Integração de sistemas: o que é e como fazer de forma segura

O mercado atual pede cada vez mais um diálogo entre os sistemas das organizações, para que esses alcancem o maior potencial possível. A integração de sistemas é uma alternativa para quem quer processos internos mais organizados e otimizados dentro da sua empresa.

Investir na integração entre sistemas garante que diferentes setores troquem informações, sejam mais produtivos e enfrentem menos problemas no dia a dia, com dados circulando com maior agilidade.

Mas o que ela significa, na prática? Quais são as vantagens e desafios desse processo? E como fazê-lo? Nos próximos tópicos, vamos falar tudo sobre esse assunto. Tenha uma boa leitura!

O que é a integração de sistemas?

A integração de sistemas é o processo de conectar diferentes sistemas e aplicativos de software para que possam compartilhar dados e funcionar juntos de maneira eficiente.

Muitas empresas e organizações usam uma variedade de sistemas e aplicativos para gerenciar suas operações, desde software de contabilidade e recursos humanos até sistemas de gerenciamento de estoque e vendas.

Essa integração permite, portanto, que esses sistemas trabalhem juntos, compartilhando dados e informações entre si.

Isso pode ajudar as empresas a automatizar tarefas, reduzir erros e aumentar a eficiência de modo geral. A forma de fazer isso pode acontecer por meio do uso de APIs (interfaces de programação de aplicativos), middleware e integração direta entre sistemas.

Tipos de integração de sistemas

A integração de sistemas dentro da sua empresa pode ser feita de diferentes maneiras. Os modos de implementar essa diretriz são essencialmente três, e cada um deles tem seus devidos aspectos. Confira a seguir os tipos de integração de sistemas.

Troca de dados eletrônicos

Nessa modalidade, uma plataforma extra deve ser inserida na empresa, buscando traduzir as mensagens de cada uma das ferramentas e repassar os dados a outra solução.

O uso dessa tecnologia, no entanto, é um pouco complexa, por conta da dificuldade em montar seu ambiente.

Banco de dados

A integração é feita pelo banco de dados, em que um profissional especializado realiza as modificações necessárias nas estruturas dos bancos de cada aplicação.

É necessário, porém, ficar de olho na segurança, ao permitir o acesso de outra aplicação a um banco de dados diferente.

APIs

A criação de APIs é uma alternativa simples, segura e bastante usada na integração dos sistemas. Elas recebem requisições e respondem com dados prontos, facilitando a busca de informações entre as plataformas da empresa.

Vantagens de integrar os sistemas da empresa

Ao fazer a integração horizontal e vertical, os processos são otimizados e passam a ser realizados com maior colaboração entre profissionais de cada setor.

Entre as principais vantagens desse cenário, vale citar:

• Otimização de processos: deve ser contínua para manter a competitividade em médio e longo prazo. Ao integrar sistemas, o negócio passa a possuir processos mais simples de serem otimizados;
• Melhora da performance: uma cadeia operacional de alta performance é essencial para atender clientes e parceiros da melhor forma possível. Com os setores se comunicando mais facilmente, a cadeia operacional se torna mais dinâmica, aumentando a receita e o nível de inovação;
• Redução de custos: eliminar gargalos enxuga o orçamento de processos corporativos. Nesse sentido, a integração de sistemas cria fluxos de trabalho mais simples, automatizados e elimina o retrabalho;
• Integração entre setores: ao ter serviços e sistemas integrados, todas as áreas do negócio conseguem atingir um novo grau de alinhamento estratégico. A priorização de serviços segue as necessidades da empresa, criando soluções capazes de atender às demandas do mercado.

Desafios da integração de sistemas

É comum que uma empresa em crescimento resolva suas demandas de gestão conforme elas aparecem. Softwares isolados, inicialmente, vêm para ajudar, mas conforme o tempo passa, a organização fica cada vez mais difícil, e o caos pode se instalar.

E é por isso que a integração de sistemas se mostra como uma solução. Mas ela também pode ter alguns desafios, especialmente quando se trata de sistemas complexos e mal geridos. Alguns deles são:

• Incompatibilidade: diferentes sistemas podem usar protocolos de comunicação diferentes, o que pode dificultar a conexão e integração dos sistemas;
• Custos: a integração de sistemas pode ser um processo caro, especialmente se for necessário contratar especialistas para ajudar na implementação;
• Complexidade: sistemas grandes e complexos podem tornar a integração mais difícil, especialmente se houver muitos sistemas envolvidos;
• Manutenção: após a implementação da integração, a manutenção dos sistemas pode ser um desafio, especialmente se houver mudanças ou atualizações em um dos sistemas;
• Falta de padrões: a falta de padrões de integração pode dificultar a conexão entre sistemas de diferentes fornecedores.

Para evitar esses problemas na própria integração, é necessário escolher um ERP de qualidade.

Em pouco tempo, o crescimento da produtividade já se torna visível, redirecionando os colaboradores de tarefas repetitivas e sem inspiração para ações de maior valor.

Com a estrutura organizacional consolidada, o gestor tem ampla visão e capacidade analítica sobre a situação financeira da empresa, bem como a tomada de decisão com base em dados e em tempo real.

Como superar esses desafios?

Se existem problemas com a integração de sistemas, é preciso saber superá-los. E isso começa com uma boa gestão da empresa aliada a um bom sistema. Veja as boas práticas para isso a seguir!

• Mapeie processos: é importante desmembrar os macroprocessos em microprocessos, para compreender as interdependências dos setores. A partir daí, é possível definir quais sistemas devem ser integrados;
• Alinhe tecnologia e estratégia: pense se o recurso tecnológico atende aos objetivos e metas traçadas no planejamento. Para unir os propósitos do negócio a uma tecnologia, é necessário saber quais indicadores de desempenho terão de ser acompanhados na integração de sistemas de gestão;
• Avalie as soluções: antes de integrar seus sistemas, verifique se as soluções atuais da empresa viabilizam essa medida. As ferramentas podem já estar ultrapassadas e não servirem aos novos objetivos. Reflita se não é o momento de fazer substituições;
• Implemente a integração: ao fazer a integração, certifique-se de ter um backup de dados para não se arriscar a perder dados estratégicos. Também é importante fazer a implementação com profissionais que entendam a linguagem usada no desenvolvimento de cada sistema e estejam habituados a esse tipo de migração;
• Monitore as mudanças: mesmo depois da implementação ser finalizada, é ideal monitorar se a adesão dos setores está sendo positiva, bem como o desempenho dos sistemas. Fique de olho em falhas de exportação de dados, dificuldades técnicas, etc.

Como fazer a integração de sistemas de forma segura?

Para realizar uma integração de sistemas sem dores de cabeça, é interessante estar atento a alguns pontos, como os que abordamos a seguir.

Defina seus objetivos

Trace o que deseja alcançar e como espera conseguir integrar os sistemas. Sua meta pode ser economizar tempo, economizar dinheiro ou melhorar processos.

Para cada foco, você vai precisar ter uma preocupação diferente. Ainda que você tenha mais de um objetivo, você precisa de um para iniciar e dar a maior prioridade.

Escolha o tipo de integração

Ao escolher o tipo de integração para seus sistemas, é importante considerar fatores como a complexidade do ambiente tecnológico, a necessidade de comunicação em tempo real entre os sistemas e as limitações técnicas de cada plataforma. 

A escolha deve levar em conta a capacidade dos sistemas envolvidos de suportar a integração de forma segura. O foco é garantir que todas as trocas de dados sejam protegidas contra acessos não autorizados e que as informações trafeguem de maneira segura. 

Além disso, é essencial avaliar como a integração pode ser monitorada e mantida ao longo do tempo, principalmente com apoio da automação. Deve-se assegurar que quaisquer potenciais brechas de segurança possam ser identificadas e corrigidas rapidamente.

Monitore e registre os dados

Empresas que utilizam sistemas integrados e que sejam capazes de rodar várias rotinas paralelamente enfrentarão menos gargalos.

Além disso, é necessário que essas plataformas tenham bancos de dados operacionais, que possam registrar dados e metadados para possíveis auditorias de órgãos fiscalizadores.

Previna-se contra ameaças

Todo cuidado é pouco quando falamos de privacidade e segurança de dados, pois ameaças virtuais estão espalhadas por toda parte.

A integração de sistemas deve trazer as melhores práticas de segurança e integridade de informações. Padrões de autenticação e recursos de criptografia são indispensáveis nesse caso.

Prepare a empresa e o time

Os funcionários são essenciais para o sucesso do processo de integração dos sistemas, já que eles ficarão responsáveis por inserir os dados necessários nos softwares a serem implementados.

É importante observar com cuidado se as atividades diárias desses profissionais vão mudar após a instalação da nova tecnologia, e caso isso aconteça é essencial prepará-los adequadamente sobre quais seriam as alterações relevantes na rotina de trabalho.

TOTVS Conector – Linha Gesplan

O TOTVS Conector – Linha Gesplan é a solução ideal para empresas que buscam integrar seus sistemas financeiros. 

Com uma plataforma NoCode, que não requer codificação e compatível com diversas tecnologias, o Conector Gesplan facilita a comunicação entre diferentes sistemas, sejam eles SaaS ou On-Premise. 

Além disso, a ferramenta garante conformidade com a LGPD, com integrações seguras e protegidas.

A partir do monitoramento automatizado e atualizações constantes, o Conector Gesplan permite que as equipes de TI concentrem-se em tarefas estratégicas, enquanto o sistema cuida da integração e da detecção de anomalias. 

Integrando-se nativamente com os principais ERPs do mercado — como o da TOTVS — essa solução flexível e fácil de usar é essencial para otimizar as operações financeiras da sua empresa.

Explore como o TOTVS Conector – Linha Gesplan pode transformar a gestão financeira da sua empresa!

Conclusão

Integrar sistemas é essencial para que sejam obtidas as melhores práticas de negócio, além de grandes melhorias no ambiente corporativo.

Prever os possíveis objetivos, monitorar a implementação e o desempenho dos sistemas, além de realizar a integração com segurança são passos fundamentais para que os resultados esperados sejam alcançados.

E se você quer continuar aprendendo sobre temas semelhantes, leia também sobre sistema de gestão integrada!