Como fazer o controle das contas a pagar e receber?

O sucesso de uma empresa pode ser medido de diversas maneiras, seja pelo número de clientes ou pela qualidade de seus produtos e serviços. No entanto, o futuro de qualquer grande negócio e sua permanência no mercado depende um único fator: o lucro. Por este motivo é tão importante saber organizar as contas a pagar e receber.

Parece algo trivial, mas muitos gestores não otimizam esse controle e acabam comprometendo a saúde financeira do negócio. Entenda mais sobre o assunto e como melhorar a gestão financeira do seu negócio.

O que são contas a pagar e receber?

As contas a pagar e as contas a receber mensuram a saúde das finanças de uma empresa. Entenda o que são cada uma delas:

Contas a pagar

São as obrigações financeiras de uma empresa, como o salário dos colaboradores e as compras feitas com fornecedores.Também podem incluir impostos e outras obrigações fiscais. Basicamente, é tudo o que a empresa gasta, seja com materiais, manutenção, entre outros gastos.

Contas a receber

As contas a receber são definidas como todo o dinheiro que entra na empresa, como as vendas. Para equilibrar as finanças, as contas a receber sempre devem ser maiores do que as contas a pagar.

Como ter eficiência no controle de contas a pagar e receber?

Mesmo sendo um requisito básico, o controle de contas a pagar e receber eventualmente ocorre de forma imprecisa, até em grandes empresas. Ele pode parecer simples, mas exige monitoramento constante e certo pragmatismo.

A partir de um controle automatizado, com processos definidos, você consegue descobrir oportunidades de melhoria. Isso é possível tanto no que tange ao aumento do faturamento quanto à redução dos custos. Separamos sete dicas práticas essenciais para fazer uma boa gestão de contas a pagar e receber de sua empresa.

1. Registre todas as movimentações da empresa

Não há gasto ou recebimento tão pequeno que não mereça ser registrado. Um controle realmente eficiente das contas começa pelo registro de tudo que entra e sai do caixa. Esse é o princípio do compliance. É esse controle que serve de alicerce a várias outras informações, como:

• Controle de estoque;
• Custos por setor;
• Produtos e serviços mais vendidos;
• Fluxo de caixa,
• Ciclo operacional e financeiro.

Na verdade, todo o mecanismo financeiro da empresa se utiliza e depende dessas informações. Para que o controle de contas a pagar e receber seja efetivo, célere e confiável, a empresa precisa contar com duas características: automatização e integração.

Quanto mais um processo depende de informações manuais, mais sujeito a erros ele está. Assim, automatizar o controle, registrando informações em um sistema de gestão, é essencial para centralizar dados e garantir que estão corretos.

Além disso, quanto maior for a integração com outros setores — vendas, logística, estoque, compras etc —, mais rapidamente essas informações estarão disponíveis. E rapidez, como sabemos, é requisito básico para uma tomada de decisão eficiente.

2. Cobre sistematicamente os clientes inadimplentes

A gestão de contas a receber é um dos setores mais delicados de uma empresa. O atraso no pagamento dos compromissos pelos seus clientes acaba impactando o cumprimento das suas próprias obrigações junto aos fornecedores.

Além disso, sua empresa também sai perdendo em outro aspecto: a redução da base de clientes. Afinal de contas, um alto índice de inadimplência impede novas compras por um longo tempo. A cobrança deve ser persistente, mas, ao mesmo tempo, feita na medida certa.

É preciso ter cuidado para não constranger o cliente em débito e, ao mesmo tempo, oferecer formas viáveis de parcelamento da dívida. A ideia é aumentar as chances de recebimento. Isso é possível através de processos definidos, treinamento, sistematização e, novamente, automatização.

A empresa precisa ter um processo muito específico, como, por exemplo, um fluxograma indicando como deve ser feita a cobrança. A partir disso, é essencial investir bastante em treinamento para que a equipe toda siga o mesmo padrão.

E, por fim, para cobranças indevidas, o ideal é utilizar um sistema de controle que mantenha atualizada a lista de clientes inadimplentes. Deve incluir o histórico de tentativas de contato, acordos etc.

3. Estimule o pagamento antecipado

Uma excelente estratégia para evitar a inadimplência e garantir um bom fluxo de entradas na sua empresa é estimular o pagamento à vista.

Para isso, você pode oferecer vantagens àqueles clientes que estão dispostos a pagar antecipadamente pelo serviço ou produto comprado.

Além de minimizar a inadimplência, o estímulo ao pagamento antecipado por meio de vantagens para os consumidores é excelente para fidelizar clientes e manter uma boa imagem no mercado.

4. Gerencie o seu estoque

Mercadorias paradas há muito tempo podem causar um verdadeiro caos nas suas contas a receber e contas a pagar se não forem devidamente registradas.

Um bom controle de estoque preza pela liberação das mercadorias por ordem de compra. Isso serve tanto para evitar problemas de obsolescência e perda da validade quanto para dirimir as falhas no controle de contas a pagar e receber.

Sem o registro da data e do valor exato da compra, você não saberá exatamente a margem de lucro obtida com a venda de cada item, tampouco seu ciclo operacional. Lembre-se também de que os custos com armazenagem podem pesar sobre sua empresa.

Quando se tem um controle eficiente do estoque, todas as compras são devidamente registradas. O que facilita o balanço periódico, e também os gastos com a armazenagem dos produtos são conhecidos.

5. Acompanhe o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um instrumento financeiro essencial para administrar qualquer negócio. No entanto, muitos empresários não o administram corretamente, principalmente porque estabelecem intervalos de verificação longos demais.

As empresas menores até podem trabalhar com períodos um pouco maiores. Entretanto, companhias de maior porte necessitam que o controle do fluxo de caixa seja acompanhado todos os dias, sem falta.

Isso demanda um tempo precioso, caso esse controle seja ineficiente. Portanto, invista em sistemas de gestão que permitam extrair relatórios e acompanhar os resultados a qualquer momento, sem parada de atividades.

6. Utilize centros de custo

Uma maneira eficiente de controlar a agenda de contas a pagar e receber é dividindo-as em centros de custos que podem ser por setor, filial ou seguindo outro critério adequado à estrutura da sua empresa. Por exemplo:

• Logística;
• Comercial;
• Administração;
• Produção,
• Marketing.

Assim, em um levantamento de custos, é possível identificar se um determinado centro de custo vem reduzindo ou aumentando seus gastos e avaliar para quais áreas você precisa delinear estratégias para o corte de despesas.

7. Invista em tecnologia

Para evitar a perda de produtividade, você pode investir em tecnologias que otimizem os processos. Com isso, você coloca em prática um fluxo dinâmico de informações que é muito benéfico para a tomada de decisão.

Entenda mais sobre todos os benefícios que a sua empresa ganha ao adotar uma solução tecnológica para seu negócio!