Pagamento de fornecedores: saiba como organizar na empresa

O pagamento de fornecedores é uma obrigação comum a muitas empresas, pois faz parte da cadeia de operações que faz tudo funcionar normalmente. Desse modo, o cuidado com essa questão rotineira pode trazer vantagens importantes. 

A partir do pagamento em dia e do bom relacionamento com fornecedores, a empresa pode conseguir condições melhores e estabilidade no suprimento dos recursos para oferecer melhores produtos e otimizar seus recursos internamente.

Por isso, entender como organizar melhor esse pagamento é um ponto fundamental para a saúde financeira e continuidade no mercado. 

Ao longo deste conteúdo, vamos entender a importância de organizar os pagamentos de fornecedores e descobrir como a tecnologia pode simplificar esse processo.

Continue a leitura para conferir!

O que é pagamento de fornecedores?

O pagamento de fornecedores se refere ao ato de quitar as obrigações financeiras envolvendo bens ou serviços fornecidos por terceiros. 

Aqui, incluem-se empresas ou autônomos que fornecem produtos acabados, matéria-prima ou serviços como logística e transporte, por exemplo.

Essa operação segue prazos, valores e acordos geralmente preestabelecidos entre as partes envolvidas. 

Manter esses pagamentos em dia é fundamental para garantir o fluxo de suprimentos necessários para o funcionamento do negócio, assim como estabelecer relacionamentos comerciais saudáveis e preservar a integridade financeira da empresa.

Por que é importante organizar o pagamento de fornecedores?

Ao realizar um controle de pagamento de fornecedores efetivo, é possível evitar atrasos e custos extras com multas — que podem também desgastar a relação com a empresa fornecedora.

Os atrasos podem custar parcerias estratégicas ao seu negócio. Imagine, por exemplo, ficar sem as entregas de matéria-prima porque deixou de realizar o pagamento ao fornecedor.

Isso afetaria diretamente a produção, com impacto nas vendas e no financeiro da sua empresa.

Gerenciar bem os pagamentos, por sua vez, preserva a reputação da companhia no mercado, pois os fornecedores passam a enxergar a empresa como uma parceria confiável.

Os motivos para investir na organização de pagamentos vão muito além disso, se estendo a pontos como:

• Garantia de fluxo constante de suprimentos, sem interferências no ritmo de produção;
• Planejamento financeiro mais estratégico, que garante maior estabilidade à empresa;
• Gestão de fluxo de caixa mais eficiente, o que evita um desequilíbrio financeiro;
• Fortalecimento dos laços comerciais.

Como otimizar o pagamento de fornecedores?

O bom gerenciamento das contas a pagar e a receber está diretamente relacionado à saúde financeira do negócio. 

Nesse contexto, otimizar a gestão do pagamento de fornecedores ajuda a controlar o fluxo de caixa e adequar os prazos conforme as necessidades da empresa. Veja a seguir algumas dicas para isso.

Liste todas as contas da empresa

O primeiro passo para organizar a vida financeira da empresa é listar todas as contas, desde o aluguel até o valor pago para os fornecedores. 

Registre também quanto é preciso pagar para cada um deles e em quais datas. Além disso, é importante lembrar de criar uma lista separada para as contas a pagar e a receber.

Também procure centralizar as contas e utilize um sistema de gestão que faça o compartilhamento das informações para garantir que todos os membros terão o conhecimento das boas práticas a serem adotadas na empresa.

Diminua a inadimplência

Para evitar que a companhia fique sem dinheiro em caixa para pagar os fornecedores, é preciso que a taxa de inadimplência seja reduzida. Para isso, é necessário cobrar seus devedores. 

O contato com o consumidor deve ser cordial, pois, muitas vezes, ele pode apenas ter se esquecido do prazo de vencimento. Entretanto, é necessário que os clientes quitem os débitos para gerar entrada de recursos em caixa.

Atente-se ao fluxo de caixa

Para otimizar o pagamento de fornecedores, outra questão fundamental é manter um controle rigoroso do fluxo de caixa. 

Isso envolve monitorar entradas e saídas de recursos financeiros com regularidade, a fim de conseguir honrar compromissos sem comprometer a saúde financeira da empresa. 

A gestão eficiente do fluxo de caixa permite negociar prazos e condições de pagamento mais favoráveis com os fornecedores. Logo, é possível evitar atrasos que resultam em penalidades ou deterioração do relacionamento comercial. 

Além disso, o acompanhamento constante das finanças auxilia na identificação de oportunidades para antecipar pagamentos e obter descontos, otimizando os custos operacionais.

Estabeleça as formas de pagamento

Existem diferentes formas de pagamento de fornecedores, desde cartão de crédito até boleto bancário, e é importante definir qual será a escolhida para cada fornecedor.

Antes de mais nada, verifique com a empresa quais modalidades são aceitas e, com base nisso, avalie as condições mais favoráveis dentro da realidade do seu negócio.

Lembre-se de analisar a melhor data de pagamento para manter o fluxo das contas em dia e garantir uma organização estratégica para o fluxo de caixa. 

Considere também os descontos e prazos oferecidos pelo fornecedor nos diferentes meios de pagamento, pois alguns podem trabalhar com condições diferenciadas e mais atrativas para você. 

Defina prioridades

Para organizar as contas de forma estratégica, defina quais são as prioridades e crie uma hierarquia de acordo com as condições oferecidas por cada fornecedor.

Um parceiro que oferece um desconto significativo para pagamentos à vista, por exemplo, pode ser prioridade nessa modalidade de pagamento. Depois, você pode organizar outros pagamentos no cartão de crédito ou em datas diferentes.

Outro ponto importante é conciliar esses pagamentos com a quantia de dinheiro em caixa. Colocar contas fixas e essenciais, como luz e água, em débito automático para quitação nessas datas é uma ideia. 

Faça o agendamento dos pagamentos

Parte do planejamento financeiro consiste em agendar os pagamentos conforme sua data de vencimento, dando preferência para quitar primeiro as contas que oferecem desconto com antecedência ou que seja possível fazer uma negociação para obter esse benefício. 

Cuide para não se esquecer de nenhuma dívida, pois isso pode gerar juros e multas para a companhia. Outra dica é guardar o comprovante dos pagamentos junto ao boleto, possibilitando uma melhor organização. 

Tenha um bom relacionamento com os fornecedores

Imprevistos podem acontecer mesmo com todo o planejamento financeiro sendo feito. Por isso, é sempre importante cultivar um bom relacionamento com fornecedores – para que seja possível negociar com eles nesses casos.

É preciso estabelecer uma parceria para que a empresa possa sempre contar com a ajuda dos fornecedores e também ajudá-los sempre que necessário. 

Esse relacionamento poderá ser importante em diversas situações.

Faça a correta gestão de compras e controle o estoque

Gestão de compras e pagamentos de fornecedores caminham de mãos dadas, em prol da saúde financeira do seu negócio.

Isso porque sem um bom gerenciamento das compras, o orçamento pode ser prejudicado e, consequentemente, o pagamento das empresas fornecedoras.

Diante disso, é importante estabelecer alguns pontos para organizar as compras, como:

• Orçamento disponível definido para cada setor;
• Fechamento e renovação de contratos;
• Renegociação com parceiros;
• Quando cada compra é feita.

Dessa forma, você garante dinheiro em caixa para o pagamento de fornecedores e mantém os contratos bem gerenciados, evitando qualquer tipo de problema ou imprevisto por falta de atenção e de planejamento.

Conte com a tecnologia

A tecnologia pode ser uma grande aliada para manter em dia o pagamento de fornecedores, pois auxilia na organização e no controle financeiro da empresa.

Sistemas de gestão permitem automatizar processos repetitivos, acompanhar e autorizar pagamentos a distância, integrar dados de compras e pagamentos, além de emitir lembretes de vencimento e oferecer relatórios completos para análise financeira.

Ao adotar essas soluções tecnológicas, você simplifica a rotina de pagamentos da sua empresa, reduz erros e torna os processos mais rápidos, práticos e seguros.

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No contexto das soluções desenvolvidas para simplificar a gestão de pagamentos, a TOTVS Techfin reúne tecnologia e dados oferecendo serviços financeiros personalizados e competitivos.

Com ela, você garante mais opções para comprar os suprimentos necessários para a sua operação e ainda consegue melhores condições de pagamento para as despesas da empresa.

Isso porque a TOTVS Techfin permite a antecipação de recebíveis para aumentar o seu poder de compra ou ajudar naquele momento de aperto.

Além disso, a solução conta com o TOTVS Mais Prazo, que possibilita o parcelamento ou até mesmo a prorrogação do prazo dos boletos de seus fornecedores.

Tudo isso de forma 100% digital, livre de burocracias e com total segurança. 

Para planejar seu negócio com mais tranquilidade, é importante contar com uma solução especializada como a da TOTVS para ajudar a garantir dinheiro em caixa. 

Com a Techfin, suas rotinas podem ser digitais, em poucos cliques e sem burocracia.

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Conclusão

A organização dos pagamentos de fornecedores é um dos pilares para uma gestão financeira saudável em qualquer negócio.

Esse planejamento não apenas mantém a saúde financeira da empresa, como também fortalece o relacionamento com os fornecedores, evita multas e impulsiona a confiança dos clientes.

Por isso, definir uma política de pagamento de fornecedores faz a diferença no desenvolvimento da companhia. 

Nesse cenário, tecnologias como a TOTVS Techfin surgem como aliadas para transformar processos complexos em simplicidade, agilidade e praticidade.

Gostou desse conteúdo? Então aproveite para complementar a leitura com nosso conteúdo com dicas exclusivas para melhorar a saúde financeira do seu negócio.