Entenda o que é e como gerenciar um risco operacional

As empresas enfrentam diversos desafios no dia a dia para alcançar o sucesso do negócio e a falta de gestão em alguns quesitos, como o risco operacional, pode tornar tudo ainda mais difícil. 

Os riscos representam situações de alerta, que podem afetar a produção, a qualidade ou o desenvolvimento da organização de alguma forma.

Lidar com esses problemas nem sempre é simples, mas conhecer os riscos mais comuns e saber como identificá-los são grandes passos para montar um planejamento assertivo a fim de reduzir as ocorrências.

Neste conteúdo, vamos explicar como você pode fazer isso, além de compartilhar dicas para garantir uma gestão de risco eficiente na sua empresa. É só continuar a leitura para conferir!

O que é risco operacional?

O risco operacional refere-se às falhas internas que interrompem as operações e podem levar algum tipo de prejuízo ao negócio, seja ele financeiro, de produção ou até mesmo relacionado à imagem da empresa.

Portanto, o conceito engloba qualquer ameaça que possa afetar o funcionamento da organização e reduzir a qualidade operacional como um todo.

Esses riscos podem aparecer em diversas áreas da empresa e acontecer por motivos variados, desde falhas no sistema até problemas externos ou má gestão.

Quanto maior as possibilidades de perda operacional ou prejuízos para a organização, maior o nível de risco daquela situação. 

As três categorias do risco operacional

Quando falamos sobre riscos operacionais de uma empresa, é importante destacar que existem três categorias para classificá-los. Elas se referem a ameaças específicas e podem servir como um guia para orientar a identificação e o combate aos possíveis perigos.

Conhecer essa categorização é o primeiro passo para mitigar qualquer risco, pois o entendimento de cada uma simplifica a prevenção. 

Veja a seguir as características das três categorias existentes.

Risco organizacional

Como o nome já revela, essa classificação de risco é utilizada para descrever as ameaças estruturais, normalmente relacionadas à falta de organização da empresa.

Entre elas, podemos citar:

• falta de planejamento;
• criação de metas irreais;
• erros por falta de comunicação;
• processos desalinhados e sem clareza.

É comum que esse tipo de risco esteja associado a problemas de gestão. Isso pode comprometer o crescimento do negócio, a reputação no mercado e, inclusive, o gerenciamento de crises no futuro. 

Risco pessoal

Essa categoria de risco operacional está relacionada ao capital humano da empresa, ou seja, a todas as pessoas que atuam para que a operação possa fluir da maneira correta.

Isso envolve os colaboradores da organização, mas também contatos externos que exercem funções fundamentais a produtividade, como fornecedores, por exemplo.

Dessa forma, a categoria está relacionada aos erros cometidos em atividades rotineiras realizadas por essas pessoas. Alguns exemplos são:

• falhas na gestão;
• ausência de políticas internas claras;
• problemas de comunicação com fornecedores;
• colaboradores sem a capacitação adequada para determinada atividade ou função.

Risco de operação

O risco de operação se relaciona diretamente com falhas de sistemas, abrangendo as etapas do processo de produção de uma organização.

Essas falhas podem ser causadas por problemas técnicos ou de segurança, assim como por erro humano. 

Alguns exemplos que podem ser destacados nessa categoria são:

• falta de manutenção preventiva;
• queda de energia ou bug no sistema;
• equipamentos antigos ou com mau funcionamento;
• ausência de profissionais qualificados para manusear o maquinário.

Quais são os tipos de riscos operacionais? Conheça os mais comuns

Dentro das categorias, existem diferentes tipos de riscos – ou seja, fatores que podem desencadear problemas para a operação da empresa.

Um exemplo disso acontece quando uma máquina para de funcionar e, consequentemente, impacta na produção. Neste caso, você sabe que houve alguma falha – humana ou no sistema – e pode aplicar a manutenção adequada para corrigi-la.

Com isso, é possível até incluir novos protocolos no planejamento preventivo para evitar o mesmo tipo de falha no futuro. 

Para identificar cada tipo de risco operacional, é importante conhecê-los. Então, listamos aqui os principais:

• falhas humanas: o ser humano é suscetível ao erro e, por isso, pode cometer falhas mesmo em processos com os quais já têm experiência;
• fraude: essa é uma irregularidade intencional, quando pessoas de má-fé agem para prejudicar a organização, fraudando processos e operações em geral;
• falhas nos sistemas: apesar de mais assertivas, as máquinas também podem apresentar falhas, seja por falta de energia ou algum bug no sistema;
• deficiência de estruturas: os fatores que listamos acima podem causar uma deficiência em diversos setores da empresa, inclusive com comprometimento estrutural e a ativos físicos;
• falhas de segurança: com as transformações digitais, as falhas de segurança podem abrir espaço para ataques cibernéticos, vazamento de dados e outros problemas que têm impacto direto na operação da empresa.

Os impactos dos riscos operacionais nas organizações

Os riscos operacionais podem ter um impacto sério nas empresas, desde perdas financeiras até danos à reputação ou até mesmo responsabilidades legais.

Em casos extremos, essas ameaças podem até mesmo colocar em risco o futuro do negócio.

Imagine uma organização com práticas inadequadas de segurança de dados, por exemplo. A falta de processos e estruturas corretas para proteção de informações pode levar à violação desses dados.

Em uma situação como essa, a empresa pode enfrentar diversas consequências negativas, como a perda de clientes, danos financeiros e prejuízos para a reputação da marca. 

Por isso, é fundamental avaliar os potenciais perigos e implementar estratégias para se proteger contra eles. 

Como identificar o risco operacional de uma empresa?

Para identificar quais são os riscos operacionais da sua empresa, o primeiro passo é realizar uma revisão interna de suas políticas, procedimentos e processos. 

Isso pode envolver a observação de fatores como práticas de segurança de dados, estratégias de comunicação interna, sistemas de gerenciamento financeiro e procedimentos de atendimento ao cliente. 

A análise também deve considerar quaisquer riscos externos que possam afetar o funcionamento interno do negócio, como vendedores e fornecedores terceirizados, ameaças cibernéticas e problemas específicos do mercado.

Como fazer a gestão de um risco operacional?

Muito além de identificar, é necessário fazer a gestão de risco na empresa para reduzir, controlar e prevenir possíveis danos em qualquer esfera do negócio.

Como vimos, a falta de compreensão sobre os riscos operacionais e a ausência ou aplicação de estratégias inadequadas para gerenciá-los podem causar danos de longo prazo à sua organização.

Para desenvolver uma gestão realmente eficaz, é importante considerar alguns pontos básicos, como:

• identificação das ameaças;
• análise dos riscos identificados;
• medição e classificação de prioridade para cada um;
• implementação de ações corretivas, preventivas ou de controle;
• monitoramento das estratégias aplicadas e ajustes de planejamento quando necessário. 

O objetivo dessa gestão é mitigar os riscos, proteger a empresa de possíveis prejuízos e evitar problemas mais graves a longo prazo. 

Um passo para simplificar essa administração é organizar as ameaças de acordo com aquelas categorias que compartilhamos neste conteúdo (pessoal, organizacional e de operação). Dessa forma, fica mais fácil identificar problemas e visualizar soluções. 

Como diminuir a ocorrência desses riscos?

Além de desenvolver uma boa gestão voltada especificamente para essas ameaças operacionais, é importante avaliar outras ações efetivas que contribuam para a redução de ocorrências.

Uma vez identificados os riscos potenciais dentro da empresa, esse processo fica mais simples. A partir dessa avaliação, é possível desenvolver estratégias para preveni-los, como:

• implementação de novos protocolos e processos;
• desenvolvimento de um plano de mitigação de riscos;
• elaboração de uma matriz de avaliação de riscos operacionais;
• planejamento de auditorias regulares para acompanhar as áreas de risco;
• investimento em soluções tecnológicas para aprimorar as medidas de segurança, automatizar processos e reduzir falhas. 

ERPs da TOTVS

Dentre as soluções tecnológicas que contribuem para uma gestão de risco operacional mais estratégica, não podemos deixar de destacar os ERPs.

Esses sistemas podem ser uma ferramenta valiosa para empresas, uma vez que permitem centralizar diversas informações e processos em um mesmo lugar, além de auxiliar na análise de dados, no compliance e na automação de tarefas.

Com os sistemas de gestão da TOTVS, você consegue tudo isso e muito mais. Em uma plataforma totalmente personalizável, é possível integrar softwares voltados para a gestão de áreas como a financeira, fiscal e de vendas.

Além disso, os ERPs trazem ferramentas para simplificar a análise de indicadores de desempenho. 

Com todas as funções do sistema, é possível garantir uma melhor percepção de suas operações, bem como ter acesso a recursos aprimorados de gerenciamento de riscos.

Conheça os sistemas de gestão da TOTVS e otimize a sua eficiência operacional

Conclusão

Os riscos operacionais existem em qualquer negócio, mas podem trazer problemas em diversas áreas internas e impactar diretamente no desempenho e no sucesso da empresa.

No entanto, como vimos neste conteúdo, é possível mitigá-los aplicando estratégias como a avaliação de riscos, o monitoramento de ações e, claro, implementando uma boa gestão. 

O principal passo para isso é identificar as ameaças. A partir disso, você consegue atuar de maneira preventiva antes que os riscos tragam prejuízos e danos para a empresa. 

Ao implementar um sistema ERP eficaz, como os desenvolvidos pela TOTVS, você pode gerenciar melhor seus riscos operacionais e proteger o seu negócio das consequências negativas que eles poderiam trazer, como perdas financeiras ou danos à reputação.