Ponto eletrônico digital: saiba como funciona, lei e tipos

O ponto eletrônico digital é uma ferramenta que vem sendo adotada por empresas que incorporaram a tecnologia em sua rotina de forma completa.

É uma solução que traz benefícios para a organização e seus colaboradores, pois é capaz de registrar a jornada de trabalho de forma efetiva.

No Brasil, seu uso é permitido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), e seu funcionamento deve seguir as recomendações do Ministério do Trabalho.

A lei do ponto digital traz todas as regras que a empresa deve seguir para implementá-lo. 

Pensando nisso, explicamos neste artigo um pouco mais sobre a ferramenta e seu funcionamento, as normas reguladoras e outros assuntos relacionados.

Vamos lá?

O que é um ponto eletrônico digital?

O ponto eletrônico digital é uma ferramenta que registra de forma automática a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa por meio de aparelhos específicos ou aplicativos, o que dispensa o uso de recursos manuais para realizar esse controle.

Por isso, quando pensamos no que é ponto digital, automaticamente nos vem à mente a segurança e a praticidade que este sistema informatizado traz para as organizações.

Não sem motivo, é uma tecnologia amplamente adotada nos negócios. 

Mas você sabe como funciona o relógio de ponto digital?

Como funciona o ponto eletrônico digital?

O sistema de ponto eletrônico digital funciona por meio de um aparelho que registra as batidas de ponto dos colaboradores. 

Para garantir a segurança e a efetividade desse controle, existem algumas maneiras de fazer esse registro:

• Relógios digitais: sistema digital fixado na empresa ou instalado nos dispositivos móveis de cada colaborador (ideal para home office e para equipes externas).
• Cartão magnético: crachá com etiqueta RFID (Radio Frequency Identification), que tem informações pré-gravadas, ou digita sua senha pessoal para realizar o registro.
• Leitura biométrica: une o reconhecimento facial e a geolocalização.

Agora que você já sabe mais sobre o que é ponto digital, como funciona e os tipos de registro, tenha em mente que existem regras a serem seguidas.

E qual a legislação que regula o tema?

O que diz a lei do ponto eletrônico digital?

As regras sobre o registro eletrônico da jornada de trabalho constam na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e na Portaria nº 671/2021 do atual Ministério do Trabalho e Previdência (MTP, antigo MTE).

De acordo com o artigo 74 da CLT, o horário de trabalho deve ser anotado em registro de empregados. Especificamente no §2º, aparece a possibilidade de realizar essa anotação por registro eletrônico:

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

A regra, que vale mesmo se o trabalho for executado fora do estabelecimento empresarial, é complementada pelas instruções dos órgãos competentes. Neste caso, pelo Ministério do Trabalho. 

Até há pouco tempo, as normas do tema constavam também nas Portarias 1510/2009 e 373/2011 do MTP.

Porém, com a modernização das formas de trabalho, como o home office, ambas as portarias se mostraram desatualizadas. 

Foi quando a lei do ponto digital foi compilada e atualizada na Portaria 671/2021.

Portaria 671/2021

A Portaria 671/2011 reuniu as regras de ponto eletrônico digital e as adequou para a realidade do trabalho atual. 

Elas estão presentes no Capítulo V (Da Jornada de Trabalho), Seção IV (Da anotação da hora de entrada e de saída em registro manual, mecânico ou eletrônico).

A seguir, pontuamos duas regras para exemplificar as diretrizes da portaria: 

• Classificação dos sistemas de controle de ponto eletrônico em REP- C, REP-A e REP-P, bem como suas principais regras e características;
• Obrigatoriedade da emissão ou da disponibilização do acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, com informações mínimas, como identificação da empresa e do trabalhador.

Entendeu como funciona o ponto eletrônico digital na CLT e na Portaria 671/2021? É fundamental se atentar às exigências da legislação ao adotar um sistema para sua empresa.

E, como visto, há alguns tipos de ponto eletrônico que o gestor pode escolher.

Conheça os tipos de ponto eletrônico digital

Existem 4 principais tipos de registro eletrônico da jornada de trabalho: cartão de ponto, biometria, REP-A e REP-P.

Cartão de ponto digital

O registro por meio de cartão de ponto digital pode ser realizado de três formas: 

• Inserção do cartão no dispositivo;
• Digitação da senha no painel do relógio;
• Leitura por aproximação do cartão, que tem um código de barras.

O aparelho funciona por meio de cabeamento e um sistema auxiliar para a leitura dos dados registrados. Após a leitura, ocorre a impressão do comprovante do ponto. 

Relógio de ponto biométrico

O relógio de ponto biométrico é uma opção mais segura do que o cartão, pois o colaborador utiliza sua biometria para o reconhecimento. 

Para o controle de ponto, o relógio deve cadastrar a biometria de todos os colaboradores previamente, que pode ser impressão digital ou reconhecimento facial.

REP-A

O REP-A é o sistema de registro eletrônico de ponto alternativo.

De acordo com o artigo 77 da Portaria 671/2021, ele precisa ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho e só pode ser utilizado durante a vigência da convenção ou do acordo.

REP-P

REP-P é um tipo de ponto eletrônico via programa. Conforme consta no artigo 78 da Portaria 671, o REP-P é um software executado em ambiente em nuvem ou servidor dedicado utilizado exclusivamente para o registro de jornada.

Ele pode ser instalado em computadores e dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. O reconhecimento do funcionário é feito por biometria.

Tanto o REP-A quanto o REP-P geram assinaturas eletrônicas em seus programas, que devem utilizar certificados digitais emitidos por autoridade certificadora integrante da ICP-Brasil, inclusive.

Qual é a melhor opção?

O melhor sistema de ponto digital é aquele mais adequado para as formas de trabalho adotadas em uma empresa.

As organizações que funcionam com base no trabalho remoto precisam de alternativas que façam o controle da jornada à distância, como o REP-P e a possibilidade do ponto eletrônico digital por app.

Já as indústrias, que têm a maior parte da força de trabalho presencial, podem adotar outros tipos, como o relógio de ponto biométrico ou o cartão de ponto digital.

Seja como for, a adoção do registro eletrônico da jornada de trabalho traz muitas vantagens para as empresas.

Quais são as vantagens do ponto eletrônico digital para empresas?

O controle de jornada de trabalho realizado em ambiente digital pode ser feito de maneira rápida em computadores, tablets, smartphones e relógios fixados no ambiente de trabalho.

Dentre as vantagens que este sistema apresenta, destacamos:

• Produtividade: a equipe de RH pode fechar uma folha de ponto em pouco tempo e sem erros de cálculo e anotações. 
• Redução de custos: não há necessidade de investimento em uma infraestrutura robusta, pois basta um computador ou um dispositivo móvel para realizar o controle de ponto.
• Flexibilidade: a ausência de equipamento fixo na empresa traz flexibilidade para o gestor, que pode adotar o home office ou um modelo híbrido de trabalho sem dificuldades.
• Segurança: biometria, geolocalização e criptografia são recursos que trazem mais segurança para o controle de jornada e para o sistema, pois evitam fraudes. Dessa forma, as partes têm seus direitos resguardados.
• Acompanhamento em tempo real: a possibilidade de coletar e analisar dados e indicadores em tempo real dá aos gestores a possibilidade de agir rapidamente quando necessário. Isso pode evitar, por exemplo, um grande número de horas extras.
• Melhor gestão de equipes externas: a flexibilidade do registro eletrônico da jornada de trabalho garante ao gestor eficiência no monitoramento das equipes externas. Além da facilidade em registrar o ponto, ele pode garantir que o colaborador está no local de trabalho desejado.

Se você conhece a lei do ponto digital e obedece às normas, certamente poderá usufruir dessas vantagens. Por isso, é natural se perguntar: “como faço para colocar ponto eletrônico na empresa?”

Antes de implementar, é preciso ter clareza sobre os critérios que devem orientar sua decisão.

O que avaliar ao escolher um ponto eletrônico digital?

A avaliação sobre as necessidades da empresa é o ponto de partida para o gestor que deseja implementar um sistema de ponto eletrônico digital. 

Como apontamos, ele pode não ser a melhor opção se é preciso ter controle de acesso ao escritório físico, certo?

Porém, se este sistema pode ser aplicado à empresa, é fundamental pensar em outros critérios relevantes, como:

• Suporte: o fornecedor do sistema deve oferecer um suporte eficaz para que a resposta a qualquer problema seja rápida e não atrapalhe a marcação de ponto.
• Segurança: sistemas com recursos de segurança, como geolocalização, criptografia, reconhecimento facial e login, são mais indicados.
• Adequação à lei do ponto digital: um relógio de ponto eletrônico digital ou um app devem estar adequados à Portaria 671/2021 e ser homologados.
• Funcionalidades: existem funcionalidades que vão além do armazenamento e do registro de ponto, como integrações a diferentes sistemas (ERP), relatórios personalizados e controle de banco de horas. Avalie o que é mais importante para o RH da sua empresa.

Considerando esses critérios, é possível fazer uma boa escolha de sistema. E como faço para colocar ponto eletrônico na empresa?

Saiba como implementar um sistema de ponto eletrônico digital em seu negócio

Cada sistema de registro eletrônico da jornada de trabalho tem a sua própria forma de implantação. Por isso, na hora da escolha, o gestor deve conversar com seu fornecedor para compreender como adotar a ferramenta.

No entanto, seja qual for a opção, existem boas práticas para implementar o sistema sem problemas. como:

1. Informe os colaboradores sobre a adoção do registro eletrônico da jornada de trabalho e explique como será seu funcionamento em cada caso (trabalho remoto, híbrido ou presencial);
2. Capacite os colaboradores para adotar o sistema, seja por meio de cartão ou ponto eletrônico digital no app;
3. Siga as instruções do fornecedor para realizar as configurações adequadas à empresa e cadastrar os colaboradores;
4. Insira os dados pessoais e de jornada de trabalho de cada colaborador, inclusive respeitando eventuais normas coletivas;
5. Faça a integração com seu ERP ou com outros sistemas de gestão, se for o caso.

Ponto eletrônico digital: dúvidas frequentes

A seguir, destacamos algumas dúvidas frequentes sobre o registro eletrônico da jornada de trabalho. Confira.

Qual o preço de um ponto eletrônico digital?

O preço do ponto digital varia conforme o fornecedor, as funcionalidades apresentadas por cada sistema e o número de funcionários. 

Em geral, ele é cobrado em forma de mensalidade, e a versão de aplicativo costuma apresentar um menor preço..

Tem como burlar o ponto eletrônico digital?

Não. Esses sistemas costumam utilizar biometria e geolocalização para coibir tentativas de fraudes. 

Como a tecnologia pode otimizar processos no setor de RH?

A tecnologia é uma aliada no setor de RH de diversas maneiras. O ponto digital, por exemplo, registra de maneira automática as horas trabalhadas de cada colaborador e pode enviar um alerta se o funcionário se aproxima do limite de horas. 

Existem outras ferramentas, como o software de gerenciamento de candidatos, que auxilia os profissionais de RH a avaliar o progresso dos candidatos no processo seletivo. 

Há, também, ERPs que apresentam funcionalidades voltadas para o setor de Recursos Humanos. 

Por fim, destacamos os sistemas de gestão de assinatura eletrônica, que apresentam uma alternativa segura e prática para assinar e validar documentos e contratos eletrônicos. 

Dessa forma, é possível diminuir o tempo gasto com burocracias e aumentar a eficiência do setor. 

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Conclusão

O ponto eletrônico digital é uma alternativa moderna para fazer o controle de jornada dos colaboradores, seja presencialmente ou à distância, por meio de biometria ou relógios digitais.

É, também, um sistema consoante às ideias de transformação digital, pois oferece benefícios diversos proporcionados pela tecnologia, como produtividade, flexibilidade e segurança da informação.

Uma das formas de garantir a segurança é a emissão de assinaturas por meio de certificados digitais. Confira o que é e como funciona um certificado digital!