Roteirização: como funciona, tipos e benefícios

Como empreendedor ou gestor dentro de uma empresa com operações já estabelecidas, é comum esbarrar em desafios contínuos, como os da gestão logística. Cada vez mais caro e complexo, perseguir a eficiência no transporte de materiais e produtos parece quase impossível — se não fosse por soluções como a roteirização.

Você conhece o conceito e já adota a prática em sua empresa?

Se não, saiba que a roteirização pode ser a resposta para várias perguntas do seu negócio, como:

• Como melhorar o planejamento estratégico?
• Como aumentar a produtividade do negócio?
• Como reduzir os elevados custos de transporte?
• O que deve ser feito para oferecer uma melhor experiência ao cliente?
• Quais são as precauções de segurança que você precisa tomar para seus motoristas?
• Com uma boa estratégia e sistemas para auxiliar na roteirização, você ameniza o caos diário relacionado à criação de rotas para suas entregas.

Sem quebra-cabeças e charadas, mas com a ajuda de métodos, boas práticas, algoritmos e tecnologia de ponta.

É isso que uma boa roteirização faz pelo seu negócio. Que tal entender mais? Preparamos um guia definitivo sobre o assunto, contando tudo e mais um pouco sobre roteirização.

O que é roteirização?

A roteirização é o processo de definir as melhores rotas para a coleta e entrega de materiais, itens, produtos e mercadorias em geral. Uma boa roteirização faz toda a diferença na qualidade do serviço prestado ao cliente, impactando na sua experiência e também reduzindo os custos logísticos do negócio.

Hoje, para uma empresa, uma boa estratégia de planejamento de rotas é uma das forças-motrizes por trás da otimização da gestão logística.

A roteirização é o método utilizado para melhorar a eficiência do seu supply chain.

Ou seja, se existe uma preocupação cada vez maior em tornar a cadeia de suprimentos mais eficiente, barata e rápida, a solução passa — entre outras coisas — por um excelente planejamento de rotas, independente do modal.

Qual a finalidade da roteirização?

A finalidade da roteirização é selecionar os melhores trajetos para a coleta e entrega de mercadorias. Desse modo, é possível reduzir o tempo em cada rota, o que impacta positivamente nos custos atrelados (combustível, manutenção, hora/homem etc.) e melhora a eficiência operacional da empresa.

Além disso, uma boa roteirização também traz maior comodidade para seus motoristas e demais funcionários, de modo que as demandas sejam responsivas às suas capacidades humanas.

E claro, com isso, busca-se atingir melhores índices de produtividade logística, o que impacta não apenas na experiência do cliente final e nos custos diretos, mas nos processos que indiretamente dependem da logística empresarial.

Um exemplo é o próprio cronograma produtivo.

Com um processo de coletas e entregas eficiente, é possível agilizar as rotinas produtivas e assim, conquistar um importante diferencial competitivo.

Além de buscar objetivos globais, a roteirização também mira os indicadores logísticos mais básicos, como o tempo de entrega, a qualidade das vias escolhidas, o tempo parado no trânsito e, como mencionamos, os custos atrelados, como o de combustível.

Como funciona a roteirização?

A lógica por trás da roteirização é simples: trata-se da escolha das melhores, mais curtas e seguras rotas para levar uma mercadoria de um ponta A a um ponto B (ou coletá-la no ponto A e levar ao ponto B).

Se você já planejou uma viagem de turismo de carro, sabe como é esse processo. Você provavelmente verificou as melhores rotas para chegar ao seu destino no menor tempo possível.

Tudo isso enquanto gasta menos com combustível, evita ruas esburacadas ou inadequadas e garante maior segurança para você e quem quer que o acompanhe na viagem.

A roteirização funciona sob a mesma lógica, mas o processo moderno envolve uma série de boas práticas e sistemas que agilizam a execução ao nível que o mercado requer.

Seu objetivo principal é trazer o máximo de benefícios possível, gastando o mínimo de recursos. E, quando falamos da roteirização moderna, nos referimos basicamente a um processo que depende da tecnologia.

Isto é, a realização manual de um bom planejamento de rotas pode funcionar à nível pessoal, mas em uma infraestrutura corporativa, cujo dia a dia é repleto de trajetos a serem percorridos, é impossível depender apenas da força de trabalho humana.

É aqui que sistemas de roteirização, planejadores de rotas, softwares YMS e outros entram em cena, automatizando as tarefas e, a partir de algoritmos avançados, criando rotas concisas, economicamente eficientes e rápidas.

Quais são os tipos de roteirização?

Quando o assunto é roteirização, vale compreender o conceito à fundo. Na hora que uma empresa vai discutir o planejamento de rotas, ela normalmente segue por dois caminhos: a roteirização estática ou dinâmica.

Existem algumas particularidades a cada uma das práticas e vamos explicá-las em detalhes a seguir, confira:

Roteirização estática

A roteirização estática refere-se ao planejamento que não é mutável. Uma vez aprovada, a rota deve ser seguida sem mudanças.

Pode parecer um pouco extremo demais, mas saiba que é um tipo de roteirização muito utilizado: o trajeto é calculado e desenhado antes dos veículos saírem da garagem e segue alguns critérios da empresa.

Por exemplo, o motorista deve obedecê-lo quase como um “guia” da entrega, respeitando tanto a rota, como as paradas, horários, quilometragem desejada, entre outros.

O intuito é diminuir os improvisos e tomar o controle da entrega, por mais “distante” que este processo esteja do escritório.

Isso não quer dizer que o motorista deve seguir a rota independente de qualquer coisa. Afinal, o trânsito, o clima e outras variáveis podem criar empecilhos de última hora.

Ainda assim, o planejamento não muda.

Roteirização dinâmica

Já a roteirização dinâmica tem uma diferença essencial para a versão acima: não se trata de um planejamento fixo. Ou seja, pode mudar mesmo quando os veículos já estão em rota.

É o caso de empresas que utilizam sistemas de roteirização capazes de rastrear os veículos em tempo real, cruzando os dados com outras informações, como GPS, atualizando o trajeto em tempo real, de modo a otimizar a entrega.

Ou seja, é um tipo de roteirização que admite a existência de imprevistos, como simples desvios para evitar vias congestionadas por conta de um acidente, por exemplo.

Conheça as principais estratégias de roteirização

Agora, na parte prática do planejamento de rotas, é comum que as empresas optem por uma entre duas estratégias bem comuns de roteirização: a chamada “caixeiro viajante” e a “varredura”.

Termos estranhos? Podem até ser, mas eles são bem fáceis de compreender, confira as definições:

Caixeiro viajante

Quando falamos na estratégia do “caixeiro viajante”, falamos da tática que mescla as rotas para que se possa atingir, em uma mesma viagem, o maior número de destinos — de forma otimizada, claro.

O nome é inspirado nos antigos mensageiros que precisavam percorrer longas distâncias e entregar cartas, telegramas e itens em vários destinos diferentes.

Varredura

No caso da estratégia de varredura, o objetivo é entregar o maior número de encomendas no menor tempo possível, respeitando alguma restrição geográfica, temporal ou de qualquer ordem semelhante.

Por exemplo: entregas que devem ser feitas na parte da manhã, em um determinado bairro da cidade. Ou itens considerados frágeis, que precisam de vias adequadas para não aumentar os riscos.

Ou seja, são demandas com alguma característica em comum e que sofrem uma “varredura” do time de estratégia, que as agrupa para simplificar o processo logístico.

Como a roteirização impacta no setor logístico?

Com a crescente demanda do setor logístico, urge a necessidade de investimentos em tecnologias e boas práticas que aumentem a produtividade, sem prejudicar o orçamento previsto. É aqui que uma boa roteirização se destaca.

Com ela, é possível desamarrar os nós que as demandas diárias do setor apresentam, aproveitando-se de todos os recursos tecnológicos disponíveis para tal.

Na prática, falamos de boas práticas e sistemas que mitigam os impactos de mudanças de última hora no trajeto de uma entrega, reduzindo as dores de cabeça dos gestores — que precisam lidar e explicar os custos extras e atrasos que se repetem.

Com um planejamento dinâmico das rotas, é possível que as empresas ajustem seu serviço de entrega.

Isso permite que eles se adequem rapidamente a situações inesperadas, como bloqueios de estradas, congestionamentos e demais obstáculos.

Com o sistema certo em mãos, é possível atualizar os trajetos em tempo real, organizando as rotas de modo a não prejudicar o planejamento logístico.

Além disso, com um bom sistema de roteirização, há total visibilidade em tempo real da frota, de modo que os gestores podem criar maneiras de aumentar a produtividade e economizar quilômetros desnecessários.

No fim das contas, falamos em um menor consumo de combustível, o que reduz os gastos e também otimiza a ocupação das horas dos motoristas.

Para quem a roteirização é indicada?

A roteirização é essencial para todas as empresas que lidam com a logística de coleta e entrega de mercadorias em seu dia a dia.

A prática deve, sem dúvidas, ser adotada por todos os negócios desse setor — mesmo os mais pequenos.

Já quando o assunto é tecnologia e estruturação, a indicação é que as médias empresas já comecem o seu investimento.

O motivo é simples: trata-se de uma ação totalmente relacionada ao potencial competitivo do negócio.

Se a sua empresa não entrar agora na transformação digital do setor, aderindo às principais boas práticas da logística 4.0, o seu concorrente irá.

No caso, incluem-se tanto as empresas que dependem da logística como atividade-fim (como transportadoras e distribuidoras) como também atacados, varejos e atacarejos (virtuais ou físicos).

No caso do e-commerce, a atenção à gestão logística é um dos pilares para o sucesso do negócio.

De acordo com uma pesquisa da Sendcloud, as duas principais razões pelas quais os clientes abandonam produtos nos carrinhos de compra são: 

• Custos altos de frete;
• Prazo de entrega elevado.

Não falamos que o seu frete deve ser sempre grátis — afinal, essa é uma missão impossível para a maioria das empresas.

No entanto, ele deve ser competitivo no quesito valor e tempo de entrega.

10 benefícios da roteirização

Ainda em dúvidas sobre o potencial de uma boa estratégia de roteirização para o seu negócio? Separamos as principais vantagens para você conferir, veja só:

1. Otimiza as viagens

A roteirização é o caminho perfeito para você otimizar suas viagens.

Aqui, falamos de muito mais do que apenas reduzir a distância percorrida, mas se basear em diferentes indicadores logísticos.

Desse modo, é possível garantir que mesmo as demandas mais complexas sejam cumpridas com exatidão pelo seu time de entrega e por quem é responsável por controlar a tecnologia.

Para seus clientes, a otimização das viagens significa uma interação mais satisfatória com sua empresa.

Por exemplo, digamos que os seus clientes possuam necessidades específicas relativas à entrega (como restrição de horas para recebimento).

Uma boa roteirização, impulsionada por um ótimo software de planejamento de rotas, leva essas necessidades em consideração para definir um trajeto que respeite as limitações.

E no dia a dia, ao conseguir otimizar suas viagens, você se coloca em controle dos menores detalhes acerca das rotas de coleta e entrega.

Por exemplo, é possível conferir (e aprovar ou reprovar) os mais diferentes parâmetros, garantindo total compliance com as normas legais, como com limites de peso do veículo, tempo de condução e muito mais.

O resultado é um planejamento mais eficiente, permitindo que você ajuste com mais precisão as entregas em seu dia.

Além disso, a otimização de rotas oferece a agilidade de que você precisa para se adaptar em tempo real.

Precisa lidar com urgências como um motorista doente ou uma entrega de última hora? Com processos logísticos integrados e voltados às boas práticas, é possível organizar a  gestão de frotas de modo a atender os imprevistos, sem comprometer a qualidade do serviço.

Na verdade, complementando a qualidade, com maior potencial flexível para atender as necessidades urgentes.

2. Melhora a produtividade da equipe

Com o crescimento gradual do seu negócio, é esperado que as tarefas logísticas cresçam em quantidade e nível de demanda.

Com a roteirização, você torna possível que sua equipe absorva esse aumento de maneira tranquila, sem necessitar da contratação de muitos profissionais.

Na verdade, seguindos as boas práticas e com auxílio de ferramentas adequadas, é possível mais do que maximizar a produtividade de todos os envolvidos no processo logístico:

Tanto os profissionais estratégicos, responsáveis por roteirizar os trajetos, como sua própria frota de veículos.

Com a tecnologia certa, por exemplo, existe a possibilidade de obter visibilidade em tempo real, de modo a analisar as condições da estrada, as informações do GPS e até mesmo o comportamento do motorista.

E faz sentido, já que cada vez mais os profissionais de roteirização precisam lidar com um número maior de endereços e paradas diárias.

Com a estratégia certa, é possível pular de 20 a 100 entregas em pouco tempo e colocando vários fatores na equação, como limitação de tempo, turnos ou tipo de mercadoria a ser transportada.

3. Planeja rotas sem trânsito

O trânsito é um dos principais inimigos da boa gestão logística. É o mesmo que tempo ocioso, mas sendo capaz de desperdiçar muito mais dinheiro do que simplesmente a improdutividade de um funcionário.

Falamos dos custos de combustível, de manutenção de veículos e de todos os custos indiretos que a insatisfação dos clientes ocasiona.

Para se ter noção, de acordo com dados divulgados pelo G1 em 2018, o Brasil perdia mais de R$ 267 bilhões por conta de congestionamentos.

Isso leva em conta o tempo médio que o brasileiro, à época, levava para chegar ao trabalho (mais de uma hora, todos os dias).

O prejuízo é calculado levando em conta todos os gastos que poderiam ser convertidos em renda, produtividade, lazer, estudos ou bem-estar.

Mas que, na realidade, são mitigados ou eliminados, pois as pessoas passam tempo demais no trânsito.

É claro que, do ponto de vista corporativo, falamos de prejuízos consideráveis — especialmente relacionados à produtividade da sua frota.

4. Garante mais segurança do motorista e da carga

Já pensou em enviar, dia após dia, seus motoristas para pegar a estrada sem nenhum direcionamento ou com um roteirização básica, calcada em softwares como Google Maps ou Waze?

Na prática, falamos de uma perda significativa de tempo de condução, o que afeta a sua produtividade, mas também deve levar em conta a segurança da operação.

Aqui, vale destacar dois pontos: a segurança da carga e do motorista.

No caso da carga, falamos de um cenário (já mencionado) de evitar vias que possam prejudicar os itens por conta dos buracos, curvas acentuadas ou inclinações indesejadas.

Sem uma boa roteirização, os motoristas precisam enfrentar estradas desconhecidas, congestionamento, fechamento e desvio repentino de estradas e mesmo trajetos perigosos — inclusive com risco de assaltos, o que é realmente assustador.

Isso muitas vezes pode implicar não apenas em prejuízos financeiros, mas afetar a saúde mental dos motoristas, que se tornam ansiosos e acabam por cometer deslizes na estrada.

Assim, aumentam os riscos da sua direção, tanto para si, quanto para os outros.

Com um planejamento de rota adequado, você e seus motoristas poderão prever facilmente a melhor rota, simplificando toda a operação.

5. Evita estradas mal conservadas

Como pontuamos, a roteirização foca não apenas na otimização dos indicadores clássicos da logística, mas se atenta a detalhes muitas vezes relegados, como a qualidade das estradas.

Um processo de planejamento completo, auxiliado pela tecnologia certa, facilita a escolha das melhores vias, de modo que não apresentem riscos para a carga, motorista e nem que deteriorem a sua frota — o que impacta nos custos de manutenção e nos altos custos de troca de veículos.

6. Economiza combustível

No Brasil, o combustível é cada vez mais um “mal necessário” no dia a dia das pessoas e das empresas. Com preços subindo (e sem um limite para estagnar) é impossível prever o dia de amanhã em relação aos custos de um tanque cheio.

Por isso, prezar pela economia de combustível e o uso mais otimizado possível das vias, de modo a encurtar as distâncias, é essencial.

No entanto, realizar esses cálculos à mão e sem critérios bem definidos é uma perda de tempo e uma súplica para que um erro aconteça.

Com uma boa roteirização, você evita esses problemas e ainda consegue atingir seu objetivo de reduzir os custos com combustível.

7. Reduz custos com a manutenção dos veículos

Além de tudo, uma má gestão logística também vai contra a cultura de fazer seu investimento valer cada centavo. Estradas esburacadas, falta de otimização de rotas e demais práticas inadequadas só aumentam os custos com a manutenção dos veículos.

Esse é um centro de custo muito temido — e com razão!

Afinal, são gastos expressivos e que, se não bastasse o valor, também implicam na baixa dos veículos por dias ou semanas.

Por isso, investir em uma boa roteirização é essencial: é uma forma de potencializar a vida útil da sua frota e garantir que toda ela possa trabalhar ao máximo, resultando em um ROI mais alto.

8. Gerencia melhor o tempo

Com dificuldades para conciliar as demandas crescentes e encaixá-las no dia a dia da sua frota limitada? A roteirização pode proporcionar um novo olhar diante dos desafios de entrega.

Assim, é possível fazer mais com menos, potencializando a produtividade do seu time e gerenciando melhor os tempos de coleta ou entrega.

9. Reduz as possibilidades de erros e/ou atrasos 

Com uma boa estratégia de roteirização, é possível reduzir ativamente os erros e eventuais atrasos nas entregas.

Isto é: com ajuda dos sistemas mais adequados, você se aproveita dos melhores algoritmos para programar as coletas e entregas — levando em conta as objeções de cada item, como a janela de tempo necessária para sua entrega.

10. Garante a satisfação dos clientes

É a tendência atual: com as novas tecnologias, as expectativas dos clientes estão subindo para outro nível. Por exemplo, hoje, os clientes exigem saber o tempo estimado de entrega em tempo real (um indicador conhecido como ETA).

Ou seja, hoje, os clientes precisam de entregas mais rápidas, mas também um tempo de resposta mais ágil.

Esses fatores são essenciais para aumentar a produtividade do negócio e também para providenciar uma melhor experiência do cliente.

O que considerar ao fazer a roteirização da sua frota?

Antes de fazer a roteirização, saiba que esse é um processo que pode ser tanto simples, feito à mão com papel e caneta, como tecnológico e integrado com seus sistemas, com uso de softwares especializados.

Vale, porém, ter em mente todos os parâmetros do seu setor logístico em mente: sua demanda atual e projetada, seu orçamento, o tamanho da sua frota e a região que a sua unidade deve cobrir.

Esses fatores são essenciais para que você e seu time possam planejar rotas com maior segurança e precisão.

Como fazer roteirização na sua empresa?

E agora, como colocar a estratégia de roteirização em prática? Bom, o primeiro passo é entender que, sem tecnologia, você não disputa com os grandes concorrentes.

Por isso, a dica é procurar pelos melhores sistemas de planejamento de rotas do mercado — tecnologias robustas, mas flexíveis, capazes de atender às suas demandas atuais e crescer com elas.

Além disso, é essencial contar com um setor conciso, estruturado e dedicado a seguir as boas práticas.

Outro ponto é que deve existir um alinhamento com a liderança, para que o setor logístico possa saber (e, assim, seguir) os principais objetivos do negócio.

O que faz um roteirizador?

O roteirizador pode ser tanto o profissional responsável pela tarefa de planejar as rotas, quanto a tecnologia — que também é conhecida como planejador de rotas.

No caso da tecnologia, o profissional por trás do planejamento pode ser até mesmo o gestor ou um profissional de assistência, já que basta apenas digitar as informações e dar o comando que o sistema faz tudo.

Existe algum roteirizador gratuito?

Se você buscar no mercado, vai encontrar sistemas de roteirização gratuitos. No entanto, para a intensa demanda comercial, eles são considerados inadequados e pouco eficientes.

Muitas empresas, por exemplo, tentam otimizar custos utilizando aplicativos como o Waze.

Contudo, tratam-se de soluções para uso doméstico, que não levam em conta os seus objetivos — como a condição das estradas, por exemplo.

Existe um app de roteirização de entregas gratuito?

Os aplicativos roteirizadores gratuitos mais conhecidos são o Google Maps e o Waze. Eles podem ser baixados em qualquer dispositivo móvel — mas não são adequados para empresas.

Esse é um ponto essencial, já que os roteirizadores gratuitos são destinados ao uso de pessoas físicas, de modo a guiar o motorista.

Na gestão logística, a empresa deve prezar por vários indicadores — que os roteirizadores gratuitos não seguem. Além disso, tratam-se de sistemas não integráveis com seus sistemas de gestão, como o YMS ou plataforma de e-commerce.

Como fazer roteirização no Google Maps?

A roteirização via Google Maps é adequada apenas para pessoas físicas, sem encaixe para empresas. Apesar de ser um bom aplicativo, ele é voltado para demandas simples que uma pessoa enfrenta, como saber o caminho do ponto A ao ponto B.

Para pessoas jurídicas e empresas que buscam otimizar a gestão logística, é essencial investir em soluções especializadas e capazes de otimizar realmente as entregas.

Por exemplo, o Google Maps não pode ser integrado aos sistemas de gestão da empresa, não permite rastreamento em tempo real (track and trace) por parte da equipe e não se adequa aos objetivos e necessidades do negócio.

Sim, o aplicativo indica a rota de um ponta A ao ponto B, mas não o faz levando em conta indicadores como segurança, rapidez, otimização de uma rotina de entregas e muito mais.

Como escolher um bom sistema de roteirização?

Convencido a investir em um bom sistema de roteirização? Então confira quais os principais fatores que você deve se atentar para garantir a melhor escolha:

Entenda quais são as necessidades do seu negócio

Mas afinal, quais as necessidades logísticas da sua empresa? É preciso levar em conta vários fatores, como o porte do seu negócio, o tamanho da sua frota, os custos atuais e sua base de clientes estabelecidas.

Além disso, pensando em planejamento estratégico, qual a previsão de demandas em médio e longo prazo? Sua frota atual conseguirá cumpri-la ou é preciso investir no crescimento?

Nossa dica é buscar por soluções robustas, mas ainda flexíveis, capazes de atender às suas necessidades atuais e também de escalar com seu negócio.

Análise a reputação do fornecedor

Afinal, o fornecedor da solução é realmente competente o suficiente? Não basta simplesmente um bom discurso, mas competência comprovada pelo mercado.

Muito além da qualidade do sistema, falamos de todo um ecossistema que favoreça seu negócio, com suporte técnico capacitado e um pós-venda que valorize o relacionamento com o cliente.

Pesquise quais softwares são usados pela concorrência

Por fim, que tal um benchmarking para descobrir o que os seus concorrentes — especialmente os mais competitivos — estão utilizando?

Com certeza esse tipo de informação será valioso para você compreender qual tecnologia pode fazer toda diferença no seu dia a dia!

Suíte Logística da TOTVS

Planejar as rotas é fundamental para o sucesso das suas operações logísticas. Mas, para fazer uma roteirização eficiente, é preciso contar com ferramentas que auxiliem no planejamento, na execução e no controle das entregas.

A Suíte Logística da TOTVS é a solução ideal para quem busca mais eficiência e qualidade na gestão logística de ponta a ponta.

Ela fornece sistemas e ferramentas para integrar a sua operação logística desde o embarcador até o cliente final, com agendamento, acompanhamento em tempo real, gestão de pátio e muito mais.

Para as rotas, temos ferramentas para planejamento eficiente para otimizar os percursos, trazendo mais agilidade às entregas e maior satisfação dos seus clientes.

Com a Suíte Logística da TOTVS, você pode fazer uma roteirização mais inteligente e eficaz, garantindo mais agilidade, segurança e qualidade nas suas entregas. 

Conclusão

A roteirização é essencial para que você atinja as mais desafiadoras metas logísticas e de experiência do cliente.

Ao longo deste guia, explicamos tudo sobre o conceito e como pode ser aplicado na prática.

Com uma boa roteirização, sua empresa economiza tempo, horas e dinheiro, de modo a encontrar a melhor opção de rota para suas entregas.

Além disso, essa estratégia permite que sua frota vá de um local para outro da maneira mais eficiente, condizente com as necessidades modernas.

Mas é claro, tudo isso só é possível com ajuda da tecnologia adequada, como as apresentadas pela Suíte Logística da TOTVS.

Que tal continuar em nosso blog? Entenda o que a tecnologia pode fazer pela sua gestão de frete!