Saiba como fazer uma boa gestão de documentos na empresa

Não há dúvidas: a organização, resultado de uma boa gestão de documentos, simplifica o dia a dia de uma empresa. Se você já viveu a rotina corporativa, sabe o quão essencial é saber onde e como encontrar arquivos de todos os tipos.

Embora a questão pareça prática, a maneira como os documentos são gerenciados reflete diretamente a cultura organizacional.

A forma como a empresa gerencia seus arquivos diz muito sobre como ela conduz seus processos, toma decisões, entrega projetos e cumpre com as expectativas.

Se você sabe qual a importância da gestão de documentos, que tal levar a organização diária da sua empresa para o próximo nível? 

Confira este guia completo sobre gestão documental.

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de boas práticas, políticas e medidas que visam organizar a documentação empresarial, seja ela física ou digital. 

É uma metodologia que impacta não apenas a administração, mas também o registro, a manutenção, o acesso e o uso dos documentos.

O processo de gerenciamento de documentos consiste no controle dos arquivos de uma empresa, incluindo:

• Relatórios contábeis e gerenciais;
• Guias de recolhimento de tributos,
• Contratos e acordos empresariais;
• Registros cadastrais de consumidores;
• Cópias de documentos trabalhistas de colaboradores;
• Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras.

Além dos documentos físicos, os documentos virtuais, que incluem os digitalizados e os digitais nativos, também precisam ser devidamente armazenados. Lidar com esse volume de informações representa um grande desafio para as organizações.

É por isso que, dentro deste conjunto de medidas e políticas para organização documental, o mercado e as empresas especializadas desenvolveram soluções dedicadas para apoiar a implementação dessas práticas de forma mais eficaz.

Um exemplo é o software para gestão de documentos, que ajuda a desenvolver procedimentos seguros de arquivamento, armazenamento e conservação adequados.

Fases da gestão de documentos

Para entender o conceito e o procedimento do gerenciamento documental, é fundamental compreender, ainda que de forma resumida, quais são as fases da gestão de documentos. Veja:

1. Criação ou recebimento: envolve a geração interna de documentos ou a recepção de documentos externos que precisam ser gerenciados;
2. Classificação: definir categorias ou classificações para organizar os documentos de maneira lógica, facilitando o acesso e a gestão;
3. Indexação: associar palavras-chave ou metadados a documentos para que eles possam ser localizados facilmente através de pesquisas;
4. Armazenamento: escolher métodos adequados para armazenar documentos, que podem ser físicos ou digitais, garantindo que eles sejam acessíveis, seguros e conforme as políticas de retenção;
5. Acesso e recuperação: estabelecer sistemas e procedimentos que permitam o acesso eficiente e seguro aos documentos quando necessário;
6. Distribuição: controlar e monitorar a distribuição de documentos para garantir que as informações cheguem às pessoas corretas sem perda de integridade e confidencialidade;
7. Manutenção e atualização: manter documentos atualizados e, quando necessário, alterar seu estado, como arquivamento ou transferência para armazenamento de longo prazo;
8. Segurança e proteção: implementar medidas para proteger documentos contra acesso não autorizado, perda ou danos, garantindo a confidencialidade e integridade das informações;
9. Retenção e arquivamento: definir períodos de retenção para cada tipo de documento e arquivar aqueles que ainda precisam ser mantidos, mas não são ativos;
10. Descarte ou destruição: realizar a destruição segura de documentos que não são mais necessários e que completaram seu ciclo de vida, conforme políticas de retenção e regulamentos legais.

Estas fases da gestão de documentos, quando geridas adequadamente, garantem a eficiência operacional, o cumprimento de requisitos legais e a segurança das informações empresariais.

Leia também: Arquivo corrente, intermediário e permanente: o que é?

Qual a importância da gestão de documentos?

O gerenciamento de documentos pode ocupar um papel de extrema importância na estratégia de crescimento de uma organização. Suas vantagens vão muito além da organização documental.

Abaixo, mostramos qual a importância da gestão de documentos eletrônicos e físicos, veja só:

Mais agilidade na tomada de decisões

A gestão de documentos digitalizados, físicos e digitais permite que a empresa se antecipe a possíveis problemas, impactando positivamente na tomada de decisões.

É comum que o processo decisório dentro da empresa dependa não apenas da vontade do gestor ou responsável, mas de documentos que apoiem esse processo.

Ou seja, relatórios, projeções, contratos.

Informações ricas que possam embasar uma mudança ou atualização no direcionamento de um processo ou mesmo que sejam cruciais para fechar um novo negócio.

Aumento da produtividade

Com esse processo, seus profissionais não perdem tempo precioso de trabalho apenas para buscar documentos — tanto nos arquivos físicos como nas pastas descentralizadas localizadas nos computadores da corporação — e conseguem focar a operação no lado mais estratégico.

Isso se reflete em um fluxo de trabalho bem mais produtivo.

Com um bom sistema de organização, inclusive apoiado por um software de gestão, é possível facilitar o processo e reduzir o tempo de busca por arquivos.

Inclusive, de acordo com levantamento da IDC, os profissionais não conseguem encontrar as informações em quase metade (46%) das pesquisas que fazem.

O gerenciamento de documentos permite a otimização dessa interação, potencializando a produtividade.

Padronização dos processos

Um dos princípios desse processo é a padronização.

Sem igualar recursos e estabelecer processos únicos, fica impossível para qualquer setor evoluir.

No gerenciamento, você vai padronizar a nomenclatura de documentos, bem como suas categorias e sua localização (física e, especialmente, digital). 

Desse modo, tanto o armazenamento como o acesso se tornam mais simples.

Redução de custos

Já pensou quanto dinheiro você gasta para manter a papelada do seu escritório? Falamos de mão de obra, manutenção, espaço físico, limpeza…tudo!

A gestão de documentos eletrônicos e físicos adota uma abordagem mais moderna, substituindo o armazenamento físico pelo digital — mas não se trata apenas de organizar os arquivos em pastas.

Pelo contrário, é uma metodologia que busca centralizar a gestão, armazenando os documentos na nuvem, o que aumenta a segurança e a integridade dos seus dados.

Assim, qualquer pessoa autorizada pode acessar os arquivos de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo. 

Economia do espaço físico

Como falamos anteriormente, o gerenciamento de documentos busca otimizar ao máximo o uso do espaço físico.

Com isso, estimula que a empresa adote a digitalização de documentos como um processo de transformação digital padrão.

Segurança e confidencialidade

Documentos físicos normalmente são organizados em gavetas de arquivamento, sem muitas precauções relacionadas à segurança da informação.

É o cenário perfeito para perder informações importantes em questão de pouco tempo, seja por extravio, desastres ou acidentes.

O gerenciamento documental, especialmente realizado com auxílio de um software para gestão de documentos, promove total segurança e confidencialidade.

O primeiro fator acontece por meio da utilização da tecnologia de computação em nuvem.

Com ela, você armazena documentos em bancos de dados que não estão atrelados fisicamente a um hardware.

Desse modo, se alguma instabilidade ocorrer, todos os arquivos estarão a salvo e com seus backups periódicos guardados no sistema.

Já a confidencialidade é uma característica do uso de um software para gestão de documentos.

Através da hierarquização de acessos, os gestores podem definir quem pode ou não ver, compartilhar e modificar documentos.

Não sem razão, o mercado global de sistemas de gerenciamento de documentos, avaliado em US$ 6,23 bilhões em 2023, está projetado para crescer para US$ 24,91 bilhões até 2032.

Consequências da má gestão de documentos

Sem uma gestão eficiente de documentos, a empresa pode enfrentar sérios problemas na rotina. 

Além de dificultar a organização interna, a má gestão impacta diretamente a eficiência operacional e a conformidade legal. Confira as principais consequências:

• Redução da produtividade: sem a organização adequada, os colaboradores perdem tempo na busca por informações, o que afeta diretamente a produtividade da equipe;
• Riscos legais e fiscais: documentos mal organizados podem resultar em erros de conformidade com a legislação vigente, com riscos de multas e penalidades para o negócio;
• Perda de documentos importantes: a falta de um sistema organizado aumenta o risco de documentos serem extraviados ou perdidos, o que pode comprometer toda a operação;
• Dificuldade em encontrar informações: sem uma estrutura adequada, a localização de documentos pode se tornar uma tarefa demorada, impactando também outros processos e tomadas de decisões na empresa;
• Exposição a fraudes: falhas no controle e arquivamento de documentos aumentam a vulnerabilidade a fraudes e acessos não autorizados, que podem resultar em vazamento de dados ou perda de arquivos importantes.

Para evitar esse problemas, muitos gestores perguntam: “Quais são os 4 passos da gestão de documentos?”

A seguir, mostramos não somente 4 passos, mas 8 dicas para incorporar na rotina empresarial que perpassam as fases da gestão de documentos.

Como fazer a gestão de documentos em 8 passos

A gestão de documentos e arquivos traz grande autonomia e diversas facilidades para as rotinas das empresas, mas pode ser ainda mais potencializada com a aplicação de metodologias que vêm para somar a esses processos. 

Veja a seguir!

1. Estabeleça uma classificação para os documentos

Para facilitar as buscas de documentos, desenvolva um padrão de identificação claro e consistente.

Quando o volume de materiais cresce, é necessário ir além da estruturação por ordem alfabética.

Uma opção é criar siglas para designar os setores aos quais os arquivos pertencem, além de utilizar abreviações e datas, para facilitar a classificação e o acesso.

2. Tenha uma política de uso e acesso

Sua estrutura organizacional é composta por cargos e responsabilidades, certo? O mesmo deve se aplicar à administração de documentos.

Por isso, antes de implementar um sistema, fundamente sua própria política de uso e acesso aos arquivos.

Lembre-se: é essencial contar com sistemas de segurança para proteger os seus documentos, especialmente dados de colaboradores e consumidores.

Dessa forma, você aumenta a proteção desses materiais e evita riscos de vazamentos, que podem comprometer a reputação da empresa.

3. Treine os colaboradores

Os colaboradores devem estar alinhados sobre a importância da gestão de documentos eletrônicos e físicos, bem como sobre os processos e padrões utilizados pela empresa para garantir a organização dos arquivos.

Para que isso seja possível, é fundamental oferecer treinamentos para que eles conheçam o novo sistema de arquivamento, saibam como utilizá-lo corretamente e entendam as regras para o armazenamento de documentos com segurança. 

Isso evitará erros e criará uma cultura organizacional focada na eficiência.

4. Crie uma rotina de digitalização

Nenhuma empresa é 100% digital – pelo menos, nem todos os seus documentos são criados de forma nativa no formato digital.

Há certa carga de papelada e burocracia que ainda se acumula na mesa do gestor, do RH e de praticamente todos os setores da empresa.

Para mudar esse cenário, uma das boas práticas é, justamente, definir uma rotina de digitalização.

Desse modo, você protege os documentos em um formato digital e, caso necessite guardar sua versão física, contará com uma virtual que pode servir para emergências.

Além disso, vale a pena mencionar o descarte.

A organização e gestão precisa incluir o processo de descarte, para evitar o acúmulo de arquivos, tanto no mundo físico quanto no meio virtual.

5. Faça backups regularmente

O backup é um recurso que cria uma cópia de um arquivo digital, duplicando-o e armazenando em um segundo local — distinto do primeiro.

É uma forma de proteger os documentos, dados e informações, garantindo que eles não sejam perdidos — independente do tipo de acidente ou desastre que ocorra com os arquivos da empresa.

6. Estabeleça uma padronização

Já falamos algumas vezes sobre a importância da padronização no gerenciamento de documentos.

Ela é um dos pilares da metodologia, que visa justamente tornar mais simples e rápida a interação com documentos e arquivos de todo tipo.

Além de classificar os documentos por categorias, determine uma nomenclatura específica para facilitar buscas futuras e deixe clara a política de organização e tratamento de dados da empresa.

Dessa forma, independentemente de quem acessar os arquivos, todos seguirão a mesma lógica de organização.

7. Descarte o que não for necessário

Você já ouviu falar em temporalidade de documentos? Esse método ajuda a determinar prazos específicos para retenção e descarte, para garantir que os arquivos permaneçam organizados e relevantes.

Lembre-se de que manter documentos irrelevantes ou antigos pode sobrecarregar o sistema e dificultar a gestão. 

Por isso, faça revisões periódicas para identificar o que pode ser descartado de forma segura, sempre respeitando os prazos de arquivamento de cada tipo de documento.

Elimine duplicatas, versões muito antigas e documentos que já cumpriram seu ciclo de vida. Dessa forma, é possível manter um ambiente de trabalho mais ágil e organizado.

8. Invista em tecnologia

Consolidar sua estratégia apenas faz sentido, hoje em dia, se a tecnologia estiver envolvida.

Um software de gestão de documentos pode facilitar a implementação de todas essas boas práticas acima, trazendo maior agilidade para os seus processos!

Melhores ferramentas para a gestão de documentos na empresa

Para garantir um gerenciamento realmente eficaz dos documentos, sua empresa pode contar com diferentes ferramentas que são verdadeiras aliadas tecnológicas.

Confira as principais a seguir.

• Sistema de assinatura eletrônica: recurso que elimina a necessidade de assinaturas físicas, o que torna o processo mais ágil e seguro. Esses sistemas garantem a validade jurídica dos documentos e permitem rastrear todo o fluxo de assinatura, o que otimiza a tramitação de documentos e o controle de arquivos;
• Cloud Computing: são serviços que oferecem flexibilidade e segurança ao permitir que os arquivos sejam acessados a qualquer momento e em qualquer lugar – basta ter conexão com a internet. Além disso, a nuvem oferece backups automáticos e criptografia, protegendo as informações de ameaças externas;
• ERP: é uma solução completa que integra diferentes áreas da empresa em uma única plataforma, o que otimiza a operação por completo. Na gestão de documentos digitalizados e eletrônicos, ele permite a centralização de arquivos de diferentes setores e assuntos e automatiza processos de arquivamento. Assim, garante acesso fácil e seguro, bem como a organização otimizada de todos os documentos.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Imagine reduzir em até 80% o “vai e vem” de contratos no seu negócio. Com o sistema TOTVS de Assinatura Eletrônica isso é possível!

Essa solução tem tudo o que você precisa para simplificar as assinaturas de documentos, com total segurança e garantindo 100% de validade jurídica aos arquivos.

Além de contar com integrações nativas, o sistema também tem API para integração com softwares de terceiros. 

Tudo isso em uma plataforma fácil de usar, centralizada e em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que permite o envio de documentos, o acompanhamento de assinaturas, bem como a validação e gestão das assinaturas. 

Descubra todos os benefícios que o TOTVS Assinatura Eletrônica pode trazer para o seu negócio!

Conclusão

Ao longo desse conteúdo, mostramos como a gestão de documentos eficiente mantém vivo todo o acervo produzido pela sua empresa.

Graças a ele, é possível controlar e compartilhar os documentos do negócio com todos os colaboradores.

Agindo como centralizador e otimizador de processos, a gestão traz muitas vantagens para uma instituição, uma vez que melhora os processos de manuseio, o acesso a conteúdos e a tomada de decisão baseada em dados.

Se você se interessou pelos benefícios que o gerenciamento de documentos traz ao dia a dia das empresas, continue acompanhando o blog da TOTVS para conferir outros conteúdos sobre temas semelhantes.

Que tal começar pelo nosso conteúdo sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?