trabalhista, remuneração, direitos, responsabilidades e deveres.
Dessa forma, o processo de integração remoto dos colaboradores se dá de maneira ágil e tranquila.
Contratos de compra e venda
A compra e venda de produtos e serviços são transações cotidianas em uma organização. Caso fosse necessário colher assinaturas à mão em cada uma delas, a empresa gastaria muito tempo e recursos, certo?
Para firmar o acordo entre comprador e vendedor é possível utilizar a assinatura online, por meio de plataformas e sistemas.
Um contrato de venda de produtos, por exemplo, traz a descrição da mercadoria, o preço, a garantia e a forma de entrega, dentre outros dados. O documento pode ser conferido e assinado rapidamente pelo cliente.
Com isso, o gestor garante agilidade na cadeia de suprimentos.
Contrato mestre de serviço
Na construção civil, também existem muitos documentos que podem ser assinados online, como o contrato com mestre de serviço.
Neste documento, serão incluídas informações imprescindíveis sobre o trabalho a ser realizado, bem como o que está incluído no valor acordado.
Petições públicas
As petições públicas são documentos por meio dos quais os cidadãos pressionam o Poder Público, em especial os parlamentares, a realizarem determinada ação.
Elas podem ser criadas e assinadas eletronicamente, o que comumente ocorre com o uso dos dados pessoais, login e senha do usuário.
Ao utilizar o ambiente online, é possível coletar rapidamente um grande número de assinaturas para que a petição seja analisada pelo Poder Legislativo.
Arrendamentos
Os contratos de arrendamento são aqueles em que o proprietário cede o uso de seu bem a terceiro, mediante o pagamento de uma contraprestação. Durante a vigência do contrato, o arrendatário deve conservar o objeto.
Ele é bastante semelhante à locação, mas no arrendamento o contratante pode adquirir o bem após o fim do contrato já considerando o valor pago durante o período de uso do bem. Na locação, há apenas a preferência de compra, e não a consideração do valor.
O contrato de arrendamento pode ser assinado online pelas partes, o que facilita se elas estiverem em locais diferentes.
Agora você já sabe o que é signatário de contratos diversos e entendeu melhor sobre a possibilidade de assinar documentos online.
E como fazer essa assinatura em ambiente eletrônico?
Como assinar documentos online?
As empresas podem assinar documentos online por meio de vários aplicativos e ferramentas. As principais alternativas são:
- Microsoft Word: permite criar e salvar uma assinatura própria. O usuário deve seguir os passos apresentados. Porém, por não ser focada em assinatura eletrônica, perde-se tempo para assinar um contrato online, por exemplo.
- Plataforma de assinatura: é a melhor alternativa para assinar documentos online, pois é focada nesta atividade. Nela, os usuários podem assinar contratos e fazer uma gestão documental mais eficiente, com interface intuitiva e fácil de usar.
Como assinar documento pelo celular?
A assinatura eletrônica pelo smartphone pode ocorrer por diversas ferramentas.
No iPhone, existe uma alternativa do próprio aparelho por meio da função arquivos. Ela permite assinar documentos com facilidade, mas apresenta poucas funcionalidades se comparada a um sistema de assinatura eletrônica.
Alguns desses sistemas apresentam versão mobile, como é o caso do TOTVS Assinatura Eletrônica, para facilitar a assinatura de documentos pelo celular ou tablet.
No caso da ferramenta da TOTVS, basta fazer o download do aplicativo Minha Assinatura Eletrônica. O app está disponível para Android e iOS.
Conheça a solução TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema desenvolvido para garantir a validade jurídica dos seus documentos no processo de assinatura eletrônica.
Com diversas funcionalidades que agilizam a rotina empresarial ao assinar contratos e outros documentos, a plataforma ainda oferece alto nível de segurança, com o padrão de criptografia SHA256.
Além disso, para aprimorar e centralizar a gestão eletrônica de documentos, oferece o armazenamento na TOTVS Cloud.
Os usuários podem utilizar assinatura eletrônica ou assinatura digital, com certificados A1 e A3, e ainda têm a possibilidade de assinar documento pelo celular com o app Minha Assinatura Eletrônica.
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Conclusão
Após entender o que é signatário, o gestor compreende que ele pode ocupar essa posição em diversos negócios.
Assinar um documento é algo comum nas empresas, seja em procurações ou em contratos comerciais.
Felizmente, já existe a possibilidade de assiná-los em ambiente digital, como no celular, por meio de plataformas específicas para esta finalidade.
Esses sistemas permitem o uso de assinatura eletrônica, inclusive com o uso de certificado digital.Que tal aprender como fazer contrato com assinatura digital?
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