Assinar, testemunhar ou validar um documento é importante pois essas ações conferem autenticidade, legitimidade e segurança jurídica aos termos acordados entre as partes envolvidas.
Se você sabe disso, pode ser que esteja agora com dúvida sobre como fazer isso no software da TOTVS. Afinal, como assinar, testemunhar ou validar um documento dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica?
É sobre isso que vamos falar hoje. Com apenas 4 passos, você vai saber exatamente como proceder essas ações de forma simples e rápida!
Como assinar, testemunhar ou validar um documento em 4 passos?
É muito simples assinar, testemunhar ou validar um documento no TOTVS Assinatura Eletrônica. Saiba como fazer isso em 4 passos!
1º passo: identificar os documentos pendentes
O primeiro passo é entrar na sua conta do TOTVS Assinatura Eletrônica. Fazendo isso, você vai encontrar a listagem com todos os documentos pendentes para a assinatura que o usuário faz parte. Eles vão estar em negrito com uma bolinha vermelha na frente do nome.
2º passo: clicar no documento para realizar a ação
Após clicar no documento, o usuário será direcionado para a tela de assinaturas onde o arquivo será exibido. Na tela na lateral direita, a aba “ações do documento” vai mostrar qual ação foi designada pelo autor para o destinatário realizar: assinar, testemunhar ou validar.
Quando a ação definida for assinar, pode ter sido definido uma descrição para a assinatura no campo papel na assinatura.
3º passo: concordar com os termos e atender os requisitos
É necessário declarar que concorda em realizar a assinatura do documento e atender todos os requisitos para assinar.
Os requisitos são dinâmicos de acordo com o que o autor do documento especificar.
Após atender todos os requisitos, basta clicar no botão de assinar, testemunhar ou validar um documento — afinal, depende da ação definida pelo autor para aquele destinatário.
4º passo: baixar o arquivo e o protocolo de assinatura
Ao baixar o documento assinado, o protocolo de assinatura será exibido na última página contendo os dados dos assinantes do documento, de acordo com o definido pelo autor e executado pelos destinatários.
Vale lembrar que os destinatários com ação “validar documento” não serão listados como assinantes no protocolo de assinaturas.
Na verdade, eles devem analisar se vão validar ou rejeitar a continuidade do fluxo de assinaturas do documento. Ou seja, não são parte da lista de signatários.
How To | Como assinar, testemunhar ou validar um documento #TOTVS_Assinatura_Eletrônica
Conclusão
O TOTVS Assinatura Eletrônica simplifica todo o processo de gestão de documentos, permitindo que assinaturas, testemunhos e validações sejam realizados com praticidade, segurança e total conformidade com os requisitos legais.
Ao seguir esses quatro passos, você garante que seus documentos tenham a devida formalização, promovendo confiança entre as partes e evitando problemas futuros. Além disso, o sistema facilita a rastreabilidade de ações e oferece protocolos claros que reforçam a segurança jurídica.
A TOTVS continua inovando para tornar os processos empresariais mais ágeis e eficientes. Não deixe de explorar as funcionalidades do TOTVS Assinatura Eletrônica e otimizar a gestão documental da sua empresa.
Com TOTVS, você está sempre um passo à frente!
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