Você sabia que, no cenário global, U$2 trilhões do valor econômico anual das empresas é perdido com a gestão inadequada de contratos?
Esse dado, da pesquisa “Desbloqueando o valor da gestão de acordos”, já mostra a importância de fazer uma gestão inteligente de contratos.
Além de reduzir custos, um processo bem definido e eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa, desde o aumento da produtividade até a minimização de falhas.
Vamos falar mais sobre isso ao longo deste conteúdo, além de compartilhar dicas para ajudar você a otimizar a gestão de contratos no seu negócio. Continue a leitura para conferir!
O que caracteriza a gestão inteligente de contratos?
Uma gestão inteligente de contratos se caracteriza pela automação de processos, o que reduz a necessidade de intervenção manual e minimiza erros humanos.
Isso vai além da simples organização de documentos. O processo envolve a utilização de tecnologias avançadas e práticas estratégicas para garantir que todas as etapas do fluxo que envolve os contratos sejam monitoradas e otimizadas.
São utilizados softwares especializados no armazenamento, acompanhamento e execução desses contratos, assim como a análise de dados e a conformidade com as leis vigentes.
É uma forma de transformar uma tarefa administrativa em uma operação mais estratégica, que pode contribuir para a melhoria e o crescimento do negócio como um todo.
Quais são os desafios na gestão de contratos corporativos?
Um dos principais desafios na gestão de contratos é o volume de documentos existente na empresa, especialmente porque cada um costuma ter prazos e especificidades diferentes.
Manter o controle de todas essas variáveis pode ser uma tarefa complexa quando não se tem uma boa organização e o apoio das ferramentas corretas.
Junto a isso, outro obstáculo pode surgir: a dificuldade de acesso ou compreensão das informações, que impacta diretamente a comunicação entre as partes envolvidas.
Muitas vezes, a falta de clareza ou a demora nas respostas causa atrasos e mal-entendidos que podem prejudicar todo o fluxo do acordo.
Outras dificuldades que podem surgir são:
- Manter a segurança dos dados;
- Garantir a conformidade regulatória;
- Fazer análise e monitoramento contínuo dos contratos.
Além disso, a gestão manual de contratos está sujeita a erros humanos, como esquecimentos ou falhas na inserção de dados.
A boa notícia é que esses obstáculos podem ser ultrapassados com alguns cuidados básicos, como a automação de processos e a centralização das informações.
Por que a gestão inteligente de contratos é importante?
Segundo a pesquisa “Desbloqueando o valor da gestão de acordos”, citada no início deste conteúdo, 66% das empresas participantes afirmaram que a falta de eficiência nos fluxos de trabalho de contratos é um fator relevante para a insatisfação dos clientes.
Com uma gestão eficiente, é possível não apenas garantir a melhor experiência aos consumidores, mas também observar inúmeros pontos positivos na rotina interna da empresa.
Desde a facilidade de acesso a documentos até a identificação de oportunidades de melhoria e insights para uma tomada de decisões mais estratégica, a automação de contratos ajuda a otimizar todas as etapas do processo.
Nesse sentido, a importância da gestão de contratos pode ser sintetizada nos benefícios de um processo inteligente, que incluem:
- Visão clara e centralizada de informações contratuais;
- Automação de operações repetitivas;
- Ampliação da segurança dos dados;
- Redução de erros manuais;
- Transparência nos acordos.
Como fazer a gestão inteligente de contratos?
Gerir contratos de forma inteligente é um processo que demanda organização, planejamento e o uso de tecnologias adequadas.
Com esses pilares, você consegue manter a eficiência da sua operação e garantir um fluxo de trabalho otimizado, que reflete diretamente no sucesso da empresa.
Pensando nisso, separamos dicas essenciais para colocar a gestão inteligente de contratos em prática no seu negócio. Confira a seguir.
Escolha de responsáveis por cada etapa
Como falamos, a organização é um dos grandes pilares para uma boa gestão dos contratos, por isso definir responsáveis por cada etapa do processo é fundamental.
Isso significa designar pessoas específicas para tarefas como a criação, revisão, aprovação e monitoramento dos documentos.
Essa atribuição facilita o fluxo, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas com precisão e dentro do prazo estipulado.
Definição prévia de prazos
Cada acordo apresenta suas próprias características, com variações de prazos e datas, sejam elas de renovação, pagamento, entregas ou encerramento.
Por isso, é importante definir esses detalhes previamente para manter a organização e assegurar que as etapas necessárias sejam cumpridas no tempo correto.
Além disso, esses prazos devem ficar claros para todos os envolvidos para evitar cobranças ou atrasos desnecessários.
No entanto, não basta apenas definir as datas no início do contrato. É preciso fazer a gestão e fiscalização de contratos de forma contínua.
Um sistema automatizado para alertas de vencimento de prazos é um grande aliado nesse aspecto. Ele ajuda a garantir que nada seja esquecido e que as ações necessárias sejam tomadas a tempo.
Comunicação integrada
A gestão inteligente de contratos não existe sem uma comunicação integrada entre todas as partes envolvidas, desde departamentos internos até parceiros externos.
É importante que as informações sejam acessíveis e claras, assim como a comunicação seja rápida e eficiente. Dúvidas, ajustes e troca de dados precisam ter retornos ágeis para manter a fluidez dos processos.
Além disso, todos precisam estar na mesma página sobre as etapas e detalhes do acordo: comunicação interna e externa devem estar alinhadas.
Utilizar ferramentas de comunicação que centralizam informações e permitem o compartilhamento fácil de documentos, revisões e assinaturas ajuda a otimizar esse quesito.
Armazenamento dos contratos
O relatório “Desbloqueando o valor da gestão de acordos” também revelou que um dos principais problemas na jornada de acordos é a dificuldade de acesso aos documentos.
Segundo os dados, 62% das empresas entrevistadas afirmaram ter dificuldade para localizar e encontrar contratos previamente aprovados.
Para evitar esse problema, que pode gerar atrasos, a gestão inteligente investe em soluções que oferecem funcionalidades como indexação, pesquisa avançada e backup automático, assim como a segurança dos dados.
Isso facilita a organização, o acesso aos documentos e a troca de informações entre os envolvidos, tornando todas as etapas do processo mais rápidas e fluídas.
Os smart contracts (contratos inteligentes) também ajudam nesse ponto. Por serem criados em meio digital, contribuem para redução de custos de armazenamento e a segurança dos documentos.
Acompanhamento dos fluxos
Outro pilar importante na gestão inteligente de contratos é o acompanhamento dos fluxos. É esse monitoramento constante, da criação do documento até a renovação ou o término do acordo, que garante um processo eficiente e livre de erros.
Com o acompanhamento, é possível identificar e resolver rapidamente qualquer problema que possa surgir, bem como fazer ajustes para solucionar gargalos antes mesmo que reflitam de maneira negativa no fluxo.
Um sistema de gestão de contratos com funcionalidades de workflow ajuda a mapear e monitorar cada etapa do ciclo de vida do acordo.
Além disso, essas ferramentas costumam disponibilizar dashboards e relatórios com uma visão geral do status de todos os contratos, o que contribui para a tomada de decisões.
Assinatura facilitada e sem burocracia
A assinatura de contratos é uma etapa crítica, que muitas vezes pode ser demorada devido ao “vai e vem” do documento.
No entanto, a adoção de soluções de assinatura eletrônica é um caminho que simplifica todo o processo e agiliza o tempo de retorno dos contratos.
Com ela, tudo pode ser feito de forma rápida e segura pela internet, sem a necessidade de imprimir documentos, assinar manualmente e digitalizar no futuro.
Vale destacar que as assinaturas eletrônicas têm validade jurídica, por isso o recurso facilita a formalização dos acordos e reduz a burocracia.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Como destacamos, a gestão inteligente de contratos se apoia no uso de soluções como a assinatura eletrônica, que contribuem para a otimização e agilidade dos processos.
O TOTVS Assinatura Eletrônica traz essa praticidade para o seu negócio, reunindo tudo o que você precisa para simplificar a assinatura de documentos.
Com total segurança e validade jurídica, essa é uma solução SaaS desenvolvida especialmente para permitir a assinatura rápida e um processo muito mais tranquilo, reduzindo em até 80% todo o “vai e vem” de contratos.
Além de contar com integrações nativas, o sistema pode ser integrado a softwares de terceiros, tem tecnologia mobile e está em conformidade com a LGPD.
Tudo isso dentro de uma plataforma fácil de usar, que permite a centralização dos seus contratos e simplifica a gestão de assinaturas.
Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e transforme a gestão de contratos na sua empresa!
Conclusão
Implementar uma gestão inteligente de contratos é uma escolha estratégica e também um passo importante em um mercado cada vez mais ágil.
Com a digitalização dos processos e a adoção de tecnologias, é possível otimizar cada etapa do ciclo de vida dos contratos, desde a criação até a assinatura e o armazenamento.
Ao colocar em prática as dicas compartilhadas ao longo deste conteúdo, você não apenas aumenta a eficiência e reduz a burocracia, como também amplia a segurança dos dados e contribui diretamente para o sucesso da empresa.
Para complementar essa leitura e otimizar ainda mais os processos do seu negócio, aproveite para conferir nosso conteúdo com dicas para reduzir o excesso de burocracia no dia a dia.
Deixe aqui seu comentário