Lei da Desburocratização: as principais mudanças

Desde 2018, temos em vigor a Lei da Desburocratização (Lei nº 13.726/2018), que veio facilitar muitas transações entre pessoas físicas e jurídicas com os órgãos públicos. 

Se você já ouviu a pergunta “Qual a lei que isenta o reconhecimento de firma?”, a resposta é exatamente a Lei nº 13.726.

Normas como essa vão ao encontro da era digital em que nos encontramos, pois tornam processos e fluxos de trabalho mais ágeis e eficientes, no serviço público e na iniciativa privada.

Pronto para conhecer os principais pontos da norma? Vamos aproveitar a oportunidade para responder a algumas perguntas comuns. 

É verdade que não é mais necessário autenticar documentos? Quais são os impactos dessa lei nas empresas?

Acompanhe!

O que é a Lei da Desburocratização?

A nova Lei da Desburocratização (Lei nº 13.726/2018) é uma lei cujo principal objetivo é racionalizar atos e procedimentos administrativos do poder público a partir da supressão ou da simplificação de formalidades ou exigências desnecessárias.

Ela entrou em vigor em novembro de 2018 e permite, por exemplo, flexibilizar as situações em que é necessário reconhecer firma ou autenticar documentos. 

Você já parou para pensar no que é desburocratização da administração pública? De maneira resumida, é simplificar ações em que o custo social ou econômico para o cidadão e para o erário é maior ao eventual risco de fraude.

É exatamente o caso de que trata esta nova lei, pois ela evita custos de deslocamento, pagamento de taxas, perda de tempo para atendimento em cartório, dentre outras despesas.

Cabe fazer uma observação importante: a dispensa dessas formalidades se refere apenas às relações do poder público com o particular (pessoa física ou jurídica). 

Na relação entre particulares em que não há intervenção da administração pública (contrato de compra e venda, por exemplo), as partes poderão exigir as formalidades para garantir a veracidade da negociação.

E, para compreender de fato a Lei da Desburocratização, autenticação de documentos e outras mudanças, é preciso saber o que ela chama de “cidadão”.

Quem é o “cidadão” mencionado nesta lei?

A Lei nº 13.726/2018 trata do “cidadão” durante todo o texto legal. Em muitas normas, esse termo é associado às pessoas físicas que possuem direitos políticos, como o direito ao voto.

No entanto, nesta lei, é preciso interpretar a palavra “cidadão” em um sentido mais amplo. Ela deve abranger:

• entes despersonalizados (condomínio, massa falida etc);
• pessoas jurídicas, como empresas, associações, fundações etc.;
• pessoas físicas, com ou sem direitos políticos, caso dos estrangeiros, menores de 16 anos e outras.

Feita essa pontuação, é hora de entender algumas perguntas, como “Não é mais necessário autenticar documentos?” e “Qual a lei que isenta o reconhecimento de firma?”.

Quais são as principais mudanças trazidas pela Lei da Desburocratização?

Dentre as mudanças trazidas pela Lei da Desburocratização, o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos merecem destaque.

As alterações constam no artigo 3º da lei, que dispensa a exigência de certos atos “na relação dos órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios com o cidadão”. 

Veja a seguir!

Reconhecimento de firma

Qual a lei que isenta o reconhecimento de firma? A Lei nº 13.726/2018.

Com a nova Lei da Desburocratização, o reconhecimento de firma não será mais exigido nas relações com o Poder Público.

De acordo com o artigo 3º, inciso I, é dispensada a exigência do reconhecimento de firma, “devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento”.

Para entender a regra, lembre-se de que reconhecer firma é o ato do tabelião em reconhecer como verdadeira e válida a assinatura pessoal do cidadão, seja por autenticidade ou por semelhança. 

Para tanto, ele confronta a assinatura com o padrão depositado no cartório pelo indivíduo (abrir firma).

Com a lei, não há mais necessidade de ir até o cartório para comprovar a autenticidade da assinatura. Afinal, já existem outros meios, como o uso de assinatura digital, que conferem a mesma validade jurídica do procedimento tradicional.

Autenticação de cópia de documentos

Outra novidade da Lei nº 13.726/2018 é a autenticação de documentos. Ela não é mais exigida, “cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade” (inciso II do artigo 3º).

A autenticação nada mais é do que atestar que a cópia de determinado documento é exatamente igual ao seu original. No cartório, o agente notarial atesta o valor jurídico por meio de um carimbo na cópia, que aponta que o documento foi conferido e reconhecido.

Então não é mais necessário autenticar documentos? Exatamente.

Com a nova Lei da Desburocratização, a autenticação de documentos é feita pelo próprio servidor público, que recebe o documento e tem fé pública para dizer que se trata de cópia semelhante à original.

Mais uma vez, vale mencionar que o uso da assinatura eletrônica pode suprir facilmente a formalização de documentos. 

Apresentação e substituição de documentos pessoais

O que é desburocratização da administração pública? Um exemplo prático dessa medida é a apresentação e substituição de documentos pessoais, mudança trazida pela lei de 2018.

Os incisos III, IV e V do artigo 3º traz a possibilidade de dispensa de alguns documentos, que podem ser substituídos por outros. São eles:

• Apresentação de título de eleitor, exceto para registrar candidatura ou votar;
• Juntada de documento pessoal, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo agente administrativo;
• Apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por identidade, título de eleitor, identidade de conselho regional profissional, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar.

Nos três casos, a ideia da norma é facilitar a transação para o cidadão. Isso porque a certidão de nascimento, por exemplo, só é obtida no cartório de registro, o que dificulta sua utilidade na rotina.

Autorização para viagens de criança/adolescente

Uma situação que causa muito transtorno no Brasil é a autorização de viagem de menores de idade. Isso acontece quando um terceiro maior e capaz será o responsável pela criança ou adolescente, por exemplo.

De acordo com o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA), a criança ou adolescente só poderia fazer uma viagem se, na ausência de um de seus genitores, aquele presente apresentasse uma autorização expressa, com firma reconhecida, do ausente. 

A inovação da Lei da Desburocratização é exatamente permitir a realização da viagem sem apresentar autorização com firma reconhecida se ambos os pais estiverem presentes no momento do embarque. Isso vale também em viagens internacionais.

Vale pontuar que a autorização judicial pode suprir a falta da autorização de um dos genitores.

Duplicidade na comprovação de documentos

Outra novidade trazida pela Lei nº 13.726/2018 é a vedação à “exigência de prova relativa a fato que já houver sido comprovado pela apresentação de outro documento válido” (art. 3º, §1º).

Ou seja, o cidadão não precisa comprovar o mesmo fato duas vezes, o que era muito comum em procedimentos licitatórios. Agora, basta um único documento, que terá validade para todo o resto do processo. 

Comprovação de informações feita pelo cidadão

Uma situação bastante comum nos serviços públicos é a lentidão em sua prestação. 

Há casos em que ocorre atraso na entrega dos documentos solicitados, o que pode causar perda de negócios jurídicos importantes.

Para combater esse tipo de ocorrência, a Lei da Desburocratização prevê a possibilidade de o próprio cidadão atestar a veracidade das informações por meio de declaração escrita e assinada.

Isso pode ocorrer sempre que não for possível, por motivo não imputável ao solicitante, obter o documento comprobatório de regularidade.

É o que consta no artigo 3º, §2º da lei. 

Porém, vale ficar atento à ressalva feita pelo próprio artigo: em caso de declaração falsa, o cidadão ficará sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis.

Apresentação de documento expedido pela mesma esfera de poder

De acordo com o artigo 3º, §3º da lei de 2018, os órgãos e entidades públicos “não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder”.

A regra comporta exceções, como o caso de certidão de antecedentes criminais e informações sobre pessoa jurídica. 

A lei também aponta que podem existir outras exceções previstas em lei, portanto, fique atento!

Os impactos da Lei da Desburocratização para o servidor público

O que é desburocratização da administração pública? A grosso modo, simplificar e otimizar processos. Esse é o grande impacto da Lei da Desburocratização para o servidor público.

Há pouco tempo, os órgãos públicos solicitavam dezenas de documentos atualizados e com firma reconhecida para realizar procedimentos simples, como a emissão de uma certidão. 

Além de tornar o processo moroso e burocrático, havia muita perda de tempo.

Com a nova lei, como visto, o servidor público tem autonomia para atestar a autenticidade dos documentos apresentados.

Para garantir esses impactos positivos, o poder público vem utilizando soluções tecnológicas para otimizar seus processos. Dessa forma, é possível garantir alguns benefícios para todos os envolvidos, como:

• Reduzir custos;
• Dar ao cidadão o retorno devido no menor tempo possível;
• Otimizar a comunicação com a sociedade por meios eletrônicos;

• Realizar uma melhor distribuição de trabalho entre os profissionais;
• Melhorar a qualidade e aumentar a agilidade do trabalho dos servidores públicos;
• Aumentar a transparência com a possibilidade de acompanhamento online da demanda solicitada.

A lei prevê, inclusive, a criação do “Selo de Desburocratização” para reconhecer a administração pública e premiar organizações que simplificam seus processos. 

É neste contexto que podemos pensar em benefícios da Lei nº 13.726/2018 para as empresas.

Os benefícios da Lei da Desburocratização para empresas

Com a Lei da Desburocratização, reconhecimento de firma e autenticação de documentos ficaram para trás. 

Isso significa que a empresa que realiza um pedido perante um órgão público não precisará se preocupar com a formalização desses documentos.

O primeiro e mais evidente benefício é, por isso, a redução no tempo de execução das tarefas que depende do retorno dos órgãos públicos em relação aos documentos.

Além disso, outra vantagem que a Lei nº 13.726/2018 trouxe para as empresas é a redução de custos.

Imagine que você é gestor da empresa LIT, que produz células fotovoltaicas, e decidiu entrar em uma licitação do estado de São Paulo. Na habilitação, são exigidas centenas de documentos.

Já pensou se fosse necessário autenticar todas as cópias? 

O valor individual não é tão alto (cerca de R$ 4,00), mas basta multiplicar pelo número de documentos para entender que é um custo que interfere nas finanças. Ainda mais se pensarmos que esta despesa seria referente a uma única licitação.

E se a proposta da lei é desburocratizar procedimentos, nada melhor do que utilizar tecnologias inteligentes para apoiá-los e conferir eficiência a eles.

A importância da tecnologia neste novo cenário

Plataformas de colaboração, sistemas de gestão e de assinatura eletrônica estão se tornando ferramentas muito comuns no dia a dia de órgãos públicos e organizações. 

Essas soluções tecnológicas viabilizam a comunicação e as transações em ambiente virtual, garantindo validade jurídica e segurança para as partes.

Você sabia, por exemplo, que o certificado digital e as plataformas de assinatura eletrônica se tornaram imprescindíveis na rotina?

Esses dois exemplos de tecnologia são inclusive objeto de lei no Brasil. 

O certificado digital existe desde 2002, quando foi editada a Medida Provisória 2.200-2/2001, que institui a ICP-Brasil (Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira).

A lei da assinatura digital é mais recente e trouxe um grupo de tecnologias para validar documentos e transações por meio eletrônico. 

Com esses recursos, é possível garantir a segurança e a identidade dos signatários em todo o processo. Isso porque eles utilizam um alto padrão de criptografia, código hash e carimbo de data para proteger os dados.

Que tal conhecer na prática a plataforma de assinatura eletrônica da maior empresa de tecnologia do Brasil?

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O TOTVS assinatura eletrônica é uma ferramenta que centraliza toda a gestão do processo de assinatura.

Com ela, o gestor pode lidar com contratos empresariais e outros documentos de forma fácil e segura, pois a assinatura é feita remotamente.

Sem a necessidade de reconhecer firma ou autenticar documentos, a solução garante que as informações empresariais sejam trocadas sem o manuseio físico de documentos.

Para tanto, o sistema realiza o armazenamento no ambiente TOTVS Cloud e adota o padrão de criptografia SHA 256 para garantir a segurança nas assinaturas.

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Conclusão

A Lei da Desburocratização é uma norma necessária e importante para as relações com o Poder Público. Isso porque ela simplifica os atos administrativos e confere maior agilidade ao serviço prestado pelos órgãos e entidades da administração pública.

Além dos impactos positivos para os servidores, é uma lei que trouxe benefícios evidentes para as organizações, como a redução de custos.

Para aprimorar ainda mais a rotina das organizações e do poder público, a tecnologia é uma grande aliada. É o caso das plataformas de assinatura eletrônica, que dispensam o reconhecimento de firma e contribuem para a gestão documental. Saiba como fazer a gestão eletrônica de documentos, outra medida que contribui para reduzir a burocracia nos negócios!