Contrato digital: como funciona, benefícios, como criar e assinar

O contrato digital é uma das inovações que apareceram em decorrência da transformação digital. 

No mundo corporativo, em que os gestores buscam a todo o momento maior agilidade nos processos internos e desburocratização, estes contratos se tornaram uma ferramenta muito valiosa.

Dada sua importância, apontamos neste post o que é contrato digital, como funciona, sua validade e seus benefícios.

Falamos também sobre como criar e assinar este tipo de contrato. Está preparado?

Vem com a gente!

O que é contrato digital?

O contrato feito em ambiente digital é um acordo de vontade entre duas ou mais partes que formalizam o negócio jurídico por meio de um documento em formato eletrônico.

Então, quer dizer que existe contrato de trabalho digital? Sim. E não só ele. Além do contrato de trabalho digital, temos contratos digitais de consumo, locação e outros tipos.

Quer saber mais sobre contrato digital, como funciona e sua validade? É só continuar a leitura!

Como funciona o contrato digital?

Este tipo de contrato funciona de maneira semelhante a um contrato tradicional, ou seja, deve conter todos os elementos para ser válido.

De acordo com o artigo 104 do Código Civil, um negócio jurídico é válido se: 

• For realizado de forma prescrita ou não defesa em lei; 
• Tratar de um objeto possível, lícito, determinado ou determinável; 
• For realizado por agente capaz (ter aptidão para exercer pessoalmente os atos da vida civil).

E o contrato digital, como funciona? Ele também seguirá esses três requisitos, pois o Código não impede que o documento seja elaborado em meio digital.

No artigo 107, a lei reforça esse raciocínio: “A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”.

A assinatura de contratos digitais é a grande diferença entre esses dois modelos e é o que dá validade ao documento digital. 

Então o contrato feito em ambiente digital é válido? Sim, se estiver assinado eletronicamente de forma correta.

Contrato digital é válido?

Sim. O contrato digital é válido quando há uma assinatura eletrônica que demonstra que as partes concordam com seus termos.

E como funciona a assinatura digital de contratos? Qual a validade da assinatura digital em contratos?

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 foi editada para “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”.

Essa norma trouxe dois tipos de assinatura eletrônica válidas: 

• Assinatura digital: utiliza a tecnologia da criptografia assimétrica, ou seja, um certificado digital;
• Assinatura eletrônica: qualquer identificação eletrônica aceita, por todas as partes, e confirmada por um conjunto de evidências e dados digitais.  

Então, a validade da assinatura digital em contratos depende de um sistema de assinatura eletrônica.

Entendeu por que o contrato digital é válido? 

Quais são os benefícios dos contratos digitais?

Os contratos elaborados eletronicamente conferem uma série de benefícios para a rotina corporativa. Dentre eles, se destacam:

• Diminuição de custos: ao utilizar o ambiente digital para elaborar contratos, promove-se economia quanto a equipamentos e materiais para impressão de documentos, transporte de documentação e arquivamento;
• Maior organização dos documentos: considerando o alto volume de documentos empresariais, elaborar contratos eletronicamente traz mais organização na hora de organizá-los. Isso porque eles ficam armazenados no sistema de contrato digital, geralmente baseado na nuvem, o que facilita seu acesso e organização;
• Alto nível de segurança: o processo de assinatura eletrônica é inteiramente confiável. Muitas plataformas de assinatura eletrônica utilizam o padrão de criptografia SHA256, uma das mais fortes disponíveis no mercado, e geram protocolos com QR Code e hash única, o que garante a integridade dos arquivos e das assinaturas armazenadas. Há, ainda, a segurança na guarda dos documentos, pois eles são armazenados na nuvem;
• Maior agilidade nos processos: dados da LunarPen apontam que bastam 37 minutos para obter assinaturas em um contrato feito em ambiente digital. Além de otimizar a gestão de contratos de diversos departamentos, como o contrato de trabalho digital, isso facilita a consulta do documento, que está na nuvem. Vale pontuar, ainda, o ganho de produtividade das equipes, que passam a se dedicar a atividades menos burocráticas. 

Como criar um contrato digital?

A forma mais simples de criar um contrato em ambiente digital é utilizar uma plataforma de assinatura, pois ela facilita o momento mais crítico deste processo. 

Vamos ver com detalhes como criar este documento?

Selecione uma plataforma de assinatura

Uma plataforma centralizada para gestão e execução de assinaturas eletrônicas traz tranquilidade ao gestor, pois atesta a validade da assinatura digital em contratos.

Veja alguns pontos para você considerar na hora de escolher sua plataforma de assinatura eletrônica:

• Acesso imediato à função de assinatura eletrônica após a contratação;
• Tecnologia mobile, o que proporciona mais agilidade ao processo de assinatura e validação dos documentos;
• Padrão de criptografia SHA256 ou melhor, o que garante total segurança nas assinaturas eletrônicas ou digitais;
• Processo de assinatura simples, rápido e prático, de modo a acelerar o fluxo dos seus projetos e reduzir a burocracia;
• Conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que permite que a empresa cumpra as normas de proteção de dados sensíveis.

Essa foi a primeira etapa ao pensar em contrato digital, como fazer e validar o documento. Vamos à segunda?

Faça a identificação das partes envolvidas

Após saber como contratar assinatura digital e sua importância na hora de criar um contrato, você deve elaborar o documento.

Primeiramente, as partes contratantes devem ser qualificadas de forma completa, o que evita confusões em eventuais conflitos judiciais. Será preciso ter algumas informações como: 

• Identificação de contratante, contratado e partes interessadas e relacionadas (fiador, cônjuge etc.);
• Dados pessoais das partes, como nome completo, CPF ou CNPJ, RG (da parte ou do representante da pessoa jurídica), endereço completo, estado civil, profissão, e-mail e telefone;
• Dados das testemunhas, como nome completo e CPF.

Insira detalhes do contrato no documento

Como criar um contrato digital sem os principais detalhes do negócio jurídico? Impossível. Por isso, esse é o nosso próximo passo na hora de elaborar contratos digitais.

Quanto mais especificações, mais proteção o contrato confere às partes, evitando ambiguidades e mal-entendidos. 

E quais são os principais detalhes que devem ser colocados? Veja:

• Objeto do contrato;
• Valores envolvidos;
• Condições de pagamento (forma, prazo, número de parcelas, se for o caso);
• Prazo de vigência;
• Outros direitos e obrigações das partes;
• Condições de rescisão; 
• Cláusula de arbitragem. 

Inclua a duração do contrato e cláusulas de cancelamento e reajustes

Seguindo o nosso passo a passo do contrato digital, como fazer e validar o documento, vamos destacar a duração do contrato e as cláusulas de cancelamento e reajustes.

O prazo de duração do contrato depende do tipo de negócio jurídico. Um contrato de trabalho digital, por exemplo, pode ter prazo determinado ou indeterminado. 

As cláusulas de cancelamento são importantes para definir sanções para o fim do contrato antes do prazo. Elas também fixam as hipóteses de rescisão contratual.

Já as cláusulas de reajuste permitem as modificações mediante aditivos contratuais.

Entendeu melhor sobre como criar um contrato eletrônico? Então é hora de aprender como assiná-lo!

Como assinar contrato digital?

A melhor forma de assinar um contrato elaborado eletronicamente é utilizar uma assinatura digital ou eletrônica em plataformas apropriadas para este fim. 

Essa solução pode se integrar com outros sistemas gerenciais, o que facilita ainda mais a vida do gestor.

Como validar esse tipo de contrato?

Para validar um contrato digital, você pode optar por utilizar os dois meios aceitos de assinatura: a assinatura eletrônica (dados de comprovação, como CPF, e-mail, e IP do dispositivo) ou a assinatura digital (com certificado digital). 

Os contratos digitais devem trazer todos os elementos de um documento tradicional. Isso quer dizer que devem apresentar identificação das partes, objeto, cláusulas com direitos e obrigações e assinatura de contratos digitais.

Você acabou de aprender como assinar contrato digital e viu que essa assinatura é o que, de fato, valida o documento. Já sabe como contratar assinatura digital? Com o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

Se você está em busca de um sistema para facilitar a elaboração dos seus contratos em ambiente virtual, precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Essa plataforma foi criada pela maior empresa de tecnologia do Brasil para oferecer total segurança e validade jurídica aos documentos.

Você já sabe que o contrato com assinatura digital tem validade jurídica, mas também viu que é preciso centralizar informações para gestão e execução de assinaturas eletrônicas.

Nossa plataforma é um verdadeiro sistema de contrato digital, pois aborda todas as etapas deste processo, tais como:

• Inscrição e Cadastro;
• Remeter Documentos;
• Assinatura e Devolução;
• Confirmação e Verificação;
• Gestão de Assinaturas.

Essa é a proposta da TOTVS Assinatura Eletrônica. Confira um breve vídeo da ferramenta:

Quer auxílio para elaborar seus contratos no ambiente da transformação digital? Conheça tudo sobre a TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

O contrato digital é um contrato tradicional elaborado, assinado e armazenado em ambiente online. Ele traz maior segurança, organização e agilidade nos processos.

A boa notícia é que ele pode ser usado em várias ocasiões, desde que cumpra os requisitos de validade. O principal deles é a assinatura eletrônica.

Para realizá-la, busque uma plataforma confiável de assinatura eletrônica, como a da TOTVS. Nosso foco é sempre levar soluções inovadoras para sua empresa. Confira também alguns modelos de contrato para facilitar a elaboração dos documentos em sua empresa!