O que é e como otimizar um armazém de e-commerce?

Você sabe como funciona um armazém de e-commerce?

O comércio eletrônico tem conquistado cada vez mais espaço no coração dos consumidores brasileiros, especialmente após os desafios impostos pela pandemia, que transformam hábitos de consumo e consolidaram a preferência pelo digital. 

A tendência é que esse entusiasmo pelo e-commerce continue crescendo. De acordo com a  projeção da  Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (Abcomm), as expectativas para 2024 são de um faturamento de R$205,11 bilhões no setor — um salto de 10,45% em relação ao ano anterior. 

Esse aumento não é apenas uma questão de mais dinheiro circulando, mas também de mais pessoas escolhendo fazer suas compras online. 

Um dos aspectos fundamentais desse processo é a logística, que inclui o armazenamento dos produtos. 

Para aqueles que planejam ingressar no comércio eletrônico, esse é um ponto crucial a ser considerado. Vamos explorar como funciona um armazém e as melhores práticas para organizá-lo. Boa leitura!

Como funciona o armazém de um e-commerce?

O armazém de um e-commerce é uma peça fundamental na operação de qualquer loja virtual. 

Seu funcionamento envolve várias etapas: recebimento, armazenamento, gestão de estoque, processamento de pedidos, embalagem, envio, retorno e melhorias.

Essas etapas são especialmente relevantes para negócios que dependem de fornecedores de produtos, ao invés de terem produção própria.

Dito isso, vamos entender melhor:

1. Recebimento de produtos: o processo começa com o recebimento de produtos dos fornecedores. Isso inclui a verificação da qualidade e quantidade dos produtos entregues, conferindo se estão de acordo com os pedidos. Itens danificados ou incorretos são devolvidos ou trocados. Uma vez aprovados, os produtos são registrados no sistema de gestão do armazém (Warehouse Management System – WMS);
2. Armazenamento: após o recebimento, os produtos são etiquetados e alocados em locais específicos dentro do armazém. A organização do espaço é crucial e geralmente segue um sistema que maximiza a eficiência e minimiza o tempo de recuperação. Itens de alta rotação são colocados em locais de fácil acesso, enquanto produtos de baixa demanda podem ser armazenados mais distantes;
3. Gestão de estoque: é uma etapa contínua e envolve a monitoração dos níveis de estoque em tempo real. Isso ajuda a evitar tanto a superestocagem quanto a falta de produtos. O sistema de gestão do armazém ajuda a prever a demanda e a programar novas encomendas com base em análises de tendências de vendas e padrões históricos;
4. Processamento de pedidos: quando um pedido é feito por um cliente, o sistema de gestão do armazém gera uma ordem de picking. Isso envolve localizar e coletar os itens específicos do pedido no armazém. A eficiência neste processo é vital para reduzir o tempo entre o pedido e o envio;
5. Embalagem: os itens coletados são então levados para a área de embalagem, onde são cuidadosamente embalados para envio. Nesta etapa, são incluídos detalhes do pedido, como a nota fiscal e outros documentos necessários, e a embalagem é adequada para proteger os produtos durante o transporte;
6. Envio: uma vez embalados, os pacotes são etiquetados com informações de envio e encaminhados para as transportadoras ou serviços de correio. O sistema de gestão do armazém atualiza o status do pedido para “enviado” e notifica o cliente com um número de rastreamento;
7. Retornos: o armazém também lida com retornos e trocas. Produtos retornados são inspecionados e, se ainda estiverem em condições de venda, são reintegrados ao estoque. Se houver defeitos, são descartados ou enviados de volta ao fornecedor;
8. Otimização e melhorias: o gerenciamento eficaz de um armazém de e-commerce envolve a avaliação contínua dos processos e a implementação de melhorias para otimizar operações, reduzir custos e melhorar a experiência do cliente.

Vale dizer que o armazém de e-commerce é projetado para gerenciar uma grande variedade de produtos e lidar com um volume alto de pedidos individuais, priorizando a eficiência no picking, embalagem e envio. 

Do outro lado, um armazém de loja física geralmente foca no abastecimento regular da loja e na gestão de estoque em maior volume, com menos ênfase em embalagens individuais e mais em movimentações em massa. 

A complexidade e a velocidade das operações são, portanto, tipicamente maiores no e-commerce.

Principais desafios de um armazém para e-commerce

Apesar da expansão do e-commerce e sua logística,ainda há desafios, como: gestão eficiente do inventário, otimização de picking e o manuseio de devoluções.

Gestão eficiente do inventário

Manter o controle preciso do inventário é um dos maiores desafios para um armazém de e-commerce. 

O motivo disso?

A flutuação da demanda, especialmente durante picos sazonais ou promoções especiais, pode complicar o gerenciamento de estoque. 

Erros no inventário podem levar a excessos de estoque, o que imobiliza capital desnecessariamente, ou a faltas de estoque, resultando em atrasos no atendimento de pedidos e clientes insatisfeitos. 

Implementar um sistema robusto de gestão de inventário, como WMS (Warehouse Management System), ajuda a acompanhar os níveis de estoque em tempo real e prever a demanda futura, o que é crucial para mitigar esses problemas.

Otimização de picking e embalagem

A eficiência nos processos de picking (seleção de itens para pedidos) e embalagem é primordial para reduzir o tempo do ciclo de pedidos — o que impacta a satisfação do cliente. 

Desafios surgem quando o layout do armazém não é otimizado porque, nesse cenário, surgem também percursos ineficientes e aumento no tempo necessário para coletar itens.

Além disso, erros de picking podem resultar em devoluções e custos adicionais. 

Entre os caminhos para resolver, estão utilizar tecnologias como sistemas automatizados de picking, software para otimização de rotas dentro do armazém e treinamento contínuo da equipe.

Manuseio de devoluções

O manuseio de devoluções, também conhecido como logística reversa, é especialmente desafiador para o e-commerce devido à alta taxa de retornos comparada com o varejo tradicional e físico.

A legislação brasileira autoriza que o consumidor que comprou online faça a devolução da mercadoria em até 7 dias úteis após recebê-la, independentemente da razão. Trata-se de uma garantia oferecida ao comprador.

Portanto, processar devoluções de forma rápida e eficiente é crucial para alcançar dois objetivos: manter a satisfação do cliente (garantindo que ele continue comprando na loja) e recuperar o valor dos produtos retornados. 

O desafio está em integrar um sistema eficaz que possa avaliar rapidamente a condição dos itens retornados, decidir a melhor ação a tomar — reembolso, substituição ou descarte — e reintegrar itens apropriados de volta ao inventário. 

Políticas claras de retorno e  sistemas que automatizam e simplificam a logística reversa são estratégias essenciais para lidar com esse desafio.

8 dicas para organizar o armazém do seu e-commerce

Como forma de eliminar os possíveis desafios e tomar uma operação e-commerce viável, temos 8 dicas valiosas para ajudar nisso!

1. Implemente o sistema de armazenagem ideal

A escolha do sistema de armazenagem ideal  deve considerar a natureza dos produtos, o volume de estoque, a frequência de movimentação e as particularidades das operações de e-commerce. 

Nesse sentido, existem algumas boas práticas, como estantes ajustáveis para acomodar produtos de diferentes tamanhos e pesos.  

Já para produtos com alta rotatividade, sistemas como o flow rack ou estantes dinâmicas podem ser mais eficientes. 

Esses sistemas utilizam a gravidade para mover os produtos automaticamente para a frente, facilitando o acesso e reduzindo o tempo de picking.

Outro ponto a se considerar é  a implementação de soluções automatizadas, como sistemas de armazenagem e recuperação automática (AS/RS), que podem aumentar significativamente a eficiência, reduzindo o erro humano e acelerando o processo de picking.

2. Otimize o layout do armazém

Um layout bem planejado pode reduzir o tempo de movimentação de mercadorias, melhorar a precisão do picking e aumentar a produtividade geral. 

Por isso, a dica é: designe áreas específicas para recebimento, armazenamento, picking, embalagem e expedição. Certifique-se de que há um fluxo lógico entre essas áreas para minimizar o tráfego cruzado e evitar congestionamentos.

Mais uma opção é posicionar os produtos com alta rotatividade em locais de fácil acesso para acelerar o processo de picking. Isso pode envolver o posicionamento desses itens mais próximos das áreas de embalagem e expedição.

O layout também se relaciona com o espaço vertical disponível. 

Uma opção é  incluir prateleiras e racks que vão até o teto, e usar equipamentos adequados, como empilhadeiras e escadas rolantes, para acessar itens armazenados em alturas elevadas.

Também aproveite para criar uma sinalização clara para indicar áreas específicas, direções de fluxo, saídas de emergência e outras informações importantes. 

Ah, e claro, considere a possibilidade de mudanças futuras no layout para acomodar novos produtos ou ajustar-se a mudanças sazonais na demanda!

3. Realize treinamentos com os funcionários

A capacitação contínua dos funcionários é o melhor caminho para a eficiência e segurança em um armazém de e-commerce. 

Ao investir em treinamentos regulares, você assegura que sua equipe esteja bem preparada nas melhores práticas de picking, embalagem e uso seguro dos equipamentos. 

A partir daí existem dois grandes ganhos: elevação da produtividade e minimização dos riscos de acidentes. 

Além das habilidades operacionais, é o momento de treinar os funcionários no uso efetivo de tecnologias, como softwares de gerenciamento de armazém (WMS), garantindo que todos possam aproveitar ao máximo as ferramentas à disposição. 

Essa abordagem integrada é uma boa resposta para um ambiente de trabalho dinâmico em que a segurança e a inovação caminham juntas.

4. Priorize a logística reversa

Priorizar a logística reversa não só melhora a satisfação do cliente, mas também ajuda a recuperar valor dos produtos retornados.

O primeiro passo é ter uma área dedicada no armazém para processar retornos eficientemente. Neste espaço, produtos são inspecionados, categorizados e, se possível, reintegrados ao estoque para venda futura.

Junto com isso, entram os sistemas que automatizam a entrada de dados dos produtos retornados, agilizando o processamento e reduzindo erros. 

Também é crucial desenvolver políticas claras de retorno que sejam comunicadas aos clientes, garantindo que eles entendam os processos e prazos envolvidos. 

Rastrear os retornos em tempo real e analisar padrões de devolução são as melhores formas de construir insights valiosos para a redução de futuros retornos e ajustes no controle de qualidade dos produtos.

5. Mensure o desempenho por meio de KPIs

 Sem KPIs, seria desafiador identificar áreas que necessitam de melhorias ou reconhecer sucessos que podem ser expandidos. 

Mas quais são as métricas essenciais em um armazém de e-commerce?

Precisão do pedido, o tempo de ciclo do pedido, a taxa de devoluções, e o custo por unidade enviada são algumas opções.

Implementar um sistema de monitoramento contínuo desses números permite que gestores façam ajustes operacionais em tempo real e tomem decisões baseadas em dados concretos.

Com isso, a métrica se transforma em ação de melhoria: ajustar layouts, modificar processos de picking, ou reavaliar estratégias de embalagem e expedição. 

A melhoria contínua é fundamental para manter a competitividade no dinâmico mercado de e-commerce e também não deixa de ser uma forma de organizar esse armazenamento.

6. Integre a operação

Integrar completamente as operações de um armazém de e-commerce é como montar um grande quebra-cabeça onde cada peça precisa encaixar perfeitamente para criar uma imagem harmoniosa e funcional.

 Essa integração envolve alinhar todas as etapas da cadeia logística, desde o recebimento de mercadorias até a expedição de pedidos, e até mesmo gerenciar os retornos de forma eficiente.

Para conseguir isso, o caminho é contar com sistemas de gestão integrados, como um ERP, que conectam diferentes departamentos. 

Um ERP pode facilitar a comunicação entre o estoque, vendas, atendimento ao cliente e expedição, permitindo que as informações fluam livremente e em tempo real entre as áreas. 

Isso ajuda a evitar erros de comunicação, reduz a duplicação de esforços e acelera todo o processo, desde o pedido até a entrega.

Além disso, ao integrar a operação, você pode utilizar dados coletados em uma área para informar e melhorar processos em outra área, como usar insights de devoluções para aprimorar o controle de qualidade ou ajustar as estratégias de estoque.

Conte com a tecnologia: Suíte Logística da TOTVS

Contar com a tecnologia é a melhor forma de administrar o armazém do seu e-commerce.

A Suíte Logística da TOTVS é projetada especificamente para atender às complexas demandas das operações logísticas modernas, integrando soluções de ponta que facilitam a gestão de armazéns, transporte e distribuição.

Com ferramentas especializadas para gestão de armazéns (WMS), você pode automatizar o processo de recebimento, armazenamento, picking e expedição, garantindo que os pedidos sejam processados ​​com precisão e eficiência. 

É possível, por exemplo, associar rotas e cargas a cada um dos motoristas, registrar ordens de execução, acompanhar a localização em tempo real e ter acesso aos detalhes da viagem.

A tecnologia de WMS ajuda a reduzir erros, melhorar os tempos de resposta e aumentar a satisfação do cliente.

Descubra tudo que a suíte logística da TOTVS pode fazer pelo seu negócio!

Conclusão

Em um ambiente de e-commerce, em que a rapidez e a precisão são essenciais para a satisfação do cliente, a gestão eficaz do armazém é fundamental. 

Por isso, implementar as estratégias corretas, como escolher o sistema de armazenagem ideal, otimizar o layout, priorizar a logística reversa, e integrar as operações com tecnologia avançada, são tarefas básicas — mas que demandam conhecimento e esforço.

Investir em soluções tecnológicas e práticas de gestão eficientes é a melhor saída para manter um armazém de e-commerce ágil e responsivo.

São essas ferramentas que garantem que a empresa possa, não só atender às expectativas dos clientes, mas também se adaptar e prosperar em um mercado competitivo.

Para continuar aprendendo sobre logística, leia também sobre armazenamento em blocos e como ele funciona na logística!