SPED Fiscal: o que é, quem deve emitir e como evitar erros

Quando o assunto é burocracia para o empreendedor, o Brasil costuma se destacar. No entanto, há iniciativas que visam driblar esses impeditivos contábeis, como é o caso do SPED Fiscal!

Você sabe o que é o Projeto SPED e o que sua empresa precisa fazer para entregá-lo, sem erros que comprometam a relação da sua organização com o fisco brasileiro?

Neste blogpost, desenvolvemos um guia completo sobre o tema, com intuito de esclarecer tudo sobre esse processo, como funciona e quais erros você deve evitar.

E ainda preparamos uma dica especial de tecnologia que pode resolver todos os problemas das escriturações fiscais e contábeis.

Então continue a leitura para seguir aprendendo sobre SPED Fiscal!

O que é o SPED Fiscal? 

O SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital), também chamado de EFD (Escrituração Fiscal Digital), reúne as informações sobre ICMS e IPI que são transmitidas pelas empresas ao Fisco.

É, portanto, um módulo previsto para contribuintes do ICMS ou IPI que digitaliza todas as informações de interesse do fisco.

Esse projeto da Receita Federal foi instituído pelo Decreto nº 6.022/2007 com o objetivo de modernizar a administração tributária por meio da digitalização dos documentos fiscais e contábeis. 

Ao entregar a Escrituração Fiscal Digital, a empresa substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:

• I – Livro Registro de Entradas;
• II – Livro Registro de Saídas;
• III – Livro Registro de Inventário;
• IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
• V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
• VI – documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Além de promover maior eficiência e controle na fiscalização, o sistema facilita o cumprimento das obrigações fiscais, reduzindo a burocracia e o tempo gasto pelas empresas no processo de escrituração. 

Ao utilizar o SPED, as organizações podem automatizar essas tarefas, evitando erros e otimizando seus processos internos com o auxílio de sistemas ERP​​.

Como funciona o SPED Fiscal?

A primeira ação é preencher a declaração EFD ICMS/IPI. 

Nela, concentram-se todos os dados referentes às operações e prestações praticadas pela sua empresa em determinado período apurado.

Trata-se de toda escrituração de documentos fiscais, registros de apuração de impostos e demais dados que possam interessar ao fiscal do estado e também à Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Entre as escriturações que fazem parte do módulo fiscal do SPED, temos:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• Escrituração Contábil Digital (ECD).

No caso exclusivo deste módulo, algumas informações únicas devem ser sempre informadas, como:

• Estoque/inventário;
• Apuração de impostos;
• Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores;
• Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou e saiu);
• Informações específicas de alguns setores;
• Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços em geral com ICMS);
• CIAP – Controle de Crédito de ICMS (como as máquinas empregadas na produção que geraram crédito para a organização);

O segundo passo é gerar o arquivo — que segue o formato txt — e validá-lo por meio do PVA SPED Fiscal. 

Não sabe o que é? Trata-se do Programa Validador e Assinador. Esse programa deve estar integrado ao seu ERP!

Após a validação, o documento precisa então ser assinado utilizando um certificado digital.

Para entender mais, a Receita Federal criou um Guia Prático EFD ICMS/IPI para que você possa consultar quando necessário.

Como você pode ver, apesar de toda complexidade, na prática o funcionamento do SPED Fiscal é bastante intuitivo.

Vale lembrar que o envio da escrituração para comprovar recolhimento de IPI e ICMS é realizado todo mês. Porém, o prazo em si é determinado pela legislação de cada estado.

Outro ponto que demanda atenção é sua obrigatoriedade.

Quem é obrigado a entregar o SPED Fiscal?

A entrega do SPED Fiscal é obrigatória para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI.

Existem empresas aptas para a entrega que podem ser dispensadas da obrigação em caso de exceção concedida pelo fisco do estado do contribuinte ou pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Para as empresas que se encaixam na obrigação, a Sefaz do estado costuma dividir seu perfil em 3 categorias:

• Perfil “A”: determina a apresentação dos registros de forma mais detalhada;
• Perfil “B”: trata as informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal);
• Perfil “C”: implementado a partir de 01/01/2013, é utilizado para a apresentação de escriturações mais simplificadas

Você também pode acessar o portal Consulta Contribuinte para visualizar em qual categoria sua empresa se encaixa.

E quais empresas são dispensadas da entrega do SPED?

Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, a não ser por algumas exceções, também não precisam entregar o módulo fiscal do SPED, conforme Lei Complementar 123/06.

No entanto, é importante que essas empresas acompanhem constantemente as mudanças na legislação, pois alterações podem ocorrer. 

Manter-se atualizado com as regras fiscais é essencial para evitar penalidades, sendo que o uso de um software de gestão pode auxiliar nesse processo, garantindo conformidade às novas exigências legais.

Quais são as vantagens do SPED Fiscal?

A criação e posterior implementação do SPED Fiscal trouxe avanços significativos e incontáveis vantagens para as empresas.

Entre os principais, podemos destacar:

Eliminação de papel

O SPED possibilitou a adoção de uma política paperless, tanto para empresas como para o governo.

Eram pelo menos 5 livros que a empresa deveria entregar apenas para que todas as informações fiscais estivessem com o fisco, todo mês.

Se a sua empresa não viveu isso, pare e pense na quantidade de papel que um processo assim exigia.

Processo mais ágil

Com o módulo fiscal do SPED, o processo de download do arquivo, preenchimento e envio ao PVA pode levar entre 2 e 3 horas. Um grande avanço, certo?

Continue pensando no processo antigo: você ou um representante deveria se deslocar até a Receita Federal entender quais documentos deveriam entregar. Após isso, seria necessário preparar a papelada e, novamente, levar para o órgão.

A validação era outro ponto de atenção, pois levava semanas até ser concretizada. Não mais.

Aumento da produtividade

Naturalmente, um dos benefícios mais importantes disso tudo é o aumento da produtividade empresarial.

Seu setor financeiro e a contabilidade trabalham de maneira mais organizada e, principalmente, integrada.

Afinal, as informações precisam estar padronizadas para o envio posterior.

É algo que contribui para um melhor controle dos dados de faturamento, vendas e estoque. De um ponto de vista amplo, é algo que contribui para a própria gestão do negócio.

Outro ponto é que o SPED reduz a chance de erros involuntários e manuais.

Com a digitalização do sistema, todas as notas fiscais e declarações são compartilhadas virtualmente (bem como são emitidas, em sua maioria).

Desse modo, reduz-se o risco das organizações sofrerem com multas ou sanções.

Redução de custos com armazenamento

Um dos efeitos da implementação do SPED é a redução de custos com armazenamento.

Toda a papelada gerada para o fisco deveria, por lei, ser armazenada por anos como uma forma de garantia.

Era algo que gerava um acúmulo de papéis e documentos (muitas vezes importantes) em locais pouco práticos e seguros, passíveis de extravio ou problemas como ataque de cupins ou excesso de umidade.

O SPED Fiscal, apesar de não mudar a exigência sobre armazenamento dos documentos, pelo menos tornou o processo digital.

Isso quer dizer que boa parte da documentação exigida passou a se tornar, nativamente, digital, o que otimiza o armazenamento, possibilitando a adoção de soluções e sistemas em nuvem.

Vale pontuar que isso, inclusive, traz maior segurança de dados, já que as soluções em nuvem contam com criptografia.

Como preparar os dados para o Fisco?

A preparação adequada dos dados para o Fisco exige processos bem estruturados e o uso de ferramentas específicas de gestão fiscal. 

Um dos melhores investimentos nesse sentido é a adoção de sistemas ERP, que ajudam as empresas a automatizar a coleta e organização de informações, minimizando erros e o risco de sanções fiscais.

Para uma preparação eficiente, siga estas etapas:

• Organização de documentos: separe e controle notas fiscais e outros dados relevantes para o SPED Fiscal;
• Automação de processos: use sistemas ERP para automatizar a entrada e integração dos dados fiscais;
• Auditorias periódicas: realize auditorias internas para verificar a conformidade das informações com as exigências legais;
• Capacitação de colaboradores: garanta que a equipe esteja treinada para utilizar as ferramentas tecnológicas de forma eficaz.

Essas práticas ajudam a manter os processos fiscais organizados e eficientes, garantindo segurança e precisão no cumprimento das obrigações fiscais.

Prazo de entrega do SPED Fiscal em 2024

As empresas devem entregar o SPED mensalmente conforme dados dos períodos de apuração e dentro do prazo da Fazenda Estadual. 

Em regra, temos o seguinte:

Estado	Prazo	Dispositivo Legal
Acre	Até o 25º dia do mês subsequente	RICMS/AC, Artigo 121-L
Alagoas	Até o 25º dia do mês subsequente	Instrução Normativa SEF nº 19/2009, Artigo 12
Amazonas	Até o 12º dia do mês subsequente	Decreto nº 28.841/2009, Artigo 19, inciso I
	Até o último dia útil do mês subsequente	Decreto nº 28.841/2009, Artigo 19, inciso II
Amapá	Até o 15º dia do mês subsequente	RICMS/AP, Anexo I, Artigo 222-U
Bahia	Até o 25º dia do mês subsequente	RICMS/BA, Artigo 250
Ceará	Até o 20º dia do mês subsequente	Instrução Normativa nº 45/2009, Artigo 2º, inciso I
Distrito Federal	Até o 20º dia do mês subsequente	Instrução Normativa RFB nº 1.685/2017, Artigo 12
Espírito Santo	Até o 20º dia do mês subsequente	RICMS/ES, Artigo 758-J
Goiás	Até o 15º dia do mês subsequente	RICMS/GO, Artigo 356-N
Maranhão	Até o 25º dia do mês subsequente	Portaria GABIN nº 150/2015
Minas Gerais	Até o 15º dia do mês subsequente	RICMS/MG, Anexo V, Artigo 12
Mato Grosso do Sul	Até o 20º dia do mês subsequente	RICMS/MS, Anexo XV, Artigo 12
Mato Grosso	Até o 20º dia do mês subsequente	Portaria nº 166/2008, Artigo 12
Pará	Até o 15º dia do mês subsequente	Instrução Normativa nº 15/2023, Artigo 5º
Paraíba	Até o 15º dia do mês subsequente	Portaria GSER nº 101/2012
Pernambuco	Até o 15º dia do mês subsequente	ICMS – Portaria SF nº 126/2018, Artigo 5º
	Até o 20º dia do mês subsequente	IPI – Instrução Normativa RFB nº 1.371/2013, Art. 12
Piauí	Até o 15º dia do mês subsequente	RICMS/PI, Anexo VI, Artigo 414
Paraná	Até o 20º dia do mês subsequente	RICMS/PR, Artigo 382
Rio de Janeiro	Até o 20º dia do mês subsequente	Resolução SEFAZ nº 720/2014, Art. 2º, Anexo VII
Rio Grande do Norte	Até o 15º dia (ou 20º, no caso de optantes pelo Simples Nacional e mercados) do mês subsequente	RICMS/RN, Artigo 154
Roraima	Até o 20º dia do mês subsequente	Decreto 4.335-E/2001, Artigo 289-G
Rio Grande do Sul	Até o 15º dia do mês subsequente	Instrução Normativa DRP nº 45/1998, Título 1, Capítulo LI, Subitem 3.4
Rondônia	Até o 14º dia do mês subsequente	RICMS/RO, Artigo 106
Santa Catarina	Até o 20º dia do mês subsequente	RICMS/SC, Anexo 11, Artigo 33
Sergipe	Até o 15º dia subsequente à apuração	Portaria SEFAZ nº 073/2012, Artigo 9º, inciso II
São Paulo	Até o 20º dia do mês subsequente	Portaria CAT nº 147/2009, Artigo 10
Tocantins	Até o 15º dia do mês subsequente	RICMS/TO, Art. 384-E

Essa tabela apresenta os prazos de entrega do SPED Fiscal por estado, com base nas regulamentações legais correspondentes.

Mas é preciso se atentar às situações excepcionais, como ocorreu recentemente com o Rio Grande do Sul, em decorrência das enchentes em Porto Alegre.

De acordo com a Portaria RFB nº 421/2024, os prazos dos meses de maio, junho e julho de 2024 para as empresas com sede no estado foram adiados em 60 dias.

5 principais erros no SPED Fiscal para sua empresa evitar

O módulo fiscal do SPED, embora seja parte de uma estrutura consolidada, ainda está em evolução e apresenta constantes atualizações.

Soma-se a isto a complexidade de suas informações e as novidades nas normas tributárias.

Por tudo isso, existem erros que podem ser cometidos durante a transmissão das informações. Apontamos os cinco principais a seguir para que você saiba como evitá-los:

1. Incompatibilidade de bloco: cada bloco possui um registro de abertura, o registro dos dados e o registro de encerramento, que devem ser enviados na sequência original;
2. Desconhecimento da legislação: existem muitas atualizações e modificações, a maioria sem aviso prévio, como no caso das alíquotas municipais. Diante disso, busque entender as regras municipais e suas atualizações, com foco nos tributos que você deve pagar;
3. Erros tributários: NCM e alíquotas erradas, códigos e descrições incompatíveis, sequência incorreta de documentos, e preenchimento incorreto do valor total do documento fiscal são bons exemplos. Para evitar esses erros, redobre a atenção na hora de preencher e faça o “double-check” (checagem dupla);
4. Falta de investimento em software de gestão: o software de gestão fiscal pode ajudar sua empresa em todo processo relacionado ao SPED e resolve praticamente todos os problemas citados. Isso porque a plataforma automatiza muitas tarefas repetitivas de preenchimento, conforme as regras da legislação;
5. Erros cadastrais: a falta de cadastro do fator de conversão é um dos erros mais comuns. Se você compra caixas de produtos, mas vende por unidade, a diferença na unidade de medida precisa ser convertida. Basta cadastrar as caixas compradas sob o Registro 0220 e as unidades vendidas no Registro 0200.

O que fazer para evitar esses erros?

A melhor forma de evitar erros no SPED Fiscal é investindo em um sistema de gestão fiscal. Uma plataforma integrada facilita completamente o dia a dia do setor de contabilidade da empresa.

Um dos principais benefícios é, justamente, a integração de dados.

O sistema de gestão funciona de maneira ampla, gerando livros fiscais, possibilitando a apuração assertiva dos impostos e facilitando a compreensão das condições da empresa antes de todo fechamento.

Desse modo, o gestor possui uma visão ampla e abrangente das suas obrigações e dos prazos. É algo que otimiza o fechamento de IPI e ICMS e a geração dos livros fiscais de entrada e saída, entre outros.

O que acontece em casos de falhas no preenchimento do SPED Fiscal?

Em casos de falhas no preenchimento do SPED Fiscal, as empresas podem enfrentar penalidades severas tanto em âmbito estadual quanto federal. 

No âmbito estadual, as multas variam de acordo com as normas de cada Secretaria da Fazenda. 

No federal, as sanções são mais detalhadas: 

• Atrasos na entrega resultam em multas de 0,2% sobre a receita bruta, limitada a 1%; 
• Não seguir os requisitos estabelecidos pelo Fisco também acarreta multa de 0,5% sobre a receita bruta;
• Omissões ou incongruências no preenchimento podem gerar uma penalidade de 0,5% sobre o valor da operação.

Além das multas, falhas graves podem levar à suspensão do direito de emissão de notas fiscais, o que afeta diretamente o fluxo de caixa da empresa. 

Caso um erro seja identificado, é possível corrigi-lo enviando um arquivo retificador, que deve ser processado e aceito pelo sistema do Fisco, evitando, assim, maiores consequências.

Sistema Fiscal da TOTVS

Atualmente existem softwares que oferecem os serviços ideais para o tipo de SPED fiscal que cada empresa deve fazer.

Os sistemas de gestão da TOTVS são exemplos de sistemas que integram todas essas necessidades e se encaixam nos mais variados segmentos.

A TOTVS possui um sistema fiscal que realiza automação de toda a rotina fiscal e tributária do seu negócio, incluindo o cálculo dos impostos, fundos e recolhimentos, tudo isso permitindo ainda as devidas adequações a qualquer mudança na legislação do governo.

São vários módulos, com recursos avançados e inovadores.

Além disso, há uma ampla gama de ferramentas para geração das obrigações acessórias, bem como SPED Fiscal, ECD, ECF eSocial e Reinf!

Quer ter toda essa facilidade para organizar a rotina tributária e se manter em dia com o Sped e outras legislações? 

Conheça tudo sobre o Sistema Fiscal da TOTVS!

Conclusão 

O SPED Fiscal é uma inovação no que diz respeito à gestão tributária, que pode reduzir custos e também dores de cabeça para sua empresa.

No entanto, para realizá-lo corretamente, é necessário muita atenção e também uma ajudinha da tecnologia.

Um sistema de gestão pode integrar dados, apresentar funcionalidades e facilitar todo processo por trás do preenchimento do documento e sua transmissão ao fisco!

Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, entenda mais sobre a gestão fiscal: o que é e como fazer de forma eficiente.