O que é automação empresarial e quais setores podem se beneficiar dela

A automação empresarial é uma tendência que vem ganhando cada vez mais espaço no mundo dos negócios por ser um componente essencial da transformação digital.

Ela consiste em usar a tecnologia para automatizar processos, tarefas e atividades que antes eram realizadas manualmente ou com o auxílio de ferramentas rudimentares.

Com a automação, é possível garantir eficiência, produtividade e inovação, bem como promover a redução de custos, erros, desperdícios e retrabalhos. 

Diante de tanta importância, vamos trazer as respostas para as principais perguntas sobre o tema, desde o que é e quais setores podem se beneficiar com ela, até como implementar no seu negócio. Acompanhe!

O que é automação empresarial?

A automação empresarial é o uso de sistemas informatizados, softwares, aplicativos, dispositivos e outras ferramentas tecnológicas para executar processos de forma automática ou semiautomática, sem a intervenção humana ou com uma intervenção mínima.

Ela pode ser aplicada em diversos níveis e áreas da empresa, desde os processos operacionais até os processos gerenciais. 

Alguns exemplos de automação no dia a dia demonstram que ela já está integrada na rotina corporativa, como enviar um e-mail, emitir uma nota fiscal, gerar relatórios analíticos e realizar assinaturas eletrônicas.

Setores que se beneficiam da automação empresarial

A automação empresarial pode ser aplicada em praticamente todos os setores e departamentos de uma organização. 

No entanto, algumas áreas se destacam pelo potencial de ganho que a automação pode proporcionar. Veja alguns exemplos:

Marketing

O marketing é uma área que se beneficia muito da automação empresarial. Com ela, é possível automatizar diversas atividades relacionadas à captação, nutrição e conversão de leads (potenciais clientes), tais como:

• Segmentação e personalização de ofertas;
• Criação e disparo de campanhas de e-mail marketing;
• Monitoramento e análise do comportamento dos consumidores;
• Integração com outras plataformas de comunicação, como redes sociais e blogs.

A automação do marketing permite aumentar o alcance, a relevância e a efetividade das estratégias de marketing digital, o que otimiza o tempo, o custo e o retorno sobre o investimento (ROI).

Segundo dados da Statista, a expectativa é que o mercado de automação do marketing alcance US$21,3 bilhões até 2032. 

Vendas

O setor de vendas é de fundamental importância para o negócio, pois está diretamente ligado à lucratividade.

A automação empresarial, no que diz respeito ao processo comercial, envolve diversas atividades, tais como:

• Qualificação e priorização de leads;
• Agendamento e realização de contatos;
• Envio de propostas e orçamentos;
• Negociação e fechamento de contratos;
• Pós-venda e fidelização de clientes.

Com o uso da tecnologia para executar esses processos, é possível aumentar a produtividade, a eficiência e a lucratividade da equipe comercial. 

E o resultado é ainda melhor: atendimento qualificado, satisfação e retenção dos clientes.

Atendimento ao consumidor

Segundo o Relatório de Tendências da Zendesk 2025, 61% dos consumidores esperam um atendimento mais personalizado com o uso de Inteligência Artificial. 

Para atender a essa demanda, muitas organizações automatizaram diversas atividades de atendimento ao consumidor. 

Alguns exemplos de automação no dia a dia desse setor são:

• Encaminhamento e acompanhamento de chamados;
• Criação e atualização de uma base de conhecimento;
• Pesquisa de satisfação e avaliação da qualidade do serviço;
• Disponibilização de canais de autoatendimento, como FAQs e tutoriais;
• Utilização de chatbots e assistentes virtuais para interagir com os clientes.

Essas práticas proporcionam melhor experiência do consumidor e promovem a confiança e a lealdade dos clientes, além de reduzir o tempo de espera, o número de reclamações e o custo operacional.

Área contábil e fiscal

O excesso de burocracia no Brasil é uma das grandes dores da área contábil e fiscal. Nesse contexto, a automação nas empresas pode otimizar bastante o trabalho do setor, especialmente com a vigência da Reforma Tributária.

Ela traz maior precisão, segurança e conformidade dos dados, o que evita erros, fraudes e multas vultosas do Fisco.

E quais atividades são passíveis de automação? Veja a seguir:

• Conciliação bancária e contábil;
• Geração e envio de obrigações acessórias;
• Cálculo e pagamento de impostos e tributos;
• Emissão e recebimento de notas fiscais eletrônicas;
• Elaboração e análise de demonstrativos financeiros.

Gestão de contratos

A gestão de contratos é uma atividade essencial para qualquer empresa que realiza negócios com fornecedores, clientes, parceiros ou colaboradores. 

Contratos de prestação de serviços ou de compra e venda, por exemplo, fazem parte do dia a dia de qualquer negócio.

Utilizar a automação empresarial é uma forma de facilitar a rotina dos setores envolvidos com essa gestão. Isso porque é possível automatizar diversas etapas do ciclo de vida, como:

• Criação e revisão de modelos de contratos;
• Envio e recebimento de documentos;
• Assinatura eletrônica de contratos;
• Armazenamento e organização de contratos;
• Controle de prazos, renovações e rescisões.

Ter contratos digitais é sinônimo de agilidade e padronização, sem perder validade jurídica, autenticidade e integridade das informações.

Logística

A logística é uma área que envolve diversos processos complexos e interdependentes, como planejamento, transporte, armazenagem, distribuição e entrega. 

E como adotar a automação de empresas nesse setor? 

É possível utilizar a tecnologia para fazer controle de estoque e inventário, roteirização e otimização de rotas, rastreamento e monitoramento de cargas.

Com as ferramentas certas, o gestor consegue, inclusive, realizar a integração com transportadoras e operadores logísticos.

As consequências da logística 4.0 são muito positivas, pois ocorre redução de custos, prazos e riscos operacionais, além de melhorar a qualidade, a eficiência e a satisfação dos clientes.

Recursos Humanos

Por fim, outro setor que pode se beneficiar da automação empresarial é o departamento de recursos humanos.

Ele é responsável por gerir o capital humano da empresa, e isso envolve diversas atividades, como:

• Gestão do clima organizacional;
• Folha de pagamento e benefícios;
• Recrutamento e seleção de candidatos;
• Avaliação de desempenho e feedbacks;
• Treinamento e desenvolvimento de funcionários, dentre outras.

Utilizar tecnologias nessas tarefas traz maior produtividade, motivação e engajamento dos funcionários, pois o setor consegue realizar várias atividades fundamentais para o clima organizacional.

Com a automação dos recursos humanos, você obterá uma melhora substancial no ambiente de trabalho e nos resultados da empresa.

Quais são as vantagens da automação empresarial?

A automação nas empresas brasileiras e estrangeiras traz uma série de vantagens para o negócio. Veja algumas delas:

Economia de custos

Mão de obra, infraestrutura, materiais, energia elétrica. Esses são apenas alguns recursos necessários para realizar os processos manualmente ou com ferramentas rudimentares que você economiza ao adotar a automação de empresas.

Quer alguns exemplos práticos? 

Ao automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas, a empresa reduz custos com papel, impressora, correio e armazenamento físico dos documentos.

Padronização de processos

Uma das consequências mais positivas da automação empresarial é a padronização dos processos internos da organização. 

Isso significa que eles serão realizados da mesma forma e com a mesma qualidade em todas as ocasiões, o que evita inconsistências, divergências e conflitos entre as áreas e os funcionários da empresa. 

Por exemplo, ao automatizar o envio de campanhas de e-mail marketing, a empresa pode garantir que todas as mensagens sejam enviadas no mesmo formato, no mesmo horário e para o mesmo público-alvo.

Essa padronização também facilita o controle, a gestão e a melhoria contínua dos processos. 

Com a geração automatizada de relatórios e indicadores de desempenho, a empresa pode acompanhar e avaliar os resultados dos seus processos de forma mais fácil e rápida.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade é outra grande vantagem da adoção da tecnologia, pois os processos se tornam mais rápidos, eficientes e integrados. 

Quando a equipe de vendas automatiza o agendamento e a realização de contatos com os clientes potenciais (leads), ela pode aumentar o número de oportunidades geradas e fechadas.

Se a equipe de atendimento ao cliente utilizar chatbots ou assistentes virtuais, os funcionários podem se concentrar em casos mais complexos ou que exigem um contato humano.

Ou seja, a automação de empresas contribui para o aumento da capacidade produtiva e do valor agregado da empresa ao liberar os funcionários para a execução de tarefas mais estratégicas e menos operacionais.

Redução de falhas

O uso de sistemas informatizados confere maior precisão, confiabilidade e segurança na execução das atividades empresariais. Ou seja, reduz as falhas nos processos.

Já pensou se tivesse que fazer, manualmente, a conciliação bancária e contábil? Há grandes chances de erros de digitação, de cálculo ou de registro que podem comprometer a confiabilidade dos dados.

Por outro lado, automatizar o rastreamento e o monitoramento de cargas faz com que a empresa evite atrasos, extravios ou danos que podem gerar reclamações ou indenizações.

Com a tecnologia, é possível evitar esses erros, prejuízos, retrabalhos, desperdícios e insatisfação dos clientes. 

Assertividade na tomada de decisão

Com a transformação digital, muitas empresas se tornaram orientadas a dados. Esse é um grande benefício da automação empresarial: utilizar dados atualizados, relevantes e confiáveis para a análise e o planejamento das ações. 

Vamos pegar como exemplo o comportamento dos consumidores atuais. 

Ao automatizar a coleta e o tratamento de dados sobre esse comportamento, o gestor consegue identificar as suas necessidades, preferências e expectativas e oferecer soluções personalizadas.

É uma tomada de decisão fundamentada que o permite aproveitar uma oportunidade e potencializar os pontos fortes, certo?

Esses dados também podem vir da automatização da geração de relatórios e indicadores de desempenho. 

Com eles, a empresa pode avaliar os resultados dos seus processos e implementar melhorias contínuas.

Em suma, o uso de sistemas informatizados contribui para a melhoria da inteligência, da estratégia e da competitividade da empresa.

Inovação

Se estamos abordando o uso da tecnologia para eliminar ou reduzir a interferência humana nos processos empresariais, certamente estamos falando também em inovar.

A automação empresarial estimula a inovação, pois os sistemas informatizados permitem criar novas soluções, produtos ou serviços que atendam às necessidades e às expectativas dos clientes. 

A mera automação de marketing na criação e no disparo de campanhas de e-mail marketing, por exemplo, permite testar diferentes formatos, conteúdos e ofertas e verificar quais geram mais engajamento e conversão.

Outro exemplo é o uso de assinatura eletrônica em contratos empresariais. Com ela, você garante adequação às normas legais vigentes no Brasil e vai além, oferecendo mais praticidade e segurança aos seus clientes.

A inovação permite, portanto, que a organização acompanhe as tendências e as mudanças do mercado, mantendo-se atualizada e competitiva. 

Maior competitividade

Por fim, outra importante vantagem da automação empresarial é o aumento da competitividade da empresa, pois ela se torna mais eficiente, produtiva, lucrativa e inovadora. 

Com todos os demais benefícios apontados, a consequência natural da organização é melhorar seus processos internos. 

Ao entregar mais qualidade e agilidade na prestação de serviços ou na produção de mercadorias, vem a satisfação e a fidelização dos clientes. É o primeiro passo para a conquista de novos mercados. 

Um bom exemplo de automação no dia a dia que mostra a possibilidade de garantir maior competitividade é o atendimento ao cliente. 

Se os profissionais se dedicam a atender o consumidor com atenção, pois têm tempo e estratégia, sua empresa pode melhorar a sua reputação, a sua imagem e a sua recomendação.

Como implementar a automação empresarial?

Para implementar a automação empresarial, é preciso seguir alguns passos básicos. Veja quais são eles:

Faça um diagnóstico da situação atual

O mapeamento dos processos existentes na sua empresa é fundamental. Saiba como eles são realizados e quais são os seus resultados. 

Avalie quais são os pontos fortes e os pontos fracos, bem como as oportunidades de melhoria, identifique gargalos, redundâncias e tarefas repetitivas que consomem tempo e recursos. 

Conte  com a participação de diferentes áreas da empresa para conseguir analisar as necessidades e desafios específicos de cada setor.

Defina os objetivos e as /metas da automação

Quais são os objetivos e as metas que você quer alcançar com a automação dos seus processos? Fazer essa reflexão é essencial para definir prioridades. 

Reduzir custos, aumentar a produtividade, oferecer uma melhor experiência aos clientes são exemplos de objetivos.

Independentemente da sua escolha, é importante definir metas mensuráveis para que seja possível monitorar os resultados e ajustar a estratégia ao longo do tempo.

Estabeleça prioridades

Nem todos os processos precisam ser automatizados ao mesmo tempo. Depois de avaliar o quadro geral da empresa e definir metas, priorize aqueles que trazem maior impacto para a empresa ou que apresentam problemas críticos.

Uma boa prática é começar com processos simples, de fácil implementação. Dessa forma, você pode obter resultados rápidos sem precisar de altos investimentos. 

Outra opção é automatizar processos estratégicos, como a gestão de estoques, financeiro e atendimento ao cliente.

Além de considerar fatores como o custo da implementação e o tempo necessário para o retorno sobre o investimento (ROI), avalie também a adaptabilidade da equipe às mudanças. 

Escolha as tecnologias adequadas

Pesquise quais tecnologias estão disponíveis no mercado e podem atender às suas necessidades e aos seus objetivos. Compare funcionalidades, custo-benefício e condições de cada uma. 

Escolha aquelas compatíveis com a sua infraestrutura, com o seu orçamento e com o seu nível de maturidade digital.

Além disso, considere também o suporte técnico oferecido pelos fornecedores e a facilidade de uso das soluções. Opte por tecnologias intuitivas, que minimizem a curva de aprendizado. 

Capacite os seus funcionários

A tecnologia só será eficiente se for bem utilizada pelas pessoas, por isso treine e capacite os seus funcionários para que eles possam usar os sistemas de forma correta, segura e eficiente. 

Explique os benefícios da automação (para eles e para a empresa) e incentive-os a dar sugestões, feedbacks e melhorias nos processos automatizados. Isso também ajuda a reduzir as resistências à mudança, bem como identificar problemas com agilidade.

Incentive também a troca de conhecimentos entre os colaboradores e crie um ambiente colaborativo, promovendo o engajamento de todos. 

Monitore e avalie os resultados

A automação é um processo dinâmico, que deve ser otimizado de forma contínua para acompanhar as demandas do mercado e as mudanças nas operações da empresa.

Por isso, acompanhe e avalie os resultados da automação dos seus processos regularmente. 

Estabeleça indicadores de desempenho (KPIs) como redução de custos, ganho de produtividade ou aumento da satisfação do cliente.

Verifique se os objetivos e as metas foram alcançados ou se há necessidade de mudanças ou melhorias com o auxílio de indicadores de desempenho.

Como escolher as melhores tecnologias de automação empresarial?

Escolher as tecnologias certas é uma etapa importante para garantir o sucesso da implementação da automação na sua empresa. 

Confira algumas dicas podem ajudar a identificar as melhores soluções para o seu negócio:

• Avalie a escalabilidade: escolha ferramentas que acompanhem o crescimento da empresa. Tecnologias escaláveis permitem ampliar o uso conforme as demandas aumentam, sem necessidade de substituir sistemas;
• Compare as opções disponíveis: explore as tecnologias específicas para o seu setor e compare diferentes soluções. Considere as funcionalidades, compatibilidade e reputação do fornecedor no mercado;
• Realize testes antes da implementação: sempre que possível, opte por demonstrações ou períodos de teste gratuito, que permitem uma avaliação prática da ferramenta antes de fechar negócio;
• Analise o suporte técnico: procure por um fornecedor que ofereça suporte técnico confiável, com atendimento ágil e eficaz para resolver problemas ou dúvidas sem prejudicar a operação;
• Entenda as necessidades da empresa: priorize ferramentas que ajudem a solucionar os gargalos operacionais e foquem nas áreas que mais precisam de automação;
• Priorize a integração: certifique-se de que a tecnologia escolhida possa ser integrada aos sistemas já utilizados pela empresa para garantir processos mais eficientes.

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E o melhor: reduz custos com impressão, envio e armazenamento de documentos.

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Conclusão

A automação empresarial já não é mais uma tendência de mercado, mas uma necessidade. O uso de tecnologia nos processos internos é uma forma de sobrevivência de qualquer empresa.

Afinal, a transformação digital está em curso para tornar as organizações mais eficientes, produtivas, competitivas e inovadoras. Ter sistemas informatizados, softwares e aplicativos assumindo tarefas burocráticas é um ótimo passo para isso.

E essas tecnologias podem ser aplicadas em diversos níveis e áreas da empresa, desde os processos operacionais até os processos gerenciais. 

Basta que o gestor mapeie os processos, defina metas, escolha e implemente as tecnologias, capacite os seus funcionários, monitore e avalie os resultados.

Está pronto para ingressar nesta jornada? Aproveite para conferir também o nosso conteúdo sobre automação de processos.