5 porquês: conheça a técnica, como aplicar e seus benefícios

A técnica dos 5 porquês é uma ferramenta poderosa que pode transformar a forma como sua empresa lida com problemas, ajudando a chegar à causa raiz de qualquer questão. 

Essa metodologia simples, mas eficaz, envolve perguntar “por quê?” cinco vezes para entender profundamente qualquer situação. 

Quando aplicada corretamente, além de trazer clareza, promove um entendimento mais abrangente e sustentável das dificuldades enfrentadas no cotidiano empresarial. 

Neste artigo, vamos além do conceito dos 5 porquês: exemplos, motivos para utilizar a ferramenta, como aplicar o método e muito mais. Confira!

O que são os 5 porquês?

Os 5 porquês são uma metodologia criada para identificar a causa raiz de um problema por meio de uma sequência de perguntas. 

Desenvolvida na Toyota Industries, a técnica é usada por gestores e líderes para garantir que problemas não sejam apenas resolvidos de forma superficial. Ela está bastante presente em ambientes de manufatura enxuta e gestão da qualidade.

Ao contrário de muitas técnicas de resolução de problemas que se concentram em sintomas superficiais, essa abordagem busca uma compreensão mais profunda. 

Imagine a técnica como um exame investigativo que, por meio de perguntas sucessivas, ultrapassa o óbvio e penetra nas camadas mais profundas de um problema. 

Quando bem implementada, essa ferramenta não apenas resolve a questão em questão, mas previne que problemas semelhantes ocorram no futuro. 

Com a prática, ela se torna um processo intuitivo e natural, reforçando a cultura de melhoria contínua dentro das organizações.

Uma pergunta muito comum que surge neste contexto é: “5 porquês é 5W2H”?

5 porquês é 5W2H?

Não. Ambas são ferramentas de gestão e análise utilizadas para diferentes propósitos e não se confundem.

Como apontamos, quando falamos dos 5 porquês, a ferramenta serve para identificar a causa raiz de um problema. Começa com a definição do problema e, em seguida, a pergunta “Por quê?” é repetida cinco vezes ou mais, até chegar à origem do problema.

Por exemplo: se sua equipe está lidando com um processo de produção ineficiente, utilizaria a sequência de porquês para descobrir que a causa raiz pode ser uma falha na manutenção regular dos equipamentos.

Já a metodologia 5W2H é uma ferramenta de planejamento e investigação usada para estruturar a execução de um plano ou processo. 

Ela se concentra em responder a sete perguntas: What (O que?), Why (Por quê?), Where (Onde?), When (Quando?), Who (Quem?), How (Como?), How much (Quanto custa?).

Se você está planejando lançar um novo produto, usaria o 5W2H para definir aspectos como o que será o produto, por que ele é necessário, onde será lançado, quando acontecerá o lançamento, quem será responsável, como será realizado e quanto custará.

Leia também: O que é um plano de ação? Como montar, ferramentas e mais!

Por que e quando utilizar a técnica dos 5 porquês?

Utilizar a técnica é particularmente benéfico quando sua equipe enfrenta problemas que, à primeira vista, parecem simples, mas podem ter raízes complexas. 

Quer entender melhor os 5 porquês? Um exemplo: ocorreu um aumento inesperado nos custos de produção em sua indústria. 

Ao invés de reduzir imediatamente as despesas, a aplicação do método poderia revelar que o problema está nos processos obsoletos ou na má comunicação entre departamentos.

A técnica é especialmente eficaz em momentos de crise ou quando problemas são recorrentes. 

Ela força uma análise que previne soluções superficiais e temporárias, buscando, em vez disso, mudanças efetivas e duradouras. 

Utilizada regularmente, essa prática cria uma cultura organizacional de introspecção e aprendizado constante, transformando desafios em oportunidades para crescimento e inovação.

Agora que você entende melhor os 5 porquês, como fazer? Como aplicar o método?

Como aplicar o método dos 5 porquês?

Existem alguns passos básicos, mas essenciais, para garantir que o processo seja eficaz, e que a causa raiz seja devidamente identificada e tratada. 

Vamos detalhar cada uma das etapas.

Identificação do problema

O primeiro passo na aplicação dos porquês é identificar claramente o problema. Esse é o ponto de partida e precisa ser claramente definido e compreendido por todos os envolvidos.

Para explicar cada etapa do método dos 5 porquês, o exemplo inicial será: “a produção da fábrica está atrasada”.

Perceba que o problema precisa ser formulado de maneira concisa e específica. 

Este passo é crucial, pois um entendimento superficial ou incorreto da questão pode levar a um direcionamento inadequado nas perguntas subsequentes.

Leia também: Gestão de produção: o que é, etapas e como fazer

Pergunte “Por quê?”

Com o problema identificado, a próxima etapa é perguntar “por quê?”.

A primeira pergunta deve focar no sintoma aparente da questão. Por exemplo, “Por que a produção está atrasada?” Talvez a resposta seja que “há escassez de matéria-prima.” 

Essa primeira resposta não deve ser considerada como a causa raiz, mas sim um degrau no processo investigativo.

Pergunte mais quatro vezes por quê

Continuando, você deve perguntar “por quê?” mais quatro vezes. Cada resposta anterior guia à próxima pergunta. 

Seguindo o exemplo, “Por que há escassez de matéria-prima?” pode levar a “Porque a previsão de demanda estava incorreta.” 

Repetindo esse exercício, você começa a descobrir um panorama mais claro das interações e falhas no processo. 

Essa etapa destaca como problemas aparentemente isolados podem ser interligados e, potencialmente, indicar um problema maior que requer atenção.

Priorize a causa raiz do problema

Após a quinta pergunta do método dos 5 porquês, a causa raiz deve ter sido identificada. É aqui que a verdadeira transformação começa. 

Por exemplo, pode-se perceber que a causa raiz é um sistema de previsão de demandas ineficaz. 

Essa fase requer uma análise crítica e consenso entre a equipe para garantir que a causa identificada realmente corresponde ao problema central.

Monitore a ação corretiva

Identificada a causa, é vital implementar e monitorar ações corretivas para evitar a reincidência do problema. 

Documentar as conclusões e as etapas tomadas não só ajuda a manter um registro claro do processo, mas também a refinar o uso da técnica nos desafios futuros. 

O monitoramento regular garante que as soluções sejam efetivas, ajustando conforme necessário e transformando falhas em aprendizados valiosos.

Quais os benefícios em usar a técnica dos 5 porquês?

Implementar o método dos porquês pode trazer benefícios significativos para uma empresa que busca excelência em suas operações, tais como:

• Custo-eficácia: é um método de baixo custo, pois depende de questionamentos diretos em vez de ferramentas ou tecnologias caras;
• Velocidade e eficiência: a técnica pode levar rapidamente à identificação das causas raiz, permitindo a rápida implementação de soluções, o que é crucial em ambientes de ritmo acelerado;
• Simplicidade e acessibilidade: o método não requer ferramentas estatísticas avançadas ou treinamento extensivo, tornando-o fácil para qualquer pessoa em uma organização implementá-lo;
• Promove a aprendizagem: este processo de questionamento iterativo promove uma compreensão mais profunda dos processos e sistemas, incentivando a melhoria contínua dentro das organizações.

Além dessas vantagens, destacamos dois benefícios que dão origem a muitos outros:

Auxilia a encontrar problemas simples

Frequentemente, problemas complexos em uma organização não são causados por dificuldades monumentais, mas por questões simples que ficaram ocultas por trás de camadas de sintomas. 

A técnica é excepcionalmente eficaz na desmistificação desses problemas. 

Isso ocorre porque ela força uma análise meticulosa das circunstâncias, levando todos os envolvidos a pensar além das aparências. 

Por exemplo, um declínio nas vendas pode não estar diretamente relacionado à equipe de vendas, mas talvez a um novo concorrente no mercado ou a uma mudança no comportamento dos consumidores que passou despercebida.

Descobrir esses problemas menores não só resolve a questão imediata, mas também permite que a organização ajuste seus processos para evitar reincidências, tornando-se mais eficiente e preparada para enfrentar desafios futuros. 

Assim, a empresa transforma o entendimento dos problemas em melhorias concretas e sustentáveis em seus processos.

Incentiva soluções colaborativas

O processo dos 5 porquês, quando conduzido em equipe, cria uma plataforma para o brainstorming colaborativo. 

Isso gera discussões enriquecedoras onde cada participante pode compartilhar insights e perspectivas diferentes. 

Tal colaboração frequentemente resulta em soluções mais robustas, pois leva a equipe a considerar múltiplos ângulos e a integrar diversos conhecimentos na busca por respostas.

Construir soluções colaborativas não apenas resolve um problema específico de maneira abrangente, mas fortalece a coesão e a confiança mútua. 

Isso cria um ambiente onde a inovação pode florescer, pois os colaboradores se sentem apoiados e valorizados. 

O sentimento de realizar mudanças juntos reforça a dedicação à missão e aos objetivos da empresa, incentivando uma cultura de comunicação aberta e contínua aprendizagem.

E, na prática? Como aplicar o método dos 5 porquês?

Boas práticas para aplicar a técnica dos 5 porquês em sua equipe

Para maximizar os benefícios da técnica, existem algumas ações recomendadas que podem garantir que ela seja usada da forma mais eficaz possível.

Guie o processo nas primeiras vezes

É essencial que as equipes novas na aplicação do método sejam guiadas por líderes experientes inicialmente. 

Este tipo de orientação assegura que todos compreendam não apenas o processo, mas também seu propósito.

Por exemplo, orientar sessões iniciais ajudará aos membros menos experientes a fazer questionamentos mais estratégicos e diretos, evitando que se percam em suposições ou sigam uma direção menos eficaz. 

Assim, estabelece-se uma base sólida para que, posteriormente, as equipes sejam capazes de conduzir a técnica de maneira independente e efetiva.

Use evidências

Um dos erros comuns ao utilizar os 5 porquês é basear respostas em suposições. 

Garantir que todos os “porquês” sejam fundamentados em dados concretos e evidências tangíveis fortalece a credibilidade do processo e suas conclusões.

A utilização de dados empíricos, como métricas de desempenho, registros históricos ou feedbacks de clientes, pode iluminar padrões e fatores que não eram imediatamente aparentes. 

Essa prática não só direciona a equipe na descoberta da verdadeira causa raiz, mas também proporciona à organização um entendimento base sólido para futuras soluções.

Saiba a hora de parar de perguntar

Embora o nome sugira cinco perguntas, o foco dos porquês está na qualidade, não quantidade, das respostas. 

Saber quando parar é identificar o ponto onde a causa identificada será a mais efetiva em eliminar o problema.

Esta decisão é uma questão de julgamento, que se aprimora com a prática e a experiência. 

A intuição desenvolvida durante o uso regular da técnica ajudará as equipes a atingir profundidade suficiente para uma correção efetiva sem se perder em questionamentos redundantes.

Documente a ação

Por fim, o registro do processo e de suas conclusões é tão importante quanto cada etapa anterior. 

Esta documentação serve como um arquivo valioso que pode ser consultado para não apenas evitar a reinvenção da roda em problemas futuros, mas também para traçar padrões de problemas recorrentes e suas soluções.

Documentar cria uma base de conhecimento compartilhável dentro da organização, transformando os aprendizados individuais em um ativo coletivo. 

Além disso, essa prática facilita a comunicação interna, pois o histórico detalhado do problema e suas resoluções estão sempre disponíveis para referência.

Implementar essas boas práticas melhorará a eficácia das soluções desenvolvidas pela técnica dos 5 porquês, aumentando a maturidade de resolução de problemas da equipe e criando um ciclo de aprendizado contínuo e colaborativo.

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Conclusão

A técnica dos 5 porquês é uma ferramenta poderosa e acessível para qualquer organização que busque melhorar suas operações ao identificar e resolver a causa raiz dos problemas. 

Em um mundo de negócios que corre a um ritmo acelerado, onde análises rápidas e decisões informadas são frequentemente necessárias, métodos como este são inestimáveis.

Ao adotar a ferramenta, as empresas não apenas corrigem seus problemas, mas potencialmente transformam crises em oportunidades de aprendizado e inovação. 

Isso não só fortalece as operações internas, mas também solidifica a cultura organizacional de melhoria contínua e colaboração. 

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