A automatização de processos tornou-se fundamental para as empresas de diferentes setores e, com isso, outros recursos ganharam destaque como aliados da rotina corporativa.
É o caso das APIs, ou Interface de Programação de Aplicações. Uma API funciona como uma ponte entre diferentes plataformas, permitindo que elas “conversem” entre si sem a necessidade de intervenção manual.
Isso simplifica a integração entre sistemas e possibilita a incorporação de funcionalidades como a assinatura eletrônica de forma prática, rápida e segura.
Neste conteúdo, vamos aprofundar o conhecimento sobre um tipo específico: a API de assinatura digital. Continue a leitura para descobrir como ela pode beneficiar o seu negócio.
O que é API de assinatura digital?
A API de assinatura digital é um conjunto de funções e protocolos que permite a integração da assinatura eletrônica a diferentes sistemas da empresa.
Diferente de plataformas convencionais de assinatura eletrônica, que exigem o acesso a portais específicos para assinar documentos, as APIs permitem incorporar esse recurso diretamente nos sistemas internos já utilizados pela organização.
Isso inclui ERPs, CRMs e plataformas de gestão de documentos, por exemplo.
Dessa forma, contratos, propostas e outros documentos podem ser assinados digitalmente sem a necessidade de sair do ambiente da empresa.
Se quiser aprofundar o conhecimento sobre o conceito de API, vale deixar esse vídeo aberto em uma nova aba para conferir assim que finalizar a leitura deste conteúdo:
Quais os benefícios da API de assinatura digital?
A digitalização é um processo que já faz parte da grande maioria das empresas e a adoção de assinaturas digitais cresceu nesse cenário.
Só a assinatura gov.br, criada pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, cresceu mais de 100%, de acordo com dados do Ministério.
Nesse cenário, a API de assinatura digital se destaca como uma solução essencial para empresas que buscam agilidade, segurança e redução de custos operacionais.
Confira a seguir os principais benefícios que essa tecnologia pode trazer para o seu negócio.
Otimização de tempo e redução de custos
Com a API, você consegue eliminar gastos com impressão, envio físico e armazenamento de documentos em papel.
Além disso, processos que antes levavam dias ou até semanas podem ser concluídos em poucos minutos. Isso otimiza o fluxo de trabalho e contribui diretamente para a redução de custos operacionais.
Rapidez e transparência
A automação da assinatura digital permite que documentos sejam assinados em tempo real, independentemente da localização dos signatários.
Todas as etapas do processo ficam registradas na plataforma de assinatura, o que permite a rastreabilidade dos arquivos, além de garantir conformidade e transparência na negociação.
Proteção na autenticação e no armazenamento de dados
A segurança é um dos principais pilares da API de assinatura digital. O sistema utiliza recursos como a criptografia e protocolos de autenticação para garantir que os documentos assinados não possam ser alterados ou acessados por usuários não autorizados.
O armazenamento dos arquivos e dos dados compartilhados também conta com medidas de segurança robustas, que seguem as normas de proteção de dados vigentes, como as previstas na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Agilidade no fechamento de negócios
A demora na assinatura de propostas e contratos pode ser um grande empecilho nas negociações, impactando a produtividade e os resultados financeiros da empresa.
Com a API, todo o processo acontece em ambiente virtual, o que possibilita maior agilidade na formalização dos acordos.
Aprimoramento da experiência do cliente
A integração da assinatura digital diretamente nos sistemas internos da empresa proporciona uma experiência mais fluida e intuitiva para os usuários.
Isso porque os clientes e parceiros conseguem assinar documentos de qualquer dispositivo, sem precisar acessar plataformas externas ou lidar com burocracias adicionais.
Integração simplificada
As APIs são projetadas para facilitar a integração com diferentes sistemas.
Elas possibilitam que a empresa adote a assinatura digital em seus processos sem a necessidade de grandes adaptações ou investimentos em infraestrutura.
Sustentabilidade
Ao reduzir o consumo de papel, tinta e outros materiais normalmente utilizados na impressão de documentos físicos, a API também promove práticas mais sustentáveis na empresa.
Além de reduzir o impacto ambiental e incentivar um consumo consciente, essa medida também reforça o compromisso do seu negócio com práticas mais ecológicas e responsáveis.
Aplicações comuns da API de assinatura digital
A API pode ser aplicada em diversos setores e processos que envolvem a formalização de documentos.
Como vimos, é uma grande aliada para otimizar fluxos de trabalho, manter a transparência e garantir segurança jurídica nos contratos.
Para entender esses benefícios na prática, listamos as aplicações mais comuns da API para integração de assinatura digital. Confira quais são elas a seguir.
Declarações fiscais e financeiras
Independente do tamanho ou segmento, todas as empresas precisam lidar com documentos financeiros e fiscais, que vão desde declarações de impostos até balanços patrimoniais e contratos de prestação de contas.
A integração da assinatura digital aos sistemas da organização facilita esse processo, permitindo que documentos sejam assinados eletronicamente com total validade jurídica.
Nesse cenário, o uso da assinatura digital também ajuda a reduzir erros, evitar atrasos no cumprimento de obrigações tributárias e melhorar a organização dos registros contábeis.
Processo de contratação de funcionários
No RH, o processo de contratação envolve diversos documentos e burocracias, por isso o uso de soluções que agilizem e tornem a admissão de colaboradores mais eficiente é sempre bem-vindo.
Com a API de assinatura digital, contratos de trabalho, termos de confidencialidade e formulários de benefícios podem ser formalizados de forma remota.
Isso torna a contratação mais ágil, segura e acessível, além de eliminar a necessidade de impressão e envio de documentos físicos.
Contratos de negócios
Empresas que fecham contratos com fornecedores, clientes ou parceiros de forma constante podem se beneficiar da API para agilizar processos de negociação e reduzir burocracias.
A assinatura eletrônica garante autenticidade e integridade aos contratos, um fator fundamental, especialmente para acordos de confidencialidade (NDAs) e outros documentos com dados sensíveis.
Área da saúde
No setor da saúde, a assinatura digital exerce um papel essencial na digitalização de processos e, principalmente, na garantia da conformidade com normas regulatórias.
A API pode ser utilizada para assinar prontuários eletrônicos, prescrições médicas e termos de consentimento dos pacientes, por exemplo.
Além de garantir a autenticidade desses documentos, a assinatura digital contribui para a segurança no armazenamento de informações médicas.
Setor imobiliário
Os processos de compra, venda, financiamento e locação de imóveis normalmente envolvem um grande volume de documentos, e a assinatura digital agiliza a formalização dessas transações.
Com a API, é possível eliminar a necessidade de deslocamento das partes envolvidas e oferecer uma experiência mais eficiente tanto para clientes e proprietários quanto para corretores e imobiliárias.
Dicas para escolher a melhor API de assinatura digital para o seu negócio
Existem diversas opções de API disponíveis no mercado, mas é importante considerar alguns critérios para escolher a solução ideal para o seu negócio.
A decisão deve considerar fatores como segurança, compatibilidade com os sistemas da empresa e facilidade de implementação.
Confira algumas dicas para encontrar a API mais adequada:
- Suporte técnico e atualizações: um bom suporte técnico garante que a API funcione corretamente e receba atualizações regulares para manter a conformidade, além de auxiliar na solução rápida de problemas e esclarecimento de dúvidas;
- Conformidade legal e regulatória: certifique-se de que a API de assinatura digital atende às normas e regulamentações vigentes. No Brasil, por exemplo, temos a Lei 14.063/2020, conhecida como lei da assinatura digital;
- Escalabilidade: a API deve ter capacidade para suportar um aumento no volume de documentos sem comprometer a performance, por isso escolha uma solução capaz de acompanhar o crescimento do seu negócio;
- Níveis de segurança: busque por uma API com segurança avançada, que utilize criptografia e autenticação multifator para evitar acessos não autorizados e garantir a integridade dos documentos assinados;
- Facilidade de integração: verifique se a API pode ser facilmente integrada aos sistemas já utilizados pela empresa. Esse é um passo importante para garantir um fluxo de trabalho eficiente;
- Experiência do usuário: opte por uma interface intuitiva, que seja fácil de utilizar tanto para os funcionários quanto para clientes e parceiros que podem assinar documentos.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema que simplifica o processo de assinatura de documentos digitais.
A plataforma oferece integração nativa com as soluções da TOTVS, assim como API para integração fácil com softwares de terceiros.
Com o sistema, você centraliza a gestão de assinaturas do seu negócio e consegue acompanhar o status de cada documento.
Isso garante acesso fácil a contratos, além de facilitar o envio e a validação de documentos para assinatura. Tudo em conformidade com a LGPD e aplicativo exclusivo para trazer mobilidade a sua gestão.
Experimente o TOTVS Assinatura Eletrônica gratuitamente por 30 dias e otimize processos na sua empresa!
Conclusão
A API de assinatura digital é a grande responsável por integrar esse recurso tão importante a diferentes sistemas, simplificando a gestão de documentos na empresa.
Como vimos, ela traz diversos benefícios como agilidade, redução de custos e conformidade legal, mas é importante considerar alguns fatores para escolher a API ideal para o seu negócio.
Soluções como o TOTVS Assinatura Eletrônica oferecem integração fácil e uma abordagem completa, garantindo assinaturas digitais com validade jurídica e alto nível de segurança.
Aproveite para ler também nosso conteúdo sobre gestão de documentos e conferir dicas para otimizar a organização de arquivos na sua empresa.
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