Lead Time: o que é, importância e como calcular

O lead time (do inglês “tempo de espera”) é um conceito essencial para que sua empresa se destaque e se mantenha à frente da concorrência. 

Otimizá-lo significa fazer uma gestão eficiente que preza por entregas ágeis em um mercado exigente e de ritmo de consumo imediato.

Para tanto, é necessário baixar custos e ter estratégias, como a boa gestão de estoque, que mantenham o prazo das entregas o mais baixo possível e que não prejudiquem a cadeia de suprimentos do seu negócio.

É evidente que traçar essas ações não é fácil.

Porém, ao moldá-las de uma forma otimizada, é possível ver resultados incríveis e melhorar os processos logísticos da sua empresa e os diversos tipos de lead time.

Mas do que se trata esse conceito? Como calculá-lo? Como otimizar esse ciclo e garantir melhores resultados para sua organização?

São perguntas como essa que vamos responder neste conteúdo. Confira!

O que é lead time?

Lead time pode ser definido como um ciclo de produção. Ele é o tempo que um produto leva para chegar ao consumidor, desde o momento do pedido, passando por produção, despacho e entrega.

Ou seja, é o tempo gasto pelo sistema de produção para que a matéria-prima se transforme em item finalizado, pronto para entrega.

Tudo isso envolve questões como logística de produção, gestão de compras, fornecedores, produção e administração da engrenagem de abastecimento da empresa.

Mas lembre-se de que mesmo se a satisfação do cliente for positiva sobre a entrega da empresa, não necessariamente esse ciclo é otimizado.

Isso porque há duas óticas pelas quais os diversos tipos de lead time devem ser vistos: a ótica da empresa e do cliente.

Como funciona o lead time para o cliente?

O lead time, na perspectiva do cliente, nada mais é do que o espaço de tempo entre fechar o negócio ou clicar em “Comprar” no site e o momento em que ele recebe o produto em mãos.

Na visão da empresa, este ciclo é um conceito mais detalhado que leva em conta os tempos de conclusão de cada tarefa por trás da jornada do produto a partir da sua ordem de compra.

Logo, a preocupação da organização deve ser muito mais específica, pois o gestor precisa cuidar dos detalhes que garantam a satisfação do cliente e também do bom fluxo produtivo e logístico na organização.

Entendeu como funciona o lead time para o cliente? Então, vamos compreender sua importância na gestão empresarial!

Por que o lead time é importante na gestão de uma empresa?

Conhecer o que é lead time na logística é importante para a gestão da organização porque mostra a eficiência dos processos produtivos e logísticos e também a satisfação do cliente.

Conhecer esse ciclo de produção faz com que o gestor consiga otimizar uma série de ações. Veja a seguir.

Melhorar processos

Ao controlar o lead time, sua empresa tem maior poder de gestão sobre os processos relacionados à jornada do produto.

Ou seja, é possível analisar cada etapa, entendendo os pontos fortes e fracos e obtendo insights que podem efetivamente melhorar o nível de entrega. Isso resulta em:

• Melhor avaliação das fases que um produto atravessa até chegar ao consumidor, com soluções e ações estratégicas para diminuir eventuais problemas;
• Possibilidade de eliminar erros e adotar ações estratégicas para construir um supply chain conciso e eficiente, com o intuito de reduzir o tempo de aprovisionamento e o prazo de entrega;
• Melhorar o planejamento e organização da gestão da cadeia de suprimentos, pois a informação pode ser usada para estruturar compra de materiais e determinar a hora certa para uma nova aquisição. 

Em suma, é importante para compor o planejamento estratégico do negócio, pois impacta na rotina operacional de vários setores.

Assim, é possível alinhar processos de modo que a empresa, diante de um novo pedido, se movimente de forma condizente, proativa e produtiva.

Evitar prejuízos

Manter o ciclo de produção otimizado é fundamental para evitar prejuízos, e isso se dá em dois aspectos.

O conhecimento sobre ele faz com que a empresa faça compras no momento certo. 

Você sabia que comprar itens com muita antecedência pode ser uma cilada? Se os produtos forem perecíveis, por exemplo, terão de ficar muito tempo no estoque e serão perdidos.

O outro aspecto diz respeito a garantir que um consumidor compre do seu negócio, e não do concorrente. 

Uma boa entrega faz parte não apenas de uma empresa ágil, mas que está comprometida em oferecer a melhor experiência de compra. Quer um exemplo?

Imagine que um consumidor busque um produto na Internet e se depare com a sua oferta e a do seu concorrente. A qualidade do seu produto é maior, muito embora o valor não seja o problema aqui.

O problema está justamente na urgência que o seu cliente quer o produto, motivo pelo qual ele prioriza o prazo de entrega.

É aqui que o seu concorrente ganha tração: mesmo com preço e qualidade inferiores, se ele oferece uma entrega mais rápida de entrega, tem uma grande vantagem competitiva.

E o mérito é dele, pois conseguiu transformar seus processos logísticos de tal forma que as entregas são mais rápidas do que as da sua empresa.

Vê o tipo de prejuízo que o seu negócio pode ter sem um lead time otimizado?

Melhorar a qualidade da produção 

Mapear os processos que impactam no ciclo é uma oportunidade perfeita para melhorar a qualidade da produção, tornando-a mais eficiente e objetiva.

Sem os gargalos usuais, é possível potencializar a performance dos funcionários, bem como o uso dos maquinários e seus processos, para entregas de alto nível.

Satisfação do cliente

De acordo com uma pesquisa da consultoria eBit|Nielsen, 70% dos consumidores desistem de finalizar suas compras online.

Dentre os motivos apontados, estão a demora para entregar o produto e o valor elevado do frete.

Não há como negar que esses fatores realmente pesam na decisão de compra do consumidor.

Um lead time otimizado, no entanto, deve levar em conta pontos como preço e rapidez na entrega.

Eles estão intrinsecamente ligados à jornada de compra, influenciando a preferência do consumidor acerca da sua oferta.

Padronização de processos

Ao trabalhar o ciclo produtivo em sua empresa, você otimiza e padroniza os processos. 

Afinal, encontrará formas de direcionar as etapas produtivas e as decisões estratégicas.

Um ponto importante a se destacar é que, mesmo com capacidade prática de produção igual a antes, você poderá gerar mais resultados.

Não por menos, processos padronizados tendem a apresentar menos problemas pois seguem uma lógica e dinâmica predefinidas, que buscam máxima eficiência com  agilidade.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade empresarial deve ser levado em consideração também como um grande benefício trazido pelo lead time. 

Afinal, com processos padronizados e um fluxo logístico bem acentuado, é possível criar uma dinâmica de trabalho mais eficiente.

A produtividade, por sua vez, traz uma outra série de benefícios: economia de tempo, menos gasto de recursos, equipes mais ágeis e satisfeitas com seus trabalhos. 

E, claro, tudo isso reflete positivamente na qualidade do produto. 

Destaque no mercado

Por fim, um ciclo de produção e entrega otimizado gera mais confiança no consumidor, que passa a preferir a sua marca, seus produtos e seu nível de entrega.

Com isso, sua organização galga degraus cada vez maiores em busca do topo da corrida contra a concorrência, posicionando-se como um player dedicado às necessidades do cliente e com potencial de cumprir com suas demandas.

Entendeu o que é o lead time na logística? E seus impactos para a empresa?

Para saber outras nuances do assunto, é hora de conhecer seus tipos!

Quais são os tipos de lead time?

Existem diferentes tipos de ciclo produtivo, dependendo da área e do processo que se quer medir. Alguns dos principais são:

• Lead time de entrega: é o tempo entre a confirmação do pedido pelo cliente e a sua entrega, seja por frete ou retirada.
• Lead time de produção: é o tempo que se leva para transformar a matéria-prima em produto finalizado, passando por diversas etapas de processamento.
• Lead time de compras: é o tempo entre a solicitação de matéria-prima ou produto ao fornecedor e a sua entrega na organização. Influencia diretamente no tempo de entrega ao consumidor final e, se previsto incorretamente, afeta os resultados do negócio e sua imagem perante o consumidor final.

Quais fatores podem influenciar o lead time?

Muitos fatores podem ser responsáveis pela alteração do tempo de finalização e entrega de um produto.

Em geral, esses pontos podem ser mapeados em três diferentes etapas da jornada do produto: no processo de compras, na produção e durante a sua entrega.

Confira alguns fatores que podem influenciar neste ciclo:

Fornecedor

Poder contar com os melhores contatos e ter uma carteira variada de fornecedores, é ótimo para os negócios para garantir melhor custo-benefício nos pedidos, formas de pagamento atraentes e prazos favoráveis para produção.

Quando um fornecedor atrasa no suprimento de produtos e matéria-prima ou decide se mudar para outro estado, por exemplo, isso pode provocar impactos severos.

Por isso, o recomendado nesses casos é sempre ter dois fornecedores para cada matéria-prima e insumo.

Assim, ao menor sinal de problemas, é possível contar com um plano B — uma ótima prática de gestão de fornecedores.

Em casos mais extremos, de matérias-primas de alto valor para o seu produto, recomenda-se a manutenção de um estoque próprio (enxuto, sem altos custos), que permita maior flexibilidade nas negociações.

Data de compra

Ao realizar uma compra, o gestor deve pesar alguns pontos, levando em conta embarque dos produtos e outras variáveis, como destino, tamanho da compra, tipo de mercadoria, etc.

Por isso, a data em que o pedido é feito deve ter esse cálculo com uma margem de tempo flexível.

Lembre-se de que certas compras podem ficar retidas por algum tempo na Receita Federal, responsável por checar as cargas.

Gargalos de produção

Averigue se os processos de chão de fábrica estão correndo normalmente, com todos os equipamentos funcionando em perfeito estado, colaboradores treinados e aptos para desempenhar os serviços.

Os veículos que fazem o transporte da matriz ao consumidor final devem estar sempre preparados, abastecidos e optando por rotas que otimizem o tempo de trajeto.

Tudo deve fazer sentido, alinhado em um fluxo estratégico, produtivo e logístico que favoreça o consumidor.

O objetivo é, portanto, reduzir gargalos que possam impedir que o produto chegue às mãos do cliente o mais rápido possível — sem prejudicar sua qualidade.

Busque pensar em ferramentas que potencializam sua gestão, como um ERP completo, capaz de promover maior e melhor controle dos processos.

Manutenção

Engana-se quem pensa que fatores externos, como a necessidade de manutenção, não influenciam no tempo de espera.

Pelo contrário, é um ponto que impacta e muito nesse cálculo e que pode fazer toda a diferença para o nível de entrega da sua empresa.

Se a sua organização conduz o chão de fábrica com uma rotina de manutenção corretiva, é possível que este tempo nunca seja o mesmo.

Afinal, as ocorrências não são controladas e as paradas apresentam períodos diversos, já que o nível do estrago pode diferir de uma máquina para outra.

No entanto, com uma rotina de manutenção preditiva gerenciada por software específico, você já tem controle desses fatores.

É possível, portanto, programar paradas de forma a impactar o mínimo possível na rotina produtiva.

Assim, você torna o fluxo de trabalho mais fluido, contribuindo para um melhor ciclo.

Processos burocráticos

Ao otimizar o tempo de espera, busque “limpar” os processos por trás da jornada do produto, eliminando obstáculos e ruídos de comunicação.

Assim, você contribui para que toda empresa e todos os envolvidos estejam integrados à rotina estratégica, produtiva e logística do momento em que a ordem de compra é recebida até a entrega do produto para o cliente.

É comum que algumas empresas possuam processos replicados (especialmente no caso de envolver mais de um fornecedor).

É a chance de promover uma otimização nessa dinâmica, unindo tarefas para que sua execução se dê de forma mais eficiente.

Nesse caso, a implementação de uma ferramenta ERP completa é essencial para o sucesso. Afinal, controlá-los e remodelá-los à mão (ou por planilhas) é inviável.

É necessário contar com auxílio da tecnologia para que você possa controlar cada etapa da produção, eliminando erros e retrabalhos.

Lead Time e Cycle Time: qual a diferença?

Lead time e cycle time são dois conceitos que medem o tempo envolvido em processos produtivos, mas com escopos diferentes. 

Como visto, o lead time é o tempo que leva desde a chegada de um pedido do cliente até a entrega do produto ou serviço. É um indicador externo, que afeta a satisfação do cliente.

O cycle time é o tempo que leva para executar uma tarefa ou etapa dentro do processo produtivo. É um indicador interno, que afeta a eficiência da produção.

Há, portanto, o cycle time de diferentes fases do processo, como desenvolvimento, homologação, revisão de código, etc.

Veja um exemplo;

• O cliente pediu um produto em 1º de agosto e recebeu no dia 5 de agosto (5 dias de lead time);
• A produção do produto começou em 3 de agosto e terminou em 4 de agosto (dois dias de cycle time).

Existem também outros conceitos relacionados a lead time e cycle time. O chamado “customer lead time”  é o tempo que leva para suprir uma necessidade do cliente desde que ela é identificada até que ela é atendida.

Como calcular o lead time? Passo a passo completo!

O cálculo do lead time não é complexo, mas depende de como funciona a jornada do produto dentro da empresa (processos de compras, produção e logística atreladas a ele).

Abaixo, listamos um passo a passo de etapas que devem ser consideradas antes do cálculo. Veja só:

1º- Liste todos os insumos necessários para a produção

Faça uma lista com os produtos que foram pedidos e insumos para fabricação. 

Lembre-se de incluir consertos ou instalações que forem necessários para a finalização do produto. 

2º- Analise o tempo de entrega para aquisição de cada item

Adicione o período que cada item levará para chegar, tendo em mente que imprevistos acontecem.

Um detalhe para prestar atenção é se o fornecedor trabalha só com dias úteis, por exemplo.

Nessa situação, você deverá excluir os finais de semana da contagem de tempo.

3º- Identifique o item com maior prazo de entrega 

Produtos com entrega mais demorada devem estar destacados. Se você tiver um inventário para início de produção, defina o tempo de espera de um dia para que a fabricação desses itens comece.

4º- Defina o tempo necessário para produção e entrega de cada produto

Nessa hora, busque entender tudo por trás da produção: tempo médio, pausas, feriados, finais de semana.

Mais um ponto fundamental: as máquinas funcionam perfeitamente? Se precisarem de manutenção, o tempo final pode mudar.

Se sua empresa é prestadora de serviços, certifique-se de que o colaborador responsável e os equipamentos estão disponíveis.

Aqui, fica evidente a importância da padronização, pois permite que o fluxo de trabalho se repita para todas as ordens de compra, possibilitando uma produção mais concisa.

5º- Inclua o prazo necessário para o cliente receber o produto

Considere também o prazo de entrega que a operadora logística fornece.

Isso deve levar em conta tanto o tempo de coleta do produto em seu armazém, como o tempo relativo à entrega do mesmo.

Exemplo de cálculo do lead time 

Para simplificar o entendimento, vamos criar um exemplo de cálculo do lead time. Confira abaixo:

Imagine que uma empresa recebeu um pedido de compra de uma máquina de mineração, um filtro, na segunda-feira.

Assim, o gestor começa a fazer os cálculos de materiais necessários buscando entender seus prazos com os fornecedores.

Em destaque, ele põe o material que possui maior prazo entre todos (servirá de âncora para o cálculo, por isso é destacado), que é de 5 dias.

Assim, são 5 dias para a chegada de todos os materiais. O gestor também adiciona 3 horas para conferência e inventário completo.

Em média, o filtro leva 3 dias para ser construído.

Então, o gestor faz uma simples soma:

5 dias para ter todos os materiais + 3 horas de revisão + 3 dias de produção + 2 dias do final de semana (não se esqueça dele!).

Até aí, o gestor tem 10 dias e 3 horas de tempo de espera.

E agora? Bom, o gestor precisa considerar a entrega — que nesse caso leva 2 dias.

Portanto, para essa empresa, o lead time é de 12 dias e 3 horas.

Como melhorar o lead time?

Agora que você já sabe como calcular e o que impacta no tempo de espera, é hora de entender como reduzi-lo, certo?

Só assim, é possível se posicionar entre os destaques do mercado.

Desenvolva fluxos de trabalho 

O lead time depende de um bom planejamento para cada etapa relacionada à jornada do produto.

Assim, é preciso desenvolver e implementar bons fluxos de trabalho, que otimizem a operação de forma a seguirem uma lógica produtiva.

Crie padrões

Na sombra da dica anterior, é preciso pensar e aplicar padrões produtivos e estratégicos para o negócio.

Só assim é possível alinhar cada etapa, de forma a balizar a produção em qualquer época e diante de quaisquer necessidades dos clientes.

Mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores 

Bom contato e uma carteira rica de fornecedores é chave para que seus prazos internos sejam cumpridos.

É seu nível de relacionamento, a qualidade da comunicação e a proximidade dos seus laços que vai determinar como as entregas vão ser feitas.

Quanto melhor for a relação, mais provável que o fornecedor concorde com condições especiais, prazos mais apertados e pedidos específicos.

Identifique fatores que podem comprometer a produção 

Ao mapear os processos, procure identificar pontos críticos com potencial de prejudicar a produção.

Muito embora não seja a única etapa por trás de um lead time otimizado, é um dos pilares para que a engrenagem funcione do melhor jeito.

Por isso, execuções, tarefas, rotinas de manutenção devem ser vistas e revistas, bem como oportunidades de melhoria devem ser pontuadas. 

Invista em tecnologia

Por fim, nenhum processo é 100% otimizado sem o apoio tecnológico por trás.

É necessário contar com uma infraestrutura de recursos e ferramentas que potencializem a gestão e tornem o processo mais transparente, ágil e simples.

Assim, uma solução para gestão de armazém, por exemplo, é uma escolha ideal para quem busca agir em um dos pontos críticos por trás do lead time: a logística.

WMS da TOTVS

A otimização do lead time pede uma gestão da supply chain mais eficiente.

A TOTVS oferece soluções de WMS especializadas para diferentes segmentos, que apoiam desde a gestão de armazéns até um panorama completo das operações e frotas.

 Os sistemas da TOTVS focados em atender às necessidades do atacadista distribuidor contemplam também:

• Fluxo de caixa;
• Controle de frete;
• Cotação de compras;
• Gestão de contratos;
• Agendamento de entrega;
• Gestão de avarias e perdas;
• Planejamento orçamentário;
• Controle de variedade e lote;
• Formulação de preço e venda;
• Vendas à pronta entrega, consignada e com filial virtual.

Para saber qual solução se adequa melhor à sua empresa e os processos do seu negócio, fale com um dos nossos especialistas e descubra como podemos te ajudar!

Conclusão

Para uma empresa ser bem-sucedida, não basta fabricar com qualidade, é preciso ter um alto nível de entrega e um lead time otimizado.

Muito mais do que o aspecto logístico, porém, falamos de um backoffice alinhado às necessidades do cliente.

Assim, é possível criar um (ou mais) fluxo de trabalho conciso e que siga um padrão, capaz de ser ágil e promover qualidade ao produto final.

Por fim, a logística, como a cereja do bolo, deve ser objetiva, rápida e integrada — afinal, não há espaços para gargalos.

O cliente compra e exige transparência. Quer informações atualizadas, a partir do momento em que finaliza o pedido.

E à sua empresa, cabe criar um ecossistema produtivo que cumpra com tamanho nível de demanda, conciliando qualidade com agilidade para que o produto chegue em tempo recorde na mão do consumidor.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre tempo de espera, que tal aplicar as dicas em seu negócio e experimentar os benefícios na prática? Entenda como fazer otimização logística na sua empresa!

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