Entender o que é a DIRF e os prazos de entrega é essencial para uma gestão eficaz das obrigações tributárias de qualquer negócio. No entanto, nem todos estão familiarizados com essa obrigação acessória.
Com a transição para o eSocial e a EFD-Reinf em 2025, torna-se ainda mais crucial compreender as novas regras e processos. Embora possa parecer complexo, a DIRF 2025 ainda segue diretrizes claras.
O cenário tributário brasileiro é notoriamente complexo, por isso, atenção às informações e prazos é fundamental.
Neste guia completo, exploraremos tudo o que você precisa saber sobre a DIRF 2025 e a transição para os novos sistemas.
Boa leitura!
O que é DIRF?
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é uma obrigação que deve ser entregue pelas empresas e pessoas físicas para a Receita Federal. Nela, devem constar as informações a respeito dos pagamentos para pessoa física e jurídica que tiveram imposto de renda retido na fonte.
Essa obrigação tem como finalidade combater a sonegação fiscal. Para fazer essa fiscalização, a Receita Federal efetua o cruzamento das informações da DIRF com o Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. Caso seja encontrada qualquer disparidade, será preciso prestar esclarecimentos à Receita Federal.
Ela é importante para que a Receita Federal possa identificar possíveis fraudes tributárias. Desse modo, no caso da falta de entrega ou de omissões, a empresa pode sofrer penalidades.
A empresa que estiver irregular pode sofrer multa de 2% ao mês-calendário ou fração de até 20% sobre o montante de IR informado na DIRF.
Para pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e optantes pelo Simples Nacional, a multa mínima é R$ 200,00. Para todos os outros casos, o valor mínimo da multa é R$ 500,00.
Entretanto, os valores podem variar de acordo com a necessidade ou não de procedimento de ofício ou de entrega da declaração de prazo fixado em intimação.
A DIRF será excluída em 2025?
Sim, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte será excluída oficialmente a partir de janeiro de 2025.
A Receita Federal anunciou que essa mudança visa simplificar as obrigações fiscais das empresas e modernizar o processo de declarações tributárias.
A exclusão desta declaração é parte de uma iniciativa maior para reduzir a burocracia e aumentar a eficiência na entrega das informações fiscais.
No entanto, as empresas ainda terão que cumprir com outras obrigações fiscais e utilizar novos sistemas que serão implementados a partir de 2025, como veremos a seguir.
O que irá substituir a DIRF a partir de 2025?
A partir de 2025, a DIRF será substituída pela Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) e pelo Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Esses sistemas foram desenvolvidos para proporcionar uma maior integração e eficiência na transmissão de dados fiscais e trabalhistas.
A EFD-Reinf e o eSocial permitirão uma maior precisão nas informações prestadas e facilitarão a fiscalização por parte da Receita Federal.
As empresas devem se preparar para essa transição e se familiarizar com os novos sistemas para garantir o cumprimento das novas exigências.
Entenda sobre o cronograma de transição com o fim da DIRF
A transição para os novos sistemas de escrituração digital começará em janeiro de 2025. A partir dessa data, todas as obrigações fiscais relacionadas a retenções serão encaminhadas exclusivamente pelo eSocial e pela EFD-Reinf.
O cronograma de transição prevê um período de adaptação para que as empresas possam ajustar seus processos internos e treinar suas equipes.
É importante que as empresas acompanhem as orientações e prazos definidos pela Receita Federal para garantir uma transição tranquila e evitar possíveis penalidades.
A preparação adequada durante o período de transição será crucial para o sucesso na adaptação aos novos sistemas.
Como preparar sua empresa para a transição da DIRF?
Com a exclusão da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte e a implementação de novos sistemas de escrituração fiscal a partir de 2025, é essencial que as empresas se preparem adequadamente para essa transição.
A adaptação para o eSocial e a EFD-Reinf requer um planejamento cuidadoso e ações concretas para garantir que todos os requisitos fiscais sejam atendidos sem dificuldades. Confira as principais:
Acompanhar mudanças das regras fiscais
Manter-se atualizado com as novas regulamentações e mudanças fiscais é essencial durante a transição para os novos sistemas.
Isso inclui acompanhar publicações da Receita Federal, participar de seminários e workshops, e consultar fontes confiáveis de informações fiscais.
Estar bem informado permite que sua empresa se adeque prontamente às exigências e evite penalidades por descumprimento.
Além disso, é importante entender os prazos e as obrigações específicas para garantir que todas as declarações sejam feitas corretamente e dentro do prazo estabelecido.
Capacitar a equipe
A capacitação da equipe é outro passo importante na preparação para a transição.
Treine seus funcionários para que estejam familiarizados com os novos sistemas de escrituração digital, como o eSocial e a EFD-Reinf.
Invista em cursos, workshops e treinamentos específicos sobre as novas ferramentas e procedimentos fiscais.
Se você tiver uma equipe bem preparada, ela será capaz de garantir a precisão e eficiência no cumprimento das novas obrigações fiscais, além de estar atualizada sobre as melhores práticas e mudanças nas regulamentações.
Revisar processos internos
A revisão de processos internos da empresa é uma etapa imprescindível na adaptação às novas exigências fiscais.
Por isso, analise e ajuste os procedimentos atuais de coleta e envio de informações fiscais para se alinhar com os requisitos do eSocial e da EFD-Reinf.
Isso inclui revisar a documentação, os fluxos de trabalho e a integração entre diferentes departamentos.
Uma revisão cuidadosa garante que todos os dados necessários sejam coletados e enviados corretamente, evitando erros e inconsistências que possam levar a penalidades ou complicações.
Investir na tecnologia
Por fim, a tecnologia será sua aliada para uma transição bem-sucedida para os novos sistemas de escrituração fiscal.
Implemente softwares e soluções que facilitem a coleta, integração e envio de dados fiscais ao eSocial e à EFD-Reinf.
Sistemas automatizados podem reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para cumprir as obrigações fiscais, além de aumentar a precisão das informações prestadas.
Quem deve declarar a DIRF em 2025 ainda?
Todas as empresas que pagaram rendimentos em que houve a retenção do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) no ano-calendário anterior devem declarar a DIRF em 2025.
Também são obrigadas a enviar a declaração todas as empresas, independentemente de sua tributação: seja Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido.
A IN RFB N° 1990/20 detalha tudo sobre essa questão, que tal conferir a lista? Lembrando que, pelo ano-calendário ser 2024, o envio da DIRF 2025 deve ser feito por quem, em algum momento de 2024, se enquadrar nos seguintes cenários:
- Pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram qualquer valor sobre o qual foi retido o IRRF, mesmo que em apenas um mês;
- Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil (inclusive as imunes e as isentas);
- Pessoas jurídicas de direito público, inclusive o fundo especial a que se refere o art. 71 da Lei nº 4.320/64;
- Filiais, sucursais ou representações de pessoas jurídicas com sede no exterior;
- Empresas individuais;
- Caixas, associações e organizações sindicais de empregados e empregadores;
- Titulares de serviços notariais e de registro;
- Condomínios edilícios;
- Instituições administradoras ou intermediadoras de fundos ou clubes de investimentos;
- Órgãos gestores de mão de obra do trabalho portuário.
Além disso, é preciso entregar a DIRF 2025, mesmo que não tenha retido IRRF em 2024, os seguintes casos:
- Órgãos e entidades da Administração Pública Federal a que se referem os incisos do caput do art. 3º da IN RFC 1990/20 que efetuaram pagamento às entidades imunes ou isentas referidas nos incisos III e IV do art. 4º da IN RFB nº 1.234/12, pelo fornecimento de bens e serviços;
- Candidatos a cargos eletivos, sejam titulares, vices e suplentes;
- Pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no país que efetuaram pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior, de valores referentes a:
- Aplicações em fundos de investimento de conversão de débitos externos.
- Royalties, serviços técnicos e assistência técnica.
- Juros e comissões em geral.
- Juros sobre o capital próprio.
- Aluguel e arrendamento.
- Aplicações financeiras em fundos ou entidades de investimento coletivo.
- Carteiras de valores mobiliários e mercados de renda fixa ou variável.
- Fretes internacionais.
- Previdência complementar e Fundo de Aposentadoria Programada Individual (Fapi).
- Remuneração de direitos.
- Obras audiovisuais, cinematográficas e videofônicas.
- Lucros e dividendos distribuídos.
- Cobertura de gastos pessoais no exterior de pessoas físicas residentes no Brasil em missões oficiais ou em viagens de turismo, negócios, serviço ou treinamento.
- Rendimentos previstos no art. 1º do Decreto nº 6.761, de 5 de fevereiro de 2009, com alíquota reduzida a 0%, exceto rendimentos específicos mencionados no § 4º do mesmo artigo.
- Demais rendimentos considerados como rendas e proventos de qualquer natureza, conforme legislação específica.
- Pessoas físicas e jurídicas na condição de sócio ostensivo de Sociedade em Conta de Participação (SCP).
Quais rendimentos devem ser informados na Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte?
De acordo com o Manual DIRF elaborado pela Receita Federal, as pessoas físicas e jurídicas que se enquadram na declaração devem informar:
- Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país, inclusive os isentos e não tributáveis nas condições em que a legislação específica;
- O valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
- O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não tenha havido a retenção do imposto, inclusive nos casos de isenção ou alíquota zero;
- Os pagamentos a planos de assistência à saúde – coletivo empresarial;
- Os valores relativos a deduções, no caso de trabalho assalariado.
Novamente, para conferir a lista completa, recomendamos que você verifique a IN RFB N° 1990. Optamos por não fazê-lo pois pode prejudicar a sua leitura.
Qual o prazo de entrega da DIRF 2025?
A DIRF deve ser entregue até o dia 28 de fevereiro de 2025, às 23h59, por meio do programa gerador da DIRF (PGD DIRF 2025), disponível para download no site da Receita Federal. O prazo para a entrega será sempre regulamentado via instruções normativas.
No entanto, existem algumas exceções para casos especiais, como as declarações de Situação Especial de Pessoa Jurídica.
Por exemplo, quando ocorre a extinção da empresa no ano-calendário de 2024, a empresa extinta deve apresentar a DIRF 2025 relativa ao ano-calendário de 2024 até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento.
Se a extinção ocorrer em janeiro de 2025, a DIRF 2025 pode ser apresentada até o último dia útil de março de 2025.
Para declarações de Situação Especial de Pessoa Física, se o declarante sair definitivamente do Brasil no ano-calendário de 2024, a DIRF 2025 deve ser apresentada até a data de saída em caráter permanente ou, em caso de saída temporária, dentro de 30 dias após completar 12 meses seguidos de ausência.
Como fazer a declaração da DIRF 2025?
Muitas dúvidas surgem quando falamos sobre como fazer imposto de renda ou como enviar a DIRF. Por isso, geralmente, quem cuida desse tipo de questão são profissionais especializados.
Mesmo assim, é importante saber como o processo é feito.Confira a seguir:
- A cada ano, a Receita Federal disponibiliza em seu site o PGD (Programa Gerador da Declaração);
- O programa deve ser baixado e preenchido manualmente, ou por meio de uma transferência de dados entre seu sistema de ERP;
- Em seguida, a transmissão do arquivo após validação deverá ser realizada pelo programa Receitanet mediante certificado digital, em que será emitido um recibo de entrega, que deve ser devidamente arquivado;
- Outro detalhe é que as pessoas jurídicas devem possuir certificação digital para fazer a declaração — exceto optantes pelo Simples Nacional;
- Assim como no caso dos documentos de imposto de renda, é preciso separar todas as informações para enviar a DIRF com antecedência. Organização é essencial quando se trata de assuntos como este.
Exemplo de declaração preenchida
Quando o assunto é o modelo da DIRF, existem diferentes telas que o declarante (ou o responsável por sua contabilidade) deve acessar.
Imagine que Marta é uma contadora que trabalha em uma empresa de consultoria e precisa preencher a DIRF para seus clientes. Para isso, ela deve seguir os seguintes passos:
- Acessar o programa gerador da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte no site da Receita Federal e fazer o download da versão mais recente;
- Abrir o programa e clicar em “Nova Declaração”;
- Informar os dados da fonte pagadora, como CNPJ, nome, endereço, telefone e e-mail;
- Clicar em “Beneficiários” e informar os dados dos beneficiários dos rendimentos, como CPF, nome, código do plano de saúde (se houver) e valores pagos ou retidos na fonte;
- Repetir o processo para cada beneficiário, agrupando-os por tipo de rendimento (salários, aluguéis, royalties, entre outros);
- Clicar em “Gravar Declaração” e escolher o local onde deseja salvar o arquivo;
- Clicar em “Transmitir Declaração” e informar o certificado digital da fonte pagadora;
- Aguardar a confirmação da transmissão e imprimir o recibo de entrega.
Esse é um exemplo prático de como Marta deve preencher a DIRF para seus clientes. Ela deve ficar atenta aos prazos e às regras estabelecidas pela Receita Federal para evitar multas ou inconsistências nas informações.
Dicas para evitar erros na emissão da sua Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
Agora que você sabe mais sobre a DIRF 2025, sua importância, qual a multa e como fazer, é hora de conhecer algumas dicas para não errar quando fazer a declaração!
Existem vários pontos que devem ser considerados, mas talvez o principal seja: conte com o auxílio de um especialista em contabilidade!
Esse profissional será o mais adequado para guiar você pelo processo — ou mesmo fazer a declaração, apenas pedindo os documentos a você.
Caso queira fazer a declaração, indicamos que preste muita atenção na hora de conduzir cada etapa, visto que omissões podem ser punidas com multas.
E lembre-se de que erros podem levar a retificações futuras.
Além disso, atente-se ao prazo.
Caso você esteja lendo este guia e busque informações sobre o DIRF 2025 (referente ao ano-calendário 2024), lembre-se de que normalmente o prazo de entrega é em fevereiro — mas continue de olho aqui ou nas Instruções Normativas.
A importância de contar com a tecnologia nesse processo
Seja para pedir a restituição do imposto de renda ou para cumprir com as novas obrigações de escrituração digital, como o eSocial e a EFD-Reinf, contar com a tecnologia é essencial.
Um sistema com funcionalidades voltadas à gestão contábil facilita muito o cumprimento de obrigações acessórias para as empresas.
Além disso, auxilia também no planejamento tributário e em outros assuntos relacionados. Com a transição para os novos sistemas em 2025, investir em tecnologia não é mais uma opção, mas uma necessidade.
Entenda mais sobre o diferencial de um software contábil para o seu negócio.
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Conclusão
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) sempre foi uma obrigação básica para qualquer empresa que deseja se manter regular e evitar multas.
Com a transição para o eSocial e a EFD-Reinf em 2025, a forma de cumprir com essas obrigações está mudando, mas a importância de se manter em conformidade continua a mesma.
Esperamos que o nosso conteúdo tenha ajudado você a entender o novo cenário: o conceito, a importância, quem é obrigado a entregar, quais informações devem ser informadas, como conduzir o processo e muito mais.
Além disso, explicamos todo o potencial dos ERPs da TOTVS, que podem simplificar a gestão do seu negócio, incluindo o setor fiscal, tributário e contábil.
E antes de finalizar, que tal continuar sua jornada de aprendizado, conferindo tudo sobre planejamento tributário e sua importância?
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