Sistema de Roteirização: redução de custos e entregas com mais qualidade dentro do prazo

O sistema de roteirização é um software que ajuda as empresas a definirem as melhores rotas para realizar de maneira bem-sucedida suas entregas. 

É uma solução capaz de apoiar todos os tipos de organizações.

Com um sistema desses, a empresa conquista vários benefícios em relação ao serviço de entrega de seus produtos.

Em especial, falamos de uma considerável otimização deste processo, que impacta também na redução de custos e em uma melhor experiência do cliente.

A gestão logística de uma empresa envolve vários fatores. No entanto, quando falamos de entregas, o aspecto da ‘volatilidade’ se destaca.

Por isso, providenciar uma ferramenta capaz de organizar e estruturar processos, de modo que as entregas sejam realizadas de maneira precisa, sem atrasos e sem custos exorbitantes, é uma necessidade para empresas que buscam crescer de maneira sustentável.

Que tal conhecer mais sobre o assunto? Preparamos um guia completo sobre o que é sistema de roteirização de entregas, como funciona, os benefícios e qual o melhor software para seu negócio. Confira!

O que é roteirização?

A roteirização dentro da logística trata da definição de rotas para entregas considerando os fatores que influenciam no tempo e qualidade desse serviço. Por meio de um sistema de roteirização é possível reduzir custos operacionais, tempo da entrega e aumentar a satisfação do cliente final.

Na gestão desse processo é necessário considerar tudo que envolve o transporte, desde a coleta até que a mercadoria chegue às mãos do cliente.

É necessário considerar as melhores rotas em distância, qualidade das vias, se há pedágios e afins, para encontrar o equilíbrio entre rapidez e segurança nas entregas.

Quando uma empresa estrutura sua estratégia de roteirização, ela olha para vários fatores ao definir uma rota para sua entrega:

• o tipo de transporte;
• as estradas preferenciais;
• a hora do dia, bem como a previsão do tempo;
• o número de semáforos, interseções e curvas no caminho;
• entre muitos outros.

Em suma, a roteirização nada mais é do que o esforço e os processos para otimizar as rotas de entrega, de modo a tornar a gestão logística cada vez mais eficiente e a par das diretrizes de experiência do cliente.

O que é um sistema de roteirização?

O sistema de roteirização é uma ferramenta de grande ajuda na aplicação de uma estratégia de roteirização. Com uso de tecnologia é capaz de auxiliar as empresas a planejar suas rotas de entrega da maneira mais eficiente possível, utilizando algoritmos avançados.

É uma solução logística que toma as rédeas dos processos de roteirização, evitando que os profissionais tenham que fazê-lo manualmente.

Assim, automatiza o planejamento de rotas eficiente, com base em variáveis definidas pela empresa (como as que citamos no tópico acima).

A necessidade de uma roteirização automatizada se dá justamente pela evolução do mercado e pelas mudanças nos comportamentos dos consumidores, muito instigados pela transformação digital.

Ao considerar todas as variáveis possíveis a um único dia de operações logísticas de uma empresa, é possível perceber a necessidade da tecnologia.

Com processos automatizados, é possível cumprir e mesmo superar as expectativas definidas, contribuindo para a satisfação dos clientes.

Como funciona a roteirização de entregas?

Muitos fatores podem afetar quais veículos são atribuídos a quais rotas, quais motoristas e em quanto tempo levarão as entregas. É a combinação desses fatores que pode ser tanto a solução como um problema para a empresa.

Fato é que a mente e a capacidade humana, por mais que sejam surpreendentes, não conseguem processar tantas informações — e tão rapidamente — quanto uma máquina, um software poderoso e um algoritmo inteligente.

O sistema de roteirização funciona de diferentes maneiras, mas geralmente começa com a inscrição de cada pedido no banco de dados.

Em seguida, com base em algoritmos, é possível analisar todos os fatores para descobrir e muitas vezes criar rotas que atendam aos requisitos da empresa e do cliente, reduzindo o tempo de entrega, bem como cumprindo com outros objetivos definidos.

Isso irá reduzir o tempo de entrega, bem como cumprir com com outros objetivos definidos no planejamento logístico.

Tudo isso em questão de segundos ou, no máximo, minutos.

O sistema de roteirização permite que a empresa chegue rapidamente às melhores combinações de rotas a partir de milhões de opções possíveis.

Tudo isso com uso de algoritmos complexos que buscam fazer a melhor combinação de fatores conhecidos pela sua empresa, como:

• O endereço dos seus clientes;
• Os produtos a serem entregues;
• A data e o horário em que os pedidos são esperados;
• As velocidades médias em diferentes horas do dia de acordo com aplicativos de GPS;
• A localização de pontes baixas ou outras barreiras que exigem uma rota diferente.
• Entre várias outras variáveis.

Em seguida, o sistema de roteirização calcula a maneira mais eficiente de entregar e atender às expectativas do cliente.

As vantagens de usar um sistema de roteirização logística

Agora, como definir os benefícios práticos de utilizar um sistema de roteirização na empresa?

Para simplificar seu entendimento, separamos em alguns pontos específicos. Que tal seguir a leitura para aprender mais? Confira!

Otimização das entregas

O objetivo principal do sistema de roteirização é otimizar as entregas, de modo a planejar com eficiência o trajeto e as rotas com antecedência.

Você pode determinar quanto tempo uma determinada rota leva para ser concluída, qual é a rota mais curta e quanto tempo os motoristas levam para entregar os itens, levando em consideração todos os fatores possíveis, como o tempo para estacionar, descarregar e preencher os documentos.

Desse modo, baseado em dados, o sistema realiza todos os cálculos para você, de modo a otimizar ao máximo as entregas dentro do raio logístico desejado.

Mais segurança

Com o sistema, é possivelmente rastrear todos os veículos. Esse é um adicional de segurança que protege tanto o motorista, bem como a carga que ele carrega.

Além disso, o software poderá seguir instruções claras de evitar estradas e regiões historicamente perigosas, evitando mesmo os menores riscos de assalto e roubo da carga.

Redução dos custos

Aqui, vale destacar também a questão da redução de custos.

Na prática, esse é o principal motivo pelo qual a maioria das empresas busca um sistema de roteirização.

De acordo com dados da Aptean, a automação do processo de roteirização pode diminuir de 10 a 30% os custos operacionais logísticos. 

Exatamente, o valor economizado pode chegar a quase um terço do que a sua empresa gasta no momento.

Em quais áreas essas reduções ocorrem? Explicamos:

• Redução dos custos relativos à combustível;
• Redução da necessidade de veículos, já que você poderá utilizar sua frota de maneira mais eficiente;
• Redução de horas dos motoristas para cada entrega (o que aumenta sua produtividade ao longo de um expediente);
• Evita que os motoristas se encontrem em áreas passíveis de multa, bem como permite à empresa monitorar a velocidade média;
• Redução do número de manutenções, já que é possível planejar as rotas por estradas consideradas mais novas ou de melhor qualidade (com menos curvas acentuadas, lombadas, entre outros fatores).

Melhora na gestão de dados e informações

Com essa tecnologia, você centraliza dados cruciais para o planejamento de rotas, de modo que cada entrega seja realizada de acordo com as informações atualizadas sobre as vias.

Imagine que, dentro do seu raio de entregas, uma das principais vias seja interditada por uma obra pública ou por conta de um problema, como deslizamento?

Sem ter dados centralizados e atualizados, você pode encaminhar seus motoristas para horas e mais horas de atraso que podem prejudicar seu planejamento.

Rapidez na entrega

Ao otimizar suas rotas, você pode reduzir o tempo que cada motorista investe em cada entrega, maximizando sua capacidade produtiva ao longo de seu expediente.

Além de tornar as entregas mais rápidas, você reduz os custos relacionados ao tempo perdido no meio de congestionamentos.

Economia de tempo

Por conta de um melhor planejamento de rotas, a empresa também reduz o tempo para cada entrega.

Na prática, falamos de uma operação mais eficiente — o que não quer dizer que os motoristas andem mais rápido, mas que utilizem rotas que permitam que eles façam mais entregas a cada expediente.

Desse modo, é possível economizar tempo, evitar obstáculos e vias complicadas, bem como maximizar o número de pedidos entregues durante o dia.

Integração com CRM

O sistema de roteirização pode ser integrado ao seu CRM, de modo a unificar os dados e permitir que o time de atendimento visualize a situação de entrega do pedido.

Assim, em caso de dúvidas do próprio cliente, o atendente pode rapidamente verificar o status do seu pedido e informá-lo ao cliente.

Diminuição de danos nos veículos

Por fim, vale pontuar que uma roteirização mais sustentável das rotas de entrega também leva em consideração fatores como a segurança e a qualidade das estradas.

Assim, é possível reduzir os danos aos veículos, conservando sua vida útil e mitigando a necessidade de manutenção, o que também gera maior economia.

Quais empresas devem usar um sistema como esse?

O sistema para roteirização pode ser uma ferramenta essencial para negócios próprios do setor logístico, tal qual distribuidoras e transportadoras.

Médias e grandes empresas do varejo B2B ou B2C, sejam lojas físicas ou e-commerces, que buscam internalizar a entrega dos pedidos ou ao menos a distribuição interestadual dos itens, também podem se aproveitar dos benefícios de tal tecnologia.

Isto porque, dependendo da estratégia do seu negócio, pode ser mais benéfico controlar a entrega dos pedidos, incorporando esse serviço às suas responsabilidades.

E claro, para empresas cuja atividade-fim seja o transporte de carga, o sistema é um componente essencial para o sucesso e crescimento do seu negócio, bem como para a garantia de segurança de seus profissionais e das cargas que transporta.

Quais são os riscos de não investir em um sistema de roteirização?

Deixar de usar um sistema automatizado e eficiente de roteirização pode prejudicar sua operação logística em vários sentidos como:

• Janelas de tempo maiores: se roteirização as janelas aumentam e o cliente não consegue ter assertividade no recebimento;
• Entregas menos frequentes: ter que ficar ajustando rota por conta de imprevistos diminui a frequência das entregas;
• Cliente não sabe o status atual da mercadoria: sem acompanhamento em tempo real o cliente estará no escuro quanto a localização do seu pedido;
• Altos e crescentes custos de combustível: quanto mais tempo um veículo leva para ir do ponto A ao ponto B, mais combustível gasta e mais desgaste tem para os componentes;
• Não se adequar à Logística 4.0: sem um sistema automatizado de rotas a sua empresa fica um passo mais distante de uma logística 4.0 com processos integrados.

Como se preparar para implementar um software de roteirização?

E agora, como preparar sua organização e os seus processos para implementar um sistema de roteirização completo e capaz de transformar sua gestão logística?

Separamos alguns passos que você deve fazer antes de começar a avaliar as melhores opções de sistemas para o seu negócio. Que tal conferir?

• Entenda a situação atual da empresa: seus processos precisam estar prontos para adequação de um sistema, por isso mapeia toda sua operação;
• Aprimore e organize o armazém: use estratégias de organização modernas como RFID para facilitar o controle das mercadorias e materiais;
• Analise as características operacionais do negócio: entenda os pontos fracos e fortes da sua operação para otimizar esses processos;
• Defina políticas de transportes: Tenha motoristas qualificados e processos bem definidos de transporte para garantir a qualidade das entregas.

Quais são os melhores sistemas de roteirização? Como escolher?

Os melhores sistemas de roteirização são, claro, aqueles mais completos, que oferecem uma ampla gama de funcionalidades e várias possibilidades para o seu negócio e sua gestão logística.

A dica é buscar por sistemas capazes de contribuir com o planejamento de rotas, com recursos de automatização de processos, análise de indicadores logísticos e centralização de dados e muito mais.

Lembre-se que você deve buscar um sistema de roteirização que contribua com sua operação — por isso, deve ser robusto como tecnologia, mas flexível em questão de usabilidade.

E se, de repente, houver mudanças em relação às rotas? O sistema deve ser capaz de alterar as rotas, mantendo a qualidade e precisão das mesmas.

Além disso, priorize empresas que oferecem suporte técnico de ponta, capazes de atender suas dúvidas em curto espaço de tempo para dar continuidade às suas operações.

Existe algum sistema de roteirização gratuito?

Embora não existam softwares próprios para a tarefa e que sejam gratuitos, é comum que as organizações utilizem aplicativos como o Waze ou Google Maps para criar rotas.

Esse pode ser um erro, já que esses são sistemas próprios para uso doméstico e pessoal, que não visam nenhum dos objetivos de um negócio — eficiência, produtividade, agilidade e segurança relacionada ao modal.

No entanto, você pode conhecer um pouco mais sobre o que a TOTVS tem a oferecer para otimização das suas entregas.

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Conclusão

Alcançar a excelência nas entregas é um desafio que, a cada dia, se torna mais difícil.

Com a necessidade de realizar entregas mais rapidamente, bem como reduzir custos, extrair maior produtividade da sua frota e ainda assim conservá-la, é essencial contar com estratégia e ferramentas de roteirização adequadas.

Neste guia completo, explicamos a você tudo sobre o assunto, desde o que é um sistema de roteirização de entregas, até os benefícios e como implementá-lo.

Além disso, mostramos como a Suíte Logística da TOTVS pode ser essencial para o sucesso da sua operação, bem como para facilitar que sua empresa alcance seus objetivos! 

Aproveite também para entender os benefícios de ter uma logística integrada na sua organização.

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