Conheça as 7 etapas do processo de armazenagem e seus desafios

No cenário de constante evolução do mercado e mudanças nos hábitos de consumo, o processo de armazenagem torna-se cada vez mais importante na operação logística.

A etapa reflete diretamente no resultado entregue ao consumidor final e, portanto, no seu posicionamento no mercado e sucesso geral da empresa.

Dentro da cadeia logística, essa é a etapa que garante a preservação das mercadorias, bem como uma organização eficiente do estoque e expedição correta de cada pedido.

Ao longo deste conteúdo, vamos compartilhar com você as etapas fundamentais nesse processo, assim como os desafios e as melhores estratégias para garantir uma operação bem sucedida. 

Continue a leitura para saber mais!

O que é o processo de armazenagem logística?

O processo de armazenagem é uma das principais etapas da operação logística, responsável por cuidar de todas as atividades relacionadas à organização, conservação e gestão de produtos.

Essa tarefa está diretamente ligada ao controle de estoque e as vendas da empresa, tendo como principal objetivo garantir o manuseio correto dos materiais para que eles cheguem intactos ao consumidor.

Qual a importância desse processo?

O processo logístico de armazenagem é indispensável para o funcionamento operacional da empresa e reflete diretamente na satisfação dos clientes.

Quando a etapa de armazenamento é bem gerenciada, você pode observar diversos benefícios para o seu negócio, a começar pela redução de custos.

Essa é uma consequência da alocação correta dos recursos e, principalmente, da preservação dos insumos, da matéria-prima e dos produtos em estoque.

Com os cuidados adequados, você garante o manuseio correto para cada tipo de mercadoria, evitando assim as perdas – que trazem prejuízos financeiros e operacionais para a sua empresa.

Na prática, ainda é possível obter outras vantagens, como um aumento de produtividade, agilidade e qualidade nos serviços. 

Isso porque, com uma armazenagem eficiente, você garante um fluxo logístico alinhado, mais rápido e capaz de atender as demandas do público com precisão.

Quais são os tipos de armazenagem?

Antes de definir um processo de armazenagem para o seu negócio, é importante conhecer os modelos que podem ser utilizados na operação logística.

Em geral, são três:

• armazenagem contratada: a empresa contrata um armazém, mas fica responsável pela contratação de equipe especializada para a operação;
• armazenagem terceirizada: modelo mais comum no mercado, baseado na contratação de uma empresa especializada para cuidar de todo processo;
• armazenagem própria: nesse caso, a empresa cuida de toda a operação de armazenagem e os colaboradores ficam responsáveis pela gestão das atividades logísticas. 

Quais são as 7 etapas do processo de armazenagem?

Existem diferentes etapas na operação logística para assegurar a entrega do produto ao consumidor final. 

Coordenar essas fases é fundamental para garantir o alinhamento do fluxo de atividades. Saiba quais são elas.

1. Recebimento

O primeiro ponto na operação de armazenagem é o recebimento de mercadorias. Essa etapa não consiste apenas na entrega dos produtos, mas também em uma primeira checagem do que foi recebido.

Isso envolve espaço para atender a demanda de veículos que chegam com as entregas, preparo do time e um planejamento para evitar problemas no descarregamento de mercadorias.

Se você tem espaço e uma equipe de recepção para atender a chegada de até três descarregamentos por vez, por exemplo, é necessário planejar os horários para manter essa configuração.

A falta de um agendamento estratégico das entregas pode fazer com que cheguem mais veículos do que o espaço é capaz de receber. Com isso, a equipe pode não dar conta das demandas e a relação com os fornecedores pode ficar prejudicada. 

2. Conferência e endereçamento

Assim que os produtos chegam ao armazém, é importante realizar uma conferência das mercadorias entregues com o objetivo de checar se a entrega corresponde ao pedido.

Nesta etapa, a equipe deve conferir a condição, a quantidade e as características dos itens, bem como os valores descritos na nota fiscal, comparando sempre com o pedido de compra.

Caso seja identificada alguma divergência, os colaboradores podem avaliar a autorização ou não do recebimento e solucionar qualquer problema já com o fornecedor. 

Se tudo estiver dentro do acordado, os produtos seguem para o endereçamento, que consiste em definir o local de armazenamento dos itens, bem como no seu registro em estoque.

3. Estocagem ou armazenamento

Com o endereçamento concluído, o produto segue para a etapa de estocagem ou armazenamento. Nela, são avaliadas as condições do espaço destinado para a guarda do item.

Se o local definido estiver adequado para armazenar a mercadoria, a equipe utiliza os equipamentos corretos para guardá-lo em segurança. 

Aqui, é importante identificar a solução mais adequada para cada tipo de produto, como porta paletes, prateleiras industriais ou racks metálicos, por exemplo. 

4. Identificação dos produtos

Para que os produtos possam ser encontrados de forma eficiente, é necessário realizar a identificação de cada item armazenado. 

Isso inclui a definição de códigos para as mercadorias e a implementação de um sistema que auxilie na busca desses produtos.

Sistemas como o ERP facilitam o registro de entrada e saída de mercadorias em tempo real, otimizando esse controle. 

5. Separação de mercadorias

Ao receber um pedido ou identificar a necessidade de reposição nas gôndolas, a equipe deve localizar os produtos no armazém e iniciar a separação dos itens.

Leitores de código de barras podem agilizar o processo, garantindo a precisão nos dados e separação necessária, sem prejudicar o estoque ou realizar o envio equivocado de mercadorias.

É importante destinar um espaço exclusivo para os itens separados, onde eles possam ser devidamente preparados para transporte. 

Além disso, é fundamental desenvolver um planejamento para a separação de mercadorias, com base em fatores como a sazonalidade de vendas, saída de produtos e shelf life. 

6. Embalagem

Após a etapa de separação, os produtos devem ser preparados para então serem encaminhados ao destino final. 

No caso de mercadorias destinadas à comercialização, é necessário embalar cada item de acordo com suas necessidades. 

Para produtos mais sensíveis, como conteúdos armazenados em vidro, por exemplo, é importante utilizar a proteção adequada para evitar danos ou a perda da carga. 

A equipe também deve estar qualificada para preparar as mercadorias corretamente, garantindo a integridade dos itens durante o transporte até o destino final.

7. Expedição

A etapa final do processo de armazenagem é a expedição, ou seja, o encaminhamento do pedido – devidamente preparado e embalado – para o seu destino final.

É importante manter um bom controle sobre os produtos para garantir que os envios não sejam trocados ou algum item não seja despachado. 

Para isso, vale repetir a conferência das mercadorias em um sistema similar ao aplicado durante as etapas iniciais da operação, comparando o pedido ao envio.

Os desafios logísticos envolvidos no processo de armazenagem

Assim como qualquer outra operação, a logística também apresenta desafios, mas identificá-los previamente é a melhor forma de se preparar para eles.

Com essa identificação, você consegue estabelecer um plano de ação para evitar problemas e garantir o sucesso da sua cadeia logística.

Um dos principais desafios no processo logístico de armazenagem é gerenciar fatores externos, que são mais imprevisíveis e podem impactar qualquer operação, até mesmo as mais eficientes.

Nesse contexto, as análises preditivas e o planejamento exercem papel fundamental para evitar esse impacto negativo. 

Outros desafios que podem se apresentar ao longo da operação são:

• gestão de estoque;
• processos burocráticos;
• condições da infraestrutura;
• falta de mão de obra qualificada;
• adequação de recursos de acordo com as demandas.

Muitas dessas barreiras são facilmente ultrapassadas com a ajuda da tecnologia, que permite a automação de tarefas e simplifica o controle das etapas, além de possibilitar a centralização de diferentes atividades. 

Como aplicar melhorias no processo de armazenagem e torná-lo mais eficiente?

A operação logística é uma tarefa complexa, que envolve muitas etapas e demanda atenção, além de um bom planejamento estratégico para garantir praticidade, agilidade e produtividade.

Confira algumas dicas práticas para aprimorar a coordenação do processo de armazenagem e potencializar os resultados:

• monitorar indicadores de desempenho;
• integrar sistemas e setores da empresa;
• contar com fornecedores e parceiros estratégicos;
• avaliar dados e redefinir estratégias quando necessário;
• investir em soluções tecnológicas e plataformas de automação.

TOTVS Varejo Supermercados WMS

Sim, organizar todas as etapas de um processo de armazenagem pode ser desafiador, mas a tecnologia dos sistemas WMS torna tudo mais fácil.

O WMS, sigla para Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, foi criado especialmente para ajudar na gestão logística.

Com ele, é possível centralizar os dados da sua operação logística, garantir agilidade nos processos e assegurar maior controle sobre cada etapa da armazenagem.

Na prática, isso reflete em vantagem competitiva para o seu negócio, que sai na frente com uma cadeia operacional precisa, estratégica e de alta performance.

Para atender a demanda de um dos maiores setores de varejo, a TOTVS criou o TOTVS Varejo Supermercados WMS, com soluções específicas para atender o setor.

O sistema pode ser configurado para atender as necessidades do seu negócio e conta com funcionalidades completas para todas as etapas logísticas, desde o recebimento até a expedição de mercadorias.

Para otimizar os processos, o WMS da TOTVS para supermercados conta com tecnologias móveis, voice picking e integração das etapas de recebimento e separação de produtos.

Conheça o TOTVS Varejo Supermercados WMS e saiba como ele otimiza a sua operação logística

Conclusão

A operação logística é um dos pilares do sucesso de qualquer negócio, mas demanda um planejamento detalhado, acompanhado da qualificação e atenção de todos os envolvidos no fluxo de atividades.

Entre essas ações, a armazenagem configura uma das etapas mais importantes e é a grande responsável por garantir a preservação das mercadorias até que elas cheguem ao seu destino final.

Como vimos, os desafios logísticos existem e, por isso, estruturar todas as fases, do recebimento à expedição dos produtos, é tão essencial. 

Além de adotar sistemas como o WMS, vale a pena conhecer técnicas para otimizar a gestão de armazenagem. 

Para isso, confira nosso conteúdo exclusivo sobre cross docking e descubra uma opção diferente de armazenamento para seus produtos.