Você sabe o que significa CTE? Para as empresas que executam serviços de transporte, esse é um documento essencial para a regularização de suas atividades e operações.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento que tem sua emissão e armazenamento feitos pelo meio digital.
Venha entender mais sobre a importância desse documento para as operações de transporte e distribuição de sua empresa. Boa leitura.
O que é CTe?
O CTe é um documento fiscal eletrônico que contém as informações sobre a prestação do serviço de transporte de cargas, tais como:
- Os dados do emitente, do tomador, do remetente, do destinatário e do expedidor da carga;
- A origem, o destino, a modalidade, o valor e a forma de pagamento do frete;
- A descrição, a quantidade, o peso, o volume e o valor da carga;
- Os impostos, as taxas, os descontos e as multas incidentes sobre a operação;
- As informações complementares, como o seguro, o vale-pedágio, o CIOT e o RNTRC.
É emitido pelo transportador ou pelo seu substituto tributário, antes do início da prestação do serviço.
Deve ser autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado de origem da operação, que verifica a validade e a consistência dos dados informados.
Após a autorização, o CTe recebe um número de protocolo e um código de barras, que permitem a sua consulta e a sua rastreabilidade.
Tudo isso é feito digitalmente pela Secretaria da Fazenda e o tanto tomador do serviço quanto fornecedor tem acesso ao documento para garantir a legitimidade da operação.
Além disso, o CTe deve ser impresso em papel, no formato de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), e acompanhar a carga durante o transporte e facilitar a sua identificação e a sua conferência.
Qual a finalidade do CTe?
Sua finalidade é documentar a prestação do serviço de transporte de cargas perante à Receita Federal do Brasil.
Ele é obrigatório para qualquer tipo de modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário) e é válido em todos os estados brasileiros, além do Distrito Federal.
Trata-se de uma forma de melhorar os mecanismos de fiscalização, já que o documento mostra o que está sendo transportado em detalhes, incluindo dados como remetente e destinatário, peso da carga, entre outros.
Ele também serve como uma forma de substituir diversos documentos fiscais que antes eram impressos e tomavam espaço nos arquivos do governo.
Ou seja, é uma maneira de implementar a tecnologia à favor da administração pública, gerando economia com o uso de espaço e evitando perdas ou extravio de documentos.
Saiba quais documentos o CTe substitui
Um dos maiores benefícios do Conhecimento de Transporte Eletrônico para a administração pública é que ele permitiu a substituição de diversos documentos fiscais que antes eram impressos.
Veja a seguir os principais documentos que ele pode substituir:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC);
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;
- Conhecimento Aéreo;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas;
- Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas (CTMC);
- Documento Fiscal Eletrônico no Transporte Dutoviário;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7.
Vantagens em obter o CTE
Contar com um CTE em sua empresa de transportes significa obter um certificado completamente em formato digital — o que já possibilita reduzir custos com impressão e armazenamento físico de papéis.
Outro benefício diz respeito ao tempo de parada dos veículos transportadores em postos de fiscalização.
Com processos simplificados e consideravelmente mais ágeis, uma viagem pode se tornar muito mais rápida.
Erros de escrituração também são menos propensos a ocorrer. Com preenchimento 100% on-line, o sistema sinaliza quando existe alguma falha ou inconsistência nas informações.
Coletar dados do sistema para somar às informações já presentes no software para transportadora é outro ponto de destaque.
Assim, um sistema de GED (gestão eletrônica de documentos) é um grande aliado nesse sentido.
A diferença entre CTe e outros termos
O CTe é um documento fiscal específico para o transporte de cargas, que se diferencia de outros termos relacionados, como:
- Nota fiscal: registra a venda de mercadorias ou a prestação de serviços, contendo os dados do emitente, do destinatário, da operação e dos tributos envolvidos;
- CTRC: é o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, que era o documento fiscal utilizado para o transporte de cargas por via terrestre, antes da implantação do CTe. Era emitido em papel, em quatro vias, e tinha um alto custo operacional e ambiental. O CTRC foi substituído pelo CTe em 2012, para os transportadores que optaram pela emissão voluntária, e em 2014, para os transportadores que foram obrigados pela legislação;
- MDFe: o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais reúne os documentos fiscais (CTe, NF-e ou NFC-e) relativos à carga transportada em uma mesma unidade de transporte (veículo, vagão, embarcação, etc.);
- DACTE: é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, que é a representação gráfica simplificada do CTe, impressa em papel. Contém as principais informações do CTe, como o número, a chave de acesso, o código de barras, os dados do emitente, do tomador, da carga e do frete. Deve acompanhar a carga durante o transporte e ser apresentado à fiscalização quando solicitado.
Quem precisa fazer a emissão de CTe?
As empresas precisam emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico sempre que receberem uma demanda de entrega terceirizada.
O responsável por controlar a emissão do CTe é a Receita Federal, junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado.
É necessário solicitar o credenciamento junto à SEFAZ para viabilizar a emissão, com autorização da SEFAZ do estado de origem da operação, que verifica a validade e a consistência dos dados informados.
Após a autorização, o CTe recebe um número de protocolo e um código de barras, que permitem a sua consulta e a sua rastreabilidade online.
Empresas que estão fazendo o transporte da própria carga não precisam emitir esse documento.
Como fazer a emissão de CTE?
Da mesma forma que acontece com a emissão da nota fiscal de serviços, por exemplo, a emissão do CTE exige que a empresa de transportes esteja credenciada na Secretaria da Fazenda, além de ter inscrições nas unidades federativas onde opera seus serviços.
Também é preciso contar com um certificado de uma entidade autorizada pela ICP-BR (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Por conseguinte, o sistema de faturamento da empresa de serviços de transporte deve ser adaptado conforme a emissão digital da documentação.
Em organizações de menor porte, a emissão do CTE pode ser feita diretamente no emissor da Secretaria da Fazenda. Em empresas de médio e grande porte, recomenda-se a utilização de um software.
Por que contar com o sistema de gestão em sua transportadora?
Para o cumprimento das obrigações fiscais, é importante que a empresa de transportes contribua com diversos dados.
Ao executar esse processo com um software, a operação se torna rápida, eficiente e segura, uma vez que diversas informações são sigilosas e representam um patrimônio para a companhia.
O sistema escolhido deve passar por um teste no site da Sefaz, avaliando se é compatível com as exigências do sistema público, para a homologação do credenciamento e a obtenção da autorização com a devida validade jurídica.
Processos burocráticos, como o levantamento de documentos fiscais, podem mobilizar um departamento administrativo por completo, atrasando outras atividades essenciais para o negócio.
Dessa maneira, contar com um sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) permite que gestores e colaboradores se ocupem com tarefas que exigem maior poder de raciocínio e decisão, atribuindo demandas repetitivas e mecânicas à tecnologia.
Suíte Logística da TOTVS
A TOTVS é uma empresa líder em soluções de software para gestão de empresas, que oferece uma suíte completa de produtos e serviços para o segmento de logística.
A suíte logística da TOTVS é composta por módulos integrados que atendem às necessidades de gestão de documentos fiscais, de transporte, de armazenagem, de distribuição e de rastreamento de cargas.
Um dos módulos permite emitir, armazenar e controlar documentos fiscais importantes para logística, incluindo o CT-e.
Além disso, veja o que mais você pode fazer:
- Consulte o status, o histórico e os detalhes de cada CTe emitido, bem como os eventos relacionados, como cancelamento, inutilização, carta de correção e manifestação do destinatário;
- Envie o CTe para a SEFAZ, para o tomador do serviço e para a RFB, de forma automática e sincronizada, garantindo a validade e a conformidade do documento;
- Imprima o DACTE em diversos formatos e layouts, personalizados de acordo com as preferências e as necessidades do transportador;
- Integre o CTe com outros sistemas e plataformas.
A Suíte Logística da TOTVS é uma solução completa e flexível, que se adapta às diferentes necessidades do transporte de cargas.
Confira todos os detalhes e recursos da solução TOTVS.
Conclusão
Como vimos, o CTe é um documento fiscal eletrônico que registra as operações de transporte de cargas, substituindo o antigo CTRC. Traz diversos benefícios para o transportador, para o tomador do serviço, para o fisco e para a sociedade, como a simplificação, a agilidade, a economia, a transparência e a sustentabilidade.
Para emitir e gerenciar o CTe de forma eficiente e segura, o transportador pode contar com a Suíte logística da TOTVS, que oferece uma solução especializada e integrada para emitir CTe, além de outros módulos para a gestão de transporte, de armazenagem, de distribuição e de rastreamento de cargas.
Aproveite também para conferir como fazer uma logística integrada na sua empresa e ter ainda mais eficiência na distribuição.
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