O recebimento de mercadorias é um processo que demanda atenção e que pode ampliar toda a eficiência operacional quando feito corretamente.
Por outro lado, pode trazer impactos negativos quando realizado sem planejamento, organização e conhecimento dos trâmites necessários.
A operação pode variar de acordo com a mercadoria ou com as normas de cada empresa, mas existem passos fundamentais para garantir a qualidade dos produtos nesta etapa.
Neste conteúdo, falamos mais sobre esses passos e o funcionamento de uma boa gestão de recebimento. Continue a leitura para conferir!
O que é o recebimento de mercadorias?
O processo de recebimento de mercadorias engloba todas as etapas realizadas durante a chegada dos produtos na empresa, como descarga do transporte, checagem de itens e armazenamento.
Essas atividades fazem parte da operação logística do negócio e a sequência de recebimento é fundamental para que as outras fases da cadeia de suprimentos fluam de maneira eficiente.
Afinal, o abastecimento do supply chain depende da entrada desses itens no estoque e toda a operação logística está ancorada nesta etapa.
Sendo assim, pode impactar em indicadores de ruptura, níveis de serviço e até mesmo satisfação do cliente.
Quais são as 4 fases de recebimento de mercadorias?
As fases do processo de recebimento podem variar de acordo com o produto, a empresa e os fornecedores, mas, de maneira geral, existem quatro etapas que são fundamentais para garantir a segurança e a qualidade das mercadorias recebidas.
Confira o passo a passo do recebimento de mercadorias:
1. Conferência
A fase de conferência acontece logo após o recebimento dos produtos e serve para garantir que a carga entregue equivale ao que foi solicitado pela empresa.
Essa etapa de vistoria deve buscar por avarias, defeitos ou irregularidades nos itens. É importante fazer uma avaliação para verificar se as condições estão de acordo com as especificações previamente negociadas.
Além da integridade física das mercadorias, outro passo dessa atividade é conferir os dados das notas fiscais, como quantidade de produtos e valores.
Dessa forma, é possível resolver qualquer tipo de divergência já durante a entrega e retornar o pedido ao fornecedor, agilizando a solução e evitando problemas mais graves.
2. Gestão da carga e descarga
Assim que o veículo chega com os produtos, é necessário descarregá-los. Apesar de parecer um procedimento simples, ele exige alguns cuidados para que a carga não seja comprometida.
Para algumas mercadorias, existem normas de segurança específicas para os processos de carga e descarga, bem como para o manuseio. É o caso de materiais considerados perigosos, como gases, substâncias tóxicas e líquidos inflamáveis.
Esse gerenciamento se inicia antes mesmo da descarga dos produtos, ao planejar e organizar a chegada dos produtos diretamente com o fornecedor. Isso envolve definir data e horário para as entregas conforme as necessidades da empresa.
3. Higienização dos produtos
O próximo passo é preparar as mercadorias para o armazenamento, com a higienização adequada a cada tipo de carga.
Esse cuidado é essencial para evitar contaminações, especialmente em cargas perecíveis. Além disso, a higienização ajuda a preservar a integridade dos itens em estoque, evitando qualquer tipo de avaria.
Outro ponto importante é manter o local de armazenamento limpo e organizado. Criar um sistema para separar os produtos pode facilitar, otimizando a busca por itens no futuro.
4. Armazenagem e organização
A última etapa de um procedimento operacional padrão de recebimento de mercadorias é a armazenagem e organização das mercadorias.
Esse processo está diretamente ligado a uma gestão de estoque eficiente, que serve exatamente para organizar onde cada produto deve ser armazenado, controlar as entradas e saídas e garantir a preservação dos itens.
Com esse ponto organizado, é possível evitar problemas, como a ruptura de estoque. Além disso, a armazenagem é um ponto crucial para assegurar a entrega de produtos de qualidade ao consumidor final – o que reflete na experiência do cliente.
Os desafios enfrentados durante esse processo
As burocracias e o grande volume de entregas podem dificultar o fluxograma de recebimento de mercadorias.
Neste contexto, alguns desafios podem prejudicar toda a operação e é preciso estar preparado para lidar com eles.
O cenário pode mudar de um negócio para outro, mas em geral os principais problemas que podem surgir durante o processo de recebimento são:
- problemas de cadastramento;
- entregas em horários errados;
- divergência nos níveis de estoque;
- recebimento de produtos danificados;
- entrega de itens diferentes do tipo solicitado;
- expedições incorretas dos centros de distribuição;
- divergência entre valores ou quantidades de mercadorias.
Existem diferentes fatores que podem gerar esses obstáculos durante o recebimento, como a falta de conhecimento sobre os procedimentos, a falta de experiência ou até mesmo a ineficiência de alguns processos.
Por isso, é necessário monitorar a operação para identificar possíveis gargalos, além de fazer o possível para otimizar o gerenciamento dessa etapa, como eliminar tarefas manuais e automatizar alguns processos.
Como gerenciar o recebimento de mercadorias e alcançar uma maior produtividade?
Gerenciar o recebimento de produtos pode ser um desafio, mas é importante agir de maneira estratégica e organizar essa etapa para evitar problemas em outras atividades logísticas.
Para tornar o processo mais ágil, prático e eficiente, existem ações fundamentais, como uma boa gestão de estoque, pedidos mais claros e checagem de entradas mais assertivas.
Neste contexto, confira algumas dicas para otimizar o controle de recebimento de mercadorias a seguir.
Conheça o lead time dos fornecedores
Lead time é um termo em inglês que pode ser traduzido como “tempo de espera”. Ele se refere ao período entre o pedido e a entrega de produtos pelos fornecedores.
Conhecer esse prazo é fundamental para organizar as entregas e planejar o recebimento com maior eficiência, inclusive alinhando com a rotatividade de estoque e as necessidades do negócio.
Por exemplo, se você sabe que o produto A tem mais saídas durante alguma data em especial, como o Dia das Mães, pode se preparar antecipadamente para receber uma quantidade maior neste período.
O mesmo acontece caso você decida fazer uma promoção durante a Black Friday. Imagine não ter mercadorias suficientes para atender a demanda do público porque o fornecedor não entregou o pedido a tempo.
Isso impacta na reputação da empresa e pode reduzir o número de vendas, trazendo prejuízos financeiros. No entanto, pode ser evitado com uma simples negociação ou antecipação de pedido quando se entende o lead time de cada fornecedor.
Organize a chegada dos produtos nas docas
Não ter uma organização para a chegada dos produtos é um erro que pode afetar todo o processo de recebimento, conferência e armazenamento das mercadorias.
Receber a carga em um local apropriado é um dos primeiros cuidados para prevenir danos e, consequentemente, a perda de itens, que desencadeia prejuízos financeiros para a companhia.
Isso também é importante para evitar outros problemas, como a chegada de muitos caminhões ao mesmo tempo.
Vamos imaginar um exemplo prático: você trabalha com diferentes fornecedores e tem espaço para receber até cinco veículos ao mesmo tempo para garantir um processo de carga e descarga eficiente.
Esse é um resultado da falta de organização, que pode atrapalhar a descarga de mercadorias, aumentado os riscos de avarias e até de conferência inadequada, além de prejudicar os fornecedores.
Avalie se há inconsistências entre o pedido e a nota fiscal
Conferir as notas fiscais e compará-las aos dados do pedido direcionado ao fornecedor é um passo indispensável para o controle de recebimento de mercadorias.
Isso evita diversos problemas, como divergências entre a quantidade de produtos recebidos ou entre o preço negociado e valor descrito na nota fiscal, por exemplo.
Contar com um checklist de recebimento de mercadorias, com todos os dados do pedido e informações sobre o que precisa ser observado, simplifica esse processo de checagem.
Ao identificar qualquer inconsistência, a orientação é recusar a entrega e informar o equívoco ao fornecedor.
Faça a conferência quantitativa e qualitativa
Na etapa de checagem dos produtos, existem dois tipos de conferência: a conferência quantitativa e a qualitativa.
A primeira está relacionada à verificação de quantidade da mercadoria – ou seja, serve para certificar que a quantidade recebida corresponde àquela pedida por você.
Já o segundo tipo, qualitativo, fala sobre a qualidade dos produtos entregues. Aqui, você deve conferir as condições dos itens recebidos, checando se há algum dano, alteração ou erro no pedido.
Invista na unitização de cargas
A unitização de cargas é um procedimento que organiza as mercadorias em um único volume, com o objetivo de otimizar o espaço utilizado no transporte e no armazenamento.
Dessa forma, com apenas uma movimentação é possível carregar ou descarregar vários itens de uma só vez, deslocá-los com facilidade pelo estoque e até mesmo simplificar a entrada e saída dessas mercadorias.
Além de garantir o melhor aproveitamento do espaço e reduzir custos com armazenagem, esse processo também contribui para a agilidade e eficiência no recebimento, assim como para o manuseio e expedição de produtos.
Ofereça treinamento aos funcionários
Como falamos, a falta de conhecimento e experiência podem afetar o desempenho da etapa de recebimento dos produtos. Por isso, é fundamental capacitar a equipe responsável por essa área.
Neste contexto, é necessário definir as funções de cada colaborador e esclarecer as diretrizes da empresa para cada tarefa, incluindo normas de segurança, qualidade e políticas de relacionamento com os fornecedores.
Aqui, também se encaixam treinamentos sobre os trâmites, burocracias e documentações necessárias para um recebimento em conformidade com a legislação.
Outro ponto importante é disponibilizar ferramentas que auxiliem no processo. Neste caso, vale promover treinamentos sobre o uso de softwares, sistemas e tecnologias específicas que podem ser implementados para otimizar a operação.
Integre as áreas da empresa
É verdade que cada setor da empresa tem uma função específica, mas integrar as diferentes áreas é fundamental para o desempenho geral do negócio.
Uma atuação harmônica, com boa comunicação entre os setores, têm impacto direto no sucesso da empresa, uma vez que ajuda a eliminar gargalos e cria um fluxo operacional mais alinhado.
O setor de vendas, por exemplo, precisa manter uma comunicação com os responsáveis pela gestão de estoque para garantir uma boa circulação de mercadorias.
Essa integração pode ser alcançada com o auxílio da tecnologia, como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado) que centralizam tarefas de diversas áreas em um só lugar.
Conte com a tecnologia
A tecnologia desempenha um papel importante no recebimento e conferência de mercadorias, pois pode facilitar, agilizar e tornar mais confiáveis as atividades envolvidas nesse processo.
Com a automação de entradas e saídas, checklists e inventário, é possível garantir uma conferência mais assertiva e rápida das mercadorias durante a entrega.
Para se ter uma ideia, um estudo da Robotic Business Review mostrou que armazéns automatizados têm 76% mais chances de ampliar a precisão do inventário em até 99%.
Essas otimizações podem ser alcançadas com um sistema WMS (Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns, na tradução para o português).
O TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor, por exemplo, registra as notas de entrada e direciona o armazenamento dos itens automaticamente.
TOTVS Distribuição e Varejo WMS – Linha Winthor
Ter um fluxograma de recebimento de mercadorias bem planejado, alinhado e eficiente é o ideal, mas nós sabemos que organizar tudo isso pode ser uma tarefa complexa.
O ponto positivo é que a tecnologia se tornou uma grande aliada no gerenciamento e na otimização desses processos, e o TOTVS Distribuição e Varejo WMS – Linha Winthor é a prova disso.
Com esse sistema desenvolvido pela TOTVS, você pode reduzir os custos e aprimorar toda sua operação de armazenagem em uma plataforma escalável, que acompanha o crescimento do seu negócio.
Dentre as ferramentas disponíveis, podemos citar as tecnologias de picking by light, picking by voice e funcionalidade de convocação ativa, tudo dentro de uma interface fácil de operar e pronta para trazer mais agilidade aos seus processos.
Conheça as funcionalidades e aumente a produtividade do seu recebimento com TOTVS Distribuição e Varejo WMS – Linha Winthor.
Conclusão
A etapa de recebimento de mercadorias é o início da operação logística e pode impactar todas as outras fases do processo, de maneira negativa ou positiva.
Quando esse procedimento não é bem planejado, erros como a perda de produtos, entrada de mercadorias erradas ou divergência nos documentos fiscais podem acontecer.
Isso pode desencadear inúmeros prejuízos para a empresa, sejam financeiros, de relação com os fornecedores ou na experiência proporcionada ao cliente.
Como o fluxograma envolve diversos cuidados, contar com uma tecnologia que permita automatizar tarefas, como o TOTVS Distribuição e Varejo WMS – Linha Winthor, faz toda a diferença.
Para otimizar ainda mais a gestão do seu negócio, confira nosso conteúdo sobre gargalos logísticos para saber identificar e solucionar possíveis problemas na sua operação.
Deixe aqui seu comentário