Ferramentas de gestão: conheça as 13 mais utilizadas

As ferramentas de gestão são recursos que facilitam o planejamento, a organização, a execução e o controle das atividades de uma empresa. 

Elas podem ser usadas para diversos fins: gerenciar projetos, processos, pessoas, finanças, clientes, qualidade e por aí vai.

Com as ferramentas de gestão adequadas, é possível aumentar a produtividade, a eficiência, a qualidade e a competitividade do negócio. 

Neste texto, vamos apresentar as 13 ferramentas de gestão mais utilizadas no mercado e explicar como elas podem ajudar você a alcançar seus objetivos. Acompanhe!

13 ferramentas de gestão: as mais utilizadas e como elas auxiliam na rotina das empresas

Não faltam opções de ferramentas de gestão para fazer com que o dia a dia dos negócios seja mais fácil de gerenciar. Então, vamos conhecê-las!

1. Análise SWOT

Essa é uma das ferramentas mais conhecidas quando o assunto é gerenciamento: a Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), ou Análise FOFA em português (Forças, Oportunidades, Fraquezas, Ameaças).

Ela serve para entender esses quatro elementos que uma empresa enfrenta no ambiente em que está inserida.

No quadrante das forças, a organização deve listar todos os seus recursos e capacidades que lhe conferem uma vantagem competitiva.  Já as fraquezas apontam para as áreas que necessitam de melhorias.

As oportunidades que o ambiente externo apresenta são variadas e podem ser tangenciadas através da observação. Enquanto isso, as ameaças servem para preparar para potenciais desafios que possam surgir. 

Mais do que ajudar a rotina da empresa, ela permite que líderes organizacionais visualizem o negócio de maneira holística, considerando tanto o ambiente interno quanto o externo, o que é fundamental para a formulação de estratégias sólidas. 

2. Cinco forças de Porter

Uma das ferramentas de gestão mais utilizadas é a análise das Cinco Forças de Porter.

Essa metodologia, criada pelo professor Michael Porter, da Harvard Business School, ajuda a entender o grau de competitividade de um mercado e as oportunidades e ameaças que ele oferece. 

As cinco forças são: rivalidade entre os concorrentes, poder de barganha dos fornecedores, poder de barganha dos clientes, ameaça de novos entrantes e ameaça de produtos substitutos. 

Ao aplicar essa ferramenta, é possível avaliar a atratividade de um segmento, identificar os pontos fortes e fracos da empresa em relação aos seus competidores e definir estratégias para aumentar a vantagem competitiva. 

Sua aplicabilidade é viável tanto na fase de planejamento quanto na de monitoramento do negócio, pois permite acompanhar as mudanças no ambiente externo e adaptar-se a elas.

3. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma metodologia interativa de gestão de processos para o controle e melhoria contínua de produtos e serviços. 

A sigla PDCA representa quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir).

Na fase de ‘Planejar’, as organizações definem objetivos e processos necessários para entregar resultados em conformidade com os resultados esperados. Em ‘Executar’, colocam-se em prática as ações planejadas. 

Na etapa de ‘Verificar’, os resultados das ações implementadas são cuidadosamente medidos e analisados. Finalmente, ‘Agir’ é o estágio em que são tomadas medidas corretivas com base no que foi identificado na fase de verificação. 

Note que são 4 etapas interativas e cíclicas, pois funcionam como uma maneira de garantir a constante evolução e refinamento das atividades empresariais.

4. Matriz BCG

A Matriz BCG, concebida pela Boston Consulting Group, é uma ferramenta de análise de portfólio que ajuda as empresas a gerenciar seus diferentes produtos ou unidades de negócios. 

Baseia-se em um gráfico de dois eixos: participação de mercado e taxa de crescimento do mercado. 

Do ponto de vista classificatório, funciona assim:

• Estrelas: produtos com alta participação em um mercado de rápido crescimento. Demandam investimento considerável para manter ou aumentar a participação de mercado, mas o retorno tende a ser alto;
• Interrogações (ou crianças-problema): negócios com baixa participação em mercados de alto crescimento. Exigem muitos investimentos para se tornarem “Estrelas” e são potenciais candidatos a desinvestimento se não melhorarem sua posição;
• Vacas leiteiras: produtos com alta participação em mercados de baixo crescimento. Geram fluxos de caixa estáveis e robustos com baixo investimento, sustentando outras unidades que precisam de recursos.
• Abacaxis (ou cães): negócios com baixa participação em mercados de lento crescimento. Raramente são rentáveis e são frequentemente considerados para redução ou corte.

5. Matriz de Ansoff

A Matriz de Ansoff é uma ferramenta de gestão que ajuda a definir estratégias de crescimento para as empresas.

Ela consiste em um gráfico que relaciona os produtos e os mercados da organização, permitindo identificar quatro tipos de ações: penetração de mercado, desenvolvimento de produto, desenvolvimento de mercado e diversificação.

Em termos empresariais, o uso disso está relacionado com a tomada de decisão sobre quais produtos oferecer, em quais mercados atuar e como se diferenciar da concorrência. 

Mas não só isso: ela também vai avaliar os riscos e as oportunidades de cada estratégia, facilitando o planejamento e a execução das ações.

6. Project Model Canvas

Project Model Canvas é uma ferramenta de gestão que permite planejar projetos de forma visual, ágil e colaborativa. 

Ela se baseia em um quadro dividido em 13 blocos, que representam os principais aspectos de um projeto, como propósito, escopo, requisitos, riscos, cronograma, custos, entre outros. 

É muito útil para projetos colaborativos, pois facilita a comunicação entre os envolvidos, já que todos têm uma visão geral e compartilhada do que será feito, como, quando e por quem. 

O Project Model Canvas é uma alternativa ao tradicional plano de projeto, que costuma ser mais burocrático e complexo. Aqui, o foco é criar de maneira mais rápida, simples e eficiente.

7. 5W2H

Mais uma ferramenta que merece a menção é a 5W2H, que consiste em um método para planejar e executar ações de forma eficiente e eficaz. 

O nome vem das iniciais em inglês de sete perguntas que devem ser respondidas antes de iniciar qualquer atividade: What (O quê), Why (Por que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto).

Essas perguntas ajudam a definir o escopo, o objetivo, os recursos, o prazo, os responsáveis e os custos envolvidos em um projeto ou tarefa. 

Como pode ser aplicado em diversos contextos, é uma opção interessante para a elaboração de um plano de negócios, na gestão de um processo, na solução de um problema ou na implementação de uma melhoria. 

Ainda que seja simples, é poderosa porque, se bem utilizada, vai influenciar positivamente na organização, na comunicação e na tomada de decisão nas empresas.

8. Six Sigma

Six Sigma é uma metodologia de gestão que visa melhorar a qualidade e a eficiência dos processos, reduzindo os defeitos e os desperdícios. 

Apesar de diferente, o nome indica o nível de qualidade que se busca atingir: no máximo 3,4 defeitos por milhão de oportunidades. 

Para isso, a metodologia utiliza um conjunto de ferramentas estatísticas e de análise de dados, que permitem identificar as causas dos problemas e implementar soluções. 

O Six Sigma pode ser aplicado em qualquer tipo de processo, desde a produção até o atendimento ao cliente, além das atividades gerenciais.

Os benefícios incluem aumento da satisfação dos clientes, redução de custos, melhoria da produtividade, maior competitividade e inovação.

9. Plano de negócios

Um plano de negócios é um documento que descreve os objetivos, as estratégias, os recursos e as projeções financeiras de uma empresa. 

Ele serve como um guia para o empreendedor, que pode avaliar a viabilidade e o potencial do seu negócio, além de planejar as ações necessárias para alcançar o sucesso. 

Funciona, da mesma forma, como uma boa ferramenta de gestão importante para atrair investidores, parceiros, clientes e fornecedores, pois demonstra a credibilidade e a organização da empresa.

Seu escopo costuma conter informações sobre o mercado, os produtos ou serviços oferecidos, o modelo de negócio, o público-alvo, os concorrentes, o plano de marketing, o plano operacional, o plano financeiro e o plano de contingência. 

Cada seção deve ser detalhada e bem fundamentada, com dados e análises que comprovem, mais do que qualquer coisa, a viabilidade do negócio. 

10. Guia PMBOK

Uma das ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas no mundo é o Guia PMBOK, que significa Project Management Body of Knowledge. 

É, basicamente,  um conjunto de boas práticas para o gerenciamento, elaborado pelo Project Management Institute (PMI), uma das maiores associações profissionais do mundo. 

O Guia aborda os principais processos, áreas de conhecimento, técnicas e ferramentas para planejar, executar, monitorar e controlar projetos de qualquer tamanho e complexidade. 

Também define os padrões e a terminologia comuns para os profissionais responsáveis por gerenciar esses processos. 

Um ponto interessante é que ele é atualizado periodicamente para acompanhar as mudanças e as tendências do mercado. 

A última versão, a sétima, foi lançada em 2021 e trouxe novidades como a inclusão de princípios universais de gerenciamento de projetos, a ênfase na entrega de valor e a abordagem adaptativa e ágil.

11. Matriz GUT

A sigla GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência, que são os três critérios utilizados para avaliar cada situação. 

A Matriz GUT, então, é uma ferramenta de gestão que ajuda a priorizar as ações mais importantes para resolver problemas ou aproveitar oportunidades. 

A Gravidade se refere ao impacto que o problema ou oportunidade pode causar na empresa, a Urgência se refere ao tempo disponível para resolver ou aproveitar, e a Tendência se refere à evolução do problema ou oportunidade se nada for feito. 

Para aplicá-la, é preciso listar todas as situações que precisam de atenção, atribuir uma nota de 1 a 5 para cada critério (sendo 5 a mais alta) e multiplicar as notas para obter o resultado final. 

Quanto maior o resultado, maior a prioridade da situação. 

12. People Analytics

Mais uma ferramenta, o People Analytics utiliza dados e análises para entender o comportamento, o desempenho e o potencial dos colaboradores de uma organização. 

Essa ferramenta de gestão permite tomar decisões mais estratégicas e assertivas sobre o capital humano, como recrutamento, retenção, desenvolvimento, engajamento e produtividade. 

É possível identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria na gestão de pessoas, além de avaliar o impacto das ações de RH nos resultados do negócio. 

Pensando em gestão, os ganhos giram em torno de reduzir o turnover, aumentar a satisfação e a motivação dos funcionários, melhorar o clima organizacional, otimizar os processos de seleção e treinamento e criar uma cultura orientada a dados.

13. Modelo OBZ

O nome OBZ vem de Orçamento Base Zero, que significa que o orçamento é elaborado do zero a cada período, sem considerar os valores do período anterior. 

Por isso, esse modelo é uma ferramenta de gestão que visa integrar o planejamento financeiro com o lado operacional das empresas. 

É a possibilidade de fazer uma análise crítica dos custos e despesas, eliminando os gastos desnecessários e otimizando os recursos disponíveis. 

O envolvimento e a participação de todos os colaboradores no processo de planejamento e controle é um dos principais ganhos disso e, por consequência, a criação de uma cultura de responsabilidade e comprometimento com as metas da organização.

Sistemas de gestão da TOTVS

A TOTVS é uma empresa brasileira líder no mercado quando se fala sobre ferramentas de gestão. Temos uma ampla gama de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para as mais diversas áreas de negócios.

Todos eles são projetados para aumentar a eficiência operacional e a produtividade, fornecendo uma plataforma organizada e transparente que acompanha qualquer negócio.

Além de uma tecnologia robusta, a solução tem funcionalidades frequentemente atualizadas de acordo com a legislação fiscal.

Cresça sua gestão com a TOTVS! 

Conclusão

Nesse texto, apresentamos 13 ferramentas de gestão que podem ser valiosas para o seu negócio. 

Cada uma oferece uma abordagem única para resolver desafios específicos, desde a análise do ambiente competitivo até a gestão eficaz dos recursos humanos e financeiros.

É trazendo inovação que as empresas podem não apenas aumentar sua eficiência e competitividade, mas também promover uma cultura organizacional voltada para o crescimento, o aprimoramento contínuo e a tomada de decisões embasadas em dados.

Investir na implementação e no uso adequado dessas ferramentas é o que torna possível a sustentabilidade dos negócios em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo.

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