8 dicas para um controle de frotas eficiente

Fazer o controle de frota de veículos pode ser um grande desafio, especialmente para empresas que atuam no segmento de locação. 

A necessidade de mantê-los em perfeito estado, garantir a disponibilidade para os clientes e otimizar custos torna o gerenciamento de frotas na locação um diferencial competitivo fundamental.

Nos dias de hoje, em que a demanda por soluções de mobilidade cresce e a eficiência operacional se torna um fator decisivo para a lucratividade, aprimorar essa gestão assegura não apenas a longevidade dos veículos, mas também a satisfação dos clientes e a sustentabilidade do negócio.

Mas como garantir que sua frota locada opere com o máximo desempenho? Quais práticas podem ajudar a reduzir custos e aumentar a rentabilidade?

Neste artigo, apontamos oito dicas essenciais para aprimorar sua gestão. Boa leitura.

O que é o controle de frotas?

O controle ou gestão de frotas é o processo de gerenciar e otimizar ativamente todos os aspectos da frota de veículos de uma empresa. Envolve atividades como monitoramento de desempenho dos veículos, manutenção preventiva e corretiva, gerenciamento de rotas e monitoramento dos motoristas. 

Pense nesta gestão como o papel de um maestro, cujo objetivo é garantir que cada “instrumento” (veículo) da “orquestra” (empresa) opere em perfeita harmonia, de modo a eliminar desperdícios e garantir o máximo desempenho e eficiência operacionais.

Na locação, por exemplo, essa tarefa é um pouco mais complexa, pois é preciso monitorar entradas e saídas da frota, rastrear as unidades em circulação, monitorar sinistros, quilometragem percorrida, vencimentos de contratos e custos operacionais.

É importante dizer, no entanto, que um controle de frotas de veículos eficiente não se limita ao monitoramento dos ativos. 

Ele também abrange o uso de tecnologias para rastreamento em tempo real, controle de manutenção de frotas e centralização de informações que possibilitam análises detalhadas e tomada de decisões estratégicas.

Não à toa, o mercado de soluções de gerenciamento de frotas foi estimado em US$ 28,6 bilhões em 2023, e a projeção é que ele alcance US$ 55,6 bilhões até 2028, com crescimento anual (CAGR) de 14,2% durante o período previsto.

Entendeu o que significa controle de frota? Vamos apontar, então, alguns motivos para realizá-lo com máxima eficiência.

Leia também: Fleet management: o que é, importância e boas práticas

Por que fazer o controle de frota de veículos?

A implementação de um controle de frota de veículos eficaz é vital e traz inúmeros benefícios para uma organização. 

Empresas que trabalham com aluguel de veículos sabem que manter a frota em ótimas condições e garantir a melhor experiência para os clientes são fatores essenciais para a lucratividade e reputação do negócio.

Imagine um cenário em que seu cliente é uma loja, que depende de entregas rápidas. Qualquer atraso pode resultar não apenas em consumidores finais insatisfeitos, mas em prejuízos financeiros consideráveis. É por isso que este gerenciamento é tão importante. 

Ele ajuda a:

• Aumentar a vida útil dos veículos;
• Reduzir os custos operacionais, como combustível e manutenção;
• Identificar rapidamente qualquer ineficiência operacional e corrigi-la antes que cause danos maiores;
• Tomar decisões informadas a partir do uso de dados precisos, o que impacta diretamente a rentabilidade do negócio;
• Minimizar riscos de acidentes, já que o estado dos veículos é monitorado constantemente e os motoristas são treinados para seguir as melhores práticas de condução. 

Quando fazemos o recorte do uso de sistemas de controle de frotas, os benefícios ficam ainda mais numerosos. O relatório “Fleet Technology Trends Report Europe 2025” revelou alguns insights importantes sobre o impacto da tecnologia nesta gestão:

• 55% dos entrevistados melhoraram o atendimento ao cliente;
• 44% das empresas em todos os setores obtiveram um retorno sobre o investimento (ROI) positivo dentro de 7 a 12 meses;
• 75% das empresas que implementaram o rastreamento de ativos viram melhorias na utilização por ter uma visão geral clara da atividade horária dos ativos, inatividade, duração da parada, etc.;
• 58% dos que implementaram o rastreamento de frotas por GPS reduziram o consumo de combustível por meio da adoção de um melhor comportamento do motorista e de práticas de direção mais econômicas;
• 65% dos entrevistados que têm uma solução de rastreamento por GPS declararam que ela é “muito” ou “extremamente” benéfica na redução dos custos da frota (redução de custos relativos a combustível, mão de obra, acidentes, manutenção de veículos e seguro).

Diante de tantas vantagens, que tal saber como controlar sua frota?

Como fazer um controle de frotas eficiente?

Implementar um gerenciamento de frotas eficiente exige comprometimento e a adoção de algumas práticas essenciais que podem ser ajustadas conforme as necessidades específicas da sua empresa de locação. 

As dicas a seguir fornecem uma base sólida para qualquer negócio que dependa de veículos em suas operações.

1. Conheça os veículos da empresa

Para gerenciar sua frota, é fundamental ter um conhecimento profundo de cada veículo. Isso inclui informações como o modelo, ano, quilometragem, histórico de manutenção e consumo de combustível. 

Na locação, esses dados são ainda mais relevantes , pois permitem otimizar o giro da frota, evitando que veículos fiquem parados ou sejam alugados sem passar por revisões obrigatórias.

Ao entender as especificidades de cada veículo, é possível planejar melhor sua utilização e implementar um bom controle de manutenção de frotas.

Por exemplo, um veículo com frequentes avarias pode indicar a necessidade de manutenção mais detalhada ou até a substituição.

Leia também: Renovação de frota: quando é o momento de investir?

2. Gerencie os gastos com manutenção

A manutenção é um aspecto crucial da gestão de frotas e deve ser bem gerenciada para evitar custos desnecessários e aumentar a longevidade dos veículos. 

Há gestores que optam por utilizar uma planilha de controle de frotas para monitorar e agendar manutenções, enquanto outros já utilizam um sistema mais compreensivo que possui também essa funcionalidade.

O ponto central aqui é garantir que todas as etapas de manutenção de frota sejam cumpridas no tempo correto.

Por fim, tenha em mente que um bom gerenciamento de manutenção também pode incluir a análise de relatórios de desempenho dos veículos e comparações com benchmarks da indústria para identificar oportunidades de melhoria e otimização.

3. Faça uma previsão de despesas

Prever despesas é uma tarefa essencial para manter as finanças da frota da sua empresa de locação sob controle. Isso pode incluir custos com manutenção, combustível, seguros e taxas diversas. 

Com uma previsão precisa, é possível preparar-se melhor para imprevistos e tomar decisões financeiras a longo prazo com mais segurança.

Uma abordagem eficaz é utilizar um sistema de controle de frotas de veículos que fornece dados em tempo real, para que esses custos sejam constantemente atualizados e revisados conforme mudanças no mercado ou na operação. 

4. Realize a manutenção preventiva

A manutenção preventiva deve ser uma prioridade para qualquer empresa que deseja garantir a operação eficiente e segura de sua frota. 

O investimento neste tipo de manutenção pode reduzir significativamente os custos totais com a tarefa ao longo do tempo, aumentando a longevidade dos veículos e minimizando a possibilidade de falhas durante operações críticas.

A prática economiza dinheiro, aumenta a segurança e a confiabilidade, e garante que seus  veículos estejam sempre disponíveis para locação.

Implementar uma rotina de inspeção preventiva e controle de manutenção de frotas pode envolver verificações regulares de freios, pneus, luzes e motores, entre outros componentes críticos.

5. Monitore e gerencie as rotas

Outro ponto importante na gestão de frotas é o gerenciamento de rotas, que pode resultar em economia tanto em tempo quanto em combustível. 

Com o uso de sistemas de rastreamento e tecnologia de geolocalização, as empresas podem identificar e escolher rotas mais eficientes, evitando congestionamentos e maximizando o uso do tempo e do combustível.

Ao monitorar as rotas, as empresas conseguem responder rapidamente a mudanças inesperadas, como congestionamentos de trânsito ou condições meteorológicas adversas, ajustando os planos de acordo. 

O resultado é uma melhoria na eficiência e na satisfação do cliente ao garantir entregas no prazo.

6. Avalie a performance dos motoristas

Os motoristas são fundamentais para a gestão de frotas. Por isso, avaliar regularmente sua performance ajuda a identificar padrões de comportamento que podem impactar a segurança e a eficiência da frota. 

Invista em treinamentos e ofereça feedbacks para melhorar significativamente as habilidades dos motoristas e promover uma condução mais segura e econômica.

As avaliações podem incluir uma análise de dados de direção, como velocidade média, consumo de combustível e incidentes de direção agressiva. 

Essas informações são preciosas para melhorar a formação dos motoristas e para criar incentivos que promovam práticas de direção responsáveis.

Leia também: Controle de jornada do motorista: importância, lei e como fazer

7. Defina metas

Definir metas claras e alcançáveis é uma maneira eficaz de direcionar os esforços da equipe e aumentar o desempenho da frota. 

Já pensou em metas de disponibilidade da frota, redução de custos e tempo médio de locação por veículo? Isso ajuda a equipe a manter o foco na eficiência e rentabilidade do negócio.

Elas também podem incluir o desenvolvimento de habilidades em novos sistemas ou protocolos de segurança, por exemplo. 

Ao definir essas metas, lembre-se de que elas devem ser mensuráveis e estar alinhadas aos objetivos gerais da empresa para assegurar que todas as partes interessadas estejam comprometidas com o sucesso da frota.

8. Conte com um sistema de gestão

A utilização de um sistema de controle de frotas de veículos pode facilitar enormemente a gestão ao oferecer dados em tempo real e insights que podem ser usados para melhorar o desempenho. 

Mas não somente a solução específica de gestão dos veículos contribui para a empresa. 

De modo geral, ferramentas tecnológicas administrativas possuem o mesmo papel de centralizar informações importantes, simplificar o processo de tomada de decisão e otimizar a gestão de vários aspectos corporativos.

É o caso dos sistemas de gestão de locação, que permitem o controle completo dos veículos, desde a disponibilidade para locação até a manutenção e faturamento automático dos contratos.

Integrar sistemas dessa natureza em suas operações ajuda na automação de muitas tarefas demoradas e no fornecimento de dados analíticos que podem ser usados para decisões estratégicas. 

As empresas se beneficiam não apenas em termos de eficiência operacional, mas também em termos de capacidade de inovar e responder rapidamente às mudanças do mercado.

TOTVS Rental

TOTVS Rental se destaca como uma solução indispensável para prestadores de serviços que operam com locação. 

Este sistema de gestão de locação automatiza tarefas e garante produtividade, oferecendo um controle completo do inventário, desde o aluguel até a manutenção dos ativos.

A integração do TOTVS Rental com o backoffice da empresa facilita a medição de contratos e o faturamento automático, tornando os processos de gestão muito mais ágeis.

Além disso, o TOTVS Rental se integra com o TOTVS Analytics, oferecendo uma visão clara dos principais indicadores operacionais e administrativos. Isso significa que você pode monitorar, de maneira transparente e eficiente, todos os aspectos da sua frota, desde a programação diária de equipamentos até a alocação de mão de obra.

Saiba mais sobre o TOTVS Rental e entenda como ele pode contribuir para sua gestão!

Conclusão

Adotar práticas eficientes de controle de frotas não só aprimora o funcionamento diário do negócio, mas também proporciona uma vantagem competitiva significativa. 

Com planejamento, tecnologia avançada e estratégias claras, como previsão de despesas e manutenção preventiva, é possível transformar a gestão de frotas em um diferencial competitivo. 

Esperamos que estas dicas sejam úteis e contribuam para a evolução de sua operação. 

Implementá-las pode garantir não apenas eficiência mas também um futuro mais sustentável e lucrativo para sua empresa.

Você conhece a terceirização de frota? Entenda as vantagens e desvantagens!