Gerenciar vendas, aluguel e administração de condomínios imobiliários. Ter controle da operação de obras e projetos. A construção civil abrange muitas atividades com grande escopo, e, sem a tecnologia, seria muito difícil fazer uma boa gestão.
Neste contexto, surge a assinatura eletrônica para construção civil. As empresas da área lidam com um grande volume de documentos diariamente, desde contratos e orçamentos até aprovações de projetos e relatórios de obras.
É preciso agilizar os processos de assinatura destes documentos, sem deixar de lado a segurança, a validade jurídica e a conformidade com as regulamentações. Com uma boa plataforma de assinatura digital para empresas, é possível simplificá-los.
Vamos conhecer melhor essa solução.
As vantagens da assinatura eletrônica para o setor de Construção Civil
A assinatura eletrônica é um método de formalização digital de documentos que utiliza tecnologias criptográficas para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica das assinaturas.
Seja por meio de senhas, tokens, biometria ou certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil ou outro padrão, o recurso da assinatura eletrônica para construção civil facilita a gestão de documentos, tornando os processos mais ágeis e seguros.
Vamos entender a seguir os benefícios de contar com uma boa plataforma de assinatura digital para empresas do segmento?
Conformidade legal e segurança jurídica
A assinatura eletrônica garante a segurança dos documentos assinados ao utilizar tecnologias avançadas de criptografia para proteger contra fraudes e alterações não autorizadas.
A solução da TOTVS, por exemplo, conta com o padrão de criptografia SHA256 (uma das mais fortes do mercado) e oferece segurança na guarda dos documentos com o armazenamento no ambiente TOTVS Cloud.
No setor de construção civil, onde a integridade dos documentos é crucial, essa segurança adicional é fundamental.
Por exemplo, contratos de locação de imóveis podem ser assinados eletronicamente com total segurança, o que garante que todas as partes envolvidas tenham confiança na autenticidade dos documentos.
Além disso, a solução TOTVS Assinatura Eletrônica está em conformidade com as regulamentações brasileiras, como a LGPD, a MP nº 2.200-2/2001 e a Lei da Assinatura Digital, o que assegura a validade jurídica dos documentos assinados digitalmente e protege a empresa contra possíveis penalidades e litígios.
Em outras palavras, a assinatura eletrônica é válida juridicamente.
Rapidez nos processos administrativos
A assinatura eletrônica para construção civil permite que as empresas agilizem significativamente seus processos administrativos.
Com o recurso, não há necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear documentos, economizando tempo e recursos.
Tudo pode ser feito de forma digital, permitindo que contratos, orçamentos e aprovações de projetos sejam assinados e finalizados rapidamente.
Isso é especialmente benéfico para empresas que lidam com um grande volume de documentos diariamente.
Redução de custos operacionais
A implementação da assinatura eletrônica para construção civil contribui para a redução de custos operacionais.
Empresas de construção frequentemente lidam com um grande volume de documentos, incluindo contratos de compra e locação de imóveis, que tradicionalmente requerem impressão, envio e armazenamento físico.
Com a assinatura eletrônica, esses custos são eliminados, resultando em economias significativas.
Além disso, a redução do tempo gasto em processos burocráticos permite que os funcionários se concentrem em atividades mais produtivas, como a gestão de projetos e a supervisão de obras.
Um exemplo prático é a economia obtida ao eliminar a necessidade de couriers para a entrega de documentos assinados fisicamente, o que pode representar uma economia considerável ao longo de um grande projeto.
Operações sustentáveis
A sustentabilidade na construção civil é de extrema importância, pois o setor é um dos maiores consumidores de recursos naturais e geradores de resíduos.
Adotar práticas sustentáveis significa minimizar o impacto ambiental das atividades de construção, promovendo o uso eficiente de materiais, energia e água.
Neste contexto, a adoção da assinatura eletrônica para construção civil contribui diretamente para que a empresa mantenha operações sustentáveis.
A redução do uso de papel e outros materiais diminui a pegada de carbono da empresa, alinhando-se às práticas de responsabilidade social e ambiental.
Isso não só ajuda o meio ambiente, mas também pode melhorar a imagem da empresa perante clientes, investidores e a comunidade.
Documentos da Construção Civil que podem ser assinados digitalmente
Alguns exemplos incluem:
- Atestados de conclusão: emissão de certificados de conclusão de obras;
- Orçamentos: Aprovação e assinatura de orçamentos para projetos de construção;
- Relatórios de obras: documentação de progresso, inspeções e auditorias das obras;
- Contratos de obras: formalização de contratos com fornecedores, empreiteiros e clientes;
- Licenças e permissões: formalização de licenças ambientais, de construção e de ocupação;
- Ordens de serviço: assinatura de ordens de serviço para execução de tarefas específicas;
- Aprovações de projetos: assinatura de documentos para aprovação de projetos junto a órgãos reguladores;
- Contratos de locação de imóveis: assinatura de contratos de aluguel para imóveis comerciais e residenciais;
- Propostas de compra: documentos de intenção de compra para imóveis em desenvolvimento ou concluídos;
- Laudos de avaliação imobiliária: relatórios de avaliação do valor de mercado de propriedades para fins de compra ou venda;
- Contratos de compra e venda de imóveis: formalização de contratos para a aquisição de propriedades (neste caso, para fins de registro no cartório, o contrato deve ser necessariamente assinado com certificado digital do padrão ICP-Brasil).
Cada um desses documentos pode ser assinado eletronicamente com segurança e validade jurídica, proporcionando agilidade e eficiência para as empresas de construção civil.
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Leia também: Rescisão de contrato de aluguel: o que diz a lei e como fazer
Assinatura Eletrônica para Construção Civil é com a TOTVS
O TOTVS Assinatura Eletrônica é a solução ideal para as empresas de construção civil que buscam implementar a assinatura eletrônica de forma integrada e segura.
A plataforma de assinatura digital da TOTVS oferece diversas vantagens, incluindo a integração nativa com outros sistemas TOTVS, como o TOTVS Construção Obras e Projetos (Contratos de Venda e Locação, Aditivos, Distratos, PDC, PVI).
Isso significa que documentos gerados no TOTVS Construção Obras e Projetos podem ser enviados para assinatura eletrônica de forma automática, sem necessidade de intervenções manuais.
Essa integração permite que os processos sejam otimizados, de modo a trazer maior agilidade na gestão.
O TOTVS Assinatura Eletrônica também proporciona benefícios adicionais, como a rastreabilidade dos documentos e o registro de todas as etapas do processo de assinatura, garantindo transparência e conformidade.
Além disso, a solução é fácil de usar e pode ser acessada de qualquer dispositivo (inclusive mobile, pelo app Minha Assinatura Eletrônica), facilitando a adesão por parte de todos os membros da empresa.
Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e faça o teste completo e gratuito por 30 dias!
Conclusão
A assinatura eletrônica para construção civil é uma ferramenta essencial para as empresas que desejam modernizar seus processos, reduzir custos e garantir a segurança e validade jurídica dos seus documentos.
O TOTVS Assinatura Eletrônica oferece todas as funcionalidades necessárias para implementar essa tecnologia de forma integrada e eficiente, aproveitando as vantagens da digitalização e da transformação digital.
Quer um exemplo prático da assinatura eletrônica em uma empresa de construção civil? Confira nosso post sobre relatório de visita técnica!
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