Documentos societários: os principais e como gerenciá-los

Os documentos societários desempenham um papel fundamental na estrutura e funcionamento de qualquer empresa, sendo essenciais para garantir a transparência, o cumprimento de normas legais e a organização das atividades corporativas. 

Desde a constituição até a dissolução de uma sociedade, eles formam a base para registros financeiros, decisões estratégicas e estruturação legal do negócio.

No entanto, a gestão desses documentos pode ser um desafio, especialmente para empresas em crescimento ou com estruturas complexas, que precisam manter a conformidade e, ao mesmo tempo, garantir o acesso ágil às informações. 

Ao longo deste conteúdo, vamos falar sobre os documentos mais importantes e compartilhar dicas para administrá-los de maneira eficiente. Aproveite a leitura!

O que são documentos societários?

Documentos societários são registros formais que estabelecem e documentam a estrutura, os acordos e as operações de uma empresa.

Eles registram desde a criação da empresa, com o contrato social, até decisões importantes, como aumentos de capital, mudanças no quadro societário e atas de assembleias, por exemplo.

Além de garantir a conformidade legal e a transparência nos negócios, esses documentos também são exigidos para a prestação de contas junto a órgãos reguladores e para o cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas. 

Por isso, é importante manter esses registros organizados e atualizados, tanto para proteger os interesses da empresa como para facilitar a tomada de decisões.

Quais são os principais documentos societários?

Os documentos societários são registros essenciais que asseguram a legalidade e organização das empresas. 

Cada um deles cumpre um papel estratégico e organizacional, facilitando auditorias, processos de tomada de decisão e garantindo a segurança jurídica da empresa.

Descubra quais são os principais documentos societários da empresa e suas características a seguir.

CNPJ

O CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é o registro oficial de uma empresa junto à Receita Federal do Brasil. Ele é o número de identificação que habilita a empresa a realizar diferentes atividades, como:

• Emitir notas fiscais;
• Contratar funcionários;
• Realizar operações comerciais;
• Realizar transações financeiras;
• Abertura de contas bancárias empresariais.

Em casos de alterações societárias, como mudanças de endereço, adição ou retirada de sócios, e até mesmo modificações na atividade econômica da empresa, é necessário atualizar esse registro. 

O CNPJ deve ser cadastrado após a elaboração do contrato social, documento sobre o qual falaremos a seguir. 

Contrato social

O contrato social é o documento que define a formação da empresa e os detalhes de sua constituição. Ele estabelece a estrutura inicial e funciona como uma “certidão de nascimento”, pois é a partir dele que o negócio ganha vida jurídica.

Para isso, o registro descreve aspectos organizacionais importantes como:

• Capital social;
• Objeto social (atividade da empresa);
• Detalhes sobre a sede da companhia;
• Participação e responsabilidades dos sócios.

Além disso, o contrato social regulamenta questões sobre a entrada e saída de sócios, a divisão dos lucros e a gestão da empresa. 

Vale destacar que qualquer alteração neste documento deve ser registrada e validada em juntas comerciais.

Estatuto social

Enquanto o contrato social é mais comum em empresas de responsabilidade limitada (Ltda.), o estatuto social é típico das sociedades por ações (S.A.). 

Como ele atende as especificidades das S.A, o estatuto social regulamenta aspectos sobre a emissão e distribuição de ações, os direitos e deveres dos acionistas, e o funcionamento do conselho de administração e demais órgãos internos da empresa.

Por isso, é um documento essencial para regular as relações entre os acionistas e assegurar a governança da empresa.

Alterações no estatuto social devem ser aprovadas em assembleia de acionistas. 

Registro na junta comercial

O registro na junta comercial é um procedimento que formaliza a abertura e regularização da empresa no estado onde ela opera, por isso está entre os documentos societários mais importantes para uma empresa.

Após esse cadastro, um número de identificação é gerado: o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresas), que oficializa a legalidade da companhia. 

A partir disso, o contrato social passa a ter validade oficial e a emissão do CNPJ é liberada. 

O registro na junta comercial é obrigatório para empresas com atividades comerciais, industriais ou prestadoras de serviços. MEIs não precisam fazer esse registro. 

Certidão de regularidade fiscal

A certidão de regularidade fiscal é um documento emitido por órgãos públicos, responsável por comprovar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais, tributárias e previdenciárias. 

O documento pode ser emitido online pelo portal da Receita Federal e é essencial para que a empresa possa participar de licitações, realizar contratos com órgãos governamentais e até firmar parcerias com empresas privadas. 

Sem a certidão, o crescimento do negócio pode ser comprometido, uma vez que muitos acionistas e investidores pedem esse comprovante para verificar a conformidade fiscal. 

Portanto, é um documento que contribui para a transparência e assegura uma imagem de responsabilidade no mercado. 

Balanços e demonstrações financeiras

Os balanços e demonstrações financeiras são documentos societários importantes, uma vez que refletem a saúde econômica da empresa.

De acordo com a Lei 6404/1976, conhecida como Lei da Sociedade por Ação, a diretoria deve elaborar demonstrações financeiras ao final de cada exercício social. Entre elas estão:

• Balanço patrimonial;
• Demonstração dos fluxos de caixa;
• Demonstração do resultado do exercício;
• Demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados;
• Demonstração do valor adicionado, no caso de companhias abertas.

Além de ser um requisito contábil obrigatório, a elaboração desses documentos permite a análise detalhada de ativos, passivos, receitas e despesas do negócio, fornecendo uma visão realista do seu patrimônio e desempenho.

Eles podem ser emitidos anualmente, semestralmente ou até mesmo mensalmente, se a empresa julgar necessário. 

Procurações

As procurações são documentos legais que permitem a terceiros representarem a empresa em determinadas situações, como a assinatura de contratos, participação em reuniões ou realização de operações bancárias.

Ela deve especificar claramente os poderes concedidos e a duração da autorização para evitar problemas legais ou o uso indevido. 

As procurações são fundamentais para situações em que o sócio, administrador ou a diretoria não pode estar presente, pois evitam a interrupção ou atraso de decisões importantes para o negócio.

Termos de transferência de ações

Os termos de transferência de ações são documentos societários que formalizam a passagem de propriedade de ações de uma pessoa para outra. 

Em geral, eles devem ser elaborados por escrito e inscritos no Livro de Registro da empresa, especificando informações como o número de ações transferidas, o valor negociado e a data da transferência. 

Ter esse processo documentado assegura a transparência e o cumprimento dos direitos e deveres dos acionistas, além de contribuir para a segurança jurídica em caso de disputas sobre a titularidade das ações.

Regulamentos internos

Regulamentos internos são documentos que estabelecem normas de conduta, processos internos e diretrizes de funcionamento dentro da empresa. 

Eles servem para alinhar expectativas e assegurar que todos os colaboradores estejam cientes das regras e políticas estabelecidas pela organização.

Podem incluir normas ligadas a questões como:

• Uso de recursos internos;
• Políticas de confidencialidade;
• Orientações de comportamento no ambiente de trabalho;
• Procedimentos para a comunicação de informações sensíveis.

Além de reforçarem a cultura organizacional, os regulamentos internos auxiliam na prevenção de conflitos, facilitam a resolução de problemas e promovem um ambiente de trabalho mais organizado. 

Acordo de acionistas

O acordo de acionistas é um contrato que define os direitos e obrigações dos acionistas, regulando questões estratégicas, como o direito de voto, a administração da empresa e as políticas de distribuição de lucros.

É um recurso especialmente útil para companhias com múltiplos acionistas, pois ajuda a prevenir e resolver divergências de maneira estruturada, bem como a alinhar as expectativas dos sócios. 

O acordo também fortalece a governança corporativa e aumenta a segurança para potenciais investidores.

Contratos de investimento

Os contratos de investimento formalizam as condições de aportes feitos na empresa, seja por investidores individuais, fundos de investimento ou parceiros estratégicos. 

Eles definem o valor do investimento, a participação societária adquirida, as condições de pagamento e os direitos e deveres dos envolvidos nas negociações.

Além de resguardar juridicamente todas as partes, esses documentos societários garantem clareza sobre as responsabilidades e benefícios envolvidos na operação. 

Atas de assembleias

As atas de assembleias são os registros de decisões e discussões ocorridas nas reuniões entre os sócios ou acionistas da empresa. 

Nesse documento, devem constar a data e o local da reunião, a lista de participantes, os tópicos abordados e as decisões tomadas.

Isso ajuda a criar um histórico de debates, análises e deliberações, o que permite consultas futuras sobre situações passadas para embasar novas decisões. Além disso, os registros também são grandes aliados em auditorias e processos legais. 

Como fazer a gestão de documentos societários na empresa?

Uma boa gestão dos documentos societários garante a conformidade legal, a segurança e a transparência dentro da empresa. 

Ao centralizar, controlar e organizar esses arquivos, é possível ganhar agilidade nos processos e evitar a perda de informações. 

Confira abaixo algumas práticas para fazer gestão de documentos mais eficiente:

• Realize auditorias periódicas: revise e atualize regularmente os documentos para assegurar que estão em conformidade com as exigências legais e operacionais da empresa;
• Estabeleça políticas de acesso: para garantir a segurança das informações e prevenir alterações indevidas, defina quem tem autorização para visualizar ou editar determinados documentos; 
• Centralize o armazenamento: utilize uma plataforma digital segura para armazenar todos os documentos em um único local, evitando perda de informações e facilitando o acesso por pessoas autorizadas;
• Automatize notificações de vencimentos: configure alertas que lembrem as equipes responsáveis sobre prazos importantes, especialmente para contratos e certidões que precisam de renovação;
• Mantenha um controle de versões: ao atualizar documentos como contratos e estatutos, preserve as versões anteriores. Dessa forma, você consegue rastrear alterações e entender o histórico de decisões.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Além das dicas compartilhadas acima, outro recurso que ajuda na otimização da gestão de documentos é a assinatura eletrônica. 

O sistema TOTVS Assinatura Eletrônica permite assinaturas digitais seguras e válidas juridicamente, eliminando a necessidade de processos manuais ou em papel e reduzindo o “vai e vem” de contratos.

Com ele, também é possível centralizar o armazenamento de documentos para assegurar o acesso rápido e controlado aos arquivos. 

A solução ainda reúne recursos como o monitoramento de status de assinatura, a confirmação e validação de assinaturas, possibilidade de múltiplos signatários e muito mais.

Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e simplifique a assinatura de documentos na sua empresa.

Conclusão

Como vimos neste conteúdo, a gestão de documentos societários é uma prática essencial para a organização e segurança jurídica de qualquer empresa. 

Saber quais são os documentos mais importantes e ter um processo de gerenciamento eficaz garante o controle e acesso rápido aos documentos, além de evitar problemas legais e tributários. 

A partir disso, a empresa não só otimiza tempo e recursos, mas também fortalece sua conformidade com as exigências legais e regulatórias, favorecendo um ambiente de negócios mais produtivo, estratégico e seguro.

Para complementar essa leitura, aproveite para conferir também o nosso conteúdo sobre gestão de contratos.