O MDF-e é um documento fiscal que deve ser emitido por transportadores de carga, seja rodoviário, aéreo, ferroviário ou aquaviário.
Ele tem como objetivo agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte.
Sua emissão é feita pelo contribuinte que presta o serviço de transporte, seja ele transportador autônomo, empresa de transporte ou contratante do serviço. Ele é transmitido eletronicamente à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado de origem da operação e autorizado após a validação das informações.
Quer saber todas as informações sobre ele? Neste artigo, abordaremos todas as informações sobre o assunto e o que significa MDF-e. Acompanhe!
O que é MDF-e?
O MDF-e ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento que reúne as informações contidas no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ou seja, reúne todos os dados fiscais relacionados às mercadorias e bens que são transportados.
Ele é obrigatório, de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Para agregar informações importantes sobre as mercadorias, ele substitui o Manifesto de Carga – modelo 25.
Também faz a vinculação da carga e garante a validade jurídica pela assinatura digital do emitente. No entanto, ele não destaca os impostos que são recolhidos no CT-e.
Para que serve o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais foi criado para facilitar a fiscalização do transporte de cargas em território nacional e para auxiliar os processos de vistoria de mercadoria, o que reduz a burocracia.
Ele também serve para regularizar os registros dos produtos conduzidos pelas transportadoras e para deixar a empresa em conformidade com as exigências fiscais.
Além disso, facilita o controle de rastreio das cargas, contribui para a segurança das operações logísticas e de todos os que estiverem envolvidos, e identifica o responsável pelo transporte em cada trecho.
Vale ressaltar que ele reúne todos os CT-es existentes para a entrega de um produto para um ou vários estados.
Quando é necessário emitir MDF-e?
Todas as transportadoras que são emitentes do CT-e e NF-e, empresas que transportam carga própria, são obrigadas a fazer a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
A obrigatoriedade também serve nos seguintes casos:
- substituição de veículo, motorista ou contêiner;
- transbordo, redespacho ou subcontratação;
- inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal.
Você deve estar se perguntando: e quando não é obrigatório? O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais não é obrigatório para empresas MEIs (Microempreendedores Individuais), Pessoas Físicas ou Jurídicas que não estão inscritas como contribuintes de ICMS e produtores rurais que emitem a NFA (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica).
Quem é o responsável pela emissão do documento?
O responsável pela emissão de documentos é o emitente, que pode ser qualquer empresa de prestação de serviços e transportadoras, cujo transporte seja realizado por veículo próprio ou arrendado.
Ou seja, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido pelo contribuinte emitente de CT-e de NF-e, em casos de subcontratação e redespacho, transbordo ou substituição do veículo, bem como quando houver alteração da modalidade de transporte.
Ele também deve ser emitido pelo contribuinte que realizar transporte interestadual de bens ou mercadorias acobertadas por uma única NF-e, ou por mais de uma NF-e, emitidas por ele mesmo ou por terceiros.
Quais as consequências pela não emissão do Manifesto
Normalmente, quando não ocorre a emissão do MDF-e, ocorrem penalidades, que costumam variar de acordo com cada estado, como aplicação de multas e retenção do veículo.
Em São Paulo, por exemplo, as multas podem chegar até 50% do valor total da mercadoria transportada. Já em Santa Catarina, ela pode chegar até 30%.
Além disso, a não emissão do MDF-e pode causar dificuldade na obtenção de créditos tributários relativos ao ICMS e perda de competitividade no mercado de transporte de cargas.
Portanto, é essencial que o transportador emita o documento antes de iniciar o transporte da carga, evitando assim problemas fiscais e operacionais que podem comprometer a sua atividade.
DAMDFe e MDF-e são a mesma coisa?
Mesmo que o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais e o DAMDF-e sejam documentos semelhantes, cada um tem as suas particularidades e não são a mesma coisa.
O DAMDFe é o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais e está ligado à emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, sendo a sua representação gráfica. Ele acompanhará a transportadora até o destino da mercadoria e será apresentada nas barreiras de fiscalização.
Enquanto o MDFe é o documento fiscal que deve ser emitido por transportadores de carga, agilizando o registro de todos os CT-es e as burocracias da fiscalização, como mencionamos anteriormente.
É importante destacar que desde janeiro de 2023 a impressão do DAMDFe não é mais obrigatória.
Diferença entre CTe e MDF-e
Você já sabe o que é MDF-e, certo? Por isso, explicaremos a diferença entre ele e o CT-e.
O CTe é um documento fiscal que registra a prestação de serviços de transporte de cargas, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou multimodal. Ele é obrigatório para todas as operações de transporte de cargas, independentemente do modal.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento fiscal que reúne as informações dos documentos fiscais que acompanham uma carga, como o CT-e, a NF-e e o NFS-e. Ele é obrigatório para as operações interestaduais e intermunicipais que envolvam mais de um modal ou mais de uma unidade federada.
A diferença entre eles é que o primeiro é um documento que comprova a prestação do serviço de transporte, enquanto o segundo é um documento que identifica a carga transportada e os documentos fiscais que a acompanham.
Eventos importantes na emissão de um Manifesto Eletrônico
Para emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é preciso conhecer sobre os seus eventos. Confira a seguir cada um deles:
- autorização: etapa que verifica os aspectos formais do documento e validação do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais pela SEFAZ;
- encerramento: conclusão da entrega e a possibilidade de gerar um novo documento para o motorista. Se ele não for encerrado, o veículo não poderá entregar novas mercadorias;
- cancelamento: tem prazos e requisitos específicos de até 24 para requerer o cancelamento, geralmente, e pode ser realizado depois da autorização e antes do início do transporte;
- registro de passagem: é gerado nos postos de fiscalização e registrado no MDF-e, NF-e e CT-e. Ele impede o cancelamento do documento;
- inclusão de motorista: deve ser registrado quando houver troca ou inclusão de motorista durante o percurso.
Como emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
A emissão de MDF-e segue alguns passos importantes. Confira:
Fazer o credenciamento na SEFAZ
Obter credenciamento na SEFAZ do estado de origem da operação, que é feito pelo site ou pelo Portal Nacional do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Com isso, sua empresa terá autorização para emitir o CT-e e NF-e.
Adquirir um certificado digital no padrão ICP-Brasil
É fundamental adquirir um certificado digital para assinar e validar todos os documentos. Ele funciona como uma assinatura eletrônica do emitente e pode ser do tipo A1 (arquivo no computador) ou A3 (cartão ou token).
Escolher um software emissor de MDF-e
Também é essencial ter um sistema emissor que esteja homologado pela SEFAZ. Ele é responsável por gerar o arquivo XML do documento, que contém todas as informações da operação de transporte.
Preencher os dados do MDF-e no software emissor
Fazer o preenchimento de todos os dados é muito importante, além de seguir as regras de validação estabelecidas pela legislação.
Os dados obrigatórios são:
- identificação do emitente;
- modalidade de transporte;
- identificação dos veículos e motoristas;
- UF que será realizado o percurso;
- dados sobre o seguro;
- identificação dos documentos fiscais vinculados à carga ou aos passageiros;
- local de carregamento e descarregamento.
Transmitir o arquivo XML do MDF-e para a SEFAZ
Com a transmissão do arquivo XML, é possível verificar a autenticidade e a consistência das informações. Se tudo estiver correto, a SEFAZ autorizará a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais e devolverá um protocolo de autorização, que comprova a validade do documento.
Encerrar o MDF-e
Após o término da operação de transporte, é preciso encerrar o MDF-e informando a data, a hora e o local de entrega da carga ou dos passageiros.
O encerramento é feito pelo software emissor ou pelo Portal Nacional do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, e é obrigatório para que o emitente possa emitir um novo documento.
Como consultar um MDF-e?
Para consultá-lo, é necessário acessar o portal do MDF-e da SEFAZ do seu estado e clicar em “Serviços”. Depois, clicar em “Consulta Pública”.
Faça o login pelo gov.br, informe a chave de acesso e valide o recaptcha. Após isso, é possível visualizar resumidamente o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Para acessar a versão completa, é preciso do certificado digital.
Como encerrar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
O encerramento deve ser feito pelo sistema emissor ou pelo portal nacional do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Em ambos os casos, é necessário informar o seu número, a chave de acesso, a unidade federada de descarregamento e o CNPJ ou CPF do destinatário da carga.
Pelo Sistema Emissor do MDF-e: basta encontrar o documento que foi emitido, selecioná-lo e clicar na opção “Encerrar”. Em seguida, o sistema irá gerar um protocolo de encerramento, que deve ser impresso e guardado pelo transportador.
Pelo Portal Nacional do MDF-e: é preciso acessar o portal do seu estado e clicar em “Serviços”. Depois, selecionar a opção “Encerrar MDF-e” e informar os dados necessários. Após a confirmação, o portal também irá emitir um protocolo de encerramento, que deve ser salvo pelo transportador.
O encerramento indica que a operação de transporte foi concluída com sucesso e deve ser feito até o primeiro dia útil após a entrega da carga, ou até o quinto dia útil após a autorização do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, o que ocorrer primeiro.
Ele é um procedimento obrigatório e importante para comprovar que a operação de transporte foi realizada conforme as normas fiscais.
A tecnologia como aliada em suas operações logísticas
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Suíte Logística da TOTVS
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Conclusão
Neste artigo, você entendeu o que é MDF-e, a sua funcionalidade e como fazer a sua emissão. Além disso, explicamos como consulta MDF-e SEFAZ, fazer o encerramento e os principais eventos que o compõem.
Ele é um documento obrigatório e traz para os envolvidos na operação de transporte, como a simplificação dos procedimentos, a segurança das informações, a integração entre os sistemas e a melhoria da fiscalização.
Para utilizá-lo com segurança, recomendamos o sistema da TOTVS que possui tudo que você precisa para a sua transportadora e garante que você fique em conformidade com a fiscalização.
Aproveite e aprenda ainda mais sobre documentos fiscais eletrônicos! Leia o nosso artigo sobre transporte multimodal!
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