Otimização de processos: saiba como fazer e quais as melhores ferramentas

Já imaginou conseguir os melhores resultados com a otimização de processos? Ela é um modelo de mapeamento de atividades que identifica as falhas e, ao mesmo tempo, propõe soluções para resolver os problemas.

Também é uma forma eficiente e eficaz de conduzir as atividades e padronizá-las para que os colaboradores possam focar no que realmente precisam fazer.

Mas como ela pode ajudar na gestão da sua empresa? Quais são os seus benefícios? Quais são as ferramentas para otimização de processos? Para responder todas as suas perguntas, continue lendo este artigo que separamos todas as informações sobre a prática que pode mudar os resultados da sua empresa. Vamos lá?

O que é otimização de processos?

Trata-se de uma prática que identifica as falhas e gargalos de desempenho por meio do mapeamento das atividades executadas. Com isso, consegue propor soluções, fazer as correções necessárias e medir os resultados.

Ela tem como objetivo tornar as atividades das empresas mais eficientes, bem como identificar os pontos de melhorias para que os processos possam ser padronizados.

Para isso, é preciso fazer um monitoramento constante para conferir se todas as atividades estão sendo executadas de maneira correta e o que fazer para garantir melhores resultados.

Além de tudo isso, esse processo de otimização organiza o fluxo de trabalho e estrutura todas as etapas das atividades. Isso garante que seja aplicado as melhores práticas no dia a dia.

Os benefícios da otimização de processos na empresa

Um dos principais benefícios da otimização de processos é a melhora a comunicação entre os departamentos e o fluxo de informações, o que deixa tudo mais claro e transparente.

A partir dessa premissa, podemos dizer que ela promove outras vantagens para o clima organizacional e mantém a centralização de serviços para que todos possam ter acesso.

Para que você saiba quais são elas, separamos as principais a seguir:

Padronização

Quando uma empresa investe na otimização de processos administrativos, todas as atividades são centralizadas, bem como os dados e fluxos de trabalho. Com isso, facilita que as outras pessoas possam ter acesso, inclusive os gestores.

Imagine que Felipe precisa fazer uma atividade, mas tem que esperar que Marta finalize a sua parte para que depois ele inicie. 

Com a padronização dos processos, Felipe saberá o que pode ser feito ou não naquele dia, o que o ajuda a focar em outras atividades e se organizar.

Portanto, é possível identificar as responsabilidades de cada um dos colaboradores, que tem autonomia para cumprir as suas tarefas, bem como integração entres os departamentos.

Maior eficiência e produtividade

Otimizar os processos aumenta a produtividade e eficiência na empresa, pois os colaboradores não precisarão mais procurar informações em e-mails ou documentos físicos.

Imagine quanto tempo Marina iria perder se ficasse procurando em armários e gavetas todos os documentos físicos que precisasse. Ao invés disso, ela simplesmente acessa um sistema que otimiza os processos e consegue achar tudo que precisa com rapidez e facilidade.

Isso porque o sistema terá isso armazenado em nuvem, que pode ser acessado de qualquer lugar e sempre que precisar. 

É importante destacar que esse processo de otimização proporciona a entrega de produtos e serviços com qualidade, eficiência e agilidade.

Melhora na resolução de problemas

A otimização também possibilita que as definições de soluções possam ser mais efetivas, o que resolve os problemas mais rapidamente e de maneira assertiva.

Afinal, ela sabe maximizar a velocidade e a qualidade do que precisa ser realizado dentro da empresa.

Menor chance de falhas

Como a otimização de processos precisa de um mapeamento que indica todas as operações e as melhores práticas para executar todas as atividades, ocorre uma redução de falhas e retrabalho.

Assim, proporciona uma maior confiabilidade nas entregas e em tudo que foi executado. Consequentemente, também agiliza a execução das atividades.

Redução de custos e desperdícios

Como os desperdícios são eliminados, é possível atingir a otimização de recursos, o que reduz os custos durante os processos.

Dessa maneira, você consegue utilizar os recursos de outras maneiras, como fazer novos investimentos, novas ideias de produtos e, até mesmo, reduzir o preço dos produtos ou serviços.

Melhores resultados

Com a identificação de melhorias e monitoramento constante, a otimização de processos auxilia em melhores resultados.

Isso porque ela reduz as falhas e desenvolve ações que eliminam também o desperdício por meio de vários procedimentos. Além disso, tudo pode ser resolvido de maneira mais ágil quando os processos são monitorados.

Tudo isso proporciona melhores resultados e auxilia que a empresa alcance as metas que foram definidas.

Agora que você já sabe os benefícios da otimização de processos, é hora de aprender como realizá-la!

Como fazer a otimização de processos em 5 passos

A otimização de processos precisa ser feita de maneira correta e ordenada para que funcione bem e gere dados assertivos.

Para fazê-la, é necessário seguir os seguintes passos:

1. Estabeleça o objetivo a ser alcançado;
2. Mapeie os processos;
3. Identifique e aplique melhorias;
4. Invista em automação;
5. Monitore constantemente.

Para ficar mais claro, nos próximos tópicos, explicaremos sobre cada um deles. Vamos lá?

1. Estabeleça o objetivo a ser alcançado

O primeiro passo para realizar a otimização de processos logísticos, administrativos ou de qualquer área é estabelecer o objetivo que você quer alcançar e colocar o foco nisso.

Depois, é necessário definir os passos que precisam ser executados para que a empresa tenha os resultados desejados naquele setor.

2. Mapeie os processos

O mapeamento dos processos considera as características da sua empresa, mostra como funcionam as atividades e como elas se integram entre si.

Assim, é possível conhecer as atividades que agregam valor aos clientes, os pontos que precisam de atenção e o consumo de recursos financeiros e humanos.

3. Identifique e aplique melhorias

Após mapear os processos, você consegue encontrar os pontos que necessitam de melhorias e os problemas que precisam ser resolvidos.

Algumas falhas podem ser fáceis de resolver com poucas mudanças para obter os melhores resultados. No entanto, outras podem ser um pouco mais complicadas.

Para evitar isso, é importante ter um controle constante das atividades e fazer a otimização de cada um delas.

4. Invista em automação

Você sabia que 96% das empresas querem gastar mais com aplicativos e ferramentas de gestão, e 95% em segurança digital, segundo uma pesquisa desenvolvida pela Deloitte?

Isso mostra como as empresas querem investir cada vez mais em ferramentas digitais que possam auxiliar em ter mais eficiência e produtividade.

A automação faz parte dos avanços da tecnologia e auxilia que as atividades possam ser feitas com mais agilidade, além de aumentar a produtividade da equipe.

Consequentemente, com ações mais rápidas, sobra mais tempo para os colaboradores se dedicarem em outras tarefas e investir em melhorar os resultados.

Existem sistemas e ferramentas para otimização de processos que podem fazer checagens, validações e verificações de forma automática e em tempo real, o que possibilita gerar os resultados com mais assertividade.

5. Monitore constantemente

Por fim, é essencial ter um monitoramento constante de todos os processos da empresa, principalmente dos resultados.

Afinal, os indicadores de desempenho podem indicar se as melhorias foram feitas ou não. Caso ainda não tenham sido feitas, é necessário fazer as alterações e monitorar novamente os resultados.

Ferramentas para otimização de processos que você precisa conhecer

Você já entendeu que as ferramentas de otimização de processos podem resolver os seus problemas à distância e podem ser usadas de qualquer lugar, certo?

Segundo a Confederação Nacional da Indústria (CNI), 69% das empresas utilizam ao menos uma tecnologia digital, 26% utilizam de 1 a 3 tecnologias e somente 7% utilizam 10 ou mais.

Isso mostra como a utilização de tecnologias e ferramentas está crescendo. Por isso, mostraremos as melhores ferramentas para que você conheça e saiba como podem ajudar na sua empresa. 

Confira a seguir:

Gestão Seis Sigma

A Gestão Seis Sigma é uma metodologia amplamente reconhecida para melhorar a qualidade dos processos empresariais. 

Ela se concentra na redução de variações e no aprimoramento da eficiência. 

Imagine que uma fábrica de peças automotivas esteja enfrentando um problema de alta taxa de defeitos em um determinado componente. 

Para resolver esse problema usando a metodologia Seis Sigma, a empresa seguiria os seguintes passos:

1. Definição: identificar claramente o problema, como a taxa de defeitos atual e seu impacto nos custos e na satisfação do cliente;
2. Medição: coletar dados detalhados sobre o processo de fabricação e os defeitos, identificando as fontes de variação;
3. Análise: analisar os dados para identificar as causas raiz dos defeitos e determinar quais fatores estão contribuindo para a variação;
4. Melhoria: implementar mudanças no processo, com base nas descobertas da análise, para reduzir a variação e melhorar a qualidade;
5. Controle: estabelecer medidas de controle para monitorar continuamente o processo e garantir que as melhorias sejam sustentáveis.

Com a aplicação da metodologia Seis Sigma, a empresa pode reduzir significativamente a taxa de defeitos, economizar custos de retrabalho e melhorar a satisfação do cliente.

Benchmarking

O benchmarking é uma prática que envolve a comparação de processos e desempenho com empresas líderes do setor. 

Ao estudar as melhores práticas de outras organizações, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças para aumentar sua competitividade e eficiência. 

Se essa mesma fábrica de peças automotivas fizesse o benchmarking, ela deveria escolher uma fábrica líder na indústria automotiva conhecida por sua eficiência na produção de peças semelhantes. 

A partir de então, ela deveria identificar os principais indicadores de desempenho na fábrica líder, compará-los com seus próprios indicadores para identificar discrepâncias, e então estudar as práticas e processos para entender como eles alcançam maior eficiência.

Só então é que conseguiria implementar melhorias em seu próprio processo com base no que aprenderam com a fábrica líder.

Ciclo PDCA

Trata-se de uma ferramenta que promove a melhoria contínua dos processos e segue quatro fases: 

• Planejar: definição dos objetivos. Na nossa fábrica, o gestor identifica o problema da qualidade das peças que resultam em mais devoluções dos clientes. Assim, estabelecer o objetivo de reduzir as devoluções em 20% nos próximos 6 meses;
• Desenvolver: colocar em prática. Com base no plano, ele implementa medidas corretivas, como treinamento adicional para os operadores de máquinas, aquisição de novos equipamentos de inspeção etc.;
• Verificar: conferência dos resultados obtidos. Após os seis meses, a equipe analisa os dados de qualidade para verificar se houve redução nas devoluções. Eles descobrem que as devoluções diminuíram em 15%, não atingindo completamente a meta de 20%;
• Ajustar: verificar o que precisa de ajustes ou melhorias. Com base nos resultados, a equipe ajusta o plano para atingir os 20%. O gestor identifica, por exemplo, que o treinamento dos operadores foi eficaz, mas os novos equipamentos de inspeção não foram totalmente utilizados;

Em suma, o Ciclo PDCA ajuda a estabelecer metas, testar soluções, medir resultados e implementar melhorias nos processos.

BPM (Business Processes Management)

Trata-se de uma ferramenta auxiliar na automação, monitoramento e controle dos processos de forma integrada, bem como consegue alinhar com os objetivos estratégicos da empresa.

Ela abrange todas as etapas da otimização, desde o mapeamento até a revisão dos processos, por meio de cinco fases:

• Desenho do processo;
• Modelagem;
• Execução;
• Monitoramento;
• Otimização.

Agora que você já conhece algumas ferramentas de processos, abordaremos sobre um sistema que auxiliará no processo de assinatura da sua empresa.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Um sistema da TOTVS que consegue facilitar a assinatura e envio de documentos na sua empresa, é o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Ele consegue enviar os documentos com a ação que precisa ser executada pelo destinatário, o que agiliza as atividades.

Além disso, gerencia a validação e confirmação de assinatura, além dos protocolos serem armazenados na nuvem com total segurança.

Você ainda tem um dashboard intuitivo e fácil de usar para controlar todos os processos, tanto para remetente quanto para destinatário. Quer mais agilidade nos processos de assinatura da sua empresa? Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Neste artigo, você entendeu o que é otimização de processos e qual é o seu objetivo, bem como conheceu alguns dos seus benefícios.

Mostramos também como fazê-la na sua empresa com um passo a passo completo que facilitará a sua vida.

Portanto, você compreendeu que ao otimizar processos administrativos, é possível ter mais facilidade e aumentar a eficiência do negócio. No entanto, com um sistema que possa focar nas suas atividades, você pode ter os melhores resultados.

O TOTVS Assinatura Eletrônica pode facilitar o envio e assinatura dos documentos da sua empresa, otimizando os processos do seu negócio. Gostou do conteúdo? Aproveite e leia outros conteúdos em nosso blog! Recomendamos a leitura do nosso artigo sobre automação de processos!