Como funciona e como estruturar o S&OP na sua empresa de forma eficiente

Escrito por Equipe TOTVS
Última atualização em 14 abril, 2023

S&OP significa Sales and Operations Planning (em português Planejamento de Vendas e Operações) e em síntese representa a integração entre setor comercial e cadeia de suprimentos.

Na prática, o processo funciona de forma a garantir que o fornecimento de recursos irá atender a toda demanda produtiva de forma satisfatória.

Por envolver vários agentes, é um procedimento bastante complexo, mas é também fundamental para o sucesso operacional de qualquer negócio.

Neste artigo, você irá entender quais os benefícios de fazer um planejamento de vendas e operações eficiente, o que é preciso considerar na estruturação e quais tecnologias potencializam esse planejamento estratégico. Boa leitura.

S&OP: o que é?

Em uma tradução livre, é possível compreender o que significa S&OP enquanto conceito, já que Planejamento de Vendas e Operações é relativamente autoexplicativo.

O conceito é simples, mas a aplicação é um processo complexo  que engloba o gerenciamento de vários setores de uma operação.

Com foco na integração dos setores, um planejamento de vendas e operações estrutura processos e procedimentos que permitem um fluxo de vendas com maior assertividade.

A previsão de demanda é um dos elementos mais importantes para o sucesso desse planejamento, então ter os dados históricos de um negócio é fundamental para aplicar o conceito.

totvs logística

Quais são os objetivos do S&OP?

Um dos principais objetivos da aplicação desse planejamento é fazer a sincronização e alinhamento das demandas com a supply chain.

Ao integrar a comunicação e os dados de vários setores, é possível garantir que a produção atenda a previsão de demanda de forma satisfatória.

Vamos imaginar um cenário?

Ian é vendedor de uma empresa de maquinários para panificação e está em negociação com um cliente há um mês, garantindo que ele receberá o produto na data combinada.

Contudo, uma semana antes do prazo, o setor de produção avisa o comercial que por falta de matéria prima, haverá atraso nas entregas.

Nesse momento, Ian precisa informar o cliente sobre o atraso, o que pode gerar um abalo no relacionamento, quando não o cancelamento da compra.

Quando há uma estratégia de S&OP, essa possível falta de recursos seria detectada muito antes e Ian teria essa informação antes de seguir com a negociação.

Assim, poderia passar ao seu cliente um prazo real, ou mesmo chegar a uma solução mais inteligente para lidar com a falta de material.

Por isso mesmo que esse planejamento de vendas e operações é vital para tomada de decisão assertiva dos gestores.

Então, saber os níveis de estoque e as previsões de vendas são critérios majoritários para a aplicação desses procedimentos.

Em última análise, esse planejamento visa justamente um forecast de vendas cada vez mais assertivo para que empresas possam se antecipar a situações de revés e/ou aproveitar oportunidades antes que concorrentes as percebam.

S&OP na cadeia de suprimentos

Aplicado à cadeia de suprimentos, é uma forma de integrar o planejamento de vendas e operações com o planejamento logístico, buscando otimizar o fluxo de materiais e produtos desde a compra até a entrega ao cliente final.

Como vimos, a disposição eficiente dos recursos é um dos pontos principais para o sucesso da operação.

Por isso, podemos estruturar a aplicação nas seguintes etapas:

Planejamento da demanda

Consiste em estimar a demanda futura dos clientes com base em dados históricos, análise de mercado e cenários alternativos. 

O objetivo é gerar um plano de vendas que seja realista e alinhado com as estratégias da empresa.

Uso de big data pode ser um fator de potencialização para essas previsões.

Planejamento do fornecimento

Consiste em definir como atender à demanda prevista com os recursos disponíveis, considerando a capacidade produtiva, os estoques, os fornecedores e os custos. 

Para isso, é construído um plano de produção e distribuição que seja eficiente e rentável.

Reconciliação da demanda e do fornecimento

Comparar planos de vendas e operações e identificar possíveis gargalos ou desequilíbrios entre eles para saber onde atuar. 

Nesta etapa, são feitos ajustes nos planos para eliminar ou minimizar esses gargalos, buscando o equilíbrio entre demanda e oferta.

Revisão executiva

É a etapa em que a alta gestão da empresa vai revisar os planos reconciliados e dar sua aprovação ou feedback. 

Isso ajuda a refinar o planejamento e estabelecer as prioridades e metas da empresa para otimizar as execuções no dia a dia.

Execução dos planos

A etapa final é a da mão na massa, colocando os planos aprovados em prática e acompanhando o desempenho com metas claras e indicadores eficientes.

As vantagens de implementar o S&OP em seu negócio

Podemos apontar diversas vantagens dependendo do seu segmento de atuação, do seu porte e da sua estratégia. 

Mas, de forma geral, podemos destacar os seguintes benefícios:

  • Aumento da satisfação e da fidelização dos clientes com entregas corretas de produtos no período combinado;
  • Redução de custos operacionais e logísticos com uso mais eficiente de recursos e diminuição do desperdício de materiais;
  • Melhoria do financeiro da empresa, aumento de receita e redução de despesas redundantes;
  • Controle e visibilidade dos processos da cadeia de suprimento de ponta a ponta;
  • Agilidade, flexibilidade e assertividade nas tomadas de decisão por parte de líderes e gestores;
  • Integração de todos os setores da empresa para otimização dos processos operacionais como um todo;
  • Aumento da segurança e confiabilidade nas estratégias do seu negócio por meio do uso de dados reais, consistentes e sempre atualizados.

Os principais desafios do S&OP

Apesar de trazer muitos benefícios para os negócios, a aplicação do planejamento de vendas e operações ainda enfrenta muitos desafios, principalmente no Brasil.

A integração das áreas do processo de vendas, marketing, logística, financeiro e etc ainda é complexa, devido a aspectos culturais e técnicos.

Várias empresas têm relutância em partilhar dados entre setores, por receio de que isso possa prejudicar a função de cada um.

Obter dados confiáveis e atualizados sobre a demanda e o fornecimento, é fundamental para o planejamento.

Por isso, ferramentas adequadas de coleta e data analytics precisam ser aplicadas de forma eficiente a uma operação para viabilizar a aplicação do planejamento de vendas e operações.

No dia a dia, os gestores também precisam lidar com as várias incertezas inerentes ao cenário econômico do país e ainda resolver conflitos entre as áreas.

Criar um ambiente coeso, colaborativo e com alto engajamento dos colaboradores é uma tarefa complexa mas plenamente possível.

As métricas e indicadores são artifícios que vem para acompanhar o desempenho das empresas para que as lideranças possam enfrentar esses desafios com sucesso.

Uma boa gestão do processo, uma boa comunicação entre as áreas e uma boa ferramenta de apoio são itens-chave para vencer os desafios inerentes à atuação. 

S&OP e S&OE: qual a diferença?

S&OP e S&OE são dois processos complementares de planejamento e execução táticos, que visam a alinhar a demanda e o fornecimento de forma eficiente e rentável. 

Mas na prática, quais são as diferenças entre eles?

S&OP é um processo que envolve diversas áreas da empresa, como vendas, marketing, produção, logística e finanças, para gerar um plano consensual de médio e longo prazo.

Considerando os recursos disponíveis e as estratégias da empresa, esse planejamento trabalha com uma visão agregada dos produtos e busca equilibrar a capacidade operacional com a demanda prevista.

Por sua vez, o S&OE (Sales and Operations Execution) é um processo diário que envolve a aplicação prática do que foi planejado.

As áreas operacionais da empresa, como vendas, produção e distribuição, são analisadas para ajustar o plano de curto prazo, considerando as variações reais da demanda e do fornecimento. 

É uma visão mais detalhada dos produtos e focada na execução do que foi planejado.

Apesar das diferenças, os dois processos devem estar alinhados e integrados entre si, pois ambos contribuem para a melhoria do desempenho da cadeia de suprimentos.

O ideal é que o S&OE seja uma extensão do S&OP na camada de execução, funcionando na ponta final da operação.

O passo a passo para colocar o S&OP em prática

A aplicação do S&OP na prática passa pelo planejamento detalhado e execução eficiente.

Para organizar, podemos estruturar nos seguintes passos:

Avalie seu portfólio

A primeira etapa é entender quais são os seus produtos e serviços e o que está envolvido na sua produção, bem como as necessidades logísticas.

Faça uma estimativa da demanda da empresa

Conhecer seus produtos permite que você identifique o público-alvo para estimar qual é a previsão de demanda do seu negócio.

Considere os imprevistos

Jamais trabalhe com estoque ajustado à demanda, considere os imprevistos que poderão acontecer em várias etapas da supply chain.

Assim, você pode implementar contramedidas para que as eventualidades não interfiram no fluxo da operação.

Reúna equipes e alinhe expectativas

Escolha um líder para coordenar o processo e assegurar a sua governança. 

Escolha também representantes das áreas envolvidas no processo, como vendas, marketing, produção, logística e finanças. 

Defina os papéis e as responsabilidades de cada um e garanta o comprometimento e o engajamento de todos.

Trace um plano operacional

Defina as etapas, os participantes, os prazos, os indicadores e os objetivos do seu processo de planejamento de vendas e operações. 

Normalmente, o processo conta com cinco etapas principais: 

  • coleta de dados;
  • planejamento da demanda;
  • planejamento do fornecimento; 
  • reconciliação da demanda e do fornecimento;
  • revisão executiva. 

O ciclo de revisão ideal é mensal e o horizonte de planejamento é de médio e longo prazo – de três meses a dois anos – a depender das características do seu negócio.

Faça a reunião executiva

Implemente na prática os planos aprovados após o processo e monitore o desempenho dos planos em relação aos indicadores definidos. 

Corrija eventuais desvios ou problemas que possam ocorrer na execução e comunique-se com as áreas envolvidas sobre os resultados obtidos.

Monitore os resultados e corrija o necessário

Utilize ferramentas adequadas para coletar e analisar os dados sobre a demanda e o fornecimento. 

Essas ferramentas devem estar integradas ao seu ERP (Sistema Integrado de Gestão) para garantir a confiabilidade e a atualização das informações. 

Busque soluções que facilitem a elaboração dos planos de vendas e operações, assim como a simulação de cenários alternativos.

TOTVS WMS SaaS

Você já viu como o S&OP pode trazer diversos benefícios para a sua operação de armazenagem, como redução de custos, aumento da eficiência, melhoria da qualidade e maior rentabilidade. 

A ferramenta certa para fazer a aplicação eficiente na sua operação é o TOTVS WMS SaaS.

Nosso sistema de gestão roda 100% em nuvem e oferece tecnologia mobile para executar aplicações em smartphones, tablets ou outros dispositivos. 

É integração que você precisa? O WMS pode ser integrado a qualquer ERP do mercado por meio de APIs. 

Também é integrado de forma nativa aos sistemas de backoffice da TOTVS, além das tecnologias:

  • TOTVS Manufatura – Linha Protheus;
  • TOTVS Manufatura – Linha Datasul;
  • TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor.

Ou seja, em um único lugar você tem os recursos necessários para acompanhar a sua operação logística do início ao fim. 

O sistema permite registrar os recebimentos por meio do documento fiscal de entrada, incorporando os dados ao saldo de estoque automaticamente. 

Dessa forma, a previsão de demanda é muito mais assertiva assim como o gerenciamento dos recursos.

O TOTVS WMS SaaS tem tantas vantagens que vale a pena acessar a página do produto para ver todos os detalhes.

Conclusão

O S&OP é um processo de planejamento e execução táticos que visa alinhar a demanda e o fornecimento de forma eficiente e rentável. 

Para colocar em prática na sua operação, você precisa seguir alguns passos, como desenhar o seu processo, formar o seu time, buscar ferramentas de apoio e basear suas decisões em dados. 

A ferramenta ideal para te auxiliar nessa tarefa é o TOTVS WMS SaaS. Um sistema de gestão que roda 100% em nuvem e oferece tecnologia responsiva que funciona em vários dispositivos.

Os dados são importantes para gestão logística, então saber mais sobre aplicações do conceito data driven pode potencializar suas ações.

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