Sistemas de controle de estoque: benefícios e como escolher

Sua empresa sofre com falhas, atrasos e incapacidade de lidar com as demandas? Com um software de controle de estoque, você pode evitar esse tipo de problema.

É comum vermos negócios com dificuldades em gerenciar esta área, o que impacta nas vendas, traz divergências ao setor financeiro e prejudica a satisfação dos clientes.

Você já sabe que a tecnologia é essencial para empresas que precisam melhorar seus processos e automatizar várias tarefas. E os diversos tipos de sistemas de controle de estoque atuam neste sentido.

Eles permitem rastrear e gerenciar o armazenamento, garantir mais visibilidade e controle na requisição, compra e movimentação de itens.

Quer descobrir como essas soluções contribuem para uma rotina otimizada? Continue a leitura e entenda como ela é fundamental nesse processo!

O que é um software de controle de estoque?

O software de controle de estoque é um sistema que permite o rastreio, o gerenciamento e a organização de produtos (finalizados ou semi-fabricados), bem como insumos ou matérias-primas no estoque de uma empresa.

Esse sistema, portanto, integra o setor de produção com as vendas, o que contribui para controlar as compras de materiais e para o alinhamento de outros processos de produção — como o Planejamento e Controle de Produção (PCP).

Até alguns anos atrás, era comum que as empresas realizassem a gestão de estoque baseada em anotações manuais, em cadernos de papel.

No entanto, hoje, com os sistemas de controle de estoque, é possível se aproveitar de tecnologias como a leitura de códigos de barras ou identificação por radiofrequência (RFID) para rastrear e localizar rapidamente os itens em seu armazém.

Assim, ao utilizar esta tecnologia, as empresas podem reduzir o tempo e os esforços que antes eram dedicados ao rastreamento tradicional. 

Ao invés disso, concentram-se em analisar, encontrar e reduzir ineficiências em seu modelo.

Está curioso para saber qual o melhor sistema para controlar estoque? Antes disso, vamos entender o funcionamento da ferramenta.

Como funciona um sistema de controle de estoque?

Os sistemas de controle de estoque automatizam o registro e monitoramento de produtos, integrando-se aos processos da empresa. Dentre as suas funções, estão:

• Registrar entradas e saídas para fornecer dados essenciais para análise de vendas e decisões de compras;
• Estabelecer limites de estoque para otimizar reposições, de modo a prevenir excessos ou escassez;
• Viabilizar a análise de custos e lucratividade por produto, o que permite decisões mais acertadas para maximizar eficiência operacional e lucros. 

A centralização dos dados minimiza erros, proporcionando uma gestão precisa e eficaz do inventário.

Para entender melhor, conheça os principais tipos de estoque.

Quais são os principais tipos de estoque?

As empresas possuem diferentes tipos de estoque, pois indústrias, varejos e distribuidoras funcionam de maneira diferente — inclusive entre elas mesmas. Conheça as possibilidades:

• Estoque sazonal: funciona para que as empresas, especialmente varejos, se preparem com antecedência para as vendas de datas comemorativas.
• Estoque de ciclo: ideal para empresas com grande rotatividade de produtos, que respondem a ciclos produtivos ou de demanda, como é o caso de fabricantes de carros.
• Estoque mínimo: a empresa mantém o menor número possível de itens em armazenamento. É o que se conhece como “ponto de ressuprimento“. Quando a companhia atinge o estoque mínimo, realiza um novo pedido.
• Dropshipping: modelo funcional para e-commerces e marketplaces, pois é o fornecedor quem entrega o produto ao cliente. A empresa em que a compra é realizada não mantém estoque algum, apenas cria uma ordem de compra e a envia direto ao fornecedor.
• Estoque máximo: uma empresa define um volume máximo para estocar determinado produto. Caso o atinja, suspende os pedidos de compra e apenas o faz quando o volume é menor. O objetivo é ter o máximo possível de produtos em um determinado período de tempo.
• Estoque consignado: é mantido por terceiros, enquanto a empresa apenas mantém a “guarda” dos produtos. É muito comum em livrarias, em que as editoras são detentoras dos livros e os negócios que os vendem acabam com uma porcentagem em cima do valor (e não o valor inteiro).

Diante de tantas possibilidades, antes de escolher um dentre os tipos de sistemas de controle de estoque, o gestor deve entender a importância de planejar esta tarefa.

A importância do planejamento e gestão de estoque

Um bom planejamento de controle de estoque é essencial ao crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa. 

Esta atividade evita, por exemplo, a falta de produtos ou mercadoria parada muito tempo em estoque. Ambos os casos acarretam prejuízos financeiros para a empresa.

O planejamento e gestão de estoque ajudam o gestor a:

• Garantir eficiência operacional, pois otimizam os processos, minimizando o excesso ou a falta de produtos.
• Reduzir custos e despesas desnecessárias relacionadas a excesso de estoque, obsolescência ou armazenamento inadequado.
• Otimizar os recursos financeiros, pois evita investimentos excessivos em estoque e libera recursos para outras áreas essenciais do negócio.
• Ter previsibilidade, uma vez que permite antecipar demandas futuras, o que contribui para estratégias de crescimento e expansão bem-sucedidas.
• Ter mais acuracidade na tomada de decisões, uma vez que fornece dados precisos para análise e permite decisões embasadas sobre compras, vendas e estratégias de marketing.
• Aprimorar o atendimento ao cliente, pois garante que os produtos estejam disponíveis quando necessários, o que melhora também a satisfação e fidelidade dos clientes.

Você viu como funciona um sistema de controle de estoque, certo? O uso da tecnologia no planejamento e gestão ainda traz outros benefícios ao negócio.

Como os sistemas de controle de estoque otimizam a operação?

Realizar o controle manual na gestão de estoque traz um risco alto pela exposição às falhas humanas. Um sistema de gestão é eficaz na redução desses erros, uma vez que possibilita a automação e precisão em sua abordagem.

Ele pode, por exemplo, prever a necessidade de compras de acordo com o tipo de estoque adotado pela gestão, auxiliando na tomada de decisões e no acompanhamento do número de vendas de cada mercadoria. 

A automatização e a centralização de processos realizada pelo sistema também faz com que seja possível a integração entre todos os setores empresariais. 

Isso acontece porque a solução registra entradas e saídas de mercadorias, ajuda a manter um acompanhamento das vendas e fornece dados para o setor financeiro.

A ferramenta também permite realizar uma análise dos custos de produção, pois o gestor tem em mãos as informações necessárias para avaliar o valor da matéria-prima, o tempo de permanência no estoque, o período necessário para confecção do produto e os índices de perda. 

Em suma, fica muito mais fácil desafogar as tarefas do gestor para dar mais espaço às ações que dependem de decisões estratégicas. 

Confira a seguir os principais pontos que são otimizados pelo programa de controle de estoque.

• Monitoramento contínuo: visualização da situação e problemas do estoque. Indicadores de maior relevância são o controle de perdas, curva de saída, itens deteriorados e índice de desperdício;
• Definição de quantidades: com a integração de setores, é possível definir a quantidade mínima e máxima de cada produto colocado no estoque, observando a sazonalidade de mercadorias específicas;
• Conferência pré-armazenamento: checagem de materiais que não são da própria empresa, estabelecendo critérios de acordo com cada item, conferindo integridade e funcionamento antes de levar ao estoque;
• Estreitamento da relação com fornecedores: aproximação dos fornecedores nos processos da empresa, em que a qualidade e entrega devem ser quesitos impecáveis, além da forma de pagamento;
• Padronização: divisão do estoque em setores, por meio de numerações, letras e cores. Cada área pode servir a uma classe específica de itens, com as prateleiras destinadas aos subtipos de cada produto;
• Mapeamento de processos: criação de um fluxo de trabalho que especifica regras e políticas internas, como o procedimento padrão para o pedido de um produto. Também permite construir relatórios detalhados sobre o setor.

Diante de tantas vantagens, você deve estar se perguntando: “Qual o melhor sistema para controlar estoque?”

Para decidir, conheça as principais funcionalidades!

Principais funcionalidades dos sistemas de controle de estoque

Na hora de buscar o melhor sistema de controle de estoque, você deve observar as funcionalidades que o sistema ideal deve oferecer. Veja:

Curva ABC

A análise da curva ABC otimiza as regras de movimentação no estoque, seguindo a classificação de cada produto. Essa atualização de entrada e saída é realizada automaticamente.

Como já citamos, é possível identificar a sazonalidade e preparar o estoque para receber produtos em épocas específicas, como Natal, Dia das Mães, Dia dos Namorados etc.

Dessa forma, é possível definir quais produtos devem estar mais próximos às áreas de embarque, agilizando a movimentação e evitando desperdícios.

Mapeamento por pedidos de expedição

A preparação de pedidos para expedição analisa e separa os produtos, de acordo com o endereço de expedição, fazendo uma comparação das movimentações diárias com a capacidade máxima do estoque.

A partir dessa funcionalidade, o programa para estoque permite planejar as ações a partir de simulações de situações.

O gestor é capaz de obter um panorama de crescimento do negócio, com a projeção das separações de expedição por período e sazonalidade.

Solicitações por preparação para pedidos de expedição

Movimentações no estoque ocorrem quando há procura por uma mercadoria. Um único operador de estoque dificilmente dá conta de controlar todas as fases da operação, como a chegada do item ao estoque, solicitação de carga e entrega.

Com o uso do software para estoque são analisados determinados períodos, juntamente com a indicação do melhor mapeamento do endereço de expedição.

A solução pode, por exemplo, sugerir melhorias para uma grande movimentação de caixas, se o endereço do produto não estiver adequado.

Visões em tela única

O software para controle de estoque conta com uma análise gerencial apresentada em apenas uma tela, facilitando a visualização e leitura. Essa tela indica uma série de dados, como:

• Movimentações internas dos itens;
• Recebimento;
• Expedição;
• Documentos movimentados;
• Visualização por período,
• Setores de estoque que precisam de novos recursos.

O software pode indicar a necessidade de compras de produtos novos, seguindo a ordem de saída dos itens e a quantia em dinheiro que precisa ser disponibilizada para a aquisição, evitando a ruptura de estoque.

Embora pareçam complexas, essas operações são dinâmicas, com influência direta para o gestor, que pode bater o martelo nas prioridades do momento e focar em ações estratégicas baseadas em resultados.

As análises dos relatórios emitidos permitem compreender o andamento dos processos por setor e como um todo.

Registro de entradas e saídas

E, afinal, como você vai saber exatamente qual o status de um produto no seu estoque, se existe um pedido de compra ativo, se é necessário repor determinado insumo?

Compreender todas as entradas e saídas é, portanto, essencial para que os responsáveis pelo estoque, pelo chão de fábrica e pelo setor de compras se organizem ao longo do dia a dia.

Análise de perdas

Um dos grandes problemas dentro do estoque é a perda de mercadorias. Ela acontece quando há uma diferença entre o que se calcula individualmente e se compara com o volume informado no sistema.

Caso haja uma diferença negativa, representa uma perda de estoque.

Mas afinal, porque ela aconteceu e como aconteceu? E como lidar com isso?

O software de controle de estoque permite que a sua empresa possa rastrear em detalhes toda a movimentação do seu estoque, aumentando seu poder de controle, reduzindo perdas e custos.

Agora que você conheceu as principais funcionalidades que a ferramenta deve apresentar, que tal saber quais são os tipos de sistema de controle de estoque?

Quais os tipos de sistemas de controle de estoque?

Existem diferentes tipos de softwares de controle de estoque — e provavelmente você já ouviu falar deles, mas possui dúvidas sobre a sua aplicação. 

Vamos esclarecer o que cada um significa:

• Planilha de controle de estoque: uma ferramenta básica e limitada, que permite o controle manual do estoque. É boa para operações pequenas, de microempresas. No entanto, pode ocasionar falhas.
• ERP: O ERP é um sistema de gestão empresarial que cobre cada aspecto de um negócio — incluindo o estoque. É um software único, que integra toda a empresa.
• WMS: O Warehouse Management System (Sistema de Gestão de Armazém), conhecido como WMS, é um sistema que empodera o time do armazém para que trabalhe da maneira mais eficiente e ágil possível.
• YMS: O Yard Management System (Sistema de Gestão de Pátio), ou YMS, é uma tecnologia que otimiza o controle logístico e de distribuição das empresas, especificamente sobre as etapas de carregamento e descarregamento nos centros de distribuição.

Quanto custa um software de controle de estoque?

O valor do software de controle de estoque vai depender de alguns fatores, como suas funcionalidades e o nível de suporte técnico, por exemplo.

Uma solução baseada na nuvem apresenta menos custos iniciais, pois pode ser acessada de qualquer dispositivo, sem a necessidade de investir em infraestrutura física, como hardwares e computadores.

Nossa indicação é buscar as melhores opções do mercado baseado em pontos como a reputação e a expertise da empresa desenvolvedora, entendendo a relação entre custo e benefício.

Existe algum sistema gratuito de controle de estoque?

Existem empresas que oferecem planos gratuitos de softwares de controle de estoque.

Normalmente, são soluções limitadas a apenas alguns módulos e que somente podem ser acessadas por um período de tempo específico, como 30 dias.

Por isso, não indicamos o uso de um sistema gratuito de controle de estoque.

Como escolher o melhor software para controle de estoque?

Agora que você sabe o que é um bom software de controle de estoque, como escolher o melhor para a sua empresa?

Como mencionamos, é necessário certificar-se de que a solução possua todas as funcionalidades que sua empresa precisa para ter controle e visibilidade dos processos de estoque.

A partir das necessidades específicas da sua empresa, não se esqueça de considerar:

• A forma de monitoramento e controle, de modo que a gestão de estoque e armazenagem sejam feitas juntas. 
• A credibilidade do fornecedor e o seu tempo de atuação no mercado, pois empresas sólidas costumam indicar que os produtos oferecidos são de qualidade. 
• A possibilidade de integração com outros módulos, o que permite ter uma solução mais completa e personalizada, que atenderá a todas as demandas do seu negócio. 

E não se esqueça de firmar SLAs flexíveis e adequados para sua operação, de modo que contribuam com sua produtividade e a mantenha estável.

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Sistemas WMS da TOTVS

Os sistemas WMS (Warehouse Management Systems) da TOTVS são soluções tecnológicas que oferecem gestão avançada de armazéns ou centros de distribuição,

Eles automatizam processos logísticos, controle de estoque, recebimento, separação e expedição e podem ser integrados a ERPs.

O uso dessas tecnologias permite ao gestor otimizar operações, melhorar a eficiência, reduzir erros e ter visibilidade em tempo real das operações de armazenagem.

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Conclusão

O software de controle de estoque é um sistema que moderniza todas as operações relacionadas à atividade, além de integrar o setor de produção e vendas.

Por isso, ele traz diversos benefícios aos negócios, como maior eficiência operacional, redução de custos, otimização dos recursos financeiros, previsibilidade, acuracidade na tomada de decisões e melhor atendimento ao cliente.

As vantagens, porém, dependem da escolha correta do melhor sistema de controle de estoque. Funcionalidades adequadas e um bom fornecedor são um ponto de partida.

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