Como funciona o home office: tudo sobre esse modelo de trabalho

Você sabe como funciona o home office? Em tradução literal, seria um escritório em casa, certo? Mas será que isso é o mesmo que trabalho remoto?

Apesar de ser adotado há alguns anos em determinados segmentos, esse modelo de trabalho se popularizou recentemente no Brasil e vem ganhando adeptos no mundo inteiro.

Além dos benefícios que os tipos de trabalho home office proporcionam, conta a seu favor o fato de que muitas profissões podem ser executadas à distância. 

Vamos mostrar como funciona o home office, como implantá-lo na empresa e como a lei enxerga essa modalidade de trabalho.

Vamos lá?

Qual o significado de home office?

O home office é um tipo de trabalho realizado a distância. Nele, o colaborador utiliza ferramentas específicas, como um computador conectado à internet e plataformas em nuvem, para trabalhar de casa. 

E qual a tradução para home office? Escritório em casa. Ou seja, é um tipo de trabalho remoto ou teletrabalho. 

A lei do home office na CLT define o teletrabalho no artigo 75-B: 

Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não se configure como trabalho externo.

Agora que você já sabe mais sobre o home office e a sua definição, vamos ver como ele funciona!

Como funciona o home office?

Um colaborador que trabalha remotamente precisa ter toda a infraestrutura necessária para realizar suas atividades profissionais de casa, certo?

Então, como funciona o home office? É preciso que o trabalhador reproduza, em sua própria casa, as condições de trabalho na empresa.

Isso significa ter as ferramentas que facilitam a comunicação, como conexão à internet, ambientes virtuais para reuniões e ferramentas de interação, além de um computador e uma cadeira ergonômica. 

Existem dois tipos de trabalho home office:

• Trabalho 100% remoto: o profissional trabalha exclusivamente fora do estabelecimento da empresa e eventuais reuniões são feitas por videoconferência;
• Trabalho híbrido: é a mistura do trabalho remoto com o presencial. O empregado trabalha alguns dias da semana na sede ou no escritório e outros em casa.

O home office em si não muda conforme seus tipos, consegue perceber? Em ambos, o colaborador trabalha alguns dias em casa.

Para que o trabalho seja bem executado, há algumas características que facilitam a adaptação do profissional. Veja o que é necessário:

• Autonomia: o colaborador deve ter capacidade de exercer suas atividades de forma autônoma, sem a supervisão constante de um superior hierárquico;
• Concentração: o ambiente doméstico pode apresentar muitas distrações e o profissional deve se blindar delas para conseguir um bom desempenho;
• Disciplina: a autonomia envolve também a capacidade de estabelecer seus próprios horários de trabalho e criar uma rotina para execução das tarefas. Isso depende diretamente da disciplina.

Ou seja, além da reprodução das condições de trabalho da empresa, o colaborador precisa desenvolver algumas habilidades, como autonomia e disciplina, para garantir a execução das tarefas.

Após compreender mais sobre como funciona o home office, o significado fica mais claro. Então, vamos ver o que as leis trabalhistas falam sobre este tipo de trabalho!

O que diz a legislação trabalhista sobre o trabalho home office?

A Lei nº 13.467/2017, também conhecida como Reforma Trabalhista, incorporou à CLT algumas normas específicas sobre o teletrabalho. De forma resumida, os colaboradores em home office possuem os mesmos direitos de quem trabalha presencialmente.

Isso envolve salário, férias, FGTS, auxílios, 13°, mas também questões relacionadas à jornada de trabalho.

Imagine que um profissional trabalhe 40 horas semanais. Será que é possível fazer o controle de jornada desse colaborador quando ele atua de forma remota? 

É obrigação da empresa fazer esse controle, inclusive das horas extras. Em geral, usa-se o login no sistema empresarial, mas o que vai ditar a jornada é a produtividade do colaborador. 

Você pode conferir todas as normas relativas ao home office do artigo 75-A em diante da CLT, ok?

Agora que você já sabe como funciona o home office, vamos entender a diferença entre essa modalidade e o conceito de teletrabalho?

Qual a diferença de teletrabalho para home office?

A principal diferença entre teletrabalho e home office é a forma como essas modalidades são regulamentadas pela legislação trabalhista. O teletrabalho tem regras próprias e específicas, enquanto o home office segue as mesmas normas do trabalho presencial. 

Na prática, são duas formas de trabalho que podem ser realizadas fora das dependências da empresa, mas que possuem diferenças importantes no dia a dia.

O teletrabalho é uma modalidade prevista na legislação trabalhista desde a Reforma Trabalhista de 2017, que se caracteriza pela prestação de serviços fora do ambiente físico da empresa, utilizando tecnologias de informação e comunicação. 

Assim, o teletrabalhador não está sujeito ao controle de jornada e não recebe horas extras ou adicionais noturnos. Ele também tem direito a receber do empregador os custos relacionados ao trabalho remoto, como equipamentos e internet. 

É importante destacar que o teletrabalho deve estar previsto no contrato de trabalho e pode ser alterado para o presencial mediante acordo entre as partes e um prazo mínimo de 15 dias.

O home office, por outro lado, é uma forma de trabalho convencional realizada em casa, sem alterar as regras do contrato de trabalho. Ele pode ser adotado em situações pontuais ou regulares, mas não tem caráter permanente. 

O home office está sujeito ao controle de jornada e ao pagamento de horas extras e adicionais noturnos. 

Além disso, não exige o uso de tecnologias de informação e comunicação, podendo ser realizado com os recursos disponíveis na residência do trabalhador. 

Diante disso, podemos observar que o teletrabalho oferece mais liberdade e flexibilidade ao trabalhador, mas também implica na perda de alguns direitos.

O home office, por sua vez, mantém os mesmos direitos e deveres do trabalho presencial, mas também exige o mesmo cumprimento de horários e metas.

Quem pode trabalhar nesse formato?

Em teoria, qualquer profissional pode trabalhar de casa se conseguir exercer suas funções por meio de um computador.

Você sabia que 49% dos funcionários brasileiros têm o sonho de trabalhar em casa? Quase metade dos trabalhadores querem usufruir dos benefícios deste tipo de trabalho, dado coletado pela pesquisa “Hábitos do trabalho”, da Ipsos em parceria com a Alelo.

A restrição fica para aqueles trabalhadores que interagem com máquinas ou fazem trabalhos não suportados pela tecnologia. É o que acontece com os profissionais de chão de fábrica e linha de produção, plantonistas da área de saúde e outros.

Áreas para trabalhar home office

Segundo uma pesquisa da plataforma Cortex, os setores que mais oferecem vagas home office são os de tecnologia e serviços, com aproximadamente 18.703 oportunidades. Em seguida, estão os setores de varejo, com 3.163, e financeiro, com 1.627.

Dentro do setor de tecnologia, algumas profissões se destacam, como:

• Analista de dados;
• Analista de sistemas;
• Programador;
• Designer;
• Redator;
• Tradutor;
• Consultor;
• Coach.

É fácil entender como funciona o home office nesses casos e como a modalidade se encaixa na rotina dessas áreas: essas profissões exigem principalmente o uso de um computador e uma boa conexão com a internet, além de habilidades específicas de cada área.

Outros setores que também possibilitam o home office são os de educação, vendas, contabilidade e recursos humanos. 

Nesses casos, é possível exercer funções como professor, tutor, vendedor, contador, assistente de RH e outras que envolvem o contato com clientes, alunos ou colaboradores por meio de plataformas digitais. Essas funções requerem também boa comunicação, organização e planejamento.

Como trabalhar em home office?

Trabalhar em home office pode ser uma ótima opção para quem busca mais flexibilidade, autonomia e qualidade de vida. 

No entanto, também pode trazer alguns desafios, como a falta de interação social, a dificuldade de separar o trabalho da vida pessoal e a necessidade de se organizar e se disciplinar.

Para trabalhar em home office, é importante incentivar seus colaboradores a terem alguns cuidados, como definir um espaço adequado para o trabalho, estabelecer uma rotina e horários, evitar distrações e interrupções e manter o contato com a equipe e a empresa. 

Além de entender como funciona o home office, é importante também seguir algumas dicas para aproveitar ao máximo os benefícios do regime de trabalho e evitar os possíveis problemas.

• Estabeleça uma rotina: ter horários definidos para começar e terminar o trabalho, fazer pausas e almoçar ajuda a manter o foco e a produtividade. Além disso, evita que você trabalhe demais ou de menos e prejudique sua saúde e seu desempenho.
• Crie um ambiente adequado: escolha um local da casa que seja confortável, silencioso, iluminado e ventilado. Invista em uma cadeira ergonômica, uma mesa espaçosa e os equipamentos necessários para realizar suas atividades. Evite trabalhar na cama, no sofá ou na cozinha, pois isso pode afetar sua postura, sua concentração e sua motivação.
• Mantenha a comunicação: use as ferramentas disponíveis para se comunicar com seus colegas, chefes e clientes. Faça reuniões online, envie mensagens, ligue ou faça videochamadas sempre que precisar. Isso ajuda a manter o alinhamento, o feedback e o relacionamento com sua equipe de trabalho.
• Cuide de si mesmo: não se esqueça de cuidar da sua saúde física e mental. Faça alongamentos, exercícios físicos e atividades que te relaxem. Alimente-se bem, beba água e durma o suficiente. Reserve um tempo para se divertir, se informar e socializar com sua família e seus amigos.

Home office: os prós e os contras

O significado da expressão já pode nos trazer, de imediato, alguns benefícios desta modalidade de trabalho, certo?

Por isso, saber como funciona o home office é fundamental para conhecer as suas vantagens e desvantagens! Separamos alguns desses pontos para compartilhar com você, confira a seguir:

Prós

Trabalhar em casa pode trazer muitos benefícios para o profissional, tais como:

• melhor gestão do tempo;
• redução de custos com deslocamento, alimentação e vestuário;
• maior autonomia e flexibilidade na condução de seus projetos e tarefas.

Inclusive, uma pesquisa da Indeed aponta que 75% dos trabalhadores remotos citam o equilíbrio entre vida profissional e trabalho como o principal benefício.

Tudo isso são bons motivos para trabalhar em home office, certo? O resultado disso é a maior motivação decorrente do bem-estar. 

E para as empresas? Em primeiro lugar, o funcionário em home office é mais produtivo. Isso é o que aponta uma pesquisa da Universidade de Stanford, divulgada pela Fast Company.

O estudo da Indeed também traz outros motivos para trabalhar em home office, tais como:

• Redução da taxa de turnover;
• Redução na taxa de absenteísmo;
• Aumento do engajamento dos profissionais;
• Economia de custos operacionais e nos custos com benefícios.

No entanto, ainda pensando em como funciona o home office, conseguimos encontrar algumas desvantagens.

Contras

Uma das desvantagens relevantes de ter profissionais trabalhando em casa é a falta de contato pessoal.

Na pesquisa da Indeed, os entrevistados acreditam que estar fora do escritório resulta em menos visibilidade e acesso à liderança. 

Até por isso, mesmo que exista a possibilidade de permanecer em casa para trabalhar, muitos colaboradores vão ao escritório diariamente.

Há, ainda, outras pesquisas, como a publicada pela Harvard Business Review, que mostram que trabalhadores remotos são mais propensos a se sentirem deixados de fora e preocupados com comentários negativos por parte de seus colegas.

Ou seja, assim como existem motivos positivos no trabalho home office, há também alguns pontos de atenção que devem ser considerados. 

Entender como implementar essa modalidade de maneira eficiente é fundamental para aproveitar os benefícios e amenizar os pontos negativos.

Como implantar o home office na sua empresa?

Você já sabe como funciona o home office, seus tipos, as vantagens e as desvantagens. Agora suponha que a direção da empresa resolveu implementar essa modalidade de trabalho.

Como fazer isso? Existem 3 passos básicos que você, gestor, pode seguir:

• Fortaleça a autonomia na cultura organizacional: seus colaboradores devem se sentir incentivados a executarem suas atividades de forma autônoma para que não tenham dificuldades em realizá-las em casa. É importante colocar a autonomia como um valor da empresa.
• Fixe regras para o trabalho remoto: os colaboradores devem ter diretrizes para saber o que é ou não permitido no home office, além de um fluxo de trabalho bem definido. 
• Tenha uma plataforma de comunicação interna: a comunicação é o pilar do trabalho home office. Portanto, além de determinar as regras, escolha as plataformas em que os colaboradores manterão contato e diálogo diário.

Além de seguir esses três passos primordiais para implementar o teletrabalho, há boas práticas no home office para motivar e engajar seus times.

Um exemplo para facilitar a rotina corporativa a distância é o sistema TOTVS Assinatura Eletrônica, ideal para otimizar os processos burocráticos da sua empresa.

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Como engajar e gerenciar sua equipe em home office

Entender a fundo como funciona o home office em empresas é o primeiro passo para saber como gerenciar uma equipe remota, mas existem outros pontos importantes para garantir o engajamento e a produtividade a distância.

Separamos algumas dicas para ajudar no processo. Veja! 

Estabeleça metas

Um gestor com uma equipe em home office deve ter clareza que cada profissional lida de um modo com o trabalho remoto. Há quem prefira trabalhar mais cedo, enquanto outros preferem aproveitar a noite.

Para que todos sejam produtivos, é preciso ter metas individuais e coletivas bem claras e um cronograma de responsabilidades. 

Invista na comunicação entre as equipes

Facilitar a comunicação é o cerne do home office. As equipes têm em seus líderes e gestores os principais pontos de contato. Entre si, precisam dialogar constantemente para uma entrega de qualidade.

Por isso, é fundamental garantir um fluxo de informações constante e transparente, sem ruídos que prejudiquem o andamento das atividades.

Promova treinamentos

Muito além de entender como funciona o home office, equipes remotas precisam de treinamento tanto quanto os profissionais presenciais. O mercado está em constante evolução, em todos os segmentos econômicos e é fundamental acompanhar as inovações.

Por isso, sempre que tiver novidades relevantes em seu mercado, monte um treinamento para sua equipe, que poderá ser ministrado por videoconferência.

Faça reuniões curtas e objetivas

Para que o trabalho do gestor dê resultados em uma equipe remota, é preciso ter reuniões para alinhar metas e avaliar resultados.

Como não existem aqueles “encontros de corredor”, essas reuniões precisam ser mais constantes. Por outro lado, é interessante que elas sejam mais rápidas e objetivas, já que acontecerão mais vezes.

Ofereça as ferramentas necessárias

É papel da empresa oferecer as ferramentas necessárias para que o time possa fazer o trabalho. 

Por isso, investir em sistemas de gestão de projetos, um bom sistema para compartilhamento de materiais, além de computador ou notebook, proporciona que os colaboradores possam trabalhar adequadamente.

Oferecer essas ferramentas aos seus funcionários é uma forma de demonstrar que você se preocupa com o bem-estar e o desempenho deles, além de contribuir para a sua satisfação e motivação.

O futuro do trabalho home office

Pensar em como funciona o home office e no momento atual em que vivemos pode nos trazer a dúvida sobre como esse regime de trabalho será no futuro.

O crescimento do home office não apenas alterou a forma como trabalhamos, mas também tem influenciado as culturas corporativas, estilos de vida e economias globais.

Muitas empresas já optaram pelo modelo híbrido para aproveitar os benefícios e evitar os malefícios, por exemplo. 

Seja qual for a sua intenção enquanto gestor, podemos pensar em três aspectos do futuro do home office:

• Gestão data-driven: a gestão orientada por dados, com coleta e análise eficientes, é fundamental para ter controle sobre as operações em home office;
• Desenvolvimento de novas habilidades profissionais: trabalhar em casa demanda um alto nível de colaboração, inteligência emocional, autogestão para garantir as entregas e muito mais;
• Flexibilidade é o novo padrão: o home office traz consigo a possibilidade de o profissional se autogestionar, inclusive em relação ao horário e à forma de trabalho. Com uma comunicação clara com os gestores, é possível encontrar o método mais eficiente para cada um;
• Surgimento de novas normas: com a flexibilização da jornada de trabalho, a tendência é que novas legislações sejam criadas para acompanhar as mudanças do mercado de trabalho, assim como assegurar os direitos e deveres dos trabalhadores e também dos contratantes;
• Fortalecimento de experiências mais humanizadas: o foco na humanização das relações de trabalho tem ganhado cada vez mais destaque na cultura organizacional, como um caminho para promover o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, garantindo o bem-estar dos colaboradores.

Outro aspecto importante do futuro do home office vem exatamente do que o viabilizou: a transformação digital e as tecnologias. 

Ao lado dessas tecnologias, o RH exerce um papel cada vez mais forte e estratégico nas empresas. Isso porque o setor é peça chave para organizar os modelos de trabalho e garantir colaboradores produtivos em qualquer cenário.

RH da TOTVS

A combinação de tecnologia e RH estratégico é um dos pilares para ter uma estrutura de home office eficiente na empresa. 

Pensando nisso, a TOTVS desenvolveu tecnologias completas para garantir uma gestão mais humana e estratégica no seu negócio.

Com os sistemas, você tem acesso a ferramentas para melhorar processos essenciais, como controle de ponto e folha de pagamento, além de soluções exclusivas para otimizar a gestão de um escritório flexível.

Admissão digital com entrega de documentos online, digital workplace personalizado e gestão de benefícios flexíveis fazem parte dessas soluções. 

São sistemas pensados não apenas para aumentar a eficiência da sua gestão de RH, mas também para trazer autonomia e garantir o protagonismo do colaborador.

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Conclusão

Saber como funciona o home office é fundamental para a empresa e os seus colaboradores, de modo que ambos se beneficiem com ele.

De um lado, a empresa precisa obedecer a legislação trabalhista e fomentar habilidades que favoreçam o trabalho autônomo e colaborativo.

De outro, o profissional deve desenvolver novas competências para executar seu trabalho em um ambiente que pode ter mais distrações.

O resultado pode ser muito positivo, como demonstramos, especialmente com o uso de ferramentas tecnológicas que facilitam esse trabalho.

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