A locação de computadores tem se tornado cada vez mais uma alternativa inteligente para empresas – não apenas pelo custo-benefício, mas pela flexibilidade de acompanhar a evolução do negócio em tempo real.
Impulsionado por um cenário no qual inovação e agilidade definem a competitividade das empresas, esse mercado se revela cada vez mais promissor e lucrativo para o setor de rental.
Para se ter ideia, o mercado de terceirização de infraestrutura de TI ultrapassou os US$617 bilhões em 2024, segundo dados da Mordor Intelligence. Isso mostra o potencial dos serviços de aluguel de computadores.
Neste conteúdo, você vai entender como esse modelo funciona, quais os tipos de locação mais usados, implicações fiscais e cuidados para aproveitar essa oportunidade da melhor maneira possível.
Aproveite a leitura!
Como funciona a locação de um computador?
A locação de computadores funciona como um serviço que possibilita o uso de equipamentos de terceiros por um determinado período, sem a necessidade de comprá-los.
Para isso, a empresa contratante paga uma taxa mensal, que garante acesso a máquinas atualizadas, com manutenção e suporte técnico inclusos.
O processo de contratação normalmente segue essas etapas:
- Mapeamento das necessidades da organização, avaliando fatores como número de colaboradores, tarefas executadas e nível de performance exigido dos equipamentos;
- Escolha dos computadores de acordo com o perfil de uso identificado (pode incluir notebooks, desktops, monitores e acessórios);
- Contrato de locação, que determina tempo de uso, taxa de aluguel, serviços incluídos e responsabilidades das partes.
Durante o contrato, a prestadora do serviço costuma realizar manutenções preventivas, trocas em caso de falha e fazer atualizações necessárias para garantir o bom funcionamento das máquinas.
Ao final da locação, a empresa contratante pode optar por renovar o contrato, trocar as máquinas ou simplesmente devolver os equipamentos.
Principais tipos de locação de computadores
Antes de pensar na melhor maneira de oferecer o aluguel de máquinas, é importante ter em mente que existem diferentes modalidades de locação de computadores.
Cada uma atende a necessidades específicas, por isso é essencial entender cada modelo de locação. Listamos os principais a seguir, confira.
Outsourcing de TI
O outsourcing de TI é um serviço mais completo, que vai além da locação de equipamentos eletrônicos: ele inclui também a gestão completa do parque tecnológico.
Isso envolve instalação, manutenção, suporte técnico e até mesmo consultoria para avaliar quais máquinas ou acessórios sua empresa deve alugar para garantir o melhor desempenho.
É uma boa opção para quem deseja garantir suporte especializado e ainda reduzir custos com infraestrutura de TI.
Locação por demanda
Nesse modelo, o aluguel é feito sob medida para a empresa, conforme a necessidade operacional do negócio – seja para atender um projeto ou evento específico, equipar novos colaboradores ou usar máquinas mais atualizadas.
A locação permite o ajuste do número de máquinas ou tempo de uso dos equipamentos, sendo uma opção mais flexível.
Por isso, é um modelo muito procurado por empresas em crescimento ou com picos sazonais de operação.
Locação de curto e longo prazo
É possível oferecer diferentes tipos de contrato baseados no tempo de aluguel dos equipamentos.
Neste caso, os clientes podem escolher entre contratos mais curtos (dias ou meses) ou de longo prazo (anos), dependendo da previsão de uso.
Isso permite maior flexibilidade e traz benefícios para o contratante, como controle orçamentário e redução de gastos com compras de eletrônicos – o que pode ser uma oportunidade para a empresa locadora ampliar seu público.
Locação de PCs vs. Notebooks
Além dos modelos de contratação destacados acima, vale destacar a possibilidade de escolher entre diferentes tipos de máquinas.
A decisão entre PCs e notebooks depende muito das necessidades de cada operação, mas é importante considerar alguns fatores no momento da negociação para direcionar melhor o cliente.
Os PCs de mesa, também chamados de desktop, costumam oferecer maior desempenho e capacidade de expansão. Por isso, são indicados para tarefas que exigem mais processamento, como design gráfico ou análises de dados.
Os notebooks, por outro lado, se destacam principalmente pela mobilidade. Eles podem ser facilmente transportados e ocupam menos espaço do que os modelos desktop.
Essas características atendem bem equipes remotas, colaboradores em regime híbrido e profissionais que precisam de flexibilidade no local de trabalho.
Uma empresa com times diversos, por exemplo, pode combinar os dois formatos para garantir eficiência conforme cada perfil de uso.
Aspectos fiscais e impostos na locação
O aluguel de equipamentos é uma prestação de serviço, portanto, tem incidência do ISS (Imposto Sobre Serviços), de acordo com a legislação municipal.
Além disso, dependendo do regime tributário da empresa, podem incidir outros tributos sobre a receita obtida pela locadora, como:
- IRPJ (Imposto sobre a Renda de Pessoas Jurídicas);
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
- PIS e Cofins.
Com a regulamentação da Reforma Tributária, esse cenário deve mudar.
O IVA (Imposto sobre Valor Agregado) chega para substituir PIS, Cofins e ISS, portanto é importante ficar atento às alterações propostas pelo governo para calcular os aspectos fiscais corretamente.
Para quem contrata a locação de computadores, uma das vantagens fiscais é a dedução no IRPJ. Isso é possível porque os valores pagos pelo aluguel são registrados como despesa operacional.
Na prática, isso tende a reduzir a base de cálculo dos tributos, garantindo maior flexibilidade fiscal e otimização do planejamento tributário da empresa.
Para negócios enquadrados no regime de Lucro Real, também há dedução na CSLL.
É um cenário bem diferente da compra, que exige imobilização do bem e depreciação contábil.
Quanto custa o aluguel de um PC?
O aluguel de um PC varia de acordo com a configuração da máquina, o tempo de contrato e os serviços inclusos, como substituição de equipamentos, manutenção e consultoria. Os valores atuais ficam na média de R$130 e R$350 por mês.
A locação de eletrônicos com maior capacidade de processamento e configurações mais atualizadas tendem a ter custo mais elevado (inclusive acima dessa média). Contratos mais flexíveis também costumam ser mais caros.
Independentemente do valor, o modelo de aluguel se mostra vantajoso pelo custo-benefício, especialmente quando comparado à compra – que exige investimento inicial alto, gastos com atualização frequente e com manutenção contínua.
Por isso, é uma alternativa cada vez mais atrativa para os clientes, especialmente com o mercado de TI aquecido.
Segundo dados da ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software), o mercado de TI cresceu 13,9% no Brasil em 2024, ficando acima da média global (10,8%).
Os investimentos em software, hardware e serviços no setor ultrapassaram US$58 bilhões – resultado que coloca o Brasil em primeiro lugar no ranking de países da América Latina que mais investiram em TI.
De acordo com relatório da Mordor Intelligence, mencionado logo no início deste conteúdo, a expectativa é que o mercado de terceirização de TI alcance a marca de US$850 bilhões em 2029.
Quando vale a pena alugar?
Para empresas que buscam adaptabilidade, controle de custos e flexibilidade operacional, a locação de computadores pode ser uma alternativa estratégica.
Ela vale a pena especialmente em contextos que demandam escalabilidade e otimização de recursos. Saiba quando essa modalidade é mais vantajosa:
- Empresas em crescimento, que precisam ampliar a infraestrutura de TI para atender a demanda e inovar sem comprometer o fluxo de caixa;
- Necessidade de atualização tecnológica frequente, para evitar a defasagem de equipamentos e acompanhar as tendências do mercado;
- Redução de investimentos em capex, para possibilitar a alocação de recursos em áreas mais estratégicas do negócio;
- Equipes temporárias ou projetos sazonais, com uso de equipamentos limitado a um período específico;
- Maneira de evitar a depreciação de ativos de TI, mantendo a estrutura sempre atualizada e eficiente.
E quando não vale a pena?
O aluguel deixa de fazer sentido quando há uma infraestrutura interna eficiente para garantir as manutenções e manter o suporte técnico, ou quando os equipamentos não precisam ser renovados com frequência.
A locação de computadores pode não ser a melhor escolha para empresas que já contam com um parque tecnológico próprio, moderno, estável e em boas condições, por exemplo.
Organizações que não exigem atualizações frequentes de hardware – como aquelas com operações estáveis, que usam softwares leves e não têm grandes demandas de performance – também podem se beneficiar mais da compra.
Como se prevenir de problemas na locação de computadores
Para oferecer um serviço de qualidade e evitar problemas no contrato de locação, é fundamental manter a organização, ter uma gestão proativa e processos bem definidos.
Algumas boas práticas incluem:
- Oferecer suporte técnico de alta qualidade e canais de atendimento acessíveis, com equipes preparadas para atender os clientes com eficiência;
- Formalizar contratos com cláusulas claras sobre prazos, suporte e responsabilidades de cada parte;
- Definir e monitorar indicadores de SLA (Service Level Agreement) para atendimento técnico e troca de equipamentos;
- Fazer um levantamento detalhado das necessidades do cliente antes de oferecer qualquer solução;
- Manter um inventário atualizado de ativos, com controle de ciclo de vida dos equipamentos;
- Utilizar sistemas de gestão e tecnologia especializada para automatizar processos e reduzir erros.
TOTVS Rental
Pensando em tecnologias que podem simplificar a rotina do seu negócio e otimizar a sua operação, o TOTVS Rental é a solução ideal.
O sistema de gestão de locação desenvolvido pela TOTVS permite controle total do inventário, gestão eficiente de contratos e controle preciso de prazos e tarefas.
Além disso, oferece integração com o seu backoffice e com o TOTVS Analytics para garantir o acompanhamento dos principais indicadores administrativos e operacionais.
Com o sistema, sua empresa tem mais controle sobre o ciclo de vida dos equipamentos e melhora a experiência do cliente final.
Conheça o TOTVS Rental e otimize a gestão de aluguel no seu negócio!
Conclusão
A locação de computadores vem conquistando cada vez mais espaço no mercado de rental, principalmente depois da pandemia de Covid-19 – que estimulou o aluguel de máquinas com a implementação do trabalho remoto.
É uma estratégia muito interessante para empresas que buscam agilidade, escalabilidade e foco no core business, e locadoras podem aproveitar essa oportunidade de demanda.
Para oferecer um serviço de qualidade e se destacar, investir em tecnologia de gestão e oferecer serviços personalizados são passos-chave.
Quer continuar aprendendo? Então aproveite para conferir também nosso conteúdo sobre controle de locação de equipamentos.
Deixe aqui seu comentário