Conheça as rotinas de controle e organização do armazém

Implementar boas rotinas de controle e organização do armazém é essencial para garantir a eficiência das operações logísticas, a qualidade dos produtos e a satisfação dos clientes.

É, por isso, uma estratégia que garante a competitividade do negócio, pois evita contratempos e prejuízos que impactam no público-alvo.

Mas como se deve organizar um armazém? Quais são as rotinas de organização do estoque e do espaço que devem ser seguidas? 

Neste artigo, vamos mostrar 9 práticas que otimizarão os seus resultados. Confira!

Quais devem ser as rotinas de controle e organização do armazém?

Um armazém não é apenas um depósito de mercadorias. É um espaço estratégico para o supply chain, que precisa ser planejado e gerenciado de forma inteligente. 

Para isso, existem algumas rotinas de organização do estoque e do espaço que devem ser realizadas periodicamente, ou sempre que necessário. 

Veja quais são elas:

1. Mapeie os processos

Quando falamos nas rotinas de controle e organização do armazém, a primeira coisa que deve vir à cabeça do gestor é o mapeamento dos processos.

E quais os 3 principais processos logísticos dentro de um armazém? Entrada, saída e movimentação dos produtos. 

Mapeá-los é, assim, identificar todas as etapas, os responsáveis, os recursos e os prazos de cada atividade.

O mapeamento dos processos permite visualizar o fluxo de trabalho do armazém, identificar possíveis gargalos, desperdícios ou falhas e definir padrões de qualidade e produtividade. 

Além disso, facilita a comunicação e a integração entre as equipes envolvidas.

2. Faça um levantamento sobre o espaço

O segundo passo para aprender como organizar um armazém logístico é fazer um levantamento sobre o espaço físico. 

Você já conhece os processos e entende o que fazer para melhorá-los. Agora, é preciso ter mais informações sobre o local. Isso envolve:

• medir a área disponível;
• verificar as condições de estruturas, instalações, equipamentos e materiais de apoio;
• avaliar a capacidade de armazenamento de cada estrutura para determinar o layout ideal.

Essa prática permite dimensionar corretamente o seu armazém e adequá-lo à demanda e ao tipo de produto que você trabalha. 

Ela também ajuda a identificar necessidades de manutenção, reparo ou substituição de itens que possam comprometer a segurança ou a eficácia das operações.

3. Otimize o layout do armazém

Você sabia que uma das prioridades dos consumidores em suas compras é a rapidez da entrega? 

Uma pesquisa do Capterra realizada com 1063 brasileiros apontou que 49% dos entrevistados acreditam que a rapidez é o aspecto mais importante no serviço de delivery.

Uma das rotinas de controle e organização do armazém que interfere diretamente no lead time é a otimização do layout do espaço.

Qual a melhor forma de distribuir os produtos, os equipamentos e os espaços dentro do armazém? Devo usar prateleiras, pallets ou outras estruturas?

Neste ponto, o responsável deve levar em conta aspectos como a frequência de movimentação, a compatibilidade entre os itens, a facilidade de acesso e a otimização do espaço.

Assim, conseguirá:

• Evitar erros ou danos aos produtos;
• Minimizar as distâncias percorridas;
• Reduzir o tempo de operação e os custos;
• Manter um espaço adequado para a movimentação;
• Maximizar a utilização da capacidade de armazenamento. 

4. Faça o cadastro dos produtos

Outra prática de suma importância para as rotinas de organização do estoque e do espaço é o cadastro dos produtos. 

Isso significa registrar todas as informações relevantes sobre os itens que são armazenados no seu armazém, como código, descrição, lote, validade, peso, dimensões etc.

Este cadastro permite identificar e localizar facilmente os itens no armazém, o que otimiza as operações de recebimento, conferência, separação e expedição. 

Além disso, auxilia a controlar melhor o estoque e evitar excessos ou faltas de produtos.

Está entendendo como organizar um armazém logístico? O passo seguinte é padronizar um processo importante: a separação das mercadorias.

5. Padronize a separação das mercadorias

Dentre as rotinas de controle e organização do armazém, temos outra prática essencial para essa otimização: padronizar a separação das mercadorias. 

O gestor deve definir critérios para agrupar os produtos.

Esses critérios podem ser características (tipo, necessidades especiais etc.), volumes (tamanho e peso), clientes ou classificação ABC (classificação conforme saída), por exemplo.

Isso facilita a localização e a movimentação dos itens, o que o permite atender melhor às necessidades dos clientes quanto a agilidade e precisão das entregas.

6. Sinalize corretamente o endereçamento logístico

O endereçamento logístico é a identificação dos locais dentro do armazém com um código que indique a rua, a coluna, o nível e a posição do produto.

Ele se liga diretamente ao sistema de controle de estoque, que guarda todas as informações de cada item cadastrado, inclusive a localização física no depósito.

A sinalização correta é uma das rotinas de controle e organização do armazém que reduz o tempo de busca e evita erros ou perdas. 

Ela também permite rastrear o histórico de movimentação dos itens, o que facilita o controle das mercadorias.

7. Implemente métodos de controle do estoque

Na sequência, é hora de pensar nas rotinas de organização do estoque. Uma prática importante são os métodos de controle. 

E o que seria isso? Definir formas de monitorar a quantidade e o valor dos produtos que estão no seu armazém em relação à demanda e ao planejamento.

Os métodos podem variar conforme o tipo de produto ou negócio que você trabalha. Alguns exemplos são: PEPS (primeiro que entra primeiro que sai), UEPS (último que entra primeiro que sai), custo médio ponderado etc.

Dados do IHL Group indicam que, em 2020, a distorção de estoque (falta de estoque e estoques excedentes) para varejistas em todo o mundo somou US$1,8 trilhão. 

Esse valor supera o PIB do Canadá e aponta para uma deficiência nesse controle.

Por isso, é importante definir boas rotinas neste aspecto para gerenciar melhor o seu capital de giro e evitar desperdícios ou obsolescência dos produtos. 

É, também, uma maneira de tomar decisões mais assertivas sobre compras, vendas ou promoções.

8. Não se esqueça da limpeza periódica

Por vezes negligenciada, a limpeza periódica é também uma das rotinas de controle e organização do armazém que merece destaque. 

Manter o seu espaço sempre limpo e organizado é evitar prejuízos às operações ou aos produtos.

A limpeza periódica permite preservar a qualidade dos produtos, evitar contaminações, avarias ou perdas, garantir a segurança e a saúde dos colaboradores e prevenir acidentes ou doenças ocupacionais.

Agora, você entendeu como organizar um armazém logístico, certo? Então, temos uma última reflexão: existe algum sistema para gerenciar o armazém?

Sim, existem ferramentas especializadas. 

9. Invista em ferramentas especializadas

Softwares e equipamentos podem automatizar, integrar e otimizar as rotinas de controle e organização do seu armazém.

As ferramentas especializadas podem variar conforme o porte, a complexidade ou o segmento do seu negócio. 

Alguns exemplos são: sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System), RFID (Radio Frequency Identification), código de barras etc.

Com elas, é possível aumentar a produtividade, a qualidade e a rentabilidade do seu armazém, reduzindo custos, erros ou retrabalhos. 

Além disso, você terá em mãos informações confiáveis e estratégicas para a gestão do seu negócio.

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Conclusão

As rotinas de controle e organização do armazém ajudam a garantir a eficiência das operações logísticas, a qualidade dos produtos e a satisfação dos clientes.

Algumas delas envolvem mapear os processos e o espaço, otimizar o layout do armazém, padronizar a separação das mercadorias, implementar métodos de controle do estoque e investir em ferramentas especializadas.

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