ISO 9001: para que serve, requisitos e como implementar

Saber o que é a certificação ISO 9001:2015 e o que ela indica é fundamental para a indústria que deseja estabelecer um sistema de gestão da qualidade (SGQ) em sua estrutura interna.

A implantação do sistema de gerenciamento da qualidade também contribui para o desenvolvimento sustentável.

Há muitos benefícios em conseguir esta certificação, como maior visibilidade do negócio perante o mercado nacional e exterior.

Ao longo deste conteúdo, vamos explicar tudo sobre a ISO 9001, para que serve, por que é importante e quais os benefícios de contar com ela. Continue a leitura!

O que é a certificação ISO 9001?

A ISO 9001 corresponde a uma norma que orienta a implantação de um sistema de gestão da qualidade, apontando os requisitos necessários. Atualmente, está em sua versão de 2015.

Com a certificação ISO 9001, a empresa eleva a satisfação do público, pois mostra que tem cuidado não só com o item que entrega, mas também com todo o processo de desenvolvimento.

ISO se refere à “International Organization for Standardization”, ou Organização Internacional para Padronização.

Foi fundada na Suíça, em 1947, atuando no desenvolvimento de padrões de qualidade internacionais.

Os padrões especificam etapas, ações e formas de executar atividades e rotinas, assegurando maior eficiência, qualidade e segurança em processos nos campos de tecnologia, agricultura, segurança alimentar, entre outros.

Para que serve a ISO 9001?

O objetivo da ISO 9001 é assegurar maior qualidade na entrega de produtos ou serviços, tendo como foco a gestão estratégica da empresa. Assim, é possível melhorar a eficiência operacional e também a satisfação dos clientes.

A certificação ISO 9001 não é uma obrigação a todas as empresas — muitas vezes as organizações exigem que seus parceiros comerciais a possuam.

Na prática, ao adquirir a certificação, você sinaliza a clientes, parceiros comerciais, fornecedores e demais stakeholders que a sua empresa segue corretamente um padrão reconhecido mundialmente.

Quais são as principais mudanças do ISO 9001:2015?

A ISO 9001 está em constante atualização. Atualmente, está em vigor a ISO 9001:2015, que trouxe mudanças em comparação à anterior, envolvendo não só atualizações em padrões, mas também alterações na estrutura de apresentação dos tópicos e na linguagem usada.

A seguir, separamos algumas das principais novidades.

Gestão de risco

O gerenciamento de risco passa a englobar o conceito de ação preventiva durante a formulação desse sistema. Portanto, sua seção deixa de existir.

Afinal, um dos objetivos é ser instrumento preventivo para aspectos negativos que possam comprometer a companhia.

Dessa forma, a organização fica livre para desenvolver um método de gestão de risco mais amplo do que o exigido.

É possível utilizar diretrizes reconhecidas no mercado de modo a conseguir um plano de gerenciamento de riscos mais bem estruturado.

Participação das lideranças

As lideranças não participam o suficiente no planejamento/implantação das mudanças em suas estruturas organizacionais.

Isso compromete a adesão e a aderência dos colaboradores ao SGQ, minimizando seus benefícios.

Na ISO 9001:2015, a liderança tem papel fundamental, integrando as exigências da norma com os fluxos de trabalho.

Na versão anterior, grande parte do trabalho era deixado sob responsabilidade de um representante da direção.

A descrição dos requisitos mudou, sendo importante a participação da alta diretoria e dos gestores. A direção deve demonstrar liderança e comprometimento em relação ao SGQ e ao foco no cliente.

Ênfase na gestão do conhecimento

A nova versão traz destaque ao conhecimento da organização. Foram introduzidos requisitos sobre esse tema para que a organização possa se proteger de perda de capital intelectual.

A gestão do conhecimento evita que colaboradores levem embora conhecimentos essenciais à empresa antes de repassá-los.

Isso gera custos e retrabalho até que novos colaboradores obtenham o aprendizado “perdido”.

Qual a diferença entre a ISO 9000 e 9001?

Que existem diferentes padrões ISO, não é novidade. São diferentes números que representam as normas para processos distintos. No entanto, a ISO 9000 e a ISO 9001 são bem próximas. Elas são relacionadas?

Na verdade, sim! E a diferença entre ambas é bastante simples.

A ISO 9000 é, tecnicamente, uma família de padrões (incluindo a própria ISO 9001).

Serve como um “catálogo” de nomenclaturas, padrões e definições: algo que a pessoa lê para se familiarizar e entender todos os padrões, como um guia!

Já a ISO 9001 é um padrão individual, com normas específicas estabelecidas seguindo uma série de cláusulas.

Neste caso, trata-se especificamente do padrão para implementação de um sistema de gestão da qualidade.

É algo que você segue para implementar o padrão corretamente, agindo conforme o que a norma dita.

Um panorama sobre as versões antigas da ISO 9001

O primeiro padrão ISO 9001 foi publicado em 1987, tornando-se bastante popular nas empresas que naquele momento começavam a se globalizar.

A primeira atualização aconteceu em 1994, a segunda no ano 2000 e a terceira em 2008.

Neste ponto, a norma contava com 8 cláusulas (mais uma introdução), composta de:

1. Escopo
2. Referências normativas
3. Termos e definições
4. Sistema de gestão da qualidade
5. Gestão de responsabilidade
6. Gestão de recursos
7. Realização do produto
8. Mensuração, análise e melhoria

A última atualização, fruto do esforço para atender às necessidades de um mercado em transformação, aconteceu em 2015 — a versão atual. As cláusulas são:

1. Escopo
2. Referências normativas
3. Termos e definições
4. Contexto da organização
5. Liderança
6. Planejamento
7. Suporte
8. Operação
9. Avaliação de desempenho
10. Melhorias

As últimas cláusulas da ISO 9001:2015 foram determinadas de acordo com o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Esse é um método de 4 passos utilizado para alcançar e manter a melhoria contínua dos processos.

Por que é tão importante implantar o ISO 9001:2015?

Existem vários motivos para que sua empresa certifique-se na ISO 9001. Especialmente, pois proporciona provas o suficiente de que a companhia e seu time se preocupam com a satisfação do cliente.

É uma afirmação não apenas interna, mas externa: para que clientes, fornecedores e stakeholders (bem como, potencialmente, investidores) vejam o esforço da organização em aplicar ações de melhoria contínua.

Já entre os pontos principais desse investimento, podemos mencionar:

• Aumento da competitividade: como o certificado é reconhecido internacionalmente, seus processos e produtos tendem a ser vistos como referência de qualidade;
• Solidificação da política de qualidade: com a ISO 9001:2015, manter qualidade nos processos pode ser mais fácil, uma vez que ela aponta práticas que contribuem para que produtos e fluxos de trabalho sejam feitos continuamente com eficiência;
• Melhora na gestão de recursos: os recursos da indústria também passam a ser administrados, tendo como exemplo algumas práticas de excelência. Isso contribui para a redução de custos e maior eficiência das rotinas, gerando ganho de desempenho.

Benefícios do ISO 9001:2015 para as indústrias

Os benefícios da certificação para as fábricas envolvem desde a melhoria na reputação da marca até aumento de performance. A organização conseguirá transmitir excelência em aspectos de qualidade, sendo capaz de demonstrar e validar a conformidade entre o que faz e o que estabelece o SGQ.

Além disso, a adoção do SGQ da ISO 9001:2015 entrega uma sustentação sólida para ações de planejamento. Os recursos da indústria também passam a ser administrados com algumas práticas de excelência.

Entre os principais benefícios que podemos relacionar à implementação da ISO 9001, estão os seguintes:

Alinhamento dos processos da indústria com a estratégia

A sintonia obtida entre o sistema de gerenciamento do negócio e os objetivos essenciais da indústria pode surgir das orientações da norma ISO 9001 como ferramenta de apoio.

Melhorias na produtividade

O aumento da produtividade na indústria normalmente é uma consequência da boa estruturação de processos e do foco na qualidade.

Afinal, busca-se adotar mecanismos, fluxos de trabalho e métodos que otimizem a operação e a gestão do negócio, com base no SGQ.

Internacionalização facilitada

A certificação ISO 9001:2015 funciona como aval para empresas internacionais trabalharem com uma indústria.

Esse selo atesta que a empresa obedece a critérios rigorosos de qualidade em sua produção, em sua operacionalização e em sua gestão.

Quais são os requisitos para conseguir a certificação ISO 9001?

Qualquer empresa, de qualquer setor e tamanho, pode investir em uma certificação. Para tal, basta seguir alguns passos simples.

O principal a se entender é que não é a ISO quem certifica as empresas — mas sim instituições autorizadas e terceirizadas, que oferecem o serviço de certificação.

Além disso, há consultorias que ajudam no processo isolado de implementação do SGQ — sem necessariamente certificar a organização, apenas guiando-a ao longo da jornada.

Deste modo, para a empresa que quer se tornar certificada na ISO 9001, é preciso:

• Ter um CNPJ ativo;
• Cumprir a legislação do negócio;
• Seguir os passos da implementação de acordo com as instruções;
• Realizar uma auditoria interna;
• Contar com o serviço de um organismo certificador.

Que tipo de empresa precisa ter a certificação ISO 9001?

A certificação ISO 9001 pode ser conquistada por qualquer empresa, seja pública ou privada, das microempresas às maiores organizações.

Além disso, independe se o negócio fabrica e/ou comercializa produtos ou presta serviços.

Na prática, qualquer organização pode obter a certificação ISO 9001.

Lista de empresas certificadas com a ISO 9001 no Brasil

Existe uma maneira bem simples de acessar a lista de empresas certificadas com a ISO 9001 no Brasil: por meio do site Certifiq – Sistema de Gerenciamento de Certificados.

A plataforma é fruto de uma parceria do INMETRO com os Comitês da Qualidade ABNT/CB-25 e ABNT/CB-38, possibilitando uma consulta transparente das empresas certificadas com a ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade) e a ISO 14001 (Sistema de Gestão Ambiental).

Exemplos de não conformidades da ISO 9001

Mesmo certificadas, as empresas podem falhar na aplicação das normas de SGQ ditadas pela ISO 9001. Essas ocasiões, conhecidas como não conformidade, se caracterizam pelo não cumprimento dos requisitos.

Entre os principais, podemos citar:

• Não aplicação dos requisitos de SGQ;
• Não envolvimento de pessoas com os sistemas de gestão;
• Falta de métodos para melhor planejar atividades e serviços;
• Não realização de treinamentos para ensinar os envolvidos sobre as normas e diretrizes.

Certificação ISO 9001: quanto custa?

Tornar-se uma empresa certificada com a ISO 9001 é um processo que varia de organização para organização — inclusive no que diz respeito aos custos.

Há duas variáveis a se considerar: os custos de consultoria para implementação das normas e os custos de certificação.

Os valores, afinal, vão depender especialmente do tamanho da empresa — quanto maior, mais complexo e, logo, maior o trabalho dos envolvidos.

A consultoria de implementação pode variar entre R$ 5 mil (PMEs) e mais de R$ 50 mil (grandes corporações).

Já os valores de certificação, cobrados pelos organismos credenciados pelo INMETRO, variam entre R$ 3 mil e R$ 12 mil.

Como elaborar um manual da qualidade ISO 9001?

O manual de qualidade é uma nomenclatura que se aplica ao documento que toda empresa certificada na ISO 9001 deve ter, estabelecendo seus requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade.

Na ISO 9001:2008, o documento era conhecido como Manual da Qualidade. Hoje, no ISO 9001:2015, esse título não é mais oficial, muito embora possa ser aplicado.

Para estruturá-lo, recomendamos que você liste os principais requisitos do padrão como um todo, criando uma forma que funcione para o seu negócio.

O importante é referenciar a informação documentada mantida e retida acerca de cada requisito.

O que é preciso para adquirir a ISO 9001:2015?

E, afinal, como conseguir a ISO 9001? Existem diferentes maneiras e, como explicamos, você deve contratar o serviço de um organismo certificador. Além disso, uma consultoria de implementação pode ajudar sua empresa no processo.

Primeiramente, verifique as necessidades da empresa. Avalie se realmente consegue demonstrar a capacidade de entregar produtos e serviços de maneira consistente para satisfazer o seu consumidor e as exigências do estatuto e da regulamentação.

• Defina um time de colaboradores para implantar o SGQ;
• Faça um diagnóstico dos processos da empresa e planeje maneiras de adaptá-los às exigências do ISO;
• Programe etapas da implantação, com cronogramas e delimitação dos responsáveis;
• Procure engajar os colaboradores na mudança de processos em busca do SGQ eficiente;
• Busque um órgão certificador para realizar a auditoria de recomendação para o certificado. No site do INMETRO, é possível achar uma lista com órgãos certificadores.

Outra dica sobre como conseguir o ISO 9001 é implantar um sistema de gestão que esteja em sintonia com o que é exigido pelo SGQ da ISO 9001.

Com uma solução de gerenciamento do tipo, fica mais simples realizar os ajustes necessários, uma vez que os seus fluxos costumam ser facilmente adaptáveis à norma em questão.

Como implementar a ISO 9001 em uma empresa?

A implementação bem-sucedida da certificação ISO 9001 depende de alguns passos, como a análise das brechas no controle de qualidade, implementação de mudanças necessárias e auditoria interna e externa.

Porém, para além disso, como ter certeza de que todos os gaps serão cobertos e de que os processos serão corrigidos?

O uso de tecnologia é essencial: com sistemas de gestão capacitados, é possível integrar setores, ter maior visibilidade das atividades e, de forma geral, obter maior poder na tomada de decisão.

Tudo isso influencia positivamente na implementação de um SGQ eficiente e duradouro!

Sistemas de gestão da TOTVS

Com os sistemas de gestão da TOTVS, você conquista um novo patamar no controle de processos e na eficiência operacional.

Essencial para empresas que buscam modernizar sua operação, as tecnologias TOTVS também contribuem para facilitar o processo de implementação de um SGQ eficaz, bem como para obter a ISO 9001.

Que tal conferir mais sobre os benefícios, diferenciais e possibilidades para a sua empresa?

Conheça tudo sobre os sistemas de gestão TOTVS!

Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre ISO 9001 e como essa certificação pode impactar sua operação e seus resultados?

Esperamos que esse conteúdo guie você na melhoria contínua do seu negócio, servindo de base para essa que é uma certificação tão necessária!

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