Com o grande volume de informações gerado atualmente, organizar documentos de forma eficiente é essencial para manter o fluxo de trabalho ágil, otimizado e seguro.
A digitalização facilitou esse processo, mas ainda demanda atenção aos detalhes para garantir um bom gerenciamento de documentos.
Na plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica, você tem recursos práticos à sua disposição para categorizar, armazenar e acessar arquivos com facilidade.
Continue a leitura para descobrir como organizar os documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica e torne a gestão de documentos mais intuitiva e produtiva no dia a dia do seu negócio.
Como organizar os documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica?
A plataforma de assinatura eletrônica da TOTVS foi desenvolvida não apenas para simplificar a assinatura de documentos na sua empresa, mas também para otimizar a gestão desses arquivos.
Por isso, o sistema tem um processo rápido e prático para o armazenamento de documentos no ambiente digital.
Isso permite uma organização mais funcional, facilita o acesso e ajuda a evitar problemas como a perda de informações ou até mesmo de prazos para assinar um documento.
Saiba como organizar os documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica com o passo a passo a seguir.
1º passo: crie uma nova pasta
Para começar a sua organização, o primeiro passo é criar uma nova pasta. Na página de documentos do TOTVS Assinatura Eletrônica, clique em “Nova pasta”, representado pelo ícone de pasta na parte superior da tela.
Ao fazer isso, uma nova janela se abrirá para que você possa configurar o nome dessa pasta. Depois de definir um nome para identificá-la, basta clicar em “Criar” para prosseguir.
2º passo: crie subpastas
Outra opção para categorizar seus arquivos e melhorar ainda mais a gestão de documentos, é criar subpastas.
Para fazer isso na plataforma da TOTVS, basta clicar em “Nova pasta” novamente, definir um nome para a subpasta e indicar a pasta principal no campo “Organizar pasta em”. Depois, clique em “Criar” para concluir o processo.
Vale destacar que a plataforma não permite excluir uma pasta principal com subpastas. Para que isso seja possível, você precisa seguir esses passos:
- Mova os arquivos das subpastas para outro local;
- Exclua as subpastas desejadas;
- Exclua a pasta principal.
3º passo: mova os arquivos
Para incluir arquivos nas pastas criadas, basta selecionar os documentos desejados e clicar em “Mover documentos”, opção localizada no menu superior, ao lado do ícone “Nova pasta”.
Na janela que se abrirá, selecione a pasta destino e clique em “Mover” para concluir a organização dos arquivos.
4º passo: acesse suas pastas
Para acessar as pastas criadas por você no TOTVS Assinatura Eletrônica, acesse o menu “Pastas”, localizado na lateral esquerda da tela.
Neste campo, você encontra as suas pastas e também pastas compartilhadas com outros usuários.
Para navegar entre as pastas e subpastas armazenadas no sistema, basta clicar sobre elas no menu disponível na parte superior, que apresenta o nome das pastas.
Vale destacar que você pode renomear e compartilhar as suas pastas sempre que necessário. Isso pode ser feito no menu que aparece ao clicar no nome da pasta.
Entenda como organizar os documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica na prática com o vídeo abaixo:
Conclusão
Manter seus documentos organizados na plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica é um passo fundamental para garantir eficiência, segurança e praticidade no dia a dia.
A possibilidade de estruturar pastas, categorizar arquivos e acessá-los de forma rápida otimiza o gerenciamento de informações e facilita a colaboração entre equipes.
Com as ferramentas da plataforma, você pode transformar a gestão de documentos em um processo simples e intuitivo, permitindo que sua empresa foque no que realmente importa: resultados e crescimento.
Para otimizar ainda mais essa gestão de arquivos, confira nosso conteúdo sobre documentos empresariais para conhecer os principais tipos e conferir dicas de como organizá-los.
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