A assinatura eletrônica de documentos representa uma das estratégias para o setor de distribuição e logística em digitalização e automatização de processos relacionados à gestão de suas cadeias de suprimentos.
Tendo em vista as características operacionais do setor, as plataformas de assinatura eletrônica permitem uma maior rapidez, segurança e rastreabilidade das informações compartilhadas com colaboradores, parceiros, fornecedores e clientes.
Desde documentos de natureza contratual interna até aqueles relacionados às operações fiscais, a assinatura eletrônica oferece um gerenciamento eficiente, centralizada e em conformidade com as normas e diretrizes regulatórias para o setor.
Neste artigo exclusivo da TOTVS você vai conferir em detalhe as vantagens da assinatura digital para as empresas de distribuição e logística, tendo em vista os tipos de documentos comumente processados neste setor.
Continue no artigo e tenha uma excelente leitura!
As vantagens da assinatura eletrônica para o setor logístico
Nas últimas décadas, diversos segmentos e setores da economia vivenciaram o processo de digitalização de suas operações, abarcando desde a gestão de seus projetos até a comunicação corporativa.
A distribuição e logística não escapa deste cenário, apresentando a crescente tendência de implementação e uso de recursos de tecnologia da informação em suas operações e atividades cotidianas.
Neste caminho, a assinatura digital de documentos é empregada como processo de atribuição de certificações digitais, assegurando a veracidade e o devido status jurídico de sua documentação contratual, fiscal, de gestão, entre outros âmbitos.
Enquanto ferramenta gerencial, plataformas específicas de assinatura eletrônica permitem o acesso, validação, certificação e compartilhamento de informações em ambiente virtual seguro e juridicamente reconhecido.
Desse modo, o emprego destas ferramentas impacta positivamente todo o expediente administrativo e gerencial das empresas de distribuição e logística.
Em primeiro aspecto, permite maior agilidade operacional ao passo que reduz o tempo necessário à reunião de todas as assinaturas necessárias em um documento, assim como evita a morosidade dos processos manuais de conferência.
Ou seja, além de possibilitar uma melhora no fluxo dos projetos, também é capaz de reduzir os custos associados. Por exemplo, gastos com impressão, taxas de envio, armazenamento ou processamento de arquivo físico das empresas.
Em segundo, a assinatura digital possibilita maior segurança em todas as fases de trâmite e compartilhamento de informações sensíveis das empresas, tais como dados de colaboradores, fornecedores ou clientes.
Esta característica também aumenta a proteção contra fraudes em documentação, contando com processos seguros e juridicamente reconhecidos de validação e certificação da veracidade informacional presente nos documentos.
Outro benefício proporcionado pelas plataformas de assinatura digital é a maior conformidade com normas, regras e procedimentos legais vinculados à documentação das empresas.
A maior adequação às leis de processamento de informações e certificação documental concedem às organizações e empresas a validade jurídica em seus processos. Este fato ocorre devido ao alinhamento com os padrões ICP-Brasil.
Vale ressaltar, em paralelo, que toda a documentação processada digitalmente pode ser impressa e armazenada de maneira física. Ou seja, implicando na mesma qualidade jurídica entre as versões físicas e digitais do documento.
Avaliando sob o aspecto do armazenamento digital e arquivamento dos documentos, estas plataformas também permitem maior rastreabilidade nos processos de auditoria. Este aspecto também gera transparência, qualificando a governança corporativa.
Portanto, para o setor de distribuição e logística, o emprego de recursos e ferramentas de assinatura eletrônica possibilita vantagens e benefícios objetivos que abarcam aspectos como:
- maior agilidade em processos
- redução de custos operacional
- maior segurança no tratamento de dados
- protocolos rígidos contra fraudes
- conformidade legal e regulatória
- sustentabilidade empresarial e governança corporativa
Mas, quais documentos podem ser assinados de maneira digital? Continue no artigo e saiba mais!
Documentos do setor Logístico que podem ser assinados digitalmente
A gestão de uma cadeia de suprimentos implica a emissão, autenticação e envio de diversos tipos de documentos. Desde aqueles de natureza contratual e interna às operações da empresa até outros relacionados aos processos financeiros, fiscais ou contábeis.
Neste aspecto, toda a documentação deve apresentar um status jurídico e operacional correto, certificando sua validade e garantindo o devido enquadramento com normas e diretrizes regulatórias aplicáveis.
Entre os documentos do setor de distribuição e logística que podem ser assinados digitalmente, encontramos:
- CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico
- NF-e: Notas Fiscais Eletrônicas
- RPA: Recibo de Pagamento de Autônomo
O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento de origem digital que tem por objetivo registrar uma prestação de serviço de transporte, sendo obrigatório a certificação por meio de assinatura eletrônica.
Ao gerar digitalmente um CT-e, a empresa responsável certifica aos agentes econômicos e regulatórios integrantes da cadeia logística de que os processos de transporte e distribuição encontram-se devidamente registrados, validados e juridicamente corretos.
Outro exemplo de aplicabilidade de assinatura eletrônica no setor logístico são os documentos de natureza fiscal como as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e).
Esta documentação relaciona-se ao registro e declaração de todos os tributos, impostos e contribuições incidentes sobre as operações econômicas da empresa.
Assim como o CT-e, a NF-e também possui natureza digital, demandando da gestão uma atenção especial à sua validação por meio de assinatura digital.
Para além dos processos fiscais, em determinados cenários as empresas podem realizar a contratação extraordinária de colaboradores autônomos. Nesta relação de prestação de serviços, o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) é gerado.
Assim como outros tipos de documentos digitais, a partir de uma plataforma de assinatura digital o RPA é autenticado, certificando a veracidade dos dados do colaborador, da empresa, dos valores da prestação contratada e dos tributos incidentes e recolhidos.
Assinatura Eletrônica para o setor de Logística é com a TOTVS
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta robusta de gestão e automatização de processos de assinatura digital de documentos (tipo A1 e A3), possibilitando uma significativa relevância estratégica para o setor de distribuição e logística.
Enquanto solução integrativa em uma única plataforma, o TOTVS Assinatura Eletrônica permite:
- o registro de diversas filiais e inclusão de usuários autenticados
- envio e gestão de documentos digitais, em sistemas de arquivamento inteligente
- simplificação dos processos de assinatura e hierarquização de signatários
- confirmação da assinatura em manifesto equipado com QR code e hash único
- acompanhamento do processo de assinatura em dashboard intuitivo
Estes fatores se expressam em uma maior celeridade nos processos, segurança no tratamento das informações, certificação com peso jurídico, potencial redução de custos e maior rastreabilidade dos documentos.
A partir da implementação do TOTVS Assinatura Eletrônica as empresas tornam-se mais eficientes em seus processos, promovendo uma maior dinamicidade em suas operações com o devido controle e segurança.
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Conclusão
Neste artigo exclusivo da TOTVS você aprendeu sobre o processo de assinatura eletrônica no setor logístico, conferindo os benefícios e vantagens das plataformas de assinatura digital de documentos.
Enquanto ferramentas especializadas, uma plataforma de assinatura eletrônica conta com recursos destinados ao acesso, validação e compartilhamento de informações via documentos digitais.
Portanto, permitindo maior celeridade aos processos, maior segurança jurídica, qualificando a governança corporativa no trato de documentos de natureza contratual, fiscal ou contábil de uma negócio.
A TOTVS, líder em tecnologia na América Latina, desenvolveu o TOTVS Assinatura Eletrônica: uma solução dedicada à certificação digital de documentos, em linha com as normas da LGPD e do padrão ICP-Brasil.
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