Guia completo sobre a gestão de identidades e acesso (IAM)

A gestão de identidades e acesso (IAM – Identity and Access Management) é um processo fundamental dentro do contexto de segurança da informação empresarial.

Ela garante que apenas usuários autorizados possam acessar determinados sistemas e dados corporativos.

Além de proteger informações importantes, essa solução reduz falhas operacionais, garante conformidade com normas de privacidade e otimiza a experiência do usuário.

Continue a leitura para entender como esse gerenciamento funciona e qual sua importância para garantir maior segurança digital, especialmente em processos sensíveis, como assinaturas digitais e transações online.

O que é a gestão de identidades e acesso (IAM)?

A gestão de identidades e acesso, também conhecida pela sigla IAM, refere-se a um conjunto de políticas, processos e tecnologias voltados para controlar o acesso a dados e recursos digitais dentro da empresa.

O objetivo é prevenir problemas como fraudes, acessos indevidos e vazamento de dados. Para isso, a IAM foca em ações para garantir que cada pessoa tenha acesso apenas aos recursos necessários para desempenhar suas funções.

Além de definir permissões e credenciais para usuários, também possibilita um monitoramento das interações que acontecem dentro do ambiente digital da empresa. 

Como funciona a gestão de identidades e acessos?

A IAM funciona como um centro de controle, responsável por gerenciar as permissões de usuários e proteger dados sensíveis. 

Para isso, ela atua em duas frentes principais: o gerenciamento de identidades e o gerenciamento de acessos. 

Essa atuação costuma envolver processos automatizados de identificação, autenticação e autorização para garantir que os usuários tenham os níveis certos de permissão dentro de um sistema corporativo.

Vamos entender melhor cada um dos aspectos da gestão de identidades e acesso. 

Gerenciamento de identidades

O gerenciamento de identidades é a etapa responsável por controlar e administrar as credenciais dos usuários que devem acessar os sistemas da organização.

Isso envolve desde a criação até a manutenção e a exclusão de identidades digitais. 

É um processo essencial para assegurar que cada colaborador, cliente ou parceiro tenha um perfil único e seguro no ambiente digital da empresa.  

Algumas práticas importantes no gerenciamento de identidades incluem:

• Provisionamento e desprovisionamento de usuários: processo que define quem pode acessar cada sistema, concedendo ou removendo permissões conforme necessário;
• Login único (SSO – Single Sign-On): consiste em um único conjunto de credenciais utilizado para acessar múltiplos sistemas;
• Autenticação multifator (MFA): recurso que exige mais de uma forma de autenticação para conceder acesso.

Gerenciamento de acessos

O gerenciamento de acessos, por sua vez, determina quais permissões cada usuário ou grupo pode ter dentro de um sistema. 

A ideia é limitar os acessos conforme as necessidades operacionais de cada usuário. Assim, é possível evitar a violação de dados sensíveis.

Por exemplo, um colaborador de TI pode ter acesso administrativo a determinadas ferramentas para solucionar problemas de redes, enquanto um colaborador de outro departamento só pode utilizar funcionalidades básicas.

Algumas das principais abordagens do gerenciamento de acessos são:

• Políticas de acesso condicional: são regras específicas para determinados contextos, como exigir autenticação adicional quando um usuário tenta acessar o sistema de um dispositivo desconhecido;
• Controle baseado em atributos (ABAC – Attribute-Based Access Control): acesso concedido com base em fatores específicos, como localização, horário de login ou dispositivo utilizado;
• Controle baseado em funções (RBAC – Role-Based Access Control): permissões concedidas com base no cargo ou função do usuário na empresa.

Por que o IAM é importante para as empresas?

Com o aumento das ameaças cibernéticas, o gerenciamento de identidade e acesso tem se tornado cada vez mais essencial para fortalecer a segurança digital.

De acordo com relatório da Verizon, 86% das violações de dados envolvem o uso de credenciais roubadas. 

Isso mostra como falhas na autenticação e no controle de acessos podem causar impactos significativos para as empresas.

Nesse contexto, o IAM não só atua na proteção de informações sensíveis, como também melhora a eficiência operacional e a experiência do usuário, além de garantir conformidade com as normas regulatórias.

A falta de conformidade com legislações de privacidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), não apenas prejudica a segurança da empresa, mas também pode gerar multas e penalidades. 

Com um ambiente digital mais seguro, você evita esses problemas, aumenta a confiabilidade e ainda garante um fluxo de trabalho mais eficiente. 

Por que usar um sistema IAM em sua organização?

A adoção de um sistema de gestão de identidades e acesso pode trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.

Os pontos positivos vão muito além da segurança digital, conformidade regulatória e eficiência operacional, já mencionados anteriormente. 

Entre os principais motivos para investir nessa tecnologia, vale destacar:

• Automação de processos: ao automatizar tarefas, é possível aumentar a produtividade e otimizar a rotina de diversos setores, especialmente da equipe de TI, que pode investir o tempo em ações mais estratégicas;
• Redução de custos operacionais: um sistema IAM ajuda a automatizar processos de autenticação e autorização, o que contribui para a redução de falhas humanas e para a produtividade;
• Eficiência no gerenciamento de acessos: com esse gerenciamento, você consegue definir permissões com base em cargos, funções ou outros atributos específicos;
• Monitoramento e auditoria contínuos: o IAM permite rastrear atividades, monitorar acessos e identificar possíveis ameaças em tempo real.

Principais funcionalidades desta ferramenta

O sistema de gestão de identidades e acesso reúne diferentes funcionalidades para manter a segurança e a eficiência no controle de usuários no ambiente digital da empresa.

Já mencionamos algumas delas ao longo deste conteúdo, como o SSO, a autenticação multifator e o provisionamento e desprovisionamento de usuários, mas existem muitas outras.

Confira mais algumas funcionalidades essenciais do IAM a seguir.

Gerenciamento de permissões e papéis

Essa função é a responsável por definir regras de acesso com base no cargo, setor ou necessidade de cada colaborador, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar informações sensíveis.

Monitoramento e auditoria de acessos

O monitoramento e a auditoria de acessos registra todas as tentativas de login e ações dos usuários nos sistemas da empresa.

Isso ajuda a identificar atividades suspeitas, além de auxiliar na conformidade com normas de proteção de dados corporativos.

Integração com outros sistemas

O IAM pode se conectar a sistemas já utilizados pela empresa, como ERP, CRM, plataformas de assinatura eletrônica e outras ferramentas empresariais, para garantir um fluxo de trabalho mais seguro e eficiente.

Como implementar o sistema de gerenciamento de identidade e acesso?

Implementar um sistema IAM pode ser o grande diferencial para proteger informações sensíveis, melhorar a produtividade e garantir conformidade regulatória no seu negócio. 

Contudo, para aproveitar todos os benefícios desse gerenciamento de identidades e acessos, é importante ter um planejamento estratégico para atender as reais demandas da empresa.

Para garantir uma operação de sucesso, vale a pena seguir esses passos:

• Avalie as necessidades específicas do seu negócio: faça um mapeamento dos processos internos para identificar riscos, gargalos de segurança e oportunidades de melhoria. Aproveite esses insights para definir as funcionalidades prioritárias do IAM;
• Escolha a solução mais adequada: busque o sistema ideal para a empresa com base nas necessidades identificadas. Dê preferência a soluções que se integrem aos sistemas já utilizados e que esteja alinhada às regulamentações de segurança;
• Defina as políticas de acesso: para garantir que os acessos sejam concedidos e revogados com total segurança, estabeleça regras claras de autenticação, níveis de permissão e monitoramento;
• Treine os colaboradores: os treinamentos são essenciais para garantir que os colaboradores entendam a importância do IAM e saibam como utilizar o sistema corretamente;
• Monitore a ferramenta: após a implementação, acompanhe métricas de uso, revise permissões periodicamente e atualize a ferramenta para manter o nível de segurança. 

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Com o sistema, os documentos podem ser assinados de qualquer lugar e a qualquer momento com total segurança e validade jurídica.

Os arquivos ficam salvos no TOTVS Cloud, o que contribui para o fácil acesso e para a proteção dos dados. Além disso, a plataforma tem conformidade com a LGPD, e legislações que regulam o uso de assinaturas eletrônicas.

Tudo isso em um sistema intuitivo, que oferece integração nativa com soluções TOTVS e API para integração com softwares de terceiros para facilitar ainda mais a rotina operacional.

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Conclusão

A gestão de identidades e acesso é uma estratégia essencial em um contexto cada vez mais digitalizado. Além de prevenir fraudes e acessos indevidos, soluções como essa otimizam tarefas e reduzem custos operacionais. 

Com um mercado cada vez mais voltado para a transformação digital, é fundamental contar com um sistema capaz de proteger informações sensíveis e automatizar processos para manter a vantagem competitiva.  

Investir em tecnologias como o IAM e o TOTVS Assinatura Eletrônica é o caminho para garantir a integridade da sua operação, permitindo um crescimento sustentável e seguro. Aproveite para conferir também o nosso conteúdo sobre cibersegurança e saiba como ampliar a segurança digital do seu negócio.