Gestão de Armazenagem: como e por que implementar no seu negócio com tecnologia

A gestão de armazenagem é um dos pontos principais para a eficiência da cadeia logística nas empresas, uma vez que atender às demandas internas e externas relacionadas ao estoque é essencial para qualquer negócio.

Seja qual for o seu segmento de atuação, a armazenagem logística influencia a movimentação de insumos, produtos semi-acabados e finalizados, impactando a produção e as vendas. 

Se você quer saber como melhorar sua gestão de armazenagem, continue com a leitura deste artigo e descubra!

Como funciona a gestão de armazenagem?

A gestão de armazenagem vai muito além da estocagem de itens de forma adequada. 

Esse processo acompanha o ciclo de vida completo dos produtos, desde o recebimento de matérias-primas, passando pela expedição e entrega ao cliente.

Visando reduzir custos operacionais, a gestão de estoque e armazenagem utiliza tecnologias como softwares, leitores de código de barras, rastreadores e coletores de dados, acompanhando todas as etapas da movimentação de mercadorias.

As 5 etapas da gestão de armazenagem 

O processo de armazenagem se divide em algumas fases que devem ser monitoradas com atenção para se obter maior controle da operação, tornando o processo mais ágil, eficiente e econômico.

1. Recebimento: identifica informações de notas fiscais, avalia características dos itens e compara com os pedidos das ordens de compra, averiguando a existência de divergências e erros;
2. Conferência: nesta fase são identificados dados mais específicos sobre os produtos, como a integridade do item (se está quebrado ou contém alguma avaria), número do lote, validade, número de série, data de fabricação, etc;
3. Identificação: neste momento, todos os produtos são identificados com um código de barras, que será a referência principal para o acompanhamento de qualquer movimentação ou contagem dentro do armazém. O processo pode ser feito manualmente ou a partir de softwares que, por meio de algoritmos, trazem economia de tempo;
4. Armazenagem e movimentação: pode seguir diferentes abordagens no alcance de eficiência, como métodos de first in, first out (FIFO), first expire, first out (FEFO), last in, first out (LIFO). O picking deve seguir cuidados essenciais para evitar perdas, preparando os produtos para as entregas;
5. Expedição: a fase de packing consiste no momento em que os produtos são embalados e despachados ao destinatário, e para alcançar a maior qualidade possível é importante considerar fatores como a localização do armazém, transporte, planejamento e roteirização de entregas.

Os 2 tipos de armazém 

A armazenagem pode ser feita de maneiras diferentes, cada uma com suas particularidades e benefícios. Tudo depende do que se adequa melhor ao seu negócio. 

São 2 tipos principais, o armazém próprio e o terceirizado, cada um com suas vantagens e desvantagens que podem ser diferentes a depender do estágio e necessidade de cada negócio.

Ao contar com um armazém próprio, a empresa é a dona do espaço onde serão armazenados seus produtos, e tem a responsabilidade total do local. 

Para organizações que possuem espaços disponíveis, pode ser uma boa ideia, porém é importante considerar que terão custos.

Vale lembrar que o armazém próprio não precisa necessariamente estar na sede da empresa, sendo possível estabelecer um centro de distribuição em uma localização mais favorável para o recebimento e entrega de mercadorias, como é o caso do cross docking.

Na estratégia cross docking é possível otimizar a logística do transporte de itens, com um melhor aproveitamento do espaço físico e agilidade nas entregas, sendo que alguns sistemas conseguem fazer todo esse processo em 24 horas, no máximo. 

Já no modelo terceirizado é formada uma parceria na qual outra empresa é a responsável pelo gerenciamento de armazém, oferecendo os recursos, metodologias e colaboradores necessários para sua eficiência.

Para negócios de pequeno porte, que contam com uma equipe menor ou desejam se dedicar exclusivamente ao core business da organização, essa pode ser uma boa opção para reduzir custos operacionais e de manutenção.

Benefícios da tecnologia na gestão de armazenagem

A tecnologia é fundamental na gestão de armazenagem, pois otimiza rotinas, evita erros, ganha tempo e reduz custos. 

Ao automatizar operações e processos, seus colaboradores podem se envolver em atividades que exigem maior poder analítico. 

Confira a seguir as principais vantagens ao investir em sistemas.

Melhor controle operacional

Garantir o controle operacional do seu armazém é um desafio complexo. É preciso monitorar pontos como data de entrada dos itens, quantidade disponível, margem de segurança, frequência de reposição, etc.

Nesse sentido, é fundamental contar com um sistema que automatize o processo e evite perdas e duplicação de registro, por exemplo, além de colocar em prática a rastreabilidade, ideal para acompanhar suas mercadorias do estágio inicial até a entrega.

Integração dos setores

Ao adotar um sistema de gerenciamento de armazém, diferentes setores da empresa podem se comunicar com maior clareza e agilidade. 

Quando o departamento de compras, por exemplo, faz um pedido, o estoque já recebe a atualização em tempo real, preparando o armazém para o recebimento. 

Da mesma maneira, ao fechar uma venda, o estoque é informado pelo time comercial, separando, embalando e enviando os produtos ao seu destino. Tudo em tempo real, com dados confiáveis.

Tomada de decisões otimizada

Em uma empresa, é necessário que o gestor esteja sempre atento aos processos que podem ser melhorados. A partir de dados concretos para a tomada de decisão é possível obter uma visão mais ampla sobre os pontos fortes e os pontos a serem melhorados na organização.

Pode ser o caso de focar no relacionamento com os fornecedores, incrementar a gestão de rotas, capacitar colaboradores, implementar uma análise de curva ABC, por exemplo, além de estudar tecnologias que podem ser adotadas.

Redução de custos

A implementação de softwares especializados em gestão de armazém surge como solução estratégica, permitindo um controle rigoroso dos inventários, automatização de processos e redução significativa de custos operacionais. 

Essa tecnologia possibilita não apenas um mapeamento preciso do que se tem em estoque, mas também a identificação de gargalos operacionais e a melhoria contínua do fluxo de trabalho, resultando em uma cadeia de suprimentos mais robusta e competitiva.

Como fazer a gestão de armazenagem

Para alcançar uma gestão de armazenagem eficaz, as empresas devem adotar sistemas integrados que permitam rastrear produtos em tempo real, melhorar a precisão do inventário e otimizar o layout do armazém. 

Estratégias como a classificação ABC de estoque, revisão periódica de demanda e adoção de práticas de picking otimizado são essenciais. 

A seguir separamos alguns processos essenciais para uma boa gestão de armazém:

Mapeie os processos 

O mapeamento de processos é vital na gestão de armazenagem. Ele envolve a análise detalhada das operações, desde o recebimento de mercadorias até a expedição, visando identificar pontos de eficiência e gargalos. 

Empresas que adotam essa prática conseguem aprimorar rotinas, implementar melhorias contínuas e otimizar o uso do espaço. 

Ferramentas de software de última geração apoiam esse mapeamento, fornecendo insights valiosos para decisões estratégicas, minimização de desperdícios e uma gestão de estoque mais dinâmica e eficaz.

Organize o layout do armazém  

A organização do layout do armazém é fundamental para a eficiência operacional. 

Uma disposição estratégica das áreas de armazenamento, picking e expedição, considerando o fluxo de movimentação e a acessibilidade dos itens, é crucial. 

A utilização de softwares de desenho para simular a distribuição espacial e garantir a melhor utilização do espaço pode resultar em melhorias significativas. 

Com um layout organizado, as empresas minimizam o tempo de manuseio de produtos e maximizam a produtividade logística.

Treine sua equipe 

O capital humano é um recurso essencial na logística, e um treinamento adequado pode revolucionar a gestão do armazém da sua empresa. 

Ao investir na capacitação da equipe, as empresas garantem que as melhores práticas sejam adotadas e que a tecnologia seja utilizada de forma eficiente. 

Equipes treinadas operam com maior precisão, agilidade e segurança, minimizando erros, melhorando a satisfação do cliente e impulsionando o retorno sobre o investimento em infraestrutura de armazenagem.

Conte com a tecnologia 

A tecnologia é um pilar essencial para a armazenagem moderna. Sistemas de gerenciamento de armazém (WMS), automação de processos e tecnologias de identificação por radiofrequência (RFID) são ferramentas que transformam a eficiência logística. 

Com elas, você pode melhorar a precisão do inventário, agilizar as operações e reduzir erros. 

O investimento em tecnologia não apenas otimiza o espaço físico e os recursos humanos, mas também fornece dados analíticos vitais para uma tomada de decisão estratégica.

Para isso, é importante começar por um software de gestão logística robusto que possa integrar todas as etapas da cadeia de suprimentos.

Otimize sua gestão de armazenagem com o WMS da TOTVS

Ao longo deste conteúdo falamos sobre a importância de fazer uma boa gestão de armazenagem, passando por suas etapas, funcionamento, tipos de armazéns, e abordando também o impacto positivo que a tecnologia pode trazer à sua organização.

A TOTVS acredita no potencial do Brasil que faz, e conta com os melhores sistemas e soluções do mercado. Nossos softwares atendem negócios de pequeno, médio e grande porte para qualquer segmento de mercado.

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