Gestão de frotas: o que é, vantagens e como fazer

Você sabia que, a partir de um sistema de gestão de frotas, é possível reduzir custos de entrega da sua empresa?

Além de um maior controle financeiro em torno das despesas necessárias para uma operação logística, esse tipo de solução também ajuda as empresas a prestarem um serviço de entrega com mais qualidade e produtividade.

Mas antes de falar sobre essas tecnologias, é importante ter domínio sobre o conceito e sua importância. Para isso, siga com a leitura até o final!

O que é gestão de frotas?

Gestão de frotas é o trabalho de administrar o conjunto de veículos de uma empresa, sejam caminhões, carros de passeios, vans ou outro meio de transporte, analisando todas as etapas que antecedem a saída do veículo da garagem até seu retorno.

O principal objetivo é garantir o melhor desempenho das operações logísticas de uma empresa, promovendo maior agilidade, economia, segurança e produtividade nas entregas.

Em resumo, esse gerenciamento se divide em três etapas principais:

• Gestão de ativos: controle dos veículos da frota;
• Gestão do comportamento: análise e armazenamento de dados em relação aos motoristas da frota;
• Gestão de insumos: envolve todos os fatores e materiais que são necessários para a frota performar, como combustível, contratação de equipe, cálculo de pedágios e manutenção dos veículos, por exemplo.

Antigamente, o acompanhamento da gestão era feito a partir de planilhas, alimentadas com informações preenchidas por gestores de frotas ou outros membros da equipe do setor logístico.

Hoje, é possível contar com sistemas de roteirização mais robustos, que tornam toda a operação mais fácil e completa, sendo o gestor uma figura importante para fazer o monitoramento e supervisão.

Quais são as vantagens de fazer a correta gestão de frotas?

Com a gestão de frotas, sua empresa ganha em diversos aspectos, como produtividade, economia, segurança e prevenção de erros de cálculo. 

Para se ter uma ideia da quantidade de benefícios, listamos abaixo as principais vantagens:

• Ganho em tempo;
• Eficiência operacional;
• Agilidade nas entregas;
• Facilidade na gestão de insumos;
• Menos gastos com seguro de frotas;
• Controle de custo por viagem realizada;
• Prevenção contra roubos, furtos e acidentes;
• Redução de horas extras entre os motoristas;
• Menos tempo perdido em paradas e pedágios;
• Aumento do bem-estar e segurança da equipe;
• Redução nos custos com manutenção de veículos;
• Cálculo mais preciso e economia nos combustíveis;
• Aumento da vida útil das peças e componentes da frota;
• Apoio para tomada de decisão e uma liderança ainda mais estratégica;
• Aumento na qualidade do serviço prestado aos clientes (em empresas B2B ou B2C);
• Redução de erros na operação logística, tornando o setor e a empresa mais eficientes no serviço prestado.

Que tipo de empresa possui frota?

Diversos tipos de empresa podem contar com uma frota, especialmente aquelas que dependem de transporte para fornecer produtos e serviços, como os e-commerces.

Alguns exemplos são:

• Comércio varejista;
• Indústrias e distribuidores;
• Empresas de construção civil;
• Empresas de logística e transporte;
• Prestadoras de serviços públicos, como empresas de saneamento e telecomunicações.

Para essas empresas, ter uma frota garante maior controle sobre transporte, manutenção e eficiência operacional. 

Como consequência, é possível oferecer serviços de qualidade e otimizar as entregas para o consumidor final.

Tipos de frotas existentes no Brasil

Segundo dados da CNT (Confederação Nacional do Transporte), o transporte rodoviário é responsável pelo deslocamento de 95% de passageiros e 65% de cargas no Brasil. 

Para atender a essa demanda, existem diferentes tipos de frotas no país. Entre elas, destacam-se:

• Frotas comerciais: voltadas para as demandas específicas da empresa, desde o transporte de produtos até a locomoção de trabalhadores;
• Frotas de veículos de serviço público: usadas por empresas de água, energia e telecomunicações para atendimento e manutenção, garantindo agilidade nas operações;
• Frotas de veículos leves: utilizadas principalmente por empresas de prestação de serviços e vendas, como equipes de atendimento e visitas a clientes. Incluem carros de passeio e utilitários;
• Frota de veículos especializados: inclui veículos adaptados ou específicos, como caminhões frigoríficos para transporte de alimentos, caminhões tanque para líquidos, e ambulâncias para o setor de saúde.

Além dessas, as frotas de aluguel de carros, de entregas e de veículos agrícolas também ocupam um papel importante no transporte de cargas e passageiros no Brasil. 

Qual a diferença entre frota própria e terceirizada?

A principal diferença entre frota própria e terceirizada está no controle e na gestão dos veículos. Enquanto a própria fica sob total responsabilidade da empresa, a terceirizada  é gerida por uma empresa especializada.

Na frota própria, a empresa assume a gestão de compras, manutenções, seguros e contratações de motoristas. 

Por isso, é um modelo que oferece mais controle sobre as operações – por outro lado, também exige investimentos constantes em infraestrutura e recursos humanos.

Já a frota terceirizada é administrada pelo fornecedor, que disponibiliza os veículos e a equipe necessária para a operação. 

Nesse caso, a empresa contratante paga pela utilização do serviço, sem precisar arcar com os custos de aquisição, manutenção ou contratação de pessoal.

É um modelo com maior flexibilidade e que permite uma redução de custos operacionais, mas a terceirização pode resultar em menos controle direto sobre a qualidade do serviço.

A escolha entre uma frota própria ou terceirizada depende muito das necessidades específicas da empresa, como volume de transporte, orçamento e nível de controle desejado sobre a operação logística.

Como fazer uma boa gestão de frotas?

Para fazer uma gestão de frota eficiente, é importante ter em mente algumas dicas de como organizar um setor de frota e usar a tecnologia a seu favor. Confira abaixo.

Entenda a real situação da sua frota

Desconhecer as reais condições do negócio é um dos principais erros de gestão, seja na de frotas ou de outras áreas da empresa.

Por isso, antes de começar a planejar novas rotas e optar por um sistema de roteirização, é fundamental avaliar como está a frota no cenário atual.

Para tanto, é importante analisar desde exigências legais envolvidas no processo de entregas, carga e descarga, como também aspectos mais técnicos, como:

• Gasto de combustível;
• Controle de notas fiscais;
• Quilometragem dos veículos;
• Rodízios realizados na garagem;
• Manutenções preventivas e revisões;
• Números de entregas realizadas ao dia;
• Informações detalhadas das cargas transportadas;
• Informações sobre os motoristas (escalas, horário de trabalho etc.).

Faça um planejamento para o futuro

Para fazer uma boa gestão do setor logístico, é necessário ter um planejamento no longo prazo, antecipando soluções para problemas que podem ocorrer com os veículos, imprevistos com equipe de motoristas e durante as operações de entregas.

Uma das formas de se prevenir é realizando projeções com os dados coletados no dia a dia, atuando sempre de maneira estratégica.

Mantenha, portanto, as informações sobre cada automóvel sempre atualizadas, projete despesas com manutenção e aumento do preço do combustível, por exemplo.

Elabore uma política de frotas

Uma política de frotas define diretrizes claras para o uso e a gestão dos veículos da empresa, o que garante mais organização e controle operacional. 

Para ser eficiente, essa política deve incluir regras para o uso dos veículos, especificando se é permitido uso pessoal, os critérios para solicitação e devolução, e as responsabilidades dos motoristas.

Além disso, ela deve abordar normas de segurança, como obrigatoriedade do uso de cinto, respeito aos limites de velocidade e os procedimentos em caso de acidentes, assim como incluir orientações para uma condução mais econômica. 

Vale também destacar os indicadores de desempenho a serem monitorados para garantir que todos tenham conhecimento sobre eles. 

Escolha ferramentas e fluxos adequados

Para colocar em prática o planejamento de gestão, é importante contar com as ferramentas certas.

Para isso, é fundamental avaliar o custo-benefício de um sistema de gestão de frota e roteirização, por exemplo, que permite uma administração centralizada de todas as etapas e processos de um setor logístico.

Com as ferramentas certas e fluxos bem estabelecidos, é possível economizar recursos, tempo e dinheiro, com a vantagem de relatórios e análises aprofundadas para tomada de boas decisões para o futuro da empresa.

Faça o gerenciamento dos custos

Uma gestão de frota eficiente leva em conta todos os custos envolvidos na operação logística e considera, ainda, imprevistos e flutuações de gastos.

É importante ter em mente que cada viagem é única, embora exista uma previsão. Isso significa que percursos iguais podem ter variações de gastos, dependendo do veículo, tempo parado em trânsito e outros fatores.

Além do gasto com combustível, deve-se incluir na conta as despesas do motorista, como hospedagem e alimentação, e custos com o veículo, como consertos e desgaste de peças.

Faça a integração com outros setores da empresa

Outra dica é fazer a integração da gestão de frotas com outros setores. Para isso, é possível usar ferramentas que se conectam a sistemas ERP, para ter uma administração com visão ampla de todas as áreas da empresa.

Utilize câmeras para o controle da operação

Além do monitoramento dos veículos em trânsito, também é importante contar com um sistema de segurança interno para ter maior controle de operação, segurança da carga transportada e dos motoristas.

Conte com um bom gestor de frotas

É possível fazer um monitoramento de todas as informações relativas às frotas utilizando-se de ferramentas manuais, como planilhas de controle de frota de veículo e combustível.

Contudo, o mais recomendado pelos profissionais da área, é que você conte com a ajuda de sistemas de gestão de frota profissionais.

Tanto para frotas próprias quanto para frotas terceirizadas, um gestor de rotas consegue tornar o trabalho muito mais eficiente e funcional.

Qual o salário de um gestor de frotas?

A média salarial fica entre R$2.641 e R$3.296, segundo os principais sites de vagas.

Durante a carreira, um gestor de frota pode começar ganhando cerca de R$2.120 em salário, podendo chegar a R$4.850, a depender do tamanho da empresa em que atua e do nível de experiência.

Para trabalhar na área, a formação profissional mais comum é a graduação em Administração de Empresas, porém, algumas companhias podem solicitar cursos específicos.

No fim das contas, trata-se de uma atuação em que a experiência conta muito.

Capacite os envolvidos na operação

Capacitar motoristas e gestores de frota é essencial para alcançar uma operação eficiente e segura. Condutores bem orientados tendem a reduzir o desgaste dos veículos, economizar combustível e aumentar a produtividade. 

Já a equipe de gestão pode se beneficiar de capacitações sobre ferramentas de monitoramento e controle de frotas para garantir que saibam extrair o melhor dos dados coletados.

A dica é oferecer treinamentos regulares sobre direção defensiva e condução econômica, assim como investir em capacitação sobre o uso do sistema de gestão de frotas. 

Monitore constantemente

Por fim, é fundamental manter um monitoramento constante das operações, analisando periodicamente os custos, manutenções e performance das equipes.

Por meio de sistemas de gestão de frota, é possível gerar relatórios para facilitar essa análise, que deve ser feita constantemente para trazer ainda mais agilidade e produtividade para o setor.

Erros na gestão de frotas que você precisa evitar

Saber como fazer uma gestão de frota inteligente é fundamental, mas é importante também que você saiba quais erros evitar, especialmente se estiver implementando essa etapa agora na sua empresa.

Os principais erros que você deve estar atento incluem:

• Não priorizar mão de obra qualificada;
• Não ter um comparativo de gastos periódico;
• Negligenciar a manutenção preventiva dos veículos da frota;
• Cálculos inadequados sobre o uso necessário de combustível;
• Não manter um histórico de manutenção dos veículos, peças e pneus;
• Não buscar soluções e maneiras de operar de forma mais sustentável;
• Ignorar, no cálculo de rota, as taxas e tributos que sua empresa deve pagar;
• Ignorar as inovações e tecnologias que auxiliam na eficiência operacional do setor;
• Falta de planejamento de rota para evitar horários de pico, regiões de risco e bloqueios no trânsito.

Quais são os principais indicadores de desempenho na gestão de frota?

Assim como no comando de outras áreas, na gestão de frotas também existem diversos indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para implementação de melhorias e análises mais amplas do trabalho executado. 

É possível levantar métricas em relação ao consumo de combustível, multas e manutenção de veículos, por exemplo, com o objetivo de realizar ações preventivas e obter redução dos gastos.

Resumindo, podemos agrupar os principais indicadores de gestão de frotas em três segmentos: combustível, multas e manutenção de frota:

Combustível

Para medir o consumo de combustível da frota, é importante ter indicadores que possam trazer informações sobre o veículo, equipe de motoristas e quilometragem. Os mais utilizados são:

• Tipo de combustível;
• Custo total de frota (R$);
• Desempenho média da frota (km/l);
• Custo por quilômetro rodado (R$/km);
• Consumo de combustível por veículo;
• Consumo de combustível por motorista;
• Histórico de fatores que levam ao abastecimento indevido;
• Veículos da frota que consomem combustível acima da média calculada.

Multas

Os principais indicadores usados para entender o índice de multas e infrações cometidas pelos motoristas do setor são:

• Quantidade de multas por veículo;
• Quantidade de multas por condutor;
• Frequência de multas da frota e por cada veículo;
• Média de valores gastos por mês e ano com multas.

É importante ter um acompanhamento desses indicadores para identificar padrões de comportamentos entre motoristas, a fim evitar problemas como acidentes, por exemplo.

Manutenção de frota

Para manutenção da frota, os gestores devem considerar os indicadores que apontam possíveis prejuízos com falta de manutenção, por exemplo. Os principais incluem:

• Custo por veículo;
• Desgaste das peças;
• Idade média da frota;
• Taxa de disponibilidade da frota;
• Quilometragem rodada por veículo;
• Custo por cada manutenção realizada;
• Número de manutenções por motorista;
• Valor gasto com manutenções corretivas;
• Valor gasto com manutenções preventivas;
• Quantidade de veículos que realizaram manutenção;
• Histórico da quantidade de manutenções realizadas por veículo;

Sinistralidade

As sinistralidades são situações de revés que podem acometer as frotas de uma empresa durante os transportes.

Dentre elas, estão acidentes, tombamentos, furtos e desastres naturais, por exemplo

Para reduzir a ocorrência de sinistros, a melhor maneira é a atuação na prevenção.

Vários sistemas de tecnologias contribuem para evitar acidentes e extravios de cargas e/ou veículos.

Sistemas como DMS (Driver Monitoring System) utilizam câmeras e sensores para identificar os níveis de fadiga dos motoristas e enviar alertas para mantê-los concentrados até um ponto de descanso.

Associados com outro sistema, o ADAS (Advanced Driver Assistance System), é possível evitar colisões na pista por meio de sensores de proximidade.

Além disso, vale sempre buscar opções de seguro de carga para ter uma proteção extra contra imprevistos que escaparem dos sistemas preventivos.

Produtividade

Com indicadores-chave de performance, é possível monitorar a produtividade dos processos e identificar os gargalos logísticos e pontos de melhoria da operação.

A gestão data driven é fundamental para coletar dados que irão gerar insights sobre como otimizar a produção.

Além disso, implementar serviços de automação pode agilizar tarefas repetitivas e deixar as equipes livres para aprimorar suas atividades.

Os maiores desafios da gestão de frotas e como superá-los

Apesar das novas tecnologias terem contribuído para um salto produtivo nos processos logísticos e na gestão de frotas, ainda há muito a se resolver.

Vários desafios aparecem no setor e precisam ser encarados de frente para serem amenizados e eventualmente resolvidos.

A identificação dos motoristas, por exemplo, gera muitos problemas, principalmente em grandes frotas.

Em casos de multas e de sinistros, fica difícil identificar quem foi o infrator. Por isso, é fundamental ter um processo eficiente de cadastro e rastreamento das frotas.

Os custos de manutenção também representam desafios, já que os veículos não podem ficar parados, sobrando pouco poder de barganha para aquisição de peças e mão de obra.

A comunicação entre a gestão e a ponta do processo, no caso os condutores, também é muito falha e precisa ser melhorada.

Todas essas questões passam por soluções de gestão que promovam uma maior conectividade de toda a cadeia.

A logística integrada é uma das ferramentas que podem ser usadas para encarar esses desafios, bem como outros softwares focados na gestão logística e de frotas.

Dicas para reduzir os custos na frota

A gestão eficiente de frotas exige estratégias para reduzir gastos e melhorar a rentabilidade da operação. Confira algumas dicas para economizar de forma prática:

• Renove a frota de forma estratégica: avalie o custo-benefício de manter veículos mais antigos na frota e considere modelos mais econômicos e de menor manutenção, que podem gerar economia a longo prazo;
• Invista em manutenção preventiva: realizar revisões regulares evita problemas mecânicos inesperados e reduz o custo de reparos emergenciais, além de prolongar a vida útil dos veículos e evitar interrupções nas operações;
• Aproveite a tecnologia de monitoramento: ferramentas de rastreamento em tempo real permitem identificar desvios de rota, velocidade inadequada e tempo ocioso, o que ajuda a controlar gastos com combustível e manutenção;
• Oriente os motoristas para condução econômica: treinamentos sobre técnicas de direção econômica ajudam a diminuir o consumo de combustível e o desgaste dos veículos. Aproveite esses momentos para reforçar também normas de segurança para evitar acidentes e multas.

A tecnologia como aliada na gestão de frotas da sua empresa

O uso da tecnologia na gestão de frotas é fundamental para ter precisão, agilidade e segurança no registro, armazenamento e análise de informações da frota.

Em vez de ficar dependente de planilhas e processos manuais, que exigem um tempo muito maior de dedicação dos gestores, é possível simplificar etapas que antes eram burocráticas.

Assim, sobra tempo para fazer uma administração mais estratégica, sem contar a economia de recursos e otimização dos processos, melhorando o tempo de entrega e, consequentemente, o relacionamento com os clientes.

Ferramentas de roteirização, por exemplo, contribuem para a redução de custos com manutenção, combustível e reduzem o tempo do trajeto dos motoristas, por ajudarem a desviar de trânsito, horários de pico e áreas bloqueadas.

TOTVS Gestão de Frotas – Linha Protheus

O TOTVS Gestão de Frotas – Linha Protheus é uma solução completa para empresas que buscam otimizar a operação e reduzir os custos com a gestão de frotas.

Com o sistema, você pode gerenciar manutenções corretivas e preventivas, abastecimentos, sinistros, multas e documentos, além de acompanhar os indicadores de desempenho da sua frota. 

Outro diferencial é a integração com o ERP Protheus, que centraliza informações e processos de toda a empresa, facilitando a gestão integrada entre setores e promovendo uma visão unificada das operações.

Com dados precisos e integrados, sua empresa ganha eficiência operacional e segurança na tomada de decisões.

Conheça o TOTVS Gestão de Frotas – Linha Protheus e garanta maior controle sobre sua frota

Conclusão

A gestão de frotas é uma das etapas mais importantes dentro das empresas que possuem um setor logístico.

Além de melhorar o tempo de entrega, esse planejamento de rotas e acompanhamento mais estratégico das operações é fundamental para economizar recursos, prevenir erros, fortalecer a segurança e aumentar a produtividade da empresa.

Os benefícios, como vimos, são muitos, já que o impacto é positivo tanto para os gestores e motoristas, como também para os clientes, que se tornam ainda mais satisfeitos com o serviço prestado.

Para otimizar ainda mais sua operação, aproveite para conferir nosso conteúdo sobre logística urbana.