DIRF: o que é, quem deve declarar, como entregar e prazos 2025

Entender o que é DIRF e qual seu prazo de entrega é essencial para fazer um bom gerenciamento das obrigações tributárias de qualquer negócio. Entretanto, a realidade é que nem todos estão totalmente familiarizados com essa obrigação acessória.

Na prática, é fácil entender e saber como funciona a DIRF 2025, prazos, como fazer a declaração e mais. Porém, é um tópico que exige bastante atenção.

Afinal, o cenário tributário brasileiro é complexo por natureza e, por isso, é necessário ficar atento às informações transmitidas e ao prazo.

Neste guia completo, abordaremos sobre o assunto e todos os detalhes necessários para os empresários que precisam fazer essa declaração. Vamos lá? 

Boa leitura!

O que é DIRF?

DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é uma obrigação que deve ser entregue pelas empresas e pessoas físicas para a Receita Federal. Nela, devem constar as informações a respeito dos pagamentos para pessoa física e jurídica que tiveram imposto de renda retido na fonte.

Essa obrigação tem como finalidade combater a sonegação fiscal. Para fazer essa fiscalização, a Receita Federal efetua o cruzamento das informações da DIRF com o Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. Caso seja encontrada qualquer disparidade, será preciso prestar esclarecimentos à Receita Federal.

Ela é importante para que a Receita Federal possa identificar possíveis fraudes tributárias. Desse modo, no caso da falta de entrega ou de omissões, a empresa pode sofrer penalidades.

A empresa que estiver irregular pode sofrer multa de 2% ao mês-calendário ou fração de até 20% sobre o montante de IR informado na DIRF.

Para pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e optantes pelo Simples Nacional, a multa mínima é R$ 200,00. Para todos os outros casos, o valor mínimo da multa é R$ 500,00.

Entretanto, os valores podem variar de acordo com a necessidade ou não de procedimento de ofício ou de entrega da declaração de prazo fixado em intimação.

Quem deve declarar a DIRF?

Todas as empresas que pagaram rendimentos em que houve a retenção do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) no ano-calendário anterior devem declarar a DIRF.

Também são obrigadas a enviar a declaração todas as empresas, independentemente de sua tributação: seja Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido.

A IN RFB N° 1990/20 detalha tudo sobre essa questão, que tal conferir a lista? Lembrando que, pelo ano-calendário ser 2024, o envio da DIRF 2025 deve ser feito por quem, em algum momento de 2024, se enquadrar nos seguintes cenários:

• pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram qualquer valor sobre o qual foi retido o IRRF, mesmo que em apenas um mês;
• estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil (inclusive as imunes e as isentas);
• pessoas jurídicas de direito público, inclusive o fundo especial a que se refere o art. 71 da Lei nº 4.320/64;
• filiais, sucursais ou representações de pessoas jurídicas com sede no exterior;
• empresas individuais;
• caixas, associações e organizações sindicais de empregados e empregadores;
• titulares de serviços notariais e de registro;
• condomínios edilícios;
• instituições administradoras ou intermediadoras de fundos ou clubes de investimentos;
• órgãos gestores de mão de obra do trabalho portuário.

Além disso, é preciso entregar a DIRF 2025, mesmo que não tenha retido IRRF em 2024, os seguintes casos:

• órgãos e entidades da Administração Pública Federal a que se referem os incisos do caput do art. 3º da IN RFC 1990/20 que efetuaram pagamento às entidades imunes ou isentas referidas nos incisos III e IV do art. 4º da IN RFB nº 1.234/12, pelo fornecimento de bens e serviços;
• candidatos a cargos eletivos, sejam titulares, vices e suplentes;
• pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no país que efetuaram pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior, de valores referentes:

• aplicações em fundos de investimento de conversão de débitos externos;
• royalties, serviços técnicos e de assistência técnica;
• juros e comissões em geral;
• juros sobre o capital próprio;
• a aluguel e arrendamento;
• a aplicações financeiras em fundos ou em entidades de investimento coletivo;
• a carteiras de valores mobiliários e mercados de renda fixa ou de renda variável;
• a fretes internacionais;
• a previdência complementar e Fundo de Aposentadoria Programada Individual (Fapi);
• a remuneração de direitos;
• obras audiovisuais, cinematográficas e videofônicas;
• a lucros e dividendos distribuídos;
• a cobertura de gastos pessoais, no exterior, de pessoas físicas residentes no País, em missões oficiais ou em viagens de turismo, negócios, serviço ou treinamento;
• aos rendimentos previstos no art. 1º do Decreto nº 6.761, de 5 de fevereiro de 2009, que tiveram a alíquota do imposto sobre a renda reduzida a 0% (zero por cento), exceto no caso dos rendimentos específicos a que se refere o § 4º do mesmo artigo; aos demais rendimentos considerados como rendas e proventos de qualquer natureza, na forma prevista na legislação específica; e
• pessoas físicas e jurídicas na condição de sócio ostensivo de Sociedade em Conta de Participação (SCP).

Quais rendimentos devem ser informados na Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte?

De acordo com o Manual DIRF 2024 elaborado pela Receita Federal, as pessoas físicas e jurídicas que se enquadram na declaração devem informar:

• os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país, inclusive os isentos e não tributáveis nas condições em que a legislação especifica;
• o valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
• o pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não tenha havido a retenção do imposto, inclusive nos casos de isenção ou alíquota zero;
• os pagamentos a planos de assistência à saúde – coletivo empresarial;
• os valores relativos a deduções, no caso de trabalho assalariado.

Novamente, para conferir a lista completa, recomendamos que você verifique a IN RFB N° 1990. Optamos por não fazê-lo pois pode prejudicar a sua leitura.

Qual o prazo de entrega da DIRF 2025?

A DIRF deve ser entregue em fevereiro, até o 29º dia do mês. O prazo para a entrega sempre será regulamentado, via instruções normativas. Neste ano, o prazo se encerrou no dia 28 de fevereiro de 2023.

No entanto, há algumas exceções para casos distintos, como acontece com declarações de Situação Especial de Pessoa Jurídica.

Ou seja, quando acontece extinção, ocorrida no ano-calendário de 2023, a empresa extinta deverá apresentar a DIRF 2025 relativa ao ano-calendário de 2024 até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento.

Exceto se o evento ocorrer no mês de janeiro de 2025, caso no qual a DIRF 2024 poderia ser apresentada até o último dia útil do mês de março de 2025.

E há condições diferenciadas para as declarações de Situação Especial de Pessoa Física.

Caso o declarante seja pessoa física e tenha saído definitivamente do Brasil no ano-calendário de 2024, a DIRF 2025 deve ser apresentada até a data de saída em caráter permanente ou, caso em caráter temporário, entregar dentro de 30 dias após completar 12 meses seguidos de ausência.

Como fazer a declaração da DIRF 2025?

Muitas dúvidas surgem quando falamos sobre como fazer imposto de renda ou como enviar a DIRF. Por isso, geralmente, quem cuida desse tipo de questão são profissionais especializados.

Mesmo assim, é importante saber como o processo é feito.Confira a seguir:

• A cada ano, a Receita Federal disponibiliza em seu site o PGD (Programa Gerador da Declaração);
• O programa deve ser baixado e preenchido manualmente, ou por meio de uma transferência de dados entre seu sistema de ERP;
• Em seguida, a transmissão do arquivo após validação deverá ser realizada pelo programa Receitanet mediante certificado digital, em que será emitido um recibo de entrega, que deve ser devidamente arquivado;
• Outro detalhe é que as pessoas jurídicas devem possuir certificação digital para fazer a declaração — exceto optantes pelo Simples Nacional;
• Assim como no caso dos documentos de imposto de renda, é preciso separar todas as informações para enviar a DIRF com antecedência. Organização é essencial quando se trata de assuntos como este.

Exemplo de declaração preenchida

Quando o assunto é o modelo da DIRF, existem diferentes telas que o declarante (ou o responsável por sua contabilidade) deve acessar.

Imagine que Marta é uma contadora que trabalha em uma empresa de consultoria e precisa preencher a DIRF para seus clientes. Para isso, ela deve seguir os seguintes passos:

1. Acessar o programa gerador da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte no site da Receita Federal e fazer o download da versão mais recente;
2. Abrir o programa e clicar em “Nova Declaração”;
3. Informar os dados da fonte pagadora, como CNPJ, nome, endereço, telefone e e-mail;
4. Clicar em “Beneficiários” e informar os dados dos beneficiários dos rendimentos, como CPF, nome, código do plano de saúde (se houver) e valores pagos ou retidos na fonte;
5. Repetir o processo para cada beneficiário, agrupando-os por tipo de rendimento (salários, aluguéis, royalties, entre outros);
6. Clicar em “Gravar Declaração” e escolher o local onde deseja salvar o arquivo;
7. Clicar em “Transmitir Declaração” e informar o certificado digital da fonte pagadora;
8. Aguardar a confirmação da transmissão e imprimir o recibo de entrega.

Esse é um exemplo prático de como Marta deve preencher a DIRF para seus clientes. Ela deve ficar atenta aos prazos e às regras estabelecidas pela Receita Federal para evitar multas ou inconsistências nas informações.

Dicas para evitar erros na emissão da sua Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

Agora que você sabe mais sobre a DIRF 2025, sua importância, qual a multa e como fazer, é hora de conhecer algumas dicas para não errar quando fazer a declaração!

Existem vários pontos que devem ser considerados, mas talvez o principal seja: conte com o auxílio de um especialista em contabilidade!

Esse profissional será o mais adequado para guiar você pelo processo — ou mesmo fazer a declaração, apenas pedindo os documentos a você.

Caso queira fazer a declaração, indicamos que preste muita atenção na hora de conduzir cada etapa, visto que omissões podem ser punidas com multas.

E lembre-se de que erros podem levar a retificações futuras.

Além disso, atente-se ao prazo.

Caso você esteja lendo este guia e busque informações sobre o DIRF 2025 (referente ao ano-calendário 2024), lembre-se de que normalmente o prazo de entrega é em fevereiro — mas continue de olho aqui ou nas Instruções Normativas.

Qual a diferença entre DIRF e DARF?

Apesar do nome semelhante, DIRF e DARF não são nem de perto a mesma coisa. Enquanto a primeira é uma declaração feita uma vez ao ano, a segunda é uma guia de recolhimento de impostos, contribuições e taxas diversas.

A DIRF, como explicamos, é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, que deve ser emitida pela fonte pagadora dos impostos (PF ou PJ) e tem como principal objetivo informar à Receita Federal sobre os valores pagos a funcionários e terceiros que incidiram o IRRF.

E o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) é um guia de recolhimento de impostos e taxas, sendo um dos principais instrumentos para o recolhimento de tributos à RFB.

Comparando por cima, é como se fosse um “boleto” da Receita Federal.

É por meio de uma DARF que as empresas pagam tributos como IRPF, IRPJ, PIS, COFINS, entre outros!

10 dúvidas frequentes sobre a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

Antes de finalizar o guia DIRF 2025, que tal conferir algumas respostas a dúvidas frequentes sobre o tema?

Ao longo do nosso conteúdo, exploramos ao máximo os principais quesitos da declaração, mas trata-se de uma burocracia com suas complexidades.

Sendo assim, resolvemos compilar todas as principais dúvidas “rápidas” sobre o assunto de diversas fontes: nossos leitores, clientes e também algumas perguntas comuns na internet.

Seguir a leitura pode lhe garantir um conhecimento extra na hora de fazer sua declaração. Vamos lá?

1. Como retificar DIRF?

Caso você encontre erros ou inconsistências na declaração enviada, é possível retificá-la (ou seja, realizar o envio de uma versão ajustada). O prazo para isso é de até 5 anos.

Você pode fazer isso pelo sistema em que a DIRF original foi criada (no caso de retificar a DIRF 2025, seria no PGD DIRF 2025) ou pode também restaurar a cópia de segurança.

Uma vez que faça isso, precisará assinalar no campo “Retificadora” a opção “Sim” e informar o número do recibo de entrega.

2. Como fazer download da DIRF 2025?

O download do Programa Gerador de Declaração (PGD) é feito diretamente no site da Receita Federal do Brasil.

Vale lembrar que, todo ano, uma nova versão do sistema é disponibilizada e é nela que essa operação deve ser feita.

Esse processo de download é bem simples, e a instalação é rápida.

Após aprovado, você tem acesso a um informe de rendimentos.

3. Como consultar o status da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte?

Após enviar a declaração, os seus dados passam por um processo de aprovação que consiste em algumas etapas. O acompanhamento do status da sua DIRF é feito pelo E-CAC Receita Federal.

As situações atribuídas são as seguintes:

• Em Processamento: declaração foi entregue e o processamento ainda está sendo realizado;
• Aceita: o processamento da declaração foi encerrado com sucesso;
• Rejeitada: durante o processamento da declaração foram detectados erros, e a declaração deve ser retificada;
• Retificada: a declaração foi substituída integralmente por outra.
• Cancelada: a declaração foi cancelada, encerrando todos os seus efeitos legais.

4. MEI entrega DIRF?

Pela regra, todas as empresas (mesmo optantes pelo Simples Nacional, como é o caso dos MEIs) que realizaram algum pagamento que incidiu o IRRF precisam declarar a DIRF. É o caso de MEIs com funcionários, por exemplo.

Ainda assim, recomendamos verificar com o seu contador para ter certeza de como prosseguir.

5. Como declarar na DIRF o código 8045?

O código da Receita 8045 pode ser utilizado em dois cenários, de acordo com a IN N° 1836/18:

Comissões e Corretagens Pagas a Pessoa Jurídica (art. 53 da Lei nº 7.450, de 1985)

Importâncias pagas ou creditadas por pessoa jurídica a outras pessoas jurídicas a título de comissões, corretagens, ou qualquer outra remuneração pela representação comercial ou pela mediação na realização de negócios civis e comerciais.

Serviços de Propaganda Prestados por Pessoa Jurídica (art. 53 da Lei nº 7.450, de 1985)

Importâncias pagas ou creditadas por pessoa jurídica a outras pessoas jurídicas pela prestação de serviços de propaganda e publicidade.

Para declarar esses rendimentos, você deve seguir os seguintes passos:

• Acesse o programa gerador da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte no site da Receita Federal e faça o download da versão mais recente;
• Abra o programa e selecione a opção “Nova Declaração”;
• Informe os dados cadastrais da fonte pagadora, como CNPJ, nome empresarial e regime tributário;
• Clique em “Beneficiários” e depois em “Incluir”;
• Informe os dados do beneficiário, como CPF, nome e endereço;
• Na aba “Rendimentos”, selecione o código 8045 e informe o valor total pago no ano-calendário, bem como as retenções de imposto de renda na fonte e de contribuição previdenciária;
• Repita o procedimento para cada beneficiário que recebeu rendimentos com o código 8045;
• Após incluir todos os beneficiários, clique em “Gravar” e depois em “Validar”;
• Se não houver erros, clique em “Transmitir” e informe o certificado digital da fonte pagadora;
• Guarde o recibo de entrega da declaração e o arquivo gerado pelo programa para eventuais consultas ou retificações.

6. Como declarar pagamento de aluguel na DIRF?

Pessoas físicas e jurídicas que realizaram pagamentos de aluguel ou arrendamentos a residentes domiciliados no exterior, mesmo que o IRRF não tenha sido retido, devem declará-los na DIRF.

Para isso, basta acessar a opção “Pagamentos Efetuados” no PGD e selecionar o código 70, para “Aluguéis de Imóveis”. Então, basta preencher os dados do locador e os valores pagos ao longo do ano-calendário em questão.

Esse valor não deve considerar IPTU, condomínio e demais despesas com o imóvel, apenas o aluguel.

7. Qual a multa para a declaração em atraso?

A multa para a declaração em atraso é de 2% ao mês-calendário ou fração de até 20% sobre o montante de imposto de renda informado na DIRF.

Para PFs, empresas inativas e ativas optantes pelo Simples Nacional a multa mínima é de R$ 200, para outros casos o valor mínimo é de R$ 500.

8. Como importar DIRF de matriz e filial?

Para empresas que possuem filiais, deve ser gerada uma única declaração com os beneficiários centralizados no CNPJ da matriz.

Desse modo, o próprio PGD substitui o CNPJ das filiais pelo CNPJ da matriz na geração da declaração. 

Assim, ao acessar o sistema com os dados da matriz, basta entrar na opção Diversos e DIRF-Informe para ela, gerando o arquivo dirf.txt. Após isso, faça o mesmo para as filiais.

Depois, novamente acesse o PGD com os dados da matriz e acesse o menu “Diversos”, então “DIRF-Informe” e entre na aba “Centralização”.

Nela, você vai notar uma seção de “Arquivo a ser importado”. Clique na lupa ao lado da barra de pesquisa e selecione os .txt da matriz e filiais, clique em “Importar” um a um.

Depois, basta escolher um local a ser exportado e exportar para gerar um único arquivo .txt.

9. Como recuperar recibo Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte?

Utilizando o computador que você transmitiu a declaração, você pode recuperar seu recibo, já que o arquivo é gravado no disco rígido.

Para tal, basta acessar o PGD com seus dados e seguir os passos que ensinamos acima, mas em vez de imprimir o comprovante, você seleciona a opção “Recibo”.

10. Como declarar distribuição de lucros ou dividendos na DIRF?

A distribuição de lucros, em si, não precisa ser informada na a declaração, caso seja inferior ao valor de R$ 28.559,70 no ano-calendário.

Caso seja superior, é necessário fazê-lo, informando o CPF do sócio e com o código 0561 (o mesmo para quem retém salário e pró-labore).

A importância de contar com a tecnologia nesse processo

Seja para pedir a restituição do imposto de renda, ou para fazer a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é sempre bom contar com a tecnologia.

Um sistema com funcionalidades voltadas à gestão contábil facilita muito o cumprimento de obrigações acessórias para as empresas.

Além disso, auxilia também no planejamento tributário e outros assuntos relacionados. Entenda mais sobre o diferencial de um software contábil para o seu negócio.

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Conclusão

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é uma das obrigações básicas que qualquer empresa que deseja se manter regular e evitar multa, está obrigada a realizar.

Esperamos que o nosso conteúdo tenha ajudado você a entender o assunto ao máximo: o conceito, qual a importância, quem é obrigado a entregar, quais informações devem ser informadas, como conduzir o processo e muito mais.

Além disso, explicamos todo o potencial dos ERPs da TOTVS, que podem simplificar a gestão do seu negócio, incluindo do setor fiscal, tributário e da contabilidade da operação.

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