Assinar documento com certificado digital já é uma realidade para muitas pessoas físicas e jurídicas.
Quem adota essa nova maneira de formalizar contratos, declarações e outros documentos aproveita muitas vantagens, como segurança, praticidade, além de economia de tempo e de recursos.
É por isso que a assinatura eletrônica ganha cada vez mais força e já se tornou um recurso essencial para os gestores de empresas.
Descubra o que é, afinal, o certificado digital, como emiti-lo, as vantagens para empresas e como assinar documentos de forma eletrônica. Vamos lá?
O que é e como funciona um certificado digital? h2 Remover.
Como assinar documento com certificado digital?
Assinar documentos com certificado digital é tão importante para empresas que o mercado global de assinatura digital irá saltar de US$ 4 bilhões, em 2021, para US$ 16,8 bilhões, até 2026, segundo a Markets and Markets.
Isso mostra que, cada vez mais, a tecnologia será utilizada na hora assinar e autenticar documentos importantes, como contratos e declarações.
Inclusive, o Governo Federal desenvolveu uma iniciativa para fomentar essa prática.
Portanto, hoje em dia, assinar documentos eletronicamente é muito mais simples e prático do que você imagina.
Há diferentes maneiras de fazer isso, e nós vamos destacar as principais ao longo deste conteúdo.
Como assinar documento no Word com certificado digital?
Embora seja menos comum receber documentos importantes em formato Word, já que o conteúdo pode ser alterado, também é possível assinar eletronicamente por meio desse programa.
Qualquer alteração no texto irá eliminar imediatamente a assinatura eletrônica, portanto, essa não pode ser considerada uma solução segura.
Ressalvas feitas, o passo a passo é o seguinte:
- Abra o Word e vá no menu “Arquivo”;
- Clique em “Proteger Documento”;
- Em seguida, vá em “Adicionar uma Assinatura Digital”;
- Escolha o tipo de compromisso conforme o contexto: “Criou e aprovou este documento”, “Aprovou este documento” ou “Criou este documento”. O preenchimento do campo objetivo é opcional;
- Clique em “Assinar” e digite seu código pessoal de uso do certificado digital (PIN).
Vale deixar claro que só é possível assinar documento com certificado digital no Microsoft Word.
Até o momento, só é possível fazer assinatura eletrônica no Google Docs pelo serviço pago Workspaces.
Também é importante destacar que essa opção se torna limitada, em muitos casos, já que a maioria de documentos empresariais e contratos são compartilhados no formato PDF.
Como assinar um documento em PDF com certificado digital?
Assinar um documento PDF com certificado digital garante a autenticidade e a integridade do documento, além de prevenir falsificações.
O processo é relativamente simples e pode ser realizado utilizando diversos softwares, como o Adobe Acrobat Reader ou o LibreOffice Draw.
Veja o passo a passo a seguir:
- Tenha um certificado digital válido;
- Abra o documento PDF em um software leitor de PDF;
- Acesse a ferramenta de assinatura digital;
- Selecione a opção “Assinar digitalmente”;
- Escolha o seu certificado digital em uma lista de certificados digitais disponíveis em seu computador;
- Defina a aparência da assinatura;
- Posicione a assinatura no documento arrastando com o mouse para o local do documento onde deseja inserir a signa;
- Digite sua senha para confirmar a assinatura;
- Salve o documento com a assinatura digital incorporada.
Como assinar documento com certificado digital na TOTVS?
Se você deseja ter mais segurança, agilidade e praticidade ao assinar documentos, pode utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica. Todo o processo é simplificado e bastante intuitivo.
Confira as etapas:
- Acesse o site ou baixe o aplicativo e informe login e senha;
- No dashboard, abra o documento que está pendente de assinatura e clique em “Assinar”;
- Leia o conteúdo até o final e clique em “Próxima Etapa”;
- Vá em “Tipo de assinatura” e selecione “Assinar com Certificado Digital (A1/A3)”;
- Selecione o certificado desejado e clique em “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos”.
- Por fim, vá em “Assinar”;
- Caso seu certificado tenha senha, será exibida uma janela para digitá-la.
Se preferir, você também pode acompanhar todo esse passo a passo no vídeo abaixo:
Quais são as vantagens de assinar documento com certificado digital?
Já imaginou não precisar mais se deslocar até um cartório para reconhecer firma de uma assinatura?
Ou, então, não se preocupar com perdas ou danos que podem comprometer a integridade física do conteúdo e a validade do documento?
Essas duas situações são exemplos de como você pode se beneficiar ao aprender como assinar documento com certificado digital ICP-Brasil e ainda há muitas outras vantagens.
Confira quais são elas:
- Velocidade: a assinatura digital agiliza processos empresariais, como a contratação de profissionais por meio de contrato digital, tornando-os mais rápidos e práticos.
- Diminuição dos custos empresariais: o uso da ferramenta reduz o uso de papel e tinta, economiza espaço físico e diminui gastos com deslocamentos e tempo perdido em filas.
- Acessibilidade e comodidade: o processo todo pode ser realizado online, de qualquer lugar, por meio de dispositivos variados, como o Minha Assinatura Eletrônica, da TOTVS, o que traz mais comodidade e flexibilidade.
- Economia de tempo: utilizar a assinatura eletrônica, que tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, permite realizar trâmites burocráticos rapidamente, sem sair de casa ou do escritório, economizando tempo.
- Maior segurança: a tecnologia criptográfica do certificado digital protege a troca de informações online, garantindo a autenticidade e segurança das assinaturas e prevenindo perdas, danos, vazamentos de dados, ciberataques e fraudes.
- Sustentabilidade: a ferramenta contribui para a redução do uso de papel e da emissão de gases poluentes, pois evita o transporte físico de documentos.
Como emitir um certificado digital e autenticar seus documentos?
Você ainda não tem um certificado digital para assinar documentos online? Primeiro, é importante saber que nem todo sistema de assinatura eletrônica exige certificação digital.
A ferramenta da TOTVS, por exemplo, permite que documentos sejam assinados eletronicamente com ou sem certificados.
Contudo, utilizar esse recurso ajuda a garantir a autenticidade e a segurança das operações online, principalmente se o seu destinatário for um órgão público.
É sempre importante verificar se alguma das partes exige a assinatura com o certificado.
Por isso, antes mesmo de começar a assinar documento com certificado digital, você precisa descobrir como emiti-lo.
No Brasil, esse certificado pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora, ou Autoridade de Registro, no formato de arquivo a ser instalado no computador, arquivo em nuvem ou dispositivo (cartão ou token).
Confira agora o passo a passo para emitir seu certificado digital:
- selecione o certificado digital mais adequado para o seu negócio. Os mais comuns são os Certificados A1 e A3, ambos padrões ICP Brasil.
- escolha uma Autoridade de Registro ou Autoridade Certificadora (AC) subordinada à ICP-Brasil. Você pode conferir a lista no site do Governo Federal;
- solicite seu certificado no site da empresa escolhida e agende atendimento online ou presencial na Certificadora, ou Autoridade de Registro;
- apresente a documentação necessária para a confirmação da sua identidade. Geralmente, são exigidos documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF), documento de constituição da empresa, cartão do CNPJ etc.;
Após a confirmação da sua identidade, o certificado ficará disponível para utilização depois de algumas horas ou dias, dependendo do tipo solicitado e da empresa escolhida.
Se for um certificado tipo A1, por exemplo, você receberá um link no seu e-mail para baixar o arquivo.
Agora, se for A3 com dispositivo físico, você poderá retirar o hardware no local da validação.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Agora que você já sabe como assinar documento com certificado digital, é hora de conhecer a melhor solução de assinatura eletrônica do mercado.
A ferramenta da TOTVS Assinatura Eletrônica possibilita que você assine documentos de forma ágil, totalmente segura e com validade jurídica.
E vai muito além do que as demais ferramentas do mercado oferecem. Na plataforma, você também pode fazer a gestão de assinaturas ao acompanhar o andamento dos contratos e consultar pendências em um só lugar.
Ainda é possível enviar documentos a um grupo de destinatários e usar filtros para encontrar seus contratos rapidamente.
Teste gratuitamente a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica por 30 dias e comprove a eficiência!
Conclusão
Vimos as diferentes formas de assinar documento com certificado digital e descobrimos as vantagens de utilizar a tecnologia ao seu favor neste momento.
Lembre-se de que, ao digitalizar processos, a sua empresa só tem a ganhar em praticidade, agilidade, segurança e economia de tempo e recursos.
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