Saiba como fazer uma boa gestão de documentos na empresa

Não há dúvidas: a organização, resultado de uma boa gestão de documentos, simplifica o dia a dia de uma empresa. Se você já viveu a rotina corporativa, sabe o quão essencial é saber onde e como encontrar arquivos de de todos os tipos.

Embora a questão pareça prática, a maneira como os documentos são gerenciados reflete diretamente a cultura organizacional.

A forma como a empresa gerencia seus arquivos diz muito sobre como ela conduz seus processos, toma decisões, entrega projetos e cumpre com as expectativas.

Que tal levar a organização diária da sua empresa para o próximo nível? Confira este guia completo sobre gestão documentacional.

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de boas práticas, políticas e medidas que visam organizar a documentação empresarial, seja ela física ou digital. 

É uma metodologia que impacta não apenas a administração, mas também o registro, a manutenção, o acesso e o uso dos documentos.

O processo de gerenciamento de documentos consiste no controle dos arquivos de uma empresa, incluindo:

• Contratos e acordos empresariais;
• Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
• Relatórios contábeis e gerenciais;
• Registros cadastrais de consumidores;
• Guias de recolhimento de tributos,
• Cópias de documentos trabalhistas de colaboradores.

Além dos documentos físicos, os documentos virtuais também precisam ser devidamente armazenados. Lidar com esse volume de informações representa um grande desafio para as organizações.

Gerenciar essa complexidade é uma responsabilidade fundamental dos profissionais envolvidos no gerenciamento de documentos.

Outro ponto que vale ressaltar é que esse processo em si não se resume a um software ou tecnologia específicos. O termo, como você já aprendeu, corresponde a um conjunto de medidas e políticas para organização documental.

No entanto, é claro que utilizar um sistema para automatizar esse processo torna tudo mais ágil. 

Por isso, o mercado e as empresas especializadas desenvolveram soluções dedicadas para apoiar a implementação dessas práticas de forma mais eficaz.

Um exemplo é o sistema gerenciador de documentos, que ajuda a desenvolver procedimentos seguros de arquivamento, armazenamento e conservação adequados.

Quais são as vantagens das empresas investirem na gestão de documentos?

O gerenciamento de documentos pode ocupar um papel de extrema importância na estratégia de crescimento de uma organização. Suas vantagens vão muito além da organização documental.

Abaixo, mostramos alguns dos principais benefícios de investir em gestão de documentos, veja só:

Mais agilidade na tomada de decisões

É comum que o processo de tomada de decisões dentro da empresa dependa não apenas da vontade do gestor ou responsável, mas de documentos que apoiem esse processo.

Ou seja, relatórios, projeções, contratos.

Informações ricas que possam embasar uma mudança ou atualização no direcionamento de um processo ou mesmo que sejam cruciais para fechar um novo negócio.

A gestão de documentos permite que a empresa se antecipe a possíveis problemas, impactando positivamente a tomada de decisões.

Aumento da produtividade

Com esse processo, seus profissionais não perdem tempo precioso de trabalho apenas para buscar documentos — tanto nos arquivos físicos como nas pastas descentralizadas localizadas nos computadores da corporação — e conseguem focar a operação no lado mais estratégico.

Isso se reflete em um fluxo de trabalho bem mais produtivo.

Com um bom sistema de organização, inclusive apoiado por um software de gestão, é possível facilitar o processo e reduzir o tempo de busca por arquivos.

Inclusive, de acordo com levantamento da IDC, os profissionais não conseguem encontrar as informações em quase metade (46%) das pesquisas que fazem.

O gerenciamento de documentos permite a otimização dessa interação, potencializando a produtividade.

Padronização dos processos

Um dos princípios desse processo é a padronização.

Sem igualar recursos e estabelecer processos únicos, fica impossível para qualquer setor evoluir.

No gerenciamento, você vai padronizar a nomenclatura de documentos, bem como suas categorias e sua localização (física e, especialmente, digital). 

Desse modo, tanto o armazenamento como o acesso se tornam mais simples.

Redução de custos

Já pensou quanto dinheiro você gasta para manter a papelada do seu escritório? Falamos de mão de obra, manutenção, espaço físico, limpeza…tudo!

A gestão de documentos adota uma abordagem mais moderna, substituindo o armazenamento físico pelo digital — mas não se trata apenas de organizar os arquivos em pastas.

Pelo contrário, é uma metodologia que busca centralizar a gestão, armazenando os documentos na nuvem, o que aumenta a segurança e a integridade dos seus dados.

Assim, qualquer pessoa autorizada pode acessar os arquivos de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo. 

Economia do espaço físico

Como falamos anteriormente, o gerenciamento de documentos busca otimizar ao máximo o uso do espaço físico.

Com isso, estimula que a empresa adote a digitalização de documentos como um processo de transformação digital padrão.

Segurança e confidencialidade

Documentos físicos normalmente são organizados em gavetas de arquivamento, sem muitas precauções relacionadas à segurança da informação.

É o cenário perfeito para perder informações importantes em questão de pouco tempo, seja por extravio, desastres ou acidentes.

A gestão de documentos, especialmente realizada com auxílio de um sistema especializado, promove total segurança e confidencialidade.

O primeiro fator acontece através da utilização da tecnologia de computação em nuvem.

Com ela, você armazena documentos em bancos de dados que não estão atrelados fisicamente a um hardware.

Desse modo, se alguma instabilidade ocorrer, todos os arquivos estarão a salvo e com seus backups periódicos guardados no sistema.

Já a confidencialidade é uma característica do uso de um sistema de gestão.

Através da hierarquização de acessos, os gestores podem definir quem pode ou não ver, compartilhar e modificar documentos.

Consequências da má gestão de documentos

Sem uma gestão eficiente de documentos, a empresa pode enfrentar sérios problemas na rotina. 

Além de dificultar a organização interna, a má gestão impacta diretamente a eficiência operacional e a conformidade legal. Confira as principais consequências:

• Riscos legais e fiscais: documentos mal organizados podem resultar em erros de conformidade com a legislação vigente, com riscos de multas e penalidades para o negócio;
• Redução da produtividade: sem a organização adequada, os colaboradores perdem tempo na busca por informações, o que afeta diretamente a produtividade da equipe;
• Perda de documentos importantes: a falta de um sistema organizado aumenta o risco de documentos serem extraviados ou perdidos, o que pode comprometer toda a operação;
• Exposição a fraudes: falhas no controle e arquivamento de documentos aumentam a vulnerabilidade a fraudes e acessos não autorizados, que podem resultar em vazamento de dados ou perda de arquivos importantes;
• Dificuldade em encontrar informações: sem uma estrutura adequada, a localização de documentos pode se tornar uma tarefa demorada, impactando também outros processos e tomadas de decisões na empresa.

Como fazer a gestão de documentos em 8 passos

A gestão de documentos e arquivos traz grande autonomia e diversas facilidades para as rotinas das empresas, mas pode ser ainda mais potencializada com a aplicação de metodologias que vêm para somar a esses processos. 

Veja a seguir!

1. Estabeleça uma classificação para os documentos

Para facilitar as buscas de documentos, desenvolva um padrão de identificação claro e consistente.

Quando o volume de materiais cresce, é necessário ir além da estruturação por ordem alfabética.

Uma opção é criar siglas para designar os setores aos quais os arquivos pertencem, além de utilizar abreviações e datas, para facilitar a classificação e o acesso.

2. Tenha uma política de uso e acesso

Sua estrutura organizacional é composta por cargos e responsabilidades, certo? O mesmo deve se aplicar à administração de documentos.

Por isso, antes de implementar um sistema, fundamente sua própria política de uso e acesso aos arquivos.

Lembre-se: é essencial contar com sistemas de segurança para proteger os seus documentos, especialmente dados de colaboradores e consumidores.

Dessa forma, você aumenta a proteção desses materiais e evita riscos de vazamentos, que podem comprometer a reputação da empresa.

3. Treine os colaboradores

Os colaboradores devem estar alinhados sobre a importância da gestão de documentos, bem como sobre os processos e padrões utilizados pela empresa para garantir a organização dos arquivos.

Para que isso seja possível, é fundamental oferecer treinamentos para que eles conheçam o novo sistema de arquivamento, saibam como utilizá-lo corretamente e entendam as regras para o armazenamento de documentos com segurança. 

Isso evitará erros e criará uma cultura organizacional focada na eficiência.

4. Crie uma rotina de digitalização

Nenhuma empresa é 100% digital – pelo menos, nem todos os seus documentos são criados de forma nativa no formato digital.

Há certa carga de papelada e burocracia que ainda se acumula na mesa do gestor, do RH e de praticamente todos os setores da empresa.

Para mudar esse cenário, uma das boas práticas é, justamente, definir uma rotina de digitalização.

Desse modo, você protege os documentos em um formato digital e, caso necessite guardar sua versão física, contará com uma virtual que pode servir para emergências.

Além disso, vale a pena mencionar o descarte.

A organização e gestão precisa incluir o processo de descarte, para evitar o acúmulo de arquivos, tanto no mundo físico quanto no meio virtual.

5. Faça backups regularmente

O backup é um recurso que cria uma cópia de um arquivo digital, duplicando-o e armazenando em um segundo local — distinto do primeiro.

É uma forma de proteger os documentos, dados e informações, garantindo que eles não sejam perdidos — independente do tipo de acidente ou desastre que ocorra com os arquivos da empresa.

6. Estabeleça uma padronização

Já falamos algumas vezes sobre a importância da padronização no gerenciamento de documentos.

Ela é um dos pilares da metodologia, que visa justamente tornar mais simples e rápida a interação com documentos e arquivos de todo tipo.

Além de classificar os documentos por categorias, determine uma nomenclatura específica para facilitar buscas futuras e deixe clara a política de organização e tratamento de dados da empresa.

Dessa forma, independentemente de quem acessar os arquivos, todos seguirão a mesma lógica de organização.

7. Descarte o que não for necessário

Manter documentos irrelevantes ou antigos pode sobrecarregar o sistema e dificultar a gestão. 

Por isso, faça revisões periódicas para identificar o que pode ser descartado de forma segura, sempre respeitando os prazos de arquivamento de cada tipo de documento.

Elimine duplicatas, versões muito antigas e documentos que já cumpriram seu ciclo de vida. Dessa forma, é possível manter um ambiente de trabalho mais ágil e organizado.

8. Invista em tecnologia

Consolidar sua estratégia apenas faz sentido, hoje em dia, se a tecnologia estiver envolvida.

Um sistema de gestão de documentos pode facilitar a implementação de todas essas boas práticas acima, trazendo maior agilidade para os seus processos!

Melhores ferramentas para a gestão de documentos na empresa

Para garantir um gerenciamento realmente eficaz dos documentos, sua empresa pode contar com diferentes ferramentas que são verdadeiras aliadas tecnológicas.

Confira as principais a seguir.

ERP

O ERP é uma solução completa que integra diferentes áreas da empresa em uma única plataforma, o que otimiza a operação por completo. 

No caso da gestão de documentos, esse sistema permite a centralização de arquivos de diferentes setores e assuntos, como aqueles relacionados a finanças, compras, estoque e contratos, por exemplo.

Além disso, os ERPs automatizam processos de arquivamento. Com isso, garantem o acesso fácil e seguro, bem como a organização otimizada de todos os documentos, reduzindo o risco de perda de informações.

Cloud Computing

Como mencionamos anteriormente, armazenar documentos na nuvem oferece flexibilidade e segurança. Os serviços de cloud computing permitem que os arquivos sejam acessados a qualquer momento e em qualquer lugar – basta ter conexão com a internet.

Além disso, a nuvem oferece backups automáticos e criptografia, protegendo as informações de ameaças externas.

Em um universo cada vez mais digital, com equipes trabalhando de forma remota, esse acesso seguro torna-se essencial. 

Sistema de assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é essencial para empresas que lidam frequentemente com a tramitação de documentos. Esse recurso elimina a necessidade de assinaturas físicas, o que torna o processo mais ágil e seguro.

Os sistemas de assinatura eletrônica garantem a validade jurídica dos documentos e permitem rastrear todo o fluxo de assinatura, o que otimiza essa tramitação e o controle dos arquivos. 

TOTVS Assinatura Eletrônica

Imagine reduzir em até 80% o “vai e vem” de contratos no seu negócio. Com o sistema TOTVS de Assinatura Eletrônica isso é possível!

Essa solução tem tudo o que você precisa para simplificar as assinaturas de documentos, com total segurança e garantindo 100% de validade jurídica aos arquivos.

Além de contar com integrações nativas, o sistema também tem API para integração com softwares de terceiros. 

Tudo isso em uma plataforma fácil de usar, centralizada e em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que permite o envio de documentos, o acompanhamento de assinaturas, bem como a validação e gestão das assinaturas. 

Descubra todos os benefícios que o TOTVS Assinatura Eletrônica pode trazer para o seu negócio!

Conclusão

Ao longo desse conteúdo, mostramos como a gestão de documentos eficiente mantém vivo todo o acervo produzido pela sua empresa.

Graças a ele, é possível controlar e compartilhar os documentos do negócio com todos os colaboradores.

Agindo como centralizador e otimizador de processos, a gestão traz muitas vantagens para uma instituição, uma vez que melhora os processos de manuseio, o acesso a conteúdos e a tomada de decisão baseada em dados.

Se você se interessou pelos benefícios que o gerenciamento de documentos traz ao dia a dia das empresas, continue acompanhando o blog da TOTVS para conferir outros conteúdos sobre temas semelhantes.

Que tal começar pelo nosso conteúdo sobre os tipos de API e seus usos na gestão de documentos?