Just in time: como a metodologia pode auxiliar na produtividade?

O just in time é responsável por buscar a precisão da cadeia de produção, encaixando as operações e as execuções de acordo com o nível de demanda.

Ou seja, tudo ocorre no seu devido tempo, nem antes, nem depois.

Essa metodologia evita o estoque parado e o desperdício de matéria-prima. 

Contudo, para que seja bem-sucedido, o processo de produção deve contar com dados, que podem ser monitorados para otimizar os processos.

Afinal, para que o just in time funcione, é preciso que o gestor tenha total controle sobre o fluxo da empresa — seus processos e as necessidades dos clientes.

Assim, ele vai entender o que precisa comprar, quais itens precisam ser vendidos rapidamente e quais podem ocupar o estoque por mais tempo.

Dessa forma, é possível otimizar as execuções e criar um planejamento estratégico realmente enxuto, capaz de melhorar a produtividade do negócio.

Para quem busca gerir com sucesso uma fábrica ou seu estoque, o just in time é um método  perfeito às boas práticas de gestão: com mais de 60 anos de história, o conceito só evoluiu e ainda entrega resultados incríveis em todo o mundo.

Se você quer saber mais sobre este assunto, continue com a leitura deste artigo!

O que é just in time (JIT)?

Just in time é uma técnica de gestão da produção, que influencia no controle de estoque. É um tipo de metodologia lean, projetada para aumentar a eficiência, cortar custos e diminuir o desperdício.

O sistema just in time ajuda no gerenciamento dos processos encontrados ao longo da cadeia produtiva.

Sua determinação máxima é que nada deve ser produzido, transportado, vendido ou adquirido antes da hora. Assim, apenas se recebe as mercadorias quando elas são necessárias.

A maioria das empresas cria e mantém estoque em excesso, o que significa que criam mercadorias antes de outros pedidos.

O método Just in Time envolve a criação, armazenamento e controle de apenas pedidos suficientes para suprir a demanda real pelos produtos da empresa.

Dessa forma, é necessário colocar em prática novas tecnologias e abordagens, padronizando e refinando os processos, além de integrar os setores.

Quando surgiu a metodologia just in time? 

O JIT foi originalmente desenvolvido no Japão, na Toyota.

Foi uma resposta aos recursos naturais limitados do país na época, em uma realidade que desperdícios não eram admitidos.

Vários fatores contribuíram para esse cenário, como o pós-guerra que ocasionou muitas sanções econômicas ao Japão. Além disso, havia o crescimento da indústria automobilística, o que exigia uma resposta rápida das fabricantes japonesas.

Com a implementação do just in time, a Toyota conseguiu otimizar sua produção e reduzir custos, o que acabou sendo a prova cabal da eficácia da estratégia.

Hoje, os sistemas just in time são usados por muitas empresas e têm influenciado as técnicas de gerenciamento de estoque enxuto modernas, como o Continuous Flow Manufacturing (CFM) da IBM.

Relação do JIT com o kanban

O kanban é uma metodologia que organiza as etapas de um projeto ou a realização de uma demanda.

Geralmente aplicado por meio de cartões ou post-its inseridos em um quadro, que também podem ser virtuais, trata-se de uma maneira de alcançar o just in time.

O kanban ajuda no controle do ritmo de uma produção e sinaliza quando uma nova etapa pode ser começada, considerando colaboradores, setores da empresa, fornecedores e clientes.

Cada processo tem seu pontapé inicial quando a etapa anterior é concluída.

Isso garante a utilização apenas dos recursos necessários para cada fase da atividade, equalizando e estabilizando demandas.

Qual é o objetivo do just in time?

As empresas utilizam o método just in time para que sua produção se alinhe diretamente com os pedidos feitos.

Assim, produzem mercadorias diretamente relacionadas aos pedidos que estão atuais. 

Dessa forma, não é necessário fabricar produtos extras para atender às necessidades de quaisquer pedidos em potencial que possam ser feitos.

Reduzir desperdícios 

O método JIT ajuda as empresas a reduzir o desperdício de fazer muitos produtos ou fornecer muitos produtos de uma vez só.

Portanto, eles não usam matérias-primas que podem ou não ser realmente necessárias para atender aos pedidos que eles têm.

Processos mais efetivos 

O just in time incentiva a criação de uma cultura de “erro zero”. Ou seja, é preciso que tudo ocorra de forma perfeita.

Há caminhos para chegar nesse nível produtivo, mas o ponto é que essa melhoria contínua leva a uma eficácia maior dos processos.

Um dos meios é através de um melhor planejamento — um ponto crucial para a boa execução do just in time.

Otimização da produção

Ao produzir apenas de acordo com a demanda atual, você otimiza a produção a operar somente conforme os pedidos concretizados.

Assim, ao ter todos os processos mapeados e predefinidos, fica mais fácil executá-los — o que também aumenta a qualidade final.

Padronização de processos 

Para possibilitar a implementação de uma operação sob demanda, a empresa não pode ter contratempos produtivos. Mudanças constantes de escopo, por exemplo, não podem acontecer.

Afinal, o just in time conta com a padronização de processos, o que possibilita melhor comunicação com os fornecedores e maior agilidade produtiva, de forma que tudo ocorra de maneira ágil.

Como funciona o just in time?

O just in time é uma metodologia que se encaixa melhor para algumas indústrias do que para outras. No entanto, não é impossível pensar no JIT como parte do seu negócio.

O funcionamento da estratégia, porém, depende de uma série de alinhamentos. 

Afinal, disciplina e fidelidade ao plano de ações são essenciais para o sucesso do just in time.

Quer saber como isso se aplica na prática? Veja os passos:

Tempo de preparação

No just in time, cada etapa do processo produtivo precisa realizar o suficiente para que a próxima etapa tenha início e avance.

Portanto, é necessário ter total controle do tempo de preparo — identificando previamente as oportunidades de melhoria, para que tudo seja produzido o mais rápido possível.

Porém, lembre-se: não se trata apenas de velocidade nas entregas.

É preciso saber se o seu time será capaz de manter (ou melhorar) a qualidade produtiva — mesmo em épocas de alta na demanda.

Mão de obra

Como você deve ter percebido, aplicar o just in time exige uma resposta à altura da sua equipe produtiva e administrativa.

Não à toa, sua origem vem de uma indústria tão técnica quanto a automobilística.

Por isso, a mão de obra da sua empresa deve ser qualificada, capacitada a lidar com uma operação sob demanda.

Layout

O just in time não depende apenas dos processos e dos funcionários, mas também da forma que sua empresa pensa os próprios espaços. O chão de fábrica deve ser um braço de toda operação, facilitando o fluxo de trabalho.

Essa é uma parte que diz respeito ao processo de padronização:

A fábrica deve ser repensada em todos os cenários produtivos, do momento que o insumo chega até o instante que a mercadoria sai.

Assim, é mais fácil seguir o planejamento e executar etapas de produção padronizadas.

Qualidade

O controle de qualidade cumpre papel fundamental no sucesso do just in time, visto que a agilidade é apenas um dos pilares da estratégia.

É necessário saber como conciliar a rapidez com a eficiência na execução produtiva. 

O objetivo é que a qualidade se mantenha a mesma (ou melhore), enquanto a exigência operacional reduza.

Fornecedores

Por fim, toda orquestração de processos necessários para o sucesso do just in time se baseia na capacidade dos fornecedores de cumprirem com sua demanda.

Como a operação se dará apenas conforme os pedidos chegarem, é necessário contar com parceiros comerciais capazes de atender com rapidez às suas necessidades.

Para isso, você deve construir relacionamentos realmente próximos com os fornecedores — de forma que eles entendam sua metodologia produtiva e estejam aptos a lidar com a demanda em todas suas etapas, da produção à logística.

Quais são as vantagens de implementar a metodologia just in time?

O JIT é um modelo de abordagem que ajuda na otimização de processos e pode ser adaptado para diferentes modelos de negócio.

Hoje, diversas empresas empregam o just in time em seus modelos produtivos.

Um exemplo é a Apple.

Ao reduzir a quantidade de estoque disponível, a Apple corre um menores riscos  de excessos em seu estoque. Isso é algo que Tim Cook, CEO da Apple, fala.

Para o executivo, o estoque é um problema nativo das empresas:

“O inventário é fundamentalmente mau. Você meio que quer gerenciar como se estivesse no ramo de laticínios. Se passar da data de atualização, você tem um problema.”

Outro exemplo é a Tesla, fabricante de automóveis elétricos que já foi dirigida por Elon Musk.

A Tesla é uma das menores fabricantes de automóveis do mundo e não possui todo poder econômico de outras grandes fabricantes, no entanto, possui sim total controle sobre sua supply chain.

Dessa forma, a Tesla consegue personalizar toda sua produção para operar sob demanda, mantendo pouquíssimo estoque.

Assim, reduz significativamente os custos associados à manutenção do estoque.

Outro fator que a empresa incorpora para “aprimorar” a operação sob demanda é a possibilidade de personalização. A Tesla oferece adicionais exclusivos aos clientes, para que personalizem o automóvel.

Dessa forma, a empresa se posiciona como inovadora no segmento e ainda justifica seus prazos de entrega.

E para a sua empresa, quais vantagens o just in time pode trazer? Entre seus principais benefícios, podemos citar:

Otimização da gestão de estoque

Com o just in time, você otimiza toda gestão de estoque, evitando que produtos fiquem encalhados.

Na verdade, a própria dinâmica de compras da empresa vai seguir a demanda, o que facilita na gestão do armazenamento de mercadorias e insumos.

Produção limitada 

Como os processos são padronizados, a produção é limitada e com tempo de conclusão reduzido. Assim, é possível entregar mais em menos tempo.

Reduz os desperdícios

Uma vez que a produção só é feita quando há demanda, a empresa reduz o desperdício de recursos e evita que o estoque fique parado, o que gera desvalorização da mercadoria e mais custos de manutenção e armazenamento para sua empresa.

Aperfeiçoamento da utilização da mão de obra

Com o just in time, você otimiza os processos produtivos. Agilidade é a palavra-chave e não há espaços para erros.

Por isso, seu planejamento visa aperfeiçoar o potencial da sua equipe, evitando que se comprometam em tarefas de pouco valor produtivo.

Melhoria no controle e na gestão da qualidade

Por fim, por ter todos os processos e execuções controlados, é mais fácil gerenciar a qualidade das entregas.

Dessa forma, sua empresa elimina falhas processuais ou provenientes de fornecedores.

Há também maior flexibilidade operacional para lidar com o estoque, aprofundando e tornando mais criterioso o processo de gestão da qualidade das mercadorias.

Dicas para implementar o just in time em sua empresa 

Para que a implantação do just in time seja bem-sucedida, é necessário pensar em alguns pontos prévios, como o treinamento dos colaboradores, a adaptação às novas tecnologias e a utilização de um sistema de gestão.

Falaremos sobre esses pontos a seguir.

• Organização: é importante organizar e monitorar dados em tempo real, para impulsionar a produtividade dos colaboradores e dos processos. No chão de fábrica, por exemplo, é possível gerenciar máquinas e equipes, mesmo à distância, adaptando as necessidades de cada demanda;
• Capacitação: adotar uma nova metodologia de trabalho requer assimilação e treinamento. Por isso, é fundamental que todas as pessoas envolvidas sejam devidamente orientadas, evitando, ao máximo, falhas de processo e outros gargalos operacionais;
• Comunicação: certifique-se de repassar e alinhar a metodologia continuamente, seja com fornecedores, funcionários ou clientes, conte com indicadores concretos e confiáveis, que ajudem a determinar pontos positivos e aqueles a serem melhorados, e estabeleça um diálogo com todos para que a metodologia esteja sempre alinhada,
• Definição de metas: o just in time não exige que o estoque seja abarrotado de produtos para depois vendê-los, mas, sim, que as encomendas sejam receber e uma quantidade exata para atendê-las seja produzida. Dessa forma, migra-se de uma produção empurrada para a puxada.

Utilização da tecnologia para aplicar o just in time

Outro grande aliado da metodologia JIT é a automatização de processos.

Ao contar com um software de gestão, erros manuais são eliminados, assim como duplicação de documentos, desorganização de pedidos de compra e venda, etc. 

Com um sistema, é possível monitorar toda a cadeia produtiva, gerenciar máquinas, entregas, fornecedores e muito mais. É um grande passo na era da indústria 4.0.

Ao fazer a integração com outros setores da companhia, como estoques e vendas, todo o fluxo de produção é incrementado.

6 vantagens de investir em um software de gestão para aplicar o just in time

O just in time exige uma cultura organizacional voltada para a agilidade na execução dos processos. Por isso, a tecnologia pode ser uma excelente aliada.

No entanto, é difícil de imaginar como um software de gestão poderia se encaixar nesse processo, certo?

Para ajudar, vamos elucidar o cenário, mostrando algumas das vantagens de implementar um sistema tecnológico na aplicação do just in time. Confira:

Produção por demanda

Produzir por demanda não é um processo simples — é preciso, especialmente, de uma ampla integração de informações que facilite a comunicação entre setores.

Ou seja, no momento que o pedido é concluído, a ordem de produção deve entrar em vigor e o setor de Compras começar a acionar os fornecedores.

Enquanto isso, o setor de PCP deve iniciar suas operações, montando o cronograma de produção e mobilizando a equipe, bem como verificando o estoque.

É uma verdadeira orquestra — e controlar tudo à mão, ou com uso de sistemas arcaicos, pode ser um problema.

Planejamento das etapas dos processos

E como colocar em prática o planejamento de produção, garantindo que cada etapa seja concluída dentro do tempo estabelecido e com a qualidade desejada?

Com um software de gestão, a operacionalização de cada etapa produtiva fica mais fácil e intuitiva ao gestor, possibilitando maior controle sobre as entregas.

Gerenciamento de estoque 

A otimização de estoque não acontece automaticamente em uma empresa que emprega o just in time.

Na verdade, essa é uma consequência da sua aplicação no chão de fábrica, por isso, deve ser muito bem controlado.

Afinal, nem todos os itens devem ser delegados para pedidos conforme a demanda.

Então, o uso de um software de gestão dá mais transparência a esse processo, possibilitando uma visão ampla dos itens em estoque e daquilo que vai entrar em produção e deve ser substituído, o que dá maior poder de previsibilidade à empresa.

Eliminação de erros manuais 

Por ter maior poder de controle sobre os processos, é possível reduzir a incidência de erros manuais dos funcionários.

Isso acontece pois o software de gestão permite a automatização de várias tarefas, o que deixa a cadeia produtiva mais livre para ser operada e gerenciada de perto.

Monitoramentos constantes

O software de gestão certo oferece um alto nível de monitoramento da produção e dos resultados da empresa.

Dessa forma, o gestor tem em mãos dados aprofundados sobre a performance de cada área, o que possibilita uma melhor e mais eficiente tomada de decisão.

Mantém o nível de qualidade

Por fim, com o uso do software de gestão, sua empresa mantém — e mesmo eleva! — o nível de qualidade produtivo.

Afinal, ao automatizar algumas tarefas de back-office e agilizar, por meio da integração, a troca de informações, seu setor produtivo pode se dedicar completamente aos processos de fabricação sob demanda.

Assim, mantém ou melhora o nível de qualidade das entregas, o que impacta positivamente na experiência do cliente e na competitividade da empresa.

ERP da TOTVS

Você conhece o ERP da TOTVS? A solução completa de gestão empresarial pode revolucionar a administração do seu negócio, do backoffice ao chão de fábrica.

Com isso, você tem totais condições de implementar metodologias inovadoras, como o just in time, e ter total controle sobre as métricas e toda performance dos times envolvidos.

Tudo com poucos cliques, já que o ERP integra sua empresa inteira e centraliza as informações, facilitando o acesso aos dados e proporcionando maior inteligência de negócio.

Melhor ainda é poder contar com dados personalizados e automatizar tarefas para tornar o seu time mais dinâmico e produtivo. 

E então, que tal revolucionar a forma que você gerencia o seu negócio e melhorar as entregas do seu chão de fábrica? Confira mais sobre o ERP TOTVS!

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, explicamos o que é just in time, sua relação com o kanban e os benefícios que pode proporcionar.

Também abordamos algumas dicas fundamentais para transição e implantação de sucesso.

A TOTVS é uma empresa 100% brasileira, referência em tecnologia no país que possui as tecnologias certas para apoiar a sua empresa a implementar esse conceito na prática. 

Atendendo 12 segmentos de mercado, nossos sistemas e tecnologias se encaixam nas necessidades exatas de cada negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.

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