Relatório de vendas: confira o passo a passo para fazer

O relatório de vendas é um documento indispensável no mundo dos negócios, seja esse um empreendimento grande, médio ou pequeno.

Afinal, esse tipo de relatório é capaz de proporcionar insights poderosos sobre a área comercial de uma empresa, o que pode orientar um gestor nas tomadas de decisão.

No entanto, apesar de sua relevância na gestão de um negócio, nem todo líder comercial sabe por onde começar a produção do seu relatório ou muitas vezes sequer entende a relevância que esse material tem.

Pensando nessas questões, preparamos este conteúdo! Aqui, vamos falar sobre a importância de gerar um relatório de vendas e ainda te mostraremos os passos essenciais para criar um documento completo. Confira!

O que é um relatório de vendas?

O relatório de vendas é um documento que reúne diversas informações e dados sobre a área comercial de uma empresa, como:

• Quantidade de vendas realizadas em uma região;
• Quantidade de vendas realizadas por cada vendedor;
• Valor apurado nas vendas em determinado período;
• Quantas vendas foram provenientes das redes sociais;
• Taxa de abandono de carrinho;
• Entre outros.

Cabe destacar que as informações compiladas em um relatório de vendas dependerão da estratégia do gestor e do que ele deseja analisar e compreender.

Quais são as vantagens de contar com um relatório de vendas?

Um relatório de vendas pode tanto ser usado para avaliar a performance dos vendedores como para mostrar para parceiros e superiores os resultados colhidos na área comercial em um determinado período.

A partir disso, torna-se possível saber o que está e o que não está dando certo e onde é preciso fazer ajustes para melhorar o crescimento do negócio.

Nesse sentido, são vários os benefícios que o relatório de vendas apresenta para uma empresa.

O primeiro deles, como já falamos, é a oportunidade de fazer ajustes pontuais nas estratégias e até mesmo nos objetivos criados para o setor.

Além disso, esse documento também consegue fornecer algumas previsões de vendas, o que contribui para estimar orçamentos e o fluxo de caixa. Com isso, é possível adotar medidas que contribuam para que haja um retorno além do esperado.

Uma outra vantagem bem perceptível do relatório de vendas é o fato de ele promover a  transparência de todas as ações correlatas desenvolvidas na empresa. Isso contribui para a prestação de contas e para uma atmosfera de confiança e segurança.

Por fim, mas não menos importante, a elaboração desse documento também contribui para que o time de vendas trabalhe em conjunto e de maneira colaborativa para alcançarem as metas e os objetivos estabelecidos para o setor.

Como fazer um relatório de vendas?

Agora que você já sabe o que é e a importância de produzir um relatório de vendas, pode ser que esteja se perguntando como fazer um de forma assertiva e completa para que ele traga os benefícios esperados, não é mesmo?

Por isso, listamos algumas dicas e passos importantes que não devem ficar de fora dessa produção. Veja só!

Tenha um objetivo definido

O primeiro passo é definir um objetivo. Ou seja, entenda o que você deseja com aquele relatório. Mostrar para gestores ou para funcionários? Entender a performance da equipe ou saber de onde tem vindo a sua maior receita?

Essas são apenas algumas perguntas que você deve se fazer para, então, definir qual é o seu objetivo com o relatório. Mas por quê?

Porque isso vai te ajudar a criar um documento apenas com as informações necessárias, conciso e claro. Afinal, uma grande quantidade de dados pode atrapalhar a sua interpretação e tornar o relatório menos eficiente.

Faça a análise do funil de vendas

Também é muito importante que você faça uma análise apurada do funil de vendas da sua empresa para saber quais são e como tem funcionado as etapas da jornada de compras no seu negócio.

Isso pode te ajudar a ter insights valiosos sobre os problemas existentes no seu negócio que estão impedindo a conversão do cliente dentro do funil.

Além disso, é possível ter um panorama geral sobre outros pontos, como as oportunidades que estão em aberto, os valores praticados nas vendas etc. 

Estabeleça o período de análise e o formato

Antes de criar o relatório, você também deverá estabelecer qual é o período que pretende analisar, bem como qual será o formato do documento.

No primeiro ponto, defina se a análise dos dados será semanal, mensal ou semestral. Isso é importante para você organizar e planejar o levantamento das informações, bem como para conseguir realizar comparações assertivas.

Dessa forma, você vai conseguir comparar o desempenho das vendas entre um mês e outro ou entre uma semana e outra, por exemplo.

Já com relação ao formato do relatório, saiba que esse vai depender muito do seu objetivo e de quem visualizará o documento.

Se for apenas para compor a análise comercial ou contábil da empresa, ele pode ser em uma folha simples ou em Docs. Porém, se você for apresentá-lo para uma equipe ou para outros gestores, então será preciso transformá-lo em slides com recursos gráficos.

Por isso é tão importante que o primeiro passo seja a definição dos objetivos, como já mencionamos, pois ele norteará toda a construção do relatório.

Tenha informações precisas em mãos

Não tem como elaborar um relatório sem ter as informações que nortearão a sua produção, não é mesmo? Isso significa que você deve ter tudo o que precisa para criar o seu documento.

Apesar de isso variar conforme o seu objetivo, podemos listar as seguintes informações que são indispensáveis:

• Ticket médio;
• Valor das vendas;
• Produtos em falta no estoque;
• Quantidade de vendas realizadas;
• Produtos ou serviços mais vendidos;
• Canais utilizados para realizar as vendas;
• Cargo e nome dos colaboradores do time comercial;
• Dias e horários em que foram diagnosticadas mais vendas.

Inclua o faturamento e o total das vendas realizadas

Dois pontos que em hipótese alguma podem ficar de fora do seu relatório são o faturamento alcançado no período analisado e a quantidade de vendas que foram realizadas nesse tempo definido.

Isso vai te permitir entender se o faturamento da sua empresa faz sentido para a quantidade de produtos que foram vendidos ou se isso está incompatível. 

Se possível, peça à equipe de vendedores para descrever a categoria dos produtos vendidos para conseguir entender o que tem mais saída.

Por outro lado, se a sua venda é de serviços, e não de produtos, essa é uma etapa que não será possível detalhar. Então, fique tranquilo!

Avalie a sazonalidade

É comum que em determinadas épocas do ano haja uma procura maior ou menor pelo seu produto ou serviço, certo?

Em razão disso, também é importante que você leve em consideração essa sazonalidade para criar o seu relatório, principalmente se ele for semestral ou anual.

Isso significa que é preciso identificar no documento quais são os dados sazonais para não realizar comparações entre um período que tem uma demanda maior com um que seja de baixa temporada para o seu negócio.

Além disso, ao diagnosticar a sazonalidade, torna-se possível criar algumas estratégias para movimentar a área comercial na época em que as vendas são mais baixas, como criar condições de descontos e promoções.

Inclua as vendas por cliente

Se você for do ramo B2B, então o seu relatório também deve vir discriminando algumas informações sobre as vendas por cliente, como:

• Nome da empresa;
• Ticket médio das vendas;
• Produtos mais comprados;
• Valor gasto em cada item;
• Entre outras.

Isso vai te ajudar a entender em quais casos será necessário estreitar o relacionamento para que o cliente compre mais de você no próximo ciclo, bem como para criar estratégias para valorizar e fidelizar um cliente mais sólido.

Não se esqueça do total de vendas por vendedor

Também é muito importante preparar o relatório deixando evidente as vendas realizadas por cada vendedor da equipe comercial.

Aqui, você deve discriminar tanto o valor total das vendas quanto a quantidade de vendas realizadas durante o período analisado.

Esse ponto é importante para que você consiga ver o desempenho individual do colaborador, gerenciar de forma assertiva as comissões e criar metas específicas.

Defina o ticket médio

Você já deve saber, mas o ticket médio é um indicador que mostra o valor médio das vendas em um determinado período. Conhecê-lo é importante para você saber se ele está muito abaixo ou muito acima do ideal.

Inclusive, muitas vezes o comercial e o financeiro acreditam que é preciso aumentar o número de clientes para obter um faturamento melhor, quando na verdade a questão está em elevar esse indicador.

Nesse sentido, para ser bem preciso, você deve definir o ticket médio das vendas totais e o de cada produto ou serviço vendido em um dado período.

Adicione métricas importantes

Além do ticket médio, também é muito importante que o seu relatório de vendas apresente outras métricas comuns.

Afinal, elas são muito importantes para mensurar os resultados das ações do time comercial (e do marketing) e precisar se os objetivos e as metas foram alcançados.

Nesse sentido, algumas métricas que você não deve deixar de fora do seu relatório são:

• Vendas por vendedor: como já mencionamos, essa é uma métrica que deve apresentar o valor total das vendas por cada colaborador e a quantidade de vendas que ele realizou em um período.
• Taxa de conversão pré-venda: ações realizadas pelos visitantes e leads durante a jornada de compra.
• Volume de reuniões realizadas: analisa quantas reuniões foram necessárias para o cliente finalmente fechar a compra.
• Ciclo de venda a partir da reunião realizada: mensura o tempo gasto com cada cliente para a finalização da venda.
• Desempenho por produto comercializado: analisa a quantidade de vendas por categorias de produtos oferecidos pela empresa. 

Crie uma conclusão sobre o relatório

Ao final do relatório, é muito importante que você crie uma conclusão sucinta com os principais pontos inferidos durante a sua produção.

Ou seja, o final do documento deve conter as principais informações e dados relevantes para a sua compreensão e para indicar posteriormente os caminhos a serem seguidos. 

Conte com um CRM

Por último, é muito importante que você conte com um software de CRM.

Isso porque, ele vai simplesmente facilitar a sua vida ao fornecer prontamente todos os dados que você precisa para elaborar o seu relatório, além de contar com comandos que podem lhe oferecer insights valiosos sobre a área comercial.

Do contrário, isto é, se você não tiver um CRM, todas as informações para a construção do relatório deverão ser realizadas de forma manual.

Isso, além de ser trabalhoso, pode resultar na falta de dados importantes, uma vez que pode se esquecer de algum ou simplesmente não saber onde encontrá-lo.  

Portanto, para agilizar a sua rotina e produzir um relatório mais assertivo, a ferramenta de CRM é indispensável!

CRM da TOTVS

Como você viu anteriormente, para produzir um relatório de vendas de qualidade e completo, é preciso contar com uma ferramenta de CRM.

Nesse sentido, o CRM da TOTVS se apresenta como uma excelente opção tendo em vista que ele realiza a automação das vendas e a gestão de clientes em um único lugar.

Ou seja, você tem a tranquilidade não apenas para executar todas as suas atividades diárias, de forma prática e descomplicada, como saber que, na hora de elaborar o seu relatório, esse será criado em poucos minutos, pois todos os dados estão ali.

Nesse sentido, saiba que o CRM da TOTVS:

• É 100% na nuvem;
• Integra-se a diversos ERPs;
• Permite todo o controle das vendas realizadas e em andamento;
• Possibilita a criação de formulários para cada negociação;
• Disponibiliza painéis intuitivos para acompanhar os resultados.

Além disso, a ferramenta da TOTVS permite que você aumente as suas vendas, uma vez que, durante a gestão do relacionamento com os clientes, ele oferece recursos estratégicos para que você escale a sua empresa no mercado, como:

• Controle de agenda, atividades e documentos;
• Controle de oportunidades por meio de cards;
• Pesquisa de leads por segmento e região;
• Planejamento de vendas e analytics;
• Ferramenta para personalizar relatórios.

Portanto, se você precisa gerir melhor as suas vendas para aumentar os seus resultados, conheça o CRM da TOTVS e todas as ferramentas que ele oferece para tornar o seu dia a dia mais simples e otimizado.

Conclusão

Agora que você já sabe a importância do relatório de vendas para o seu negócio e o passo a passo detalhado para elaborá-lo, não há mais motivos para não querer cumprir essa que é uma importante etapa da sua empresa, não é mesmo?

Portanto, conte com o CRM da TOTVS para a construção desse documento tão essencial e para gerir todas as suas atividades de vendas.

Assim, com certeza a sua rotina será otimizada, suas decisões poderão ser mais estratégicas e você conseguirá entregar o melhor ao seu cliente.