Qualificação cadastral do eSocial: o que é e como fazer?

A qualificação cadastral do eSocial é um procedimento importante para assegurar que os dados dos trabalhadores estejam alinhados às bases do governo, como CPF e CNIS. 

Esse processo verifica a consistência das informações, prevenindo erros que possam comprometer o envio das obrigações trabalhistas e previdenciárias. 

Empresas que realizam essa validação garantem conformidade, evitam rejeições e protegem-se contra problemas futuros. 

Neste artigo, você entenderá o que é a qualificação cadastral do eSocial, por que ela é indispensável e encontrará um guia prático para executá-la de forma eficiente e segura.

O que é qualificação cadastral?

A qualificação cadastral é um procedimento dentro do eSocial que garante que os dados dos trabalhadores estejam corretos e consistentes em todas as bases de informações governamentais e empresariais.

Esse processo visa validar e regularizar o cadastro profissional, assegurando que informações como o CPF (Cadastro de Pessoa Física) e o NIS (Número de Inscrição Social) estejam em conformidade com os registros oficiais.

Ao realizar a consulta de qualificação cadastral, o empregador insere os dados do trabalhador, como CPF e Número de Inscrição Social (NIS), no sistema do eSocial. 

Caso sejam detectadas divergências, o sistema não apenas identifica os erros, mas também fornece orientações claras sobre como corrigi-los. 

Dessa forma, evitam-se problemas futuros no envio de obrigações trabalhistas e previdenciárias, garantindo que o cadastro esteja em conformidade com os requisitos legais.

Percebe como essa validação é fundamental para evitar inconsistências que possam causar rejeições nos eventos enviados ao eSocial? 

Ela otimiza a gestão de informações e promove maior confiabilidade e transparência nos processos administrativos.

Vamos ver, então, como funciona essa qualificação.

Como funciona a qualificação cadastral?

A qualificação cadastral do eSocial funciona como um mecanismo de validação das informações dos trabalhadores, comparando os dados fornecidos pela empresa com os registros oficiais do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais). 

Esse processo ocorre em etapas:

1. Inserção de dados no sistema: o empregador deve acessar a plataforma de qualificação cadastral do eSocial e inserir as informações básicas do trabalhador, como CPF, NIS e nome completo.
2. Validação cruzada: o sistema verifica se os dados fornecidos pela empresa coincidem com as bases governamentais. Qualquer divergência, como erro de digitação, informações desatualizadas ou inconsistências, será identificada.
3. Apresentação de resultados: caso os dados estejam corretos, a qualificação será aprovada, permitindo que os eventos relacionados ao trabalhador sejam enviados ao eSocial. Se houver inconsistências, o sistema fornecerá detalhes sobre os problemas encontrados e orientará o empregador sobre como corrigi-los.

Esse procedimento deve ser realizado antes do envio de qualquer evento ao eSocial. Afinal, as informações presentes no sistema da empresa serão comparadas com as informações contidas pelo próprio eSocial. 

Portanto, se houver divergências, o evento será automaticamente rejeitado.

Vale lembrar que o eSocial é uma iniciativa do governo que visa unificar toda a documentação fiscal, previdenciária e também trabalhista da empresa. 

Assim como o SPED Fiscal, tem como objetivo diminuir a burocracia das obrigações de cada corporação. Com isso, estima-se que haverá menos evasões, fraudes, entre outros problemas.

Mudanças na qualificação cadastral

Em 2023, a qualificação cadastral no eSocial passou por ajustes importantes para otimizar a validação de dados e simplificar os processos. 

Uma das mudanças mais significativas foi a decisão do INSS, em maio, de limitar o processamento de arquivos na modalidade em lote. 

Agora, apenas três arquivos distintos enviados por dia são processados por empregador, sempre no período noturno. 

Essa medida visa melhorar a eficiência do sistema, evitando sobrecargas.

Além disso, o eSocial foi simplificado para eliminar a obrigatoriedade do Número de Identificação Social (NIS) nos eventos, concentrando a validação exclusivamente no CPF. 

Apesar disso, a qualificação cadastral continua essencial, especialmente para identificar inconsistências no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) de trabalhadores com vínculos anteriores ao eSocial.

Outros pontos importantes incluem:

• A qualificação cadastral deve ser realizada apenas para trabalhadores em processo de admissão, não sendo necessária para toda a base de folha de pagamento;
• Consultas online são recomendadas para um número pequeno de trabalhadores, pois oferecem resultados mais rápidos e evitam sobrecarga na modalidade em lote;
• Para trabalhadores sem NIS, a consulta agora permite o uso de um NIS padrão (13333333332), validando os dados apenas na base do CPF, tanto na consulta online quanto em lote.

Essas mudanças simplificam o processo e reduzem inconsistências, garantindo maior confiabilidade no envio de eventos e no cumprimento das obrigações legais.

Quem precisa fazer a qualificação cadastral do eSocial?

A qualificação cadastral do eSocial é indispensável para empregadores e trabalhadores envolvidos em processos de admissão ou regularização de vínculos trabalhistas. 

Empresas devem realizar a qualificação especialmente para novos funcionários, garantindo que os dados informados ao eSocial estejam consistentes com as bases do CPF e do CNIS.

Embora o trabalhador possa realizar a consulta e corrigir eventuais inconsistências diretamente, essa tarefa geralmente recai sobre o profissional responsável pela admissão e registro na empresa. 

Soluções de admissão digital também podem automatizar essa etapa, verificando os dados e fornecendo orientações para correção em caso de divergências.

Além disso, a qualificação é especialmente relevante para trabalhadores que possuem histórico de vínculos anteriores ao eSocial ou para aqueles cujo vínculo pode apresentar inconsistências, como servidores públicos. 

Assim, o processo garante a regularização cadastral e evita rejeições no envio de eventos ao sistema.

Como tirar a qualificação cadastral?

A consulta de qualificação cadastral é uma ferramenta disponibilizada pela Receita Federal para que esse procedimento seja feito de maneira segura e eficiente. 

Ela permite a verificação das informações do colaborador da empresa para saber se o cadastro do mesmo está correto.

Com essa ferramenta também é possível identificar inconsistências. Desse modo, a empresa pode corrigir os dados antes de iniciar todo o processo com o eSocial do colaborador. 

Outro detalhe importante é que a pesquisa de qualificação cadastral pode ser feita de dois modos:

Em lote

A opção de consulta de qualificação cadastral em lote permite que faça o envio dos dados de muitos colaboradores em um arquivo de texto. 

É importante lembrar da limitação implementada em maio de 2023 que restringe o processamento de até três arquivos por dia por empregador, ok?

A partir daí, há um prazo de 48 horas para essas informações serem conferidas pela Receita Federal. 

Existe um layout indicado pelo portal do eSocial que deve ser seguido caso essa opção seja escolhida pela empresa.

Fique sempre atento ao portal do eSocial para verificar se há mudanças no formato ou nos prazos de processamento.

Web

Já a consulta de qualificação cadastral online web é mais recomendada para as organizações que possuem um número menor de funcionários. 

Aqui, basta preencher um formulário individual com as informações de cada colaborador. 

Por isso, é uma opção simplificada e de uso imediato.

Feito isso, independentemente de qual tenha sido o modo escolhido, é importante que a empresa se certifique de imprimir e arquivar o comprovante de qualificação cadastral.

Como consultar a qualificação cadastral?

A consulta de qualificação cadastral online é um processo simples, realizado diretamente no portal do eSocial. 

A seguir, veja o passo a passo detalhado para garantir que as informações sejam verificadas de forma correta e eficiente:

1. Acesse o portal do eSocial: entre no site oficial do eSocial (www.gov.br/esocial). Localize a opção “Consulta Qualificação Cadastral”, que pode ser acessada tanto para consultas individuais quanto em lote;
2. Escolha o modo de consulta: você pode optar pela consulta online (para verificar os dados de um trabalhador por vez) ou pela consulta em lote (para empresas com muitos trabalhadores);
3. Preencha os dados necessários: você deverá inserir as informações do trabalhador, tais como nome completo, data de nascimento, CPF e NIS (PIS/PASEP/NIT);
4. Submeta à consulta: clique em “Consultar” após preencher os dados. Para consultas em lote, faça o upload do arquivo no formato exigido. Lembre-se de que, conforme as mudanças de 2023, apenas três arquivos por dia serão processados.
5. Analise os resultados: o sistema apresentará o resultado da validação de cada dado inserido. Caso os dados estejam consistentes, a consulta será aprovada. Em caso de divergências, o sistema fornecerá detalhes sobre os erros encontrados e orientações para a correção.
6. Documente o resultado (opcional): embora não seja gerado um documento oficial, você pode capturar a tela ou salvar o resultado exibido no portal para fins de comprovação e arquivamento interno.

O que fazer em caso de divergências?

Durante a qualificação cadastral do eSocial, podem surgir divergências entre os dados fornecidos pela empresa e aqueles registrados nas bases do CPF e CNIS. 

Essas inconsistências devem ser resolvidas antes do envio dos eventos para evitar rejeições no sistema. 

Entre as divergências mais comuns está o nome do trabalhador, que pode apresentar erros de grafia, ausência de sobrenomes ou diferenças em relação ao registro oficial no CPF. 

Nesse caso, o trabalhador deve procurar a Receita Federal para corrigir o dado, enquanto a empresa ajusta o cadastro interno após a regularização.

Outro problema frequente envolve a data de nascimento, que pode estar registrada de forma diferente no CPF ou CNIS. O trabalhador precisa confirmar essa informação nos documentos oficiais e solicitar a correção no órgão responsável, caso necessário. 

Já em relação ao CPF, divergências como números inválidos ou cadastros irregulares devem ser resolvidas diretamente com a Receita Federal, que é a entidade responsável por esse registro.

Para inconsistências relacionadas ao NIS, como duplicidade ou informações desatualizadas, o trabalhador deve procurar a Caixa Econômica Federal ou o Banco do Brasil, dependendo de onde o benefício foi registrado originalmente. 

Apesar de o eSocial Simplificado validar os dados principalmente com base no CPF, a regularização do NIS pode ser necessária em outros contextos, como concessão de benefícios.

Quando há problemas no histórico de vínculos trabalhistas, especialmente para trabalhadores com vínculos antigos, o trabalhador deve verificar seus dados no portal Meu INSS ou comparecer a uma agência do INSS para corrigir as informações. 

Após a regularização, a empresa deve garantir que os dados estejam devidamente atualizados no sistema interno, assegurando a consistência das informações enviadas ao eSocial.

Ao identificar qualquer divergência, é essencial agir rapidamente, orientar o trabalhador sobre os passos necessários e acompanhar o processo de regularização. Assim, evita-se a rejeição dos eventos no eSocial e assegura-se a conformidade com as exigências legais.

Qual a importância do eSocial?

O eSocial é obrigatório para as empresas de todos os segmentos e portes, portanto é essencial que as companhias estejam atentas e enviem corretamente dentro do prazo os dados dos colaboradores, devendo também observar os prazos para o envio dos eventos, conforme cronograma.

Visto que o eSocial tem o objetivo de padronizar e unificar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, a utilização desse recurso, pode trazer alguns benefícios importantes para o negócio. Veja:

Controle de dados

Por ser necessário manter as informações dos colaboradores organizadas para o eSocial, o gestor possui mais controle sobre esses dados. Isso faz com que a rotina de trabalho do RH seja mais otimizada e prática.

Cálculos trabalhistas

Outra vantagem é poder acessar toda a ficha funcional dos profissionais e verificar como está a situação deles na empresa. Com isso, os cálculos trabalhistas poderão ser mais precisos em relação aos vencimentos e benefícios.

Aumento da transparência

O eSocial também proporciona mais transparência em relação às informações prestadas pelas empresas. Isso ajuda a identificar e diferenciar as companhias que estão ou não em conformidade com a legislação.

Garantia dos direitos trabalhistas

Um dos pontos principais do eSocial é a garantia dos direitos trabalhistas por meio do controle em relação ao cumprimento das obrigações. Desse modo, a empresa corre menos riscos de sofrer uma ação judicial de cobrança.

Como a tecnologia pode ajudar na qualificação cadastral?

A tecnologia tem sido uma aliada indispensável na modernização de processos corporativos, e a qualificação cadastral não é exceção. 

O próprio eSocial é um exemplo claro de como os avanços tecnológicos simplificam a gestão das obrigações trabalhistas. 

Para acompanhar essa transformação, as empresas também precisam investir em soluções que aumentem a eficiência e reduzam os riscos de erros.

Um sistema de gestão empresarial, por exemplo, oferece muito mais do que organização; ele centraliza e automatiza processos essenciais. 

Ferramentas avançadas, como os sistemas de gestão fiscal da TOTVS, ajudam as empresas a automatizar e otimizar processos relacionados à qualificação cadastral e demais obrigações do eSocial, oferecendo soluções práticas e seguras para evitar erros e melhorar a eficiência. 

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Conclusão

A qualificação cadastral do eSocial é mais do que uma obrigação legal; é uma ferramenta estratégica para manter a organização alinhada às bases governamentais e evitar rejeições ou penalidades. 

Entender o processo, desde o que é qualificação cadastral até como resolver possíveis divergências, é essencial para uma gestão eficiente dos dados dos colaboradores. 

Além disso, a implementação de mudanças recentes, como a limitação de processamento de arquivos em lote, reforça a necessidade de acompanhamento contínuo das atualizações do eSocial.

Manter-se em conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária é um passo crucial para garantir direitos, melhorar o controle interno e aumentar a transparência empresarial. 

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