O que é PMS e quais as vantagens em adotar no seu hotel?

Você sabe o que é PMS? Esse sistema tecnológico é essencial para hotéis que desejam otimizar os processos do estabelecimento. Além disso, oferece uma experiência mais completa aos hóspedes, com melhores processos, gestão e infraestrutura.

O Property Management System (PMS) é uma ferramenta que tem suas aplicações voltadas a qualquer tipo de negócio do setor hoteleiro, seja de pequeno, médio ou grande porte. 

Se você quer conhecer melhor o sistema para hotel, continue com a leitura deste artigo e descubra as suas principais informações. Vamos lá?

O que é PMS?

O PMS é um sistema tecnológico voltado para hotéis, atuando no controle de reservas, check-in e check-out, e também auxilia em uma melhor gestão do estabelecimento como um todo.

Ele é essencial para a:

• governança hoteleira;
• experiência do hóspede;
• avaliação de desempenho;
• gerenciamento financeiro;
• armazenamento e integração de dados;
• controle de diárias e fluxo de disponibilidade. 

Ao registrar informações importantes em seus bancos de dados, é possível obter melhores análises de custos, contratos, promoções e tarifas.

Principais funcionalidades de um sistema PMS

A gestão hoteleira depende de diversos pontos para ser bem-sucedida. Em um momento em que a transformação digital é um fator de peso para os negócios, é necessário renovação. 

Confira a seguir alguns dos benefícios trazidos pela ferramenta:

Administração hoteleira

É a área que envolve o planejamento, a organização, a coordenação e o controle das atividades relacionadas ao funcionamento de um hotel ou de uma rede hoteleira. 

Além disso, é necessário gerenciar os recursos humanos, financeiros, materiais e operacionais de um estabelecimento de hospedagem, bem como garantir a qualidade dos serviços prestados, a satisfação dos clientes, a rentabilidade do negócio e a competitividade no mercado. 

Algumas das responsabilidades de quem cuida da administração hoteleira são:

• definir as políticas e os objetivos do hotel;
• elaborar o orçamento e o plano de marketing;
• supervisionar as rotinas administrativas e operacionais;
• coordenar as equipes de trabalho;
• negociar com fornecedores e parceiros;
• avaliar os resultados e os indicadores de desempenho;
• implementar melhorias e inovações;
• resolver problemas e conflito;
• atender às demandas e às expectativas dos hóspedes.

Gerenciamento financeiro e avaliação de desempenho

Além de ajudar a traçar melhores estratégias, possibilitar insights e gerenciar equipes, o PMS tem outra função essencial para a gestão hoteleira: finanças. 

Um momento de alta procura, como férias coletivas ou feriados prolongados, pede por um novo estudo sobre preços de estadia. 

Com mais hóspedes, maiores são os custos com profissionais, infraestrutura, gás, luz, água, alimentação, etc. Dessa forma, o sistema ajuda a entender e calcular como deve ser feito o reajuste de cobranças, para que a margem de lucro do hotel continue satisfatória.

Check-in e coleta de dados

A experiência do hóspede é o que há de mais importante no segmento hoteleiro. Nesse sentido, a relação deve ser aprimorada ao máximo, e isso é feito por meio da coleta e da análise de dados, que permitem a você conhecer e compreender melhor seu público.

Com o sistema de gerenciamento de hotel, ao registrar a entrada de novos hóspedes, é importante colher as informações que permitam uma comunicação eficiente, direcionada e personalizada com os clientes.

Isso é necessário para não somente criar promoções, por exemplo, mas também descobrir os gostos pessoais de cada um, garantindo uma estadia perfeita e que assegure o retorno e a retenção do consumidor.

Gestão e estadia do hóspede

Em hotéis e pousadas, cuidar da entrada e saída de hóspedes é um desafio complexo, pois vai além da simples cobrança de valores. É necessário inspecionar o quarto e os possíveis danos, limpar e preparar a suíte para o próximo cliente, etc.

Principalmente em estabelecimentos menores, onde a equipe de colaboradores é reduzida e responsável por mais de uma função, é possível que essa atividade saia do controle e prejudique sua operação.

Dessa forma, o PMS hotel detém todas as informações de check-in, check-out e reservas futuras, o que aponta de forma simples cada etapa da rotina. Dessa maneira, falhas administrativas e atrasos ao disponibilizar quartos tornam-se um problema drasticamente reduzido.

Quais são os benefícios de contar com um sistema de gestão hoteleira?

Agora que você já sabe o que é PMS na hotelaria e as suas funções, chegou a hora de conhecer os seus principais benefícios. Confira:

• centraliza todas as atividades e informações em um só local: facilita encontrar informações sobre as hospedagens, reservas, dados dos hóspedes e faturamento, por exemplo;
• deixa os processos mais organizados: o que automatiza os fluxos e processos, bem como otimiza o tempo de todos os colaboradores do hotel;
• faz o controle financeiro: possibilita o controle de contas a pagar e receber, bem como os pagamentos e recebimentos;
• possibilita um atendimento mais rápido e melhora a experiência dos clientes: as informações sobre os hóspedes ficam armazenadas com segurança. Além disso, é possível mandar mensagens e e-mail personalizadas aos clientes, como descontos especiais no dia do seu aniversário.
• disponibiliza relatórios que auxiliam em uma tomada de decisão mais assertiva: isso evita erros e esquecimentos que podem ocorrer com o controle da ocupação por meio de planilhas manuais;
• implantação e integração mais rápida do sistema: o que possibilita mais agilidade em todos os processos do hotel.

Cloud computing atuando no PMS

Contar com sistemas de gestão que atuam em nuvem já é uma realidade na maioria das empresas, e, quando falamos sobre o que é PMS, não é diferente. Trazendo mais simplicidade, agilidade e dinamismo, ele pode ser uma peça-chave para o seu hotel.

Dessa forma, contar com o sistema cloud PMS traz uma grande facilidade na instalação, manutenção e uso inteligente do espaço, uma vez que o servidor é hospedado em nuvem.

Mais difícil do que conquistar um consumidor é mantê-lo. Em um momento em que a experiência para hóspedes tem alto impacto sobre sua satisfação, é ideal que, mais do que boas instalações, o atendimento complemente a qualidade do seu hotel.

O PMS em cloud traz uma mobilidade fora do comum à sua equipe. A partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets, todos os profissionais estão livres para cumprir suas atividades da melhor forma possível, sem interferências ou ruídos na comunicação e sem a necessidade de estarem sempre na recepção.

Se um hóspede chega mais cedo, por exemplo, é possível enviar um alerta de prioridade para a equipe de limpeza. Também é possível avisar a área de manutenção em tempo real sobre problemas nos quartos, como na televisão, no chuveiro, etc. Para solucionar situações que podem comprometer a estadia, agilidade é tudo.

Dicas para escolher o melhor PMS para seu hotel

Você já entendeu que ter um sistema de gestão para hotelaria é fundamental para agilizar todos os processos dentro da sua empresa, certo? 

Confira algumas dicas que ajudarão você na escolha do sistema e que não podem faltar:

Controle financeiro

É muito importante que um sistema tenha um controle financeiro eficiente, que possa agilizar os processos e diminuir as falhas.

Ele deve auxiliar nos cálculos e relatórios de contas a pagar e receber, bem como nos pagamentos e recebimentos de hóspedes e fornecedores.

Com isso, é possível ter um fluxo de caixa mais organizado e mais facilidade da hora de gerar obrigações fiscais e contábeis.

Sistema web

Verifique se o sistema é web e pode ser acessado em qualquer local com acesso à internet, principalmente fora do hotel.

Com isso, você tem mais facilidade de implantação e pode controlar tudo que precisa dentro do sistema e de qualquer lugar.

Integração com vendas

Um sistema de gestão de hotéis deve ser integrado com todos os canais de vendas para que seja possível fazer as alterações com rapidez, fazer a gestão de reservas e inventários, além de evitar retrabalhos.

Facilidade para os hóspedes

Um sistema deve ser simples de acessar e ágil para todos os colaboradores do hotel, mas precisa facilitar a vida dos hóspedes, como oferecer check-in e check-out online pelo aplicativo, com recebimento de mensagens pelo WhatsApp, por exemplo.

Qualidade no suporte técnico

Normalmente, os sistemas podem enfrentar problemas técnicos e, por isso, é importante se preocupar com a qualidade do suporte técnico na hora de escolher um sistema.

Para isso, analise como é o atendimento da assistência oferecida e se ele funciona todos os dias da semana e 24 horas por dia. Além disso, verifique se a empresa é especializada.

Soluções TOTVS para Hotelaria

Saber o que é PMS é fundamental para a gestão de qualquer hotel, principalmente entender como ele pode ajudar na gestão hoteleira, certo?

A TOTVS é uma empresa 100% brasileira, referência em tecnologia, gestão e inovação. Nossas soluções são aderentes para hotéis e pousadas de todos os portes, e se encaixam exatamente nas suas necessidades.

Com o nosso sistema TOTVS para Hotelaria é possível automatizar todos os processos de reserva, gestão de quartos e cálculo de tarifas.

Além disso, ele melhora a experiência dos hóspedes que podem iniciar o check-in pelo celular antes de chegar ao hotel e os garçons podem atender os clientes de qualquer lugar.

Disponibilize mais facilidade para os seus hóspedes e hotel com o sistema TOTVS para Hotelaria!

Conclusão

Neste conteúdo, explicamos sobre o que é PMS na hotelaria, apresentamos sua importância e os benefícios trazidos para o setor. 

Também abordamos como uma solução hospedada em nuvem é fundamental para uma melhor organização da equipe e satisfação do hóspede.

Para finalizar, oferecemos algumas dicas que ajudarão você a escolher um sistema de gestão de hotéis de qualidade. Mas para facilitar essa escolha, recomendamos o sistema TOTVS para Hotelaria, que aumenta as suas vendas e melhora a experiência dos seus clientes.

Se você gostou deste conteúdo e se interessa pelo tema, saiba mais em nosso artigo sobre a gestão hoteleira. Continue acompanhando nosso blog e assine também a newsletter, para receber novidades diretamente em seu e-mail.